¡Hola querido colega! Desarrollo tecnologías de la información no se detiene, y los procesos comerciales se desarrollan junto con ellos, pero algo desaparece por completo. Entonces, gradualmente, varias empresas, incluidas las agencias gubernamentales, están pasando del flujo de trabajo en papel al electrónico. El concepto " gestión de documentos electrónicos”, consideraremos las principales formas de sistematización e implementación en este artículo. Quédate con nosotros. Espero que la información proporcionada reduzca significativamente el tiempo, la mano de obra y los costos financieros de su negocio o, si solo está planeando convertirse en empresario, evite errores en esta dirección.
1. ¿Qué es la gestión de documentos electrónicos y qué tipos de EDI existen?
Incluso hace solo 5 años, un concepto como un "sistema de gestión de documentos electrónicos" podía verse muy raramente. Poco a poco, con la introducción de la tecnología informática en nuestras vidas, el intercambio de datos comenzó a introducirse sin utilizar medios de papel.
La gestión de documentos electrónicos en Rusia es tecnología moderna, lo que le permite simplificar significativamente los procesos en la empresa, reducir el tiempo de búsqueda y generación de documentos, etc.
Entonces, veamos los conceptos básicos que tendremos que tratar en este artículo.
trabajo de oficina es un conjunto de medidas para organizar la circulación de documentos en la empresa. Tiene un cierto algoritmo, un conjunto de reglas y varias direcciones. Así que en muchas organizaciones uno puede distinguir entre tipos tales como trabajo de oficina de personal, fabricación y así sucesivamente. En su esencia, este soporte de documentación.
Documento electrónico es un documento creado utilizando tecnología informática, que puede firmarse con una firma electrónica y almacenarse como un archivo de un formato especializado en una computadora o en una red (local o en Internet).
Flujo de documentos es un gran sistema para crear, interpretar, recibir, transmitir, archivar documentos, así como monitorear su implementación y proteger contra el acceso no autorizado. El flujo de documentos puede ser tan simple como medios de papel) y electrónicamente.
Y finalmente, gestión de documentos electrónicos es un conjunto de procesos automatizados en el trabajo con documentos, realizados en en formato electrónico, que lleva el concepto de "trabajo de oficina sin papeles".
La gestión de documentos electrónicos puede ser tanto dentro de una organización como entre organizaciones.
Veamos qué tipos de flujo de trabajo son:
- flujo de trabajo de producción;
- Flujo de documentos de gestión;
- Archivo (un conjunto de procedimientos para archivar documentos);
- Negocios de personal (un conjunto de procedimientos para el flujo de trabajo del personal);
- Flujo de documentos contables;
- Flujo de documentos de almacén;
- trabajo de oficina secreto (confidencial);
- Flujo de documentos técnicos y/o tecnológicos, etc.
Obviamente, puede haber tantos sistemas de gestión de documentos como procesos en una empresa. Es posible que, por ejemplo, la gestión de registros contables y de personal esté ausente en su organización, ya que esta contabilidad la llevará a cabo recurriendo a servicios, etc.
¿Cuáles son las tareas de la EDO?
- asegura la transparencia de las actividades de la organización y la eficiencia de la gestión, debido al control automático sobre la implementación de tareas en la empresa;
- mantiene el cumplimiento estándares internacionales calidad;
- apoya la acumulación, gestión y acceso efectivos a la información y el conocimiento. Brinda flexibilidad al personal al almacenar el historial completo de las actividades del empleado en la empresa;
- registra todos los procesos;
- optimiza y automatiza procesos de negocio y mecanismos para su implementación y control en la empresa;
- debido a la exclusión de los documentos en papel de la circulación, hay un gran ahorro de recursos al reducir el costo del papel, los cartuchos. Gracias a EDI, es más fácil para una empresa controlar el movimiento de documentos a través de los canales de la organización;
- simplifica y reduce el costo de almacenamiento de documentos a través de archivos electrónicos.
Por ello, hemos considerado contigo los conceptos básicos y tipos de EDI, así como las tareas que resuelve este sistema.
2. En qué consiste la automatización de la gestión documental electrónica. Gestión electrónica de documentos: pros y contras
La gestión documental electrónica es un sistema de información que permite un uso más racional y sencillo de los datos de la empresa. Incluye especializada software, correo electrónico, posibilitando la comunicación operativa, Internet, red local etc. En diferentes organizaciones, este tipo de complejo puede constar de diferentes componentes.
Las principales ventajas de la gestión documental electrónica frente al papel son:
- la capacidad de buscar archivos en el sistema usando una variedad de filtros y parámetros;
- contabilidad completa de la producción o cualquier otra documentación;
- informes operativos de la empresa;
- gestión operativa de la empresa e intercambio de información a través de canales seguros desde cualquier lugar (no es necesario estar todos juntos en el mismo territorio para interactuar);
- plantillas unificadas para crear documentos;
- supervisión y control del personal;
- distribución de derechos de acceso a la información corporativa según determinados criterios y parámetros;
- reducir los costos de papel (y si es más global, entonces hasta cierto punto resolver los problemas ambientales);
- es posible reducir el personal involucrado en el papeleo, así como reducir los locales alquilados (ocupados) debido a la falta de documentos de archivo en papel.
