La formación del departamento de personal en la empresa comienza con la aprobación del Reglamento sobre la unidad estructural, que contiene una descripción del servicio de personal:
- ¿Cómo se distribuyen las responsabilidades laborales entre los empleados?
- ¿Cuáles son las responsabilidades del Departamento de Recursos Humanos?
- las principales funciones de la unidad;
- el procedimiento para la interacción con otras divisiones estructurales de la empresa.
Este documento es opcional. Sin embargo, es él quien le permite formar un servicio de personal que cumpla con los requisitos de la empresa y tenga nivel alto responsabilidad oficial. Detrás disposición modelo sobre el departamento de personal de la empresa, puede tomar una muestra, que se encuentra en el Apéndice No. 1 de la Orden del Archivo Federal del 27 de junio de 2018 No. 71. También puede usar nuestra muestra.
¿Cuáles son las responsabilidades del departamento de RRHH?
Actualmente aprobado y puesto en vigor. estándar profesional contiene una descripción y descripción de las funciones incluidas en las actividades de gestión de personal, sobre la base de las cuales es posible formular requisitos de trabajo a profesionales específicos.
También existe un Directorio de Calificación para los cargos de gerentes, especialistas y otros empleados (Resolución N° 37 de 21 de agosto de 1998). Contiene características de calificación destinadas a la correcta selección, colocación y uso de los empleados, asegurando la unidad en la determinación funciones oficiales oficiales de personal y les presentó requisitos de calificación.
Estos documentos son la base para definir las funciones y responsabilidades laborales del departamento de personal y para determinar los requisitos de cualificación de los empleados del servicio.
En general, las responsabilidades laborales se pueden dividir en funciones separadas:
- Mantenimiento de documentación sobre contabilidad y movimiento de personal:
- registro de admisión, traslados, bajas, vacaciones, remisiones a Viajes de negocios llevar a la responsabilidad disciplinaria;
- formación y mantenimiento de archivos personales de empleados;
- mantenimiento y almacenamiento libros de trabajo;
- mantener una hoja de tiempo;
- contabilidad de la provisión de vacaciones del personal, control sobre la preparación y observancia de los horarios regulares de vacaciones;
- contabilidad, verificación de la corrección del registro de certificados de discapacidad;
- proporcionar información sobre la actividad laboral actual y pasada de los empleados.
- Actividades de dotación de personal:
- recopilación de información sobre las necesidades de la empresa en los empleados;
- búsqueda, captación, selección y selección de personal.
- Actividades para la evaluación, certificación y desarrollo de los empleados:
- organización y realización de evaluaciones, certificaciones y formación de personal;
- organización y realización de eventos para el desarrollo y la construcción carrera profesional empleados.
- Formación y presentación de informes establecidos a las autoridades pertinentes.
- Implementación del registro militar y reserva de ciudadanos en reserva.
Cuáles son los deberes de un miembro del personal
La definición de lo que hace el oficial de personal, las funciones que se le encomiendan para su ejecución, determinan los requisitos para los solicitantes. Para la implementación actividad profesional el departamento de personal de la empresa, es posible distribuir las responsabilidades laborales entre los empleados de acuerdo con el principio funcional, es decir, los deberes de un trabajador de personal en la empresa corresponden a una función específica.
O a un empleado se le asigna todo el trabajo de personal en un área determinada.
La actividad eficaz del servicio de personal depende en gran medida de la correcta distribución del trabajo entre sus especialistas, que es responsabilidad del jefe del departamento de personal.
Los requisitos de calificación, que son responsabilidad del oficial de personal de la organización, los derechos y responsabilidades se determinan en las descripciones de trabajo desarrolladas para cada especialista. Al desarrollar descripciones de trabajo para cada especialista, se especifica la lista de trabajos y se establecen los requisitos para la capacitación especial necesaria.
Cómo determinar el número de departamento de personal.
Lo que se hace en el departamento de recursos humanos, cuyas responsabilidades pueden variar, afecta la dotación de personal y la estructura de la unidad. Los estándares modernos actuales no contienen instrucciones sobre el cálculo de la cantidad de personal del departamento de personal en la empresa, pero puede usar el Decreto del Ministerio de Trabajo de la URSS del 14 de noviembre de 1991 No. 78 "Sobre la aprobación de agregados intersectoriales estándares de tiempo para la contratación y contabilidad del personal”. El empleador tiene derecho a determinar de forma independiente su número, en función del número de empleados de la empresa, así como del alcance de las funciones asignadas al departamento.
Por separado, existen normas para los empleados que realizan el registro militar en organizaciones (Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 27 de noviembre de 2006 No. 719):
- 1 empleado a tiempo parcial - para 500 empleados;
- 1 trabajador exento - para el número de empleados de 500 a 2000;
- 2 empleados con una plantilla de 2000 a 4000 y más, por cada 3000 subsiguientes más un empleado más para esta dirección.
Derechos y responsabilidades
Los derechos básicos de un trabajador de recursos humanos incluyen:
- presentación de propuestas de mejora del trabajo para consideración del jefe;
- obtener la información y los documentos necesarios para el desempeño de las funciones oficiales.
El oficial de personal es responsable por causar daño material a la propiedad del patrón, por la divulgación de datos personales de los empleados, por el incumplimiento de las normas laborales internas, así como por la omisión o ejecución indebida de aquellas acciones, cuya realización es parte de la funcionalidad de un empleado de personal.