En cuanto a las desventajas de EDI (gestión electrónica de documentos), no hay tantas. Este es un software bastante costoso y requiere mucho tiempo, tanto para capacitar a los empleados como para digitalizar documentos existentes. Pero si estás empezando a liderar actividad empresarial, entonces no debería tener problemas con la introducción de la gestión de documentos electrónicos, ya que el personal ya estará en etapa inicial trabajar en este sistema.
3. ¿Qué se necesita para cambiar a la gestión de documentos electrónicos?
Entonces, si descubrimos el concepto de EDI y las principales ventajas, ahora propongo considerar los principales sistemas de ofimática y gestión de documentos electrónicos, así como los procesos de implementación de estos sistemas.
Como ya quedó claro a partir de la información anterior, no es suficiente comprar e instalar el software, es importante capacitar a los empleados y reconstruir completamente todo el proceso de producción de su empresa. Si recién está comenzando en el negocio, será un poco más fácil para usted, ya que los procesos comerciales aún no se han lanzado.
El proceso de introducción de EDI en una empresa que ya funciona debe ocurrir gradualmente. Conectando gradualmente todas las divisiones estructurales de la empresa al trabajo.
El primer paso será la creación de trabajo de oficina automatizado. En todas las etapas, puede encontrar no solo problemas técnicos, sino también psicológicos, ya que es difícil "romper" las reglas ya establecidas.
Es importante comprar e instalar software para EDI de un proveedor, luego configurar todo el sistema será mucho más fácil y no fallará.
Veamos los requisitos básicos para implementar el proceso de implementación de la gestión de documentos electrónicos en una organización.
En primer lugar, Disponibilidad tecnologia computacional para instalar software;
En segundo lugar, todos los empleados de la empresa involucrados en este proceso deben ser usuarios seguros de PC y tener acceso a él;
En tercer lugar, entre el equipo debe ser medios electronicos conexiones tales como Correo electrónico, skype y así sucesivamente;
Cuatro, necesita crear una división especializada o involucrarla como una empresa de outsourcing (puede leer más sobre outsourcing en).
Y finalmente, el sector administrativo de la empresa debe estar preparado para el hecho de que en lugar de la habitual firma "manual", .
Así, si se cumplen todos estos requisitos, es posible iniciar la transición hacia el uso de documentos electrónicos y la gestión de documentos electrónicos.
4. Tipos de sistemas de gestión de documentos electrónicos
En este párrafo del artículo, consideraremos los sistemas de gestión de documentos electrónicos. Me gustaría señalar que cualquier sistema puede contener elementos de las categorías a continuación, pero básicamente tienen una orientación específica en cada área que está relacionada con el posicionamiento del producto.
1. Archivos electrónicos
Archivos Electrónicos (EA) - Son sistemas de gestión de documentos electrónicos con medios de almacenamiento y búsqueda de información muy desarrollados. Gracias al perfecto sistema EA, puede buscar no solo por el nombre del documento, sino también por parámetros clave.
2. Sistemas EDI con herramientas avanzadas de flujo de trabajo (WF)
Una categoría bastante compleja en la que los documentos en sí no son de suma importancia. Aquí, el trabajo pasa a primer plano y los documentos ya están adjuntos. Por lo tanto, se mueven a lo largo de una ruta específica (enrutamiento duro). Con la ayuda de dichos sistemas, es posible organizar el trabajo en ciertas áreas, para las cuales todos los algoritmos se conocen y prescriben de antemano.
3. Sistemas EDI enfocados a apoyar la gestión de la organización y la acumulación de una base de conocimiento
Dichos programas, por regla general, son híbridos y pueden combinar elementos de los dos anteriores. Además, el elemento básico puede ser un documento o una tarea, según se elija. Para implementar la función de gestión de una organización, se necesitan tanto el enrutamiento rígido como el enrutamiento libre, cuando el director prescribe el enrutamiento del documento (por ejemplo: después del registro documento entrante, el líder lo “pinta” de acuerdo con el significado y la tarea), por lo que ambas tecnologías tienen un lugar para estar en una situación dada. Dichos sistemas son utilizados activamente por organismos estatales, grandes empresas, en las que la jerarquía está claramente distribuida y existen ciertas reglas y procedimientos. Los propios empleados crean documentos, los preparan, toman decisiones y controlan su ejecución.
4. Sistemas EDI de tipo colaborativo (colaboration)
Dichos sistemas están enfocados a la colaboración y son nuevos en el campo de la gestión de documentos electrónicos. Fueron creados cambiando condiciones de mercado y la necesidad de estar claramente enfocado en ciertas áreas sin lastre innecesario. Son los sistemas opuestos a los anteriores, debido a la falta de una jerarquía clara en la organización y la formalización del flujo de trabajo. A ellos tarea principal es asegurar que las personas de la organización trabajen juntas, incluso si están ubicadas en diferentes partes del mundo, y guardar los resultados del trabajo realizado. Por regla general, se crean por el tipo de portales, que son servicios de almacenamiento y publicación.
5. Sistemas con servicios adicionales avanzados
Creo que ha escuchado un concepto como CRM (gestión de relaciones con los clientes) más de una vez: se trata de un servicio de gestión de relaciones con los clientes, gestión de proyectos, facturación, etc. Dichos servicios son diversos y pueden incluir diferentes conjuntos de servicios.