Los deberes diarios de un oficial de personal están regulados por el Ministerio de Trabajo de la Federación de Rusia en una resolución del 21 de agosto de 1998. Especifica en detalle las áreas de responsabilidad de un especialista, los límites de subordinación, el marco legal necesario para un empleado del departamento de personal, el procedimiento para presentar y mantener la documentación. El Manual de Cualificación Unificado define 17 profesiones que, en el desempeño de funciones oficiales, se guían por la descripción del trabajo de un trabajador de personal. La estructura del departamento que regula las actividades de los empleados se refleja en el Reglamento correspondiente "Sobre el Departamento de Recursos Humanos".
Responsabilidades del puesto de especialista en recursos humanos
La descripción del trabajo de un especialista en el departamento de personal establece el procedimiento para las relaciones laborales, el rango de responsabilidad, las funciones asignadas al empleado, los requisitos para él, el nivel requerido de educación y subordinación. Una persona con suficiente formación profesional, educación y experiencia de al menos 12 meses se clasifica como especialista.
El jefe del departamento de personal es responsable del desarrollo y contenido de la instrucción, y es aprobado por el jefe de la empresa. Refleja todas las funciones de un especialista en el departamento de personal. Su composición, reglas de ejecución, poderes están detallados por los actos administrativos de la empresa, reglamentos internos, reglamentos federales y regionales. Incluyen las siguientes tareas:
- documentar la contratación y el despido de empleados, la transferencia de personal a otros unidades de personal de acuerdo con las normas del Código Laboral de la Federación Rusa y las instrucciones de la gerencia;
- contabilidad de actividades y cambios en datos personales de empleados de todos los niveles, desde el director hasta el vigilante, de acuerdo con los estándares de documentos contables con la introducción de cambios en las bases de datos de información;
- recopilación de datos para certificación y capacitación avanzada;
- desarrollo de un mecanismo de recompensas y sanciones;
- preparación y mantenimiento de archivos personales, recopilación y procesamiento de datos personales;
- registro de libros de trabajo - realización de asientos, registro, contabilidad y almacenamiento;
- formación de experiencia laboral;
- seguimiento de vacaciones y control sobre la ejecución del horario;
- selección oportuna de documentación para el archivo y su ejecución;
Actividad especialista en personal proporciona acceso a datos confidenciales: archivos personales, secretos comerciales. Si las acciones de un empleado causaron daños materiales o financieros a la organización, será responsable de conformidad con la ley.
El Especialista en Recursos Humanos puede realizar sus funciones laborales horas extras. Según el art. 152 del Código Laboral de la Federación Rusa, la tasa de horas extras la establece la empresa.
Responsabilidades del trabajo del inspector de recursos humanos
¿Cómo significa en el Uno manual de calificación, los solicitantes con educación secundaria son considerados para el puesto de inspector de recursos humanos, la presencia de experiencia profesional no importa. Todo el alcance de las funciones del inspector de RRHH está definido en las instrucciones internas. Incluye las siguientes tareas comerciales:
Además del trabajo de oficina, los deberes del inspector de recursos humanos también contemplan la selección de empleados para vacantes de acuerdo con requisitos profesionales y nivel de comunicación. El oficial de personal coloca anuncios en la prensa, portales de Internet, presenta una solicitud al centro de empleo y realiza una entrevista. Su tarea no es solo seleccionar un profesional, sino encontrar una persona que ingrese fácilmente al equipo y no se convierta en una fuente de conflicto. La dirección podrá prever la obligación del inspector de realizar un concurso entre los solicitantes. Los eventos de selección y el control de paso son competencia del oficial de personal.
Responsabilidades laborales del jefe de recursos humanos
Sólo un empleado con un diploma de educación más alta Que haya trabajado en un puesto similar durante al menos 3 años. Su candidatura está determinada únicamente por el jefe de la empresa. Las actividades de gestión se llevan a cabo sobre la base de la carta interna de la empresa, estrictamente dentro del marco de la legislación laboral y ley civil y de acuerdo con la descripción del trabajo del trabajador del personal. El jefe de OK es responsable únicamente ante la alta dirección de la empresa.
Las responsabilidades del Jefe de Recursos Humanos son las siguientes:
- elaboración de reglamentos sobre política de personal;
- evaluación de la necesidad de la organización para la renovación del personal;
- gestión del personal de acuerdo con la autoridad y competencia;
- apoyo metodológico e informativo de la certificación, organización y análisis de sus resultados;
- depurar los procesos de transferencia, despido o contratación de personal;
- actividad correctiva;
- supervisión periódica del desempeño de las funciones por parte de especialistas del departamento de personal;
- control sobre la ejecución de órdenes de recompensa y promoción.
Los deberes del oficial jefe de personal incluyen la implementación de medidas para establecer la disciplina de trabajo, aumentar la motivación del equipo. El jefe se dedica a la preparación, aprobación de la información oficial destinada al director. La competencia de las autoridades es consultar al personal sobre cuestiones de personal actuales.
El conocimiento de la legislación laboral y civil de la Federación Rusa, los métodos de evaluación de los empleados, la estructura de la empresa, los requisitos para el papeleo, las normas atestigua el nivel profesional del jefe de OK. seguridad contra incendios y protección laboral.
El solicitante firma una instrucción con los deberes de un oficial de personal (un jefe, un inspector o un especialista) cuando solicita un trabajo. El documento se elabora para cada categoría de trabajadores según un modelo estándar.
En la actualidad, probablemente, ninguna profesión tiene tanta variedad de nombres como la profesión de oficial de personal. En el Directorio Unificado de Cualificaciones se pueden encontrar diecisiete puestos que de alguna manera están relacionados con el trabajo del personal. Esta circunstancia nos hace pensar en las diferencias entre estos puestos, en la carga funcional de cada uno de ellos. Especialmente relevante y aguda hoy en día es la cuestión de lo que un inspector de personal ordinario debe prescribirse para sí mismo en la descripción del trabajo. Intentaremos considerar los deberes de este empleado con el mayor detalle posible.
La importancia de los recursos humanos
Muchos jefes de organizaciones todavía creen que la designación del departamento de personal tiene un enfoque limitado, relacionado solo con el trabajo de oficina. Sin embargo, hoy nuestro país, siguiendo a Occidente, ha emprendido la transformación del servicio de personal en una división recursos laborales porque es el oficial de personal el vínculo más importante entre el empleado y el empleador.
Actualmente, un especialista en recursos humanos es principalmente un gerente, lo mismo se puede decir de un puesto como un inspector de recursos humanos, cuyas funciones hoy en día a menudo incluyen no solo el procesamiento y el mantenimiento de la documentación. Esto es especialmente cierto para las pequeñas empresas, donde el inspector de recursos humanos puede ser responsable del reclutamiento, la capacitación y muchas otras funciones.
Número de empleados de personal
Los nombres y el número de divisiones del servicio de administración de personal dependen del tamaño de la empresa, sus tradiciones y las características específicas de sus actividades. Esto debe tener en cuenta el tamaño de la organización, la dirección del negocio, los objetivos estratégicos de la empresa, la etapa de su desarrollo, la cantidad de empleados y las tareas prioritarias en el trabajo con el personal.
En organizaciones grandes, el departamento de recursos humanos puede incluir varios departamentos. Por ejemplo, departamento salarios, departamento de empleo, departamento de formación y desarrollo, departamento de trabajo de oficina y contabilidad. En organizaciones pequeñas, todas las funciones del servicio de personal pueden ser realizadas por un solo especialista: el inspector de personal, cuyas funciones deberían incluir una lista mínima de funciones: gestión de registros de personal y contratación.
Especialistas en servicio
Los departamentos o servicios de personal suelen estar encabezados por un mando intermedio: el jefe de un servicio, departamento, que reporta al director de personal. Los departamentos se pueden dividir en unidades más pequeñas: grupos o sectores, encabezados por gerentes que reportan a los jefes de servicios.
En las medianas empresas (el número de empleados es de 100 a 1000 personas), la organización del servicio de personal suele implicar la presencia de dichos empleados:
- especialista en trabajo de oficina;
- especialista en derecho laboral;
- Especialista en reclutamiento;
- gerente de desarrollo y capacitacion
- formador o responsable de formación;
- gerente de beneficios y compensaciones;
- gerente de eventos corporativos.
En organizaciones más pequeñas (número de empleados de hasta 100 personas), casi todas las funciones de estos empleados son los deberes de un inspector de personal.
requisitos de recursos humanos
Por supuesto, todos los puestos anteriores no pueden combinar un solo especialista: el inspector del departamento de personal. Las funciones de este empleado se relacionan principalmente con la gestión de registros de personal. Por lo tanto, a la hora de contratar, un potencial candidato para este puesto tiene unos requisitos profesionales relativamente bajos.
La guía de calificación informa que el inspector de recursos humanos debe tener una educación secundaria especializada (mientras que su experiencia laboral no importa) o educación secundaria (esto requiere capacitación especial y experiencia profesional de al menos tres años).
Inspector de Recursos Humanos: Responsabilidades
Entonces, las funciones de este especialista son las siguientes:
- mantenimiento de registros del personal de la empresa;
- registro de diversas operaciones de personal (contratación, transferencia, despido);
- registro y mantenimiento de archivos personales de empleados, realizando cambios en los mismos;
- contabilidad, almacenamiento y llenado de libros de trabajo;
- registro de antigüedad;
- registro de certificados de actividad laboral de empleados (pasados y presentes);
- registro de tarjetas de seguro de pensión y otros documentos necesarios para la asignación de pensiones a los empleados y sus familias, compensaciones y beneficios;
- dar cuenta de la provisión de vacaciones, monitorear cómo se elaboran y observan los horarios de vacaciones.
Reclutamiento
Los deberes del inspector de recursos humanos a menudo incluyen la selección de personal para los puestos vacantes. Este trabajo está relacionado con la colocación de información en diversas fuentes acerca de los posición vacante, incluida la cooperación sobre este tema con el servicio de empleo, el nombramiento y la realización de entrevistas con una explicación al solicitante de la naturaleza de la vacante, las condiciones de trabajo y los salarios, la determinación del nivel general del solicitante de posición vacante, su experiencia y grado de profesionalidad.
A menudo, los deberes de un inspector del departamento de personal implican una selección competitiva entre los especialistas que solicitan un puesto vacante. El oficial de personal desarrolla las medidas de contratación y controla el paso de los futuros empleados de las pruebas establecidas en la celebración de un contrato de trabajo con ellos.