Antes de implementar programas de gestión de documentos electrónicos en grandes empresas, le aconsejo que realice un análisis en profundidad de los sistemas presentados y elija el óptimo, con una lista de sistemas aplicables solo a su organización. Es importante que los EDMS representen una oportunidad para la gestión empresarial eficaz y la transparencia de todos sus procesos, pero al mismo tiempo nivel alto privacidad.
Al elegir plataformas, le aconsejo que preste especial atención a la organización de archivos de documentos electrónicos, la automatización del flujo de trabajo, teniendo en cuenta las características individuales de su empresa y la participación en un sistema existente.
5. Problemas de implementación de sistemas de gestión de documentos electrónicos
Cualquier empresa que se esfuerce por modernizar los procesos y mantenerse al día, de una forma u otra, se enfrenta a los problemas de introducir nuevos sistemas. Esto también puede aplicarse a una organización que desee implementar sistemas de gestión de documentos electrónicos.
Echemos un vistazo a los problemas que puede encontrar:
En primer lugar, como ya hemos dicho, considerando los pros y los contras del EDI, esta es una barrera psicológica, pero el problema no está solo en eso. Además, la baja educación del personal de la empresa, la falta de voluntad para aprender, el miedo a la transparencia de los procesos pueden convertirse en un obstáculo. En una palabra, conservadurismo.
En segundo lugar Desafortunadamente, muchas empresas aún no se han alejado del tipo de administración soviética, es decir, el factor del director del período soviético, cuando él mismo no quiere trabajar con una computadora, ver y editar documentos.
En tercer lugar, frecuentes cambios estructurales en la organización y débil formalización de los procesos de negocio.
Cuatro, de una forma u otra, tendrás que interactuar con el mundo exterior, que aún no se ha pasado por completo a la gestión documental electrónica, aunque se esfuerza por hacerlo.
6. Gestión de documentos electrónicos en la contratación pública
En esta sección del artículo, me gustaría reflejar los puntos principales regulación gestión de documentos electrónicos en la contratación pública.
De acuerdo con el artículo 5 de la Ley Federal del 5 de abril de 2013 No. 44-FZ "Sobre el sistema de contratos en el campo de la adquisición de bienes, obras, servicios para satisfacer las necesidades estatales y municipales":
“En el marco de las relaciones especificadas en la Parte 1 del Artículo 1 de esta Ley Federal, está permitido intercambiar documentos electrónicos, proporcionado por la ley Federación Rusa y otras normativas actos legales sobre el sistema de contratos en el campo de la contratación, entre los participantes en el sistema de contratos en el campo de la contratación, incluida la presentación de solicitudes de participación en la determinación del proveedor (contratista, artista intérprete o ejecutante), propuestas finales. Al mismo tiempo, estas solicitudes, propuestas finales y documentos deberán ser firmados con firma electrónica mejorada y presentados utilizando ”.
Este artículo también establece que las claves de firma electrónica mejorada y sus certificados de verificación solo pueden obtenerse de centros de certificación especializados que hayan recibido acreditación de conformidad con la Ley Federal N° 63-FZ del 6 de abril de 2011.
Los organismos autorizados desarrollan el procedimiento para la interacción de estos centros de certificación con un único sistema de información y también se desarrollan requisitos de seguridad.
Por lo tanto, si el proveedor (participante en la contratación) tiene una firma electrónica, no hay obstáculos para participar en la contratación pública.
Entonces, en este artículo, hemos examinado los principios básicos de la gestión de documentos electrónicos. De las corporaciones más conocidas que brindan servicios para la venta e instalación de software, se pueden destacar compañías como 1C, 1C-Rarus, ABBY y otras.
Eso es todo por hoy. Espero que este material te haya sido de utilidad. Os deseo mucha suerte y nos vemos en las próximas ediciones.
La era de la tecnología de la información le permite automatizar mucho. Y para transferir una gran cantidad de papeleo gran compañía en las "manos" de las computadoras - Dios mismo ordenó. Sistema de gestión de documentos electrónicos: ¿simplificación en el trabajo o problemas adicionales?
Del artículo aprenderás:
Se entiende por flujo de trabajo a todos los procedimientos relacionados con la creación de un documento, su movimiento en una organización, la contabilidad, el almacenamiento, el archivo, la protección contra el acceso de terceros y el control sobre su ejecución.
Si todos estos procesos son proporcionados por un conjunto especialmente creado de programas de computadora, y la información está formada por documentos electrónicos, entonces dicho flujo de documentos llamado electrónico. A nivel filisteo, también se le llama "sin papel".
Ventajas
El movimiento de documentos sin papel tiene una serie de ventajas. Por ejemplo:
- ahorro de espacio y papel (sin documentos en papel, sin necesidad de armarios, carpetas, estantes, archivos);
- ahorro de tiempo para los empleados (encontrar un documento en una base de datos electrónica para un profesional es cuestión de unos minutos, pero encontrar una versión en papel en una oficina grande, e incluso creada hace algún tiempo, es otra búsqueda);
- la posibilidad de un acceso más estricto a la información por parte de terceros, una protección de la privacidad más cuidadosa (será más difícil para personas aleatorias acceder a la información en sistema electrónico si el tema de la seguridad está pensado, pero copiar un documento en papel en un desorden general es elemental);
- transparencia del procedimiento de movimiento de documentos (si el sistema está configurado, varias personas pueden monitorear simultáneamente el paso del documento por ejecutores, controladores, administradores, es más fácil controlar las etapas, la diligencia, la relevancia, etc.);
- el sistema le permite vincular varios documentos entre sí, ver aquellos que de alguna manera están relacionados con uno determinado seleccionado, o configurar un tipo diferente de funcionalidad);
- un sistema de gestión de documentos electrónicos permite a los empleados trabajar de forma remota, acceder a la documentación mientras se encuentran en departamentos que están geográficamente alejados entre sí, y al mismo tiempo ahorrar dinero que normalmente se gasta en servicios de mensajería regulares, empresas de mensajería atraída, franqueo, etc.;
- ahorrar dinero en papel.