Deberes funcionales adicionales del inspector de recursos humanos
Hay algunas características adicionales que se atribuyen con mayor frecuencia al trabajo del personal. ¿Qué otras tareas debe realizar el inspector de recursos humanos? Los deberes pueden incluir:
- preparación de materiales necesarios para atestación, calificación, comisiones competitivas, presentación de empleados para premios e incentivos;
- estudio de los motivos por los que se produce la rotación de personal, desarrollo e implantación de medidas para reducirla;
- preparación de documentos para archivo;
- control sobre la disciplina laboral;
- organización de formación avanzada y reciclaje profesional;
- organización de exámenes de cualificación;
- desarrollo de un sistema para evaluar las cualidades personales y comerciales de los empleados, motivándolos para el crecimiento profesional;
- registro de certificados de servicio y su emisión;
- formación y uso efectivo de la reserva de personal.
registro militar
Muchos empleadores creen que los deberes funcionales del inspector del departamento de personal incluyen el registro militar de los empleados de la empresa. De acuerdo con el Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia No. 719 del 27 de noviembre de 2006 "Sobre la aprobación de las Regulaciones sobre el registro militar", la cantidad de empleados que se dedican a esta actividad debe ser directamente proporcional a la cantidad de empleados que se registrarán.
En particular, en una empresa donde menos de quinientos ciudadanos están registrados en el ejército, los registros los lleva un empleado que realiza estas funciones a tiempo parcial. Por lo tanto, un inspector de personal en una organización donde el número de militares registrados no exceda de quinientas personas puede participar en el registro militar, pero solo con la condición combinación interna. Y con un mayor número de personas a registrar, se debe asignar una unidad de personal separada para estos fines.
El trabajo de los oficiales de personal en una crisis
En el último año, la dirección de las empresas se enfrentó a las tristes circunstancias de la crisis financiera, cuando tuvo que reducir el volumen de producción de bienes y servicios, reducir sus propios costos, incluso reduciendo el número de empleados. En este contexto, existe una creciente necesidad de que los trabajadores del cuadro posean las cualidades de psicólogos a tiempo completo que se ven obligados a manejar el trasfondo emocional en el equipo y encontrar palabras de consuelo, por ejemplo, entregando avisos de despido a los colegas.
El papel del servicio de personal aumenta a medida que aumenta el valor. recursos humanos para que la organización logre el éxito financiero. En este sentido, las funciones tradicionales de los oficiales de personal no desaparecen. Los departamentos de personal todavía están a cargo de la gestión de registros de personal, la remuneración, la contratación y la formación de especialistas. Sin embargo, al mismo tiempo, el departamento de personal es un elemento integral de la gestión empresarial competente. ¡Buena suerte en el trabajo!
NORMATIVAS LOCALES OBLIGATORIAS
En primer lugar, es necesario recordar que el Código de Trabajo vigente Federación Rusa(en adelante, el Código Laboral de la Federación Rusa) requiere que un número de locales (es decir, locales) documentos normativos.
Las regulaciones locales obligatorias son:
- Reglamento interno de trabajo (PWTR).
- Reglamento (o instrucción) sobre la protección de datos personales de un trabajador.
- Las instrucciones de seguridad.
- Plantilla de personal (modelo unificado T-3).
Todos estos documentos son válidos hasta que sean reemplazados por otros nuevos.
- El cronograma de vacaciones (formulario unificado T-7), de conformidad con el artículo 123 del Código del Trabajo, se elabora anualmente, a más tardar dos semanas antes del inicio del año calendario, y es un documento obligatorio tanto para el empleador y el empleado (con excepción de las categorías privilegiadas de empleados) .
- Un horario de turnos es necesario en aquellas organizaciones donde se utiliza el trabajo por turnos.
- El reglamento sobre racionamiento laboral y el reglamento sobre normas de producción deben elaborarse en aquellas organizaciones en las que se utilice la forma de remuneración a destajo de los trabajadores.
REGULACIONES LOCALES OPCIONALES
Además de los documentos enumerados, la organización, a su discreción, puede crear otros documentos - regulaciones locales opcionales. En particular, estos pueden ser:
- reglamentos sobre divisiones estructurales aprobados por el director de la organización;
- descripciones de trabajo para empleados e instrucciones laborales (o de trabajo) para trabajadores;
- la instrucción sobre la gestión de registros de personal es una herramienta muy útil para un empleado que desempeña las funciones de un oficial de personal, ya que facilita enormemente su interacción con los gerentes de línea y funcionales;
- álbum de formularios de documentos sobre registros de personal;
- regulación sobre certificación: si la organización realiza una certificación periódica o una certificación basada en los resultados de las pruebas;
- estatuto del personal;
- acuerdo colectivo.
Todos estos documentos también son válidos hasta que sean reemplazados por otros nuevos.
DOCUMENTOS QUE FORMAN RELACIONES CON LOS EMPLEADOS Y QUE CONTIENEN INFORMACIÓN SOBRE ELLOS
Estos documentos incluyen:
- en primer lugar, es un contrato de trabajo, redactado, de conformidad con los artículos 57 y 67 del Código del Trabajo de la Federación Rusa, por escrito, en dos copias. Una copia del contrato de trabajo se entrega al empleado contra recibo, y la segunda la conserva el empleador, ya sea en expediente personal empleado, o en el caso de “Contratos de trabajo con empleados”;
- luego se emite una tarjeta personal para cada empleado (formulario unificado T-2). Las tarjetas personales solo se pueden guardar en un archivo separado;
- No se requieren archivos personales de los empleados, pero dado que este es un expediente muy conveniente para cada empleado, la mayoría de los oficiales de personal los elaboran. Repetimos que no estamos obligados a mantener archivos personales, pero si se toma tal decisión, entonces es necesario mantenerlos de acuerdo con las estrictas reglas previstas para el procesamiento de archivos personales. Sin embargo, simplemente puede organizar archivos o carpetas para cada empleado para la conveniencia del oficial de personal. Estas carpetas contienen copias de todos los documentos relacionados con empleados específicos;
- Los libros de trabajo de los empleados son documentos de estricta contabilidad y presentación de informes, por lo tanto, deben guardarse en una caja fuerte, permanentemente bajo llave. Los libros de trabajo se redactan en estricta y estricta conformidad con las Reglas para mantener y almacenar libros de trabajo, preparar formularios de libros de trabajo y proporcionarlos a los empleadores, aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 16 de abril de 2003 No. 2003. Nº 69.
PEDIDOS DE PERSONAL
El empleado responsable de mantener la gestión de registros de personal está obligado a preparar borradores de órdenes para el personal y organizar su aprobación por parte de los funcionarios correspondientes y la firma por parte del jefe de la organización. Las órdenes de personal deben mantenerse y registrarse por separado de las órdenes de personal. Estos incluyen órdenes para las cuales el Comité Estatal de Estadísticas ha desarrollado formas unificadas:
- al contratar a un empleado - formulario T-1;
- sobre la contratación de trabajadores - formulario T-1a;
- sobre la transferencia de un empleado a otro trabajo - formulario T-5;
- Sobre la transferencia de empleados a otro trabajo: formulario T-5a;
- sobre la concesión de licencia a un empleado - formulario T-6;
- sobre la concesión de licencia a los empleados: formulario T-6a;
- al término (terminación) de un contrato de trabajo con un empleado (despido) - formulario T-8;
- sobre la terminación (cancelación) de un contrato de trabajo con empleados (despido) - formulario T-8a;
- sobre el envío de un empleado en un viaje de negocios: formulario T-9;
- sobre el envío de empleados en un viaje de negocios: formulario T-9a;
- sobre la promoción de un empleado - formulario T-11;
- sobre incentivos para empleados - formulario T-11a.
Además de estas órdenes, los oficiales de personal deben redactar en cualquier formulario (o crear sus propios formularios unificados para ellos) los siguientes tipos de órdenes:
- sobre la combinación de posiciones (profesiones);
- sobre la sustitución de un empleado temporalmente ausente sin relevo de sus funciones básicas;
- sobre la imposición de penas;
- sobre el retiro anticipado de las sanciones;
- sobre cambios en los datos personales del empleado;
- sobre la asignación de un rango;
- acerca de atraer horas extra de trabajo;
- sobre la atracción por trabajar los fines de semana (días festivos);
- sobre el deber;
- sobre el establecimiento o supresión de asignaciones personales;
- acerca de cómo cambiar el modo de funcionamiento.
ÓRDENES SOBRE LAS PRINCIPALES ACTIVIDADES Y OTROS DOCUMENTOS
Me gustaría decir especialmente que los oficiales de personal tienen que preparar una serie de órdenes para sus actividades principales. Por supuesto, estas órdenes se registrarán y almacenarán junto con otras órdenes de esta categoría, pero su preparación y el trabajo posterior con ellas es responsabilidad del oficial de personal. Estas son, en particular, las órdenes:
- sobre la aprobación de la plantilla;
- sobre enmiendas a dotación de personal;
- en hacer cambios (adiciones) al horario de vacaciones;
- sobre enmiendas (adiciones) a las regulaciones locales;
- sobre la anulación de órdenes dictadas ilegal o erróneamente sobre el personal, etc.
Ya hemos nombrado algunos formularios unificados para registros de personal que deben estar en toda organización. (Tenga en cuenta que en un artículo dirigido a lectores que se dedican al trabajo de personal, no consideramos los documentos de nómina. Este es un tema para conversar con contadores). Sin embargo, además de ellos, cualquier oficial de personal debería poder redactar
- certificado de viaje - formulario T-10;
- asignación de trabajo - formulario T-10a;
- una nota-cálculo sobre la concesión de licencia a un empleado - formulario T-60 (anverso);
- una nota-cálculo al término (terminación) de un contrato de trabajo con un empleado (despido) - formulario T-61 (anverso);
- un acto sobre la aceptación del trabajo realizado en virtud de un contrato de trabajo celebrado por la duración de un determinado trabajo - formulario T-73 (este tipo de contrato de trabajo de duración determinada es extremadamente raro, por lo tanto, incluso los oficiales de personal experimentados con muchos años de experiencia laboral a menudo no tuvo que tramitar el modelo T-73).
REGISTRO DE DOCUMENTOS
Actualmente hay tres formas de registrarse:
- el más simple - en revistas;
- más perfecto, con la ayuda de un archivador;
- y el más perfecto, conveniente y rápido, con la ayuda de los programas informáticos apropiados.