tipos de semillas
Sistema de gestión de documentos electrónicos. sed es un producto de software específico. Pueden ser varios tipos. La división en tipos se debe al hecho de que estos sistemas se utilizan en varios campos de actividad y también se adquieren para realizar diversas tareas. Una organización necesita garantizar, en primer lugar, el almacenamiento de un gran volumen de documentos electrónicos, la otra es importante para garantizar su intercambio entre departamentos, la tercera destaca el análisis y la relación entre documentos. La demanda da lugar a ofertas; por lo tanto, los sistemas son diferentes y, a veces, el usuario tendrá una elección difícil.
Así, el sistema de intercambio de documentos electrónicos puede:
Presente archivo electrónico y brindar la capacidad de almacenar y recuperar rápidamente la documentación; dichos programas son bases de datos especializadas;
Proporcionar flujos de trabajo (al mismo tiempo, el documento electrónico del sistema de gestión de documentos electrónicos no se reproduce papel principal, es una aplicación, un complemento necesario a los flujos de trabajo regulados por el sistema);
Permita que muchos empleados trabajen juntos en un documento al mismo tiempo (si la empresa no necesita proporcionar estructura jerarquica flujo de trabajo, y es la creación conjunta de documentos lo que pasa a primer plano);
Incluir otros servicios necesarios (correo electrónico, gestión de proyectos y otros servicios) en el propio sistema de circulación de documentos.
Sistemas de control gestión de documentos electrónicos pueden combinar elementos de los tipos descritos. También se pueden distinguir por tipo de actividad, por industria y por otros criterios. Es importante que la empresa comprenda qué tareas quiere realizar con la ayuda del EDMS, el flujo de trabajo debe garantizar la eficiencia y el beneficio de la estructura comercial y el cumplimiento de las tareas estatutarias de otras organizaciones.
Lea también:
tareas sed
Además de la tarea principal, el sistema de gestión de documentos electrónicos proporciona la implementación de otras funcionalidades, a veces importantes para la empresa. Por ejemplo, podría ser:
- la capacidad de cargar una gran cantidad de documentación electrónica;
- trabajar simultáneamente con un grupo de empleados con un documento en el modo "en línea";
- crear una discusión en línea del documento;
- comparación de diferentes ediciones de documentos;
- procedimientos para proteger la información contenida en el documento;
- copia y archivo;
- aplicación de medios de individualización (por ejemplo, marcas de agua);
- la posibilidad de utilizar medios electrónicos firma digital y etc.
En función de las necesidades, tareas, capacidades financieras, la presencia o ausencia de un sistema extenso de divisiones estructurales, el alcance de la empresa, se selecciona uno u otro sistema. Hay bastantes ofertas en el mercado.
Desventajas y problemas
Entre las muchas ventajas (discutidas anteriormente), también hay problemas. El uso de sistemas de gestión de documentos electrónicos requiere ciertos esfuerzos por parte del personal. Los problemas de uso incluyen:
los costes de adquisición, instalación y mantenimiento de programas (o los costes de mantenimiento de su propio personal de desarrolladores especializados);
motivación de los empleados para aprender y utilizar toda la funcionalidad del sistema;
la dificultad de tener en cuenta todos los matices y cambios en las actividades de la empresa en el producto de software;
la necesidad de interactuar con otras organizaciones que no utilizan sistemas de información de gestión de documentos electrónicos en su trabajo, lo que significa que en ocasiones hay que volver a documentos en papel o duplicados electrónicos;
a veces hay problemas para dar fuerza legal a los documentos cuando no se utilizan las opciones de firma digital.
Capacitar y motivar al personal para la transición a las tecnologías digitales es una tarea aparte, especialmente si la empresa ha existido en el "mundo del papel" durante mucho tiempo y los empleados no son personas jóvenes y creativas de la nueva generación. Además, el nivel de desarrollo productos de software todos los empleados son diferentes. Y a veces pasan mucho tiempo y etapas desde el momento en que se toma la decisión de digitalizarse hasta que se lleva a cabo la implementación real. El proceso es fácil a primera vista.
Dificultades de elección
Gran parte de la recuperación de información hoy en día comienza con simplemente escribir una consulta en la barra de búsqueda. Entonces, en respuesta a esta acción (la aparición de la frase en el término de búsqueda " sistema de gestión de documentos electrónicos y papeleo"), el buscador de información recibe una gran cantidad de ofertas de varios sistemas desarrollados por especialistas rusos y extranjeros. Todos declaran en voz alta la solución incondicional de todos los problemas de los consumidores en este asunto. Y aquí viene el descubrimiento: el problema de la elección. ¿Cómo no cometer un error? De hecho, para comprender las características funcionales de los programas de computadora, es necesario tener al menos los rudimentos de las habilidades de los programadores y usuarios avanzados. A veces hay que involucrar a profesionales. Entonces surge la pregunta de cómo entenderse correctamente, cómo explicar las tareas de la empresa al programador, para que busque correctamente una solución a estos problemas en los sistemas propuestos.