Los secretarios son libres de elegir la forma más adecuada para ellos en cada caso particular para registrar los documentos relacionados con las actividades principales de la empresa. Pero el registro de documentos de personal solo puede realizarse utilizando revistas. En caso de conflicto laboral, es posible que un tribunal o la inspección laboral estatal no reconozca el registro informático. ¡Pero es necesario demostrar que este o aquel documento se creó realmente el día indicado en los accesorios de "fecha"! El resultado del caso depende de esto.
Entonces, qué tipo de registros de registro de documentos personales debe haber en la organización:
- Registro de registro contratos de trabajo(que se pueden registrar como pedidos, durante el año calendario, comenzando la numeración nuevamente desde el nuevo año. O puede, como, por ejemplo, se registran las tablas de personal, para todo el período de actividad de la organización, es decir, desde el primer contrato de trabajo celebrado una vez entonces con el primer empleado, y hasta el último, que algún día se celebrará, al parecer, poco antes de la liquidación de la empresa);
- registro de registro tarjetas personales(T-2);
- registro de archivos personales de empleados (si se mantienen);
- registros para registrar pedidos (el número de registros se determina según el tamaño del flujo de trabajo del personal. Todos los pedidos de personal se pueden registrar en uno o más registros, hasta el punto de que para el registro diferentes tipos pedidos, se pueden utilizar diferentes revistas);
- registro de actos (sobre negativas a familiarizarse con los documentos, ausentismo, violaciones de las normas laborales internas, etc.);
- un libro de contabilidad para el movimiento de los libros de trabajo y sus complementos (se almacena, como los libros de trabajo, en una caja fuerte).
De manera opcional (pero esto es muy útil desde el punto de vista de la prueba), se mantienen registros para registrar las declaraciones de los empleados, informes y notas explicatorias relacionado con la dotación de personal.
Los libros de contabilidad son necesarios para registrar:
- horas extra de trabajo;
- días utilizados y no utilizados de vacaciones anuales pagadas
- tiempo libre proporcionado a los empleados, etc.
Índice de tarjetas de advertencias
En muchos casos, el Código de Trabajo exige que los empleados sean advertidos a tiempo sobre la ocurrencia de ciertos eventos. Por ello, es de gran utilidad llevar un archivo de avisos (en papel o en en formato electrónico) sobre estos eventos:
- vencimiento del período de prueba (el despido de los empleados que no pasaron la prueba solo es posible si se les advirtió por escrito, indicando los motivos con al menos tres días de anticipación - artículo 71 del Código Laboral de la Federación Rusa);
- vencimiento del contrato de trabajo (también es necesario notificar al empleado por escrito al menos tres días antes del despido - artículo 79 del Código Laboral de la Federación Rusa);
- vacaciones anuales pagadas (el empleado debe ser notificado de la hora de inicio de las vacaciones a más tardar dos semanas antes de que comience - Artículo 123 del Código Laboral de la Federación Rusa);
- además, puede hacer "recordatorios" sobre cualquier otro evento (cumpleaños de los empleados, etc.) para la comodidad del trabajo.
Cualquier oficial de personal, conseguir un trabajo en nueva organización, se enfrentará inevitablemente a la necesidad de establecer rápidamente registros de personal. Es bueno que el especialista anterior deje los documentos en orden. Pero también hay casos en los que el trabajo del personal debe comenzar casi desde cero. ¿Qué documentos regulan las principales cuestiones del trabajo del personal? ¿Cómo comprobar si hay suficientes actos locales en la empresa? ¿Por qué es mejor tomar muestras para el registro de decisiones de personal de la resolución del Comité Estatal de Estadística de Rusia del 5 de enero de 2004 No. 1?
¿Qué normas debe conocer un oficial de personal?
En la mayoría de las organizaciones, el trabajo de un empleado del departamento de personal no se limita a la necesidad de realizar la gestión de registros de personal (registro de admisión, transferencia, despido, vacaciones, viajes de negocios, etc.). A menudo, los oficiales de personal tienen que participar directamente en el desarrollo de las normas locales que rigen relaciones laborales entre empleado y empleador. Además, al oficial de personal a menudo se le asigna la responsabilidad de prepararse para las inspecciones de varios organismos (la inspección laboral estatal, la oficina del fiscal, la oficina de registro y alistamiento militar, Roskomnadzor, el Fondo de Pensiones de Rusia, etc.). Al respecto, debe conocer no sólo el Código del Trabajo, sino también una serie de normas que directa o indirectamente se relacionan con el trabajo del personal.
Todos estos actos se pueden dividir condicionalmente en ciertos grupos (tabla en la página 60). La mayoría de ellos son obligatorios para todas las organizaciones, independientemente de la forma jurídica o forma de propiedad. Por su violación, el empleador puede ser responsable administrativamente.
Qué actos locales deben estar en la organización Además de los actos del nivel federal, las actividades del departamento de personal de cualquier empresa están reguladas por las normas locales (artículo 8 del Código Laboral de la Federación Rusa). La ley no contiene una lista de leyes locales sobre registros de personal, que debe estar en una organización. Sin embargo, algunos de ellos se mencionan en el Código del Trabajo, lo que los hace obligatorios.
- reglamentos laborales internos (párrafo 3 de la segunda parte del artículo 21, párrafo 5 de la primera parte del artículo 22 del Código Laboral de la Federación Rusa);
- dotación de personal (Artículo 15, párrafo 3, segunda parte, Artículo 57 del Código Laboral de la Federación Rusa, párrafo 1 de la carta de Rostrud de fecha 22 de marzo de 2012 No. 428-6-1, párrafo 11 de la carta de Rostrud de fecha 31 de octubre de 2007 N° 4414-6);
- calendario de vacaciones (artículo 123 del Código Laboral de la Federación Rusa).
Además, la ley establece expresamente que el empleador debe desarrollar leyes locales sobre salarios (segunda parte del artículo 135 del Código Laboral de la Federación Rusa), el procesamiento de datos personales de los empleados (art. 87 del Código Laboral de la Federación Rusa). Federación) y la aprobación de las instrucciones de protección laboral (párrafo 23 de la parte 2 del segundo artículo 212 del Código Laboral de la Federación Rusa). Si es necesario, la empresa debe tener actos que fijen la lista de empleados con horas irregulares (Artículo 101 del Código Laboral de la Federación Rusa), el procedimiento para dividir a los empleados de trabajo adicional educación vocacional(segunda parte del artículo 196 del Código Laboral de la Federación Rusa).
Cada empresa determina una lista específica de documentos reglamentarios locales por su cuenta (diagrama en la página 63). La lista de actos previstos en el régimen no es exhaustiva. Los detalles de la organización pueden implicar la existencia de otros documentos locales. Como regla general, la lista de actos se aprueba por orden (muestra en la página 62).
Documentos relacionados
Lista de normas en las que se basa el trabajo del personal
Alcance de la regulación | Nombre del acto normativo |
Cuestiones generales de derecho laboral | |
Reglas y principios básicos de las relaciones entre un empleado y un empleador, el procedimiento para formalizar los procedimientos de personal, proporcionar garantías, compensaciones, incluidas ciertas categorías de empleados. | Código Laboral de la Federación Rusa No. 197-FZ del 30 de diciembre de 2001 (en adelante, el Código Laboral de la Federación Rusa) |
Gestión de registros de recursos humanos | |
El procedimiento para procesar documentos de personal (órdenes No. 402-FZ "Sobre contabilidad" para personal, dotación de personal, calendario de vacaciones, etc.) | Artículo 9 de la Ley Federal de 6 de diciembre de 2011 |
formularios uniformes primario documentación contable sobre la contabilidad del trabajo y su pago, aprobado por el Decreto del Comité Estatal de Estadísticas de Rusia del 5 de enero de 2004 No. 1 (si el empleador continúa aplicándolos de acuerdo con la ley local) |
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GOST R 6.30-2003 “Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos para el papeleo”, aprobado por el Decreto del Comité Estatal de Estadística de Rusia del 3 de marzo de 2003 No. 65-st | |
Reglas para el mantenimiento, almacenamiento y contabilidad de los libros de trabajo. | Reglas para mantener y almacenar libros de trabajo, preparar formularios de libros de trabajo y proporcionarlos a los empleadores, aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 16 de abril de 2003 No. 225 |
Instrucciones para completar los libros de trabajo, aprobadas por el Decreto del Ministerio de Trabajo de Rusia del 10 de octubre de 2003 No. 69 | |
Creación de un archivo en la organización de acuerdo con las reglas de contabilidad, almacenamiento, adquisición y uso de documentos de archivo. | la ley federal de fecha 22 de octubre de 2004 No. 125-FZ “En archivando En la federación rusa |
Lista de documentos de archivo gerenciales estándar generados en el curso de las actividades de los organismos estatales, organismos Gobierno local y organizaciones, indicando los períodos de almacenamiento, aprobado por la orden de Rusia del 25 de agosto de 2010 No. 558 | |
El procedimiento para la cumplimentación de una hoja de incapacidad temporal, alta de baja |
Ley Federal N° 255-FZ del 29 de diciembre de 2006 “Sobre Obligatorio seguro Social en caso de incapacidad temporal y en relación con la maternidad" |
Orden del Ministerio de Salud y Desarrollo Social de Rusia del 26 de abril de 2011 No. 347n "Sobre la aprobación del formulario de licencia por enfermedad" |
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Informacion personal | |
Trabajar con datos personales de los empleados de la organización |
Ley Federal de 27 de julio de 2006 No. 152-FZ "Sobre datos personales" |
registro militar | |
Mantenimiento de registros militares en organizaciones, los derechos y obligaciones de los administradores y personas responsables en el campo de los registros militares | Ley Federal del 28 de marzo de 1998 No. 53-FZ "Sobre el servicio militar y el servicio militar" |
Reglamento sobre registro militar, aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 27 de noviembre de 2006 No. 719 | |
Pautas sobre el mantenimiento de registros militares en organizaciones aprobadas por el Estado Mayor General de las Fuerzas Armadas de la Federación Rusa el 11 de abril de 2008. | |
Interacción con la UIF | |
El procedimiento y cuantía del cálculo de las primas de seguros en Fondo de pensiones para el seguro de pensión obligatorio de los empleados | Ley Federal del 15 de diciembre de 2001 No. 167-FZ "Sobre el Seguro de Pensiones Obligatorio en la Federación Rusa" |
Interacción con el FMS de Rusia | |