Al elegir un producto, deberá realizar un estudio completo, estudiar la funcionalidad en condiciones en las que el desarrollador-vendedor no siempre está interesado en revelar todos los matices del producto a todos. El sistema de gestión de documentos electrónicos EDMS debe ser conveniente, funcional y útil para el consumidor. Además, teniendo en cuenta las especificidades de su actividad. Deberá estudiar videos sobre el programa, reseñas de usuarios, ver capturas de pantalla, posiblemente probar y verificar en la práctica, comprar módulos y bloques individuales, si el programa lo permite, introducir gradualmente el sistema, etc. Bueno, el precio del problema a veces no es el último de la lista.
El usuario resuelve los problemas de elegir una plataforma de diferentes maneras antes de que se implemente la organización de los sistemas de gestión de documentos electrónicos: algunos lo entienden por sí mismos, alguien atrae especialistas y consultores externos, muchos administran con sus propios recursos. Empleados de tiempo completo. En cualquier caso, debe comprender que el sistema SED es un paso responsable en la vida de una empresa, que se hace mejor de manera equilibrada y consciente.
Sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS)- se trata de un sistema (programa informático, software, etc.) que le permite organizar y automatizar el trabajo con documentos electrónicos (es decir, la gestión de documentos electrónicos) en toda su ciclo vital. La funcionalidad principal del EDMS debe incluir la capacidad de crear, modificar, almacenar y enrutar documentos, así como una serie de capacidades de servicio, como búsqueda, clasificación, etc.
SED, además, está diseñado para organizar y automatizar los procesos de interacción entre empleados (transferencia de documentos, emisión de tareas, envío de notificaciones, etc.). Los empleados pueden recibir rápidamente cualquier información necesaria sobre los clientes de la empresa. Al mismo tiempo, los documentos pueden ser tanto objetos estructurados del sistema de información, que tienen un cierto conjunto de detalles estándar, como no estructurados (archivos Word, Excel, .pdf, .jpg, etc.). SED puede incluir un archivo electrónico de documentos, que permite el procesamiento colectivo de información, y un sistema para automatizar los procesos de negocio (workflow). Además, EDMS es una de las opciones para usar el sistema BPM.
Tradicionalmente, el concepto de automatización del flujo de trabajo se asocia al trabajo con correspondencia, documentos administrativos y organizativos, etc. Sin embargo SED también le permiten asociar cada documento con las acciones que se deben realizar en él. Gracias a dicho sistema, es posible rastrear el desempeño de ciertos trabajos por parte de los empleados. Por lo tanto, SED proporciona no solo gestión eficaz los flujos de documentos y la seguridad de la información en la empresa, sino también el aumento del control sobre la ejecución del trabajo en los documentos y la productividad de los empleados.
Sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDMS) se utilizan actualmente en la infraestructura de TI de casi cualquier empresa, tanto privada como pública. En la mayoría de las empresas, ya se ha implementado EDMS o se planea implementarlo en un futuro próximo. Los sistemas de gestión de documentos electrónicos resuelven una gama cada vez más amplia de tareas, se integran con los sistemas de contabilidad y le permiten gestionar el rendimiento de una empresa (construir sistemas KPI o BSC).
A través de SED la empresa se vuelve transparente y manejable: todas las transacciones comerciales más simples (por ejemplo, el envío de bienes desde un almacén o la transferencia de materiales a producción) van acompañadas de su reflejo en el sistema contable en forma de documentos electrónicos. Las operaciones comerciales pueden ir acompañadas de contabilidad y fijación de indicadores de procesos comerciales. La información acumulada sobre los indicadores se integra en el EDMS en indicadores de nivel superior y, por lo tanto, obtenemos un cuadro de mando integral, reflejado en el panel del gerente.
Sistemas de gestión de documentos electrónicos. tienen una serie de ventajas, que incluyen la posibilidad de un registro único de un documento electrónico, la ejecución paralela de las operaciones necesarias con el seguimiento de la persona responsable de su ejecución, así como la disponibilidad de un sistema de búsqueda de documentos eficientemente organizado y un desarrollado Sistema de reporte.
Además, SED, por regla general, contienen herramientas para el trabajo en grupo en documentos y proyectos, Planificación y carga de empleados en el trabajo con documentos, manteniendo el historial de trabajo con documentos y trabajo seguro con oficinas remotas y divisiones de la empresa. En la plataforma más común en Rusia, ejemplo "1C:Enterprise 8" SED es un . Con la llegada de la plataforma 1C:Enterprise 8, la distribución de la familia de programas 1C se reorientó de los segmentos de empresas pequeñas a medianas y corporativas. La gestión de documentos electrónicos es un atributo de un sistema de información completo para tales empresas, mientras que los sistemas de clase de flujo de trabajo y una versión más avanzada de BPMS son un módulo estándar del sistema de información corporativo de una empresa, en el que el número trabajadores de oficina llega a más de 50 personas.
No debe ser específico de la industria. La versión principal y más común de la gestión de documentos electrónicos son los productos en caja, y EDMS en la plataforma 1C no es una excepción.
En condiciones desarrollo moderno El negocio de EDMS debe resolver problemas relacionados con la optimización de costos, con la posibilidad de ahorrar recursos internos de la empresa. Al mismo tiempo, lo más la mejor opción es tal situación para una empresa cuando la información implementada sistema de gestión de documentos electrónicos le permite recuperar rápidamente (en 2-3 meses) los costos de implementación. Condición necesaria para tal implementación es la presencia en la empresa de un empleado que tenga conocimiento en el campo de la gestión de procesos, habilidades en la construcción de diagramas de notaciones para describir procesos comerciales y que represente bastante bien los procesos comerciales que ocurren en la empresa que implementa el EDMS. Los diagramas de procesos comerciales formalizados pueden ser una ayuda importante.
Implementación SED Siempre debe resolver el problema de optimizar los procesos comerciales y ahorrar costos laborales tanto de la gerencia como de los empleados ordinarios de la empresa. Al mismo tiempo, el máximo efecto de la implementación se logra cuando la gestión de documentos electrónicos funciona en un único espacio de información con un sistema de gestión y contabilidad. Tal sistema combinado le permite resolver una cantidad mucho mayor de problemas.
Hay una serie de aplicaciones estándar SED en la plataforma 1C, por ejemplo, automatización del trabajo por contrata. Pero la solución de tareas tales como flujo de documentos de personal, trabajo con viajes de negocios e informes anticipados, aplicaciones para dinero en efectivo, los procesos de soporte de flujo de trabajo de ventas, compras, producción y almacén solo pueden resolverse en un único sistema de información con un sistema de contabilidad. Por ejemplo, en la plataforma 1C 8 sistema de gestión de documentos electrónicos "PiterSoft: Process Management" o
Por ejemplo, en la plataforma 1C 8 sistema de gestión de documentos electrónicos puede trabajar en una sola base de datos con el producto "1C: Gestión de nómina y personal" o "1C: Gestión empresarial de producción", que le permite resolver de manera integral tanto tareas funcionales (por ejemplo, contratación) como contables (cálculo de salarios) y gestión (tomar una decisión motivacional sobre un aumento de salario o una multa), y las tareas de interacción y transferencia de información (paso de un documento en la ruta, asociado a la notificación oportuna de todos los participantes interesados en el proceso de acuerdo con el procedimiento previamente aprobado ).
"," Tesis "y 1C: Gestión documental. La participación de estas soluciones en la base de TAdviser supera el 60%.
Al mismo tiempo, durante el último año ha aparecido en él información sobre unos 600 nuevos proyectos. En 2019, la base de TAdviser se reponía con mayor frecuencia con información sobre implementaciones de los sistemas Elma, "Thesis", DirectumRX y "1C: Document Management".
Si consideramos las implementaciones de los proveedores, teniendo en cuenta todas las soluciones de una empresa en particular relacionadas con EDMS/ECM, entonces, en este caso, el Top 5, a fines de 2019, se verá así: Directum, Elma, Docsvizhn y Haulmont.
2018
A diciembre de 2018, la base de datos de proyectos EDMS/ECM de TAdviser incluía información sobre más de 5100 implementaciones. Desde diciembre de 2017, es decir, Desde la publicación del informe anterior, se ha repuesto con casi 700 proyectos nuevos y de archivo.
La mitad de todos los proyectos, cuya información está disponible en el sitio, se encuentran en 5 sistemas domésticos: Directum, Elma, Docsvision, Delo y Thesis.
Si observa la implementación de todos los productos de la clase EDMS / ECM de proveedores específicos, entonces, por la cantidad de proyectos, los cinco principales se verán así: Directum, Elma, Electronic Office Systems (EOS), Doksvizhn y Haulmont.
2017
Los sistemas EDMS/ECM más populares
A principios de diciembre de 2017, la base de datos de proyectos EDMS/ECM de TAdviser incluía información sobre aproximadamente 4 440 000 implementaciones. Desde noviembre de 2016, es decir, desde la publicación del informe anterior, se ha reabastecido con 460 proyectos nuevos y de archivo.
Más de la mitad de todos los proyectos, cuya información está disponible en el sitio, se encuentran en 5 sistemas domésticos: Directum, Docsvision, ELMA, Delo y 1C: Gestión de documentos.
Si observa la implementación de todos los productos de la clase EDMS / ECM por parte de proveedores específicos, entonces, en términos de la cantidad de proyectos, los cinco principales, como hace un año, se verán así: Directum, Electronic Office Systems (EOS) , ELMA, Doksvizhn y 1C.
2016
Los sistemas EDMS/ECM más populares
A principios de noviembre de 2016, la base del proyecto TAdviser incluía información sobre 3980 implementaciones de sistemas EDMS/ECM en diversas industrias. Según estos datos, el mayor número de proyectos se completó con los sistemas Directum (677 proyectos), ELMA (446), Delo (430), DocsVision (428) y 1C: Document Management (164).
Por supuesto, estas cifras están lejos del número real de implementaciones, porque, por ejemplo, solo en el sitio web de la empresa 1C hay información sobre más de 1,5 mil implementaciones de 1C: Gestión de documentos. Sin embargo, los datos expresados permiten comprender qué sistemas se usan con mayor frecuencia en Rusia.
En los diez sistemas implementados con mayor frecuencia, solo dos soluciones extranjeras están representadas: Documentum y SharePoint. Esto se explica, en primer lugar, por el hecho de que los proyectos en los que se utilizan productos extranjeros se toman por volumen y no por cantidad.
Proveedores por número de implementaciones de EDMS/ECM
El gráfico anterior muestra las implementaciones totales de todos los sistemas de proveedores específicos que pertenecen a la clase EDMS/ECM. Si un proyecto utilizó dos o más soluciones del mismo proveedor, que se clasifican como EDMS (ECM) en la base de datos de TAdviser, la implementación de cada solución se tuvo en cuenta por separado.
2015
Los sistemas EDMS/ECM más populares
Según TAdviser, el sistema de gestión de documentos electrónicos de Delo es líder en número de implementaciones. En la base de datos de TAdviser para todo el período de observación, hay 418 proyectos completados con esta solución. Se implementaron un poco menos de proyectos usando DocsVision - 416 implementaciones. También entre los cinco primeros en términos cuantitativos se encuentran los sistemas ELMA, Directum y "1C: Document Management 8" - 393, 368 y 124, respectivamente. En total, la base de datos TAdviser, a noviembre de 2015, contiene información sobre más de 3,3 mil proyectos.
Entre todos los proyectos completados en 2014, y hay alrededor de 500 de ellos en la base de datos de TAdviser, la mayor cantidad de implementaciones recayó en ELMA, Directum, Delo, DocsVision y "
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Los documentos se pueden firmar en papel o electrónicamente. En papel durante mucho tiempo, electrónicamente, no está claro cómo.
Pavel Ovchinnikov
12 años trabajando con documentos electrónicos
Pero aquí llevo doce años lidiando con documentos electrónicos y les diré: esto es una emoción increíble. Déjame decirte cómo funciona todo, con ejemplos.
Hablando brevemente
Para comenzar a realizar la gestión de documentos electrónicos, necesita:
- Convence a las contrapartes para que comiencen a intercambiar documentos electrónicos.
- Comprar un certificado de firma electrónica.
- Decidir sobre el método de envío de documentos: a través de un servicio especial o sin él.
Quién necesita documentos electrónicos
A pesar de la comodidad y la modernidad, pocos realizan la gestión de documentos electrónicos. Si un empresario de impuestos simplificados concluye un par de contratos al año, es posible que no tenga tanto miedo de enviar documentos impresos un par de veces. Pero hay casos en los que la gestión electrónica de documentos es extremadamente útil.
Grandes compañias documentos electronicos ayudar a reducir costos si el volumen de correspondencia externa excede varios cientos de documentos por mes. Para ellos, la entrega de valores afecta directamente la velocidad de las transacciones. Los costos del flujo de documentos pueden ascender a cientos de miles de rublos al año, y los riesgos asociados con pérdidas, errores y multas de las autoridades fiscales aumentan los costos aún más.
Incluso si ahora firma un acta cada seis meses, esto no significa que su negocio no crecerá. Es posible que tenga grandes socios que trabajen con documentos electrónicos y le exigirán lo mismo.
por ejemplo
La tienda en línea acumuló regularmente cuentas por cobrar por valor de decenas de millones debido al hecho de que la factura se volvió a cometer un error: los productos están en un camión, no se pueden llevar al almacén. Mientras esperan que llegue el mensajero con el documento corregido del proveedor, pasan los días. Introdujimos los documentos electrónicos y ahora todos los ajustes en los documentos toman menos de una hora.
Y en una gran empresa de venta de energía durante las salidas al campo. auditorías fiscales los inspectores encontraron anualmente violaciones y errores en los documentos. El cheque de las multas llegó a 120.000 rublos al año. Llegó al punto en que el departamento de finanzas puso este dinero en el presupuesto por adelantado como gastos generales. Introdujeron la gestión de documentos electrónicos, y ahora la corrección de los documentos está controlada por programas, no por personas. No hay más errores.
¿Qué es un documento electrónico?
Un documento electrónico es un archivo doc o pdf normal que se puede crear y leer en cualquier editor. Es importante que esté firmado con una firma electrónica especial y enviado de forma especial.
Para que un socio, abogado o juez no tenga dudas de que fuiste tú quien firmó el documento electrónico y nadie lo cambió, los expertos en seguridad digital idearon firma electronica. Es como una huella dactilar superpuesta a un conjunto único de bits y bytes en su documento. En términos generales, al firmar algo con una firma electrónica, está diciendo: "Confirmo la autenticidad de este conjunto de bits".
Se adjunta una firma electrónica a cualquier documento, después de lo cual se considera firmado. El documento se puede leer sin firma. Solo garantiza que tiene el mismo documento sin cambios frente a usted, en la forma en que se le envió. Si cambia algo en el documento y lo guarda, su conjunto de bits cambiará: la firma no será válida.
por ejemplo
Las dos empresas decidieron firmar contrato electronico. Hicimos un contrato y acordamos los términos. Ahora una empresa firma el contrato con su firma y se lo envía a otra. Ella abre el contrato y decide arreglar algo en silencio, por ejemplo, el monto de las multas. Corrige. Ahorra. Envía primero. Ella mira - ¡ups! - la firma original de este contrato está rota. Así que algo ha sido arreglado, villanos. Luego van a golpear la cara, probablemente.
Dónde obtener una firma electrónica
La firma electrónica se compra en un centro de certificación especial. Basta con encontrar un centro conveniente en su ciudad. Lo principal es que se incluya en la lista de centros acreditados del Ministerio de Comunicaciones de la Federación Rusa.
Lo mismo se puede hacer directamente en la oficina del centro de certificación: simplemente venga con todos los documentos y complete una solicitud. Pero en este caso, tendrá que esperar a que se realice el pago sin efectivo; esto puede demorar varias horas. Es imposible pagar un certificado de una empresa en efectivo, al igual que es imposible recibirlo a distancia.
¿Cómo funciona una firma electrónica?
La fuerza legal de una firma electrónica se describe en la ley federal "Sobre la firma electrónica".
La ley define los tipos de firmas: simples, incondicionales y calificadas. Puede firmar documentos con cualquiera de ellos, pero con reservas: calificado - para impuestos, licitaciones y, en algunos casos, para la corte; simple y no calificado - para todo lo demás.
Firma simple o sin salvedades
Opción asequible y barata, pero con aplicación limitada. Una firma no calificada contiene algoritmos criptográficos, pero ninguna autoridad certificadora la verifica. Uno simple es solo una combinación de un nombre de usuario y contraseña, una cuenta en un sitio web de servicios públicos o una dirección de correo electrónico de una contraparte.
Dichas firmas son adecuadas si no participa en subasta electronica, no intercambiar documentos primarios electrónicos y no enviar declaración de impuestos. Se puede utilizar una firma simple para contratos, facturas y actos, pero deberá firmar un acuerdo por separado con la contraparte y dejar constancia del consentimiento de las partes para confiar en dicha firma.
Si tiene docenas de contrapartes y diferentes documentos, el esquema no funcionará. Deberá firmar dicho documento con todos y, con el tiempo, este proceso se ralentizará, no acelerará el trabajo. Entonces es mejor pensar en otro certificado de firma electrónica.
Para usar una firma electrónica simple, debe imprimir y firmar una versión en papel del acuerdo o incluir una cláusula especial en el contrato con la contraparte; este es un requisito de la ley.
firma cualificada
Esta firma es adecuada para facturas e impuestos. Por ley, las facturas electrónicas solo pueden firmarse con dicha firma. Costos certificado calificado a partir de 1000 R, puede comprarlo solo en un centro de certificación que sea parte de la zona de confianza de FTS.
Cada año, el certificado de Firma Cualificada debe renovarse, lo que se suma a las preocupaciones: debe controlar el período de validez y solicitar una reemisión a tiempo.
Para trabajar con una firma calificada, debe instalar un programa especial, un medio de protección de información criptográfica. El programa adjunta una firma electrónica al documento y verifica las firmas de otros participantes en el intercambio.
Puede elegir un programa pago ("Cryptopro DSP") o gratuito ("Vipnet DSP"). Funcionalmente, son casi iguales, pero puede haber problemas de compatibilidad con el gratuito. Ambos funcionan en Windows y Mac. El pago cuesta alrededor de 1000 R, el pago anual por el certificado de firma electrónica es de alrededor de 1000 R.
Algunos utilizan una firma electrónica basada en la nube, para lo cual no es necesario instalar un programa de criptoprotección. La firma en la nube se almacena en el servicio de intercambio, y cada vez que firma un documento, recibe un SMS que confirma la acción en su teléfono. Dicho certificado es más barato y más cómodo de usar, pero menos seguro que un programa de protección criptográfica.
¿Por qué necesita un procesador de documentos?
Se puede enviar un documento electrónico firmado por correo electrónico normal, pero esto no es seguro. Si el correo es pirateado, los documentos quedarán en manos de los atacantes. Por lo tanto, por ejemplo, oficina de impuestos acepta declaraciones sólo a través de servicios especiales. A través de los mismos servicios, debe intercambiar facturas electrónicas, de lo contrario violará la orden del Ministerio de Finanzas de Rusia. Dichos servicios se denominan operadores de flujo de documentos.
Para un usuario simple, este es un correo electrónico bombeado. Funciona a través de un navegador, hay carpetas con entrada y salida, directorio de direcciones, búsqueda integrada, editor de documentos. Inside: un servicio altamente cargado con canales de comunicación seguros y encriptación, que garantizan la seguridad de la transmisión de documentos.
Ni siquiera es necesario celebrar un acuerdo con un operador de gestión de documentos electrónicos. Simplemente regístrese, cargue un certificado de firma electrónica y pague la factura. El operador se encarga del resto: notifica al Servicio Federal de Impuestos que se ha unido al intercambio, supervisa los formatos y garantiza el cumplimiento de la legislación de la Federación Rusa.
Hay varias docenas de tales servicios en Rusia. En términos de precio, funcionalidad, confiabilidad y velocidad, son casi iguales. Es costumbre elegir operadores en función de la calidad del servicio: qué tan rápido funciona el soporte técnico, si el operador está listo para ayudar a conectar a las contrapartes, qué oportunidades ofrece y si tiene consultores analistas que lo ayudarán a implementar el servicio en el trabajo.
Su contraparte también tendrá que conectarse con el operador. Él puede elegir el suyo o cualquier otro; luego, el intercambio pasará por roaming, como en comunicación celular.
cuanto cuestan los documentos electronicos
Trabajando