El procedimiento para emitir un permiso de trabajo, regulación laboral con empleados extranjeros. | Ley Federal del 25 de julio de 2002 No. 115-FZ "Sobre el estatus legal de los ciudadanos extranjeros en la Federación Rusa" |
Ley Federal del 18 de julio de 2006 No. 109-FZ "Sobre el registro migratorio de ciudadanos extranjeros y apátridas en la Federación Rusa" | |
Orden del Servicio Federal de Migración de Rusia No. 147 del 28 de junio de 2010 Procedimiento y términos para llevar a cabo las Regulaciones administrativas aprobadas por la orden de inspección del Servicio Federal de Migración del Ministerio del Interior de Rusia No. 338, la Migración Federal Servicio de Rusia No. 97 del 30 de abril de 2009 | |
cheques | |
El procedimiento para realizar inspecciones por estado y autoridades municipales | Ley Federal del 26 de diciembre de 2008 No. 294-FZ “Sobre la Protección de los Derechos entidades legales y empresarios individuales en el ejercicio del control estatal (supervisión) y control municipal” |
Los actos locales pueden llamarse de diferentes maneras: reglamentos, instrucciones, reglas, reglamentos, etc. Lo principal es que las normas de estos actos no contradigan la actual. derecho laboral y no empeoró la situación de los trabajadores. Además, es importante seguir el procedimiento para su adopción (partes dos, tres, artículo 8 del Código Laboral de la Federación Rusa). De lo contrario, dichos documentos no están sujetos a aplicación (parte cuatro del artículo 8 del Código Laboral de la Federación Rusa). Cambios en locales acto normativo presentado en el mismo orden en que fue aprobado.
Es mejor confiar el desarrollo de actos locales no a un empleado, sino a un grupo de trabajo. La composición del grupo y sus poderes deben fijarse en la orden (ejemplo en la página 64). Los empleados deben estar familiarizados con el documento contra la firma (párrafo 10, parte dos, artículo 22 del Código Laboral de la Federación Rusa).
Dónde iniciar la auditoría de actos locales de la empresa
En primer lugar, debe comprobar si todos documentos obligatorios disponibles y hacer una lista de ellos. Si la empresa ni siquiera tiene leyes locales obligatorias, primero deben desarrollarse.
En segundo lugar, es importante prestar atención a la corrección de la preparación de documentos en términos de trabajo de oficina y cumplimiento de la legislación vigente.
En tercer lugar, es necesario comprobar si se respeta el orden de aceptación. acto local. Entonces, si la empresa tiene organización sindical, entonces el documento debe tener una marca de acuerdo (teniendo en cuenta las opiniones) con el sindicato (Artículo 372 del Código Laboral de la Federación Rusa).
En cuarto lugar, debe averiguar qué documentos faltan. Es muy fácil determinar tales actos si primero elabora y aprueba por orden una lista de documentos que son obligatorios para una organización en particular.
No solo las disposiciones, instrucciones y órdenes están sujetas a verificación, sino también todos los documentos sobre registros de personal y gestión de personal. Se evalúa la presencia y el cumplimiento de la legislación de contratos laborales, la corrección de llevar archivos personales de los empleados, completar libros de trabajo e inserciones en ellos, revistas. registro de pedidos de personal, etc.
No intente cubrir todo el alcance del trabajo a la vez. Priorizar y actuar progresivamente. Para mayor comodidad, se recomienda agrupar los documentos estándar en carpetas electrónicas y en papel.
Recuerda lo principal
Los expertos que participaron en la elaboración de la nota material:
Alexander TIMOSHENKO, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, Asesor Legal de Aral Plus CJSC (Odintsovo, Región de Moscú):
– El documento fundamental en el trabajo de cualquier servicio de personal es el Código Laboral de la Federación Rusa. Teniendo en cuenta las características específicas de las actividades de la organización, el oficial de personal puede estar obligado a conocer otros estatutos y estatutos legales, la capacidad de rastrear y tener en cuenta la práctica judicial y los cambios actuales en la legislación laboral.
Maria MASYUTINA, asociada sénior, práctica de derecho laboral, ANKOR Human Resources Holding (Moscú):
- El oficial de personal debe familiarizarse con la resolución del Comité Estatal de Estadística de Rusia del 5 de enero de 2004 No. 1. Contiene plantillas para la mayoría de los documentos de personal primarios que serán útiles para procesar pedidos, dotación de personal, etc.
Natalia RYZHKOVA, Gerente de Recursos Humanos y Documentación de Recursos Humanos, BDO Unicon Outsourcing (Moscú):
- asi que actos locales, como el Reglamento Interno de Trabajo, dotación de personal, calendario de vacaciones, Reglamento de datos personales, Reglamento de gratificaciones (en los casos en que la organización cuente con un sistema de motivación), son inherentes todos los indicios de actos jurídicos normativos. Su presencia en la organización y conocimiento es obligatoria.
Alena SHEVCHENKO, abogada, experta de la revista Kadrovoe Delo:
– Al auditar los actos locales, prestar atención al cumplimiento de sus disposiciones con la legislación laboral vigente. Las normas locales de la organización no se aplican si infringen los derechos de los empleados en comparación con Código de Trabajo. Esto significa que la inspección del trabajo tiene derecho a exigir en una orden que la empresa excluya tales normas del documento del empleador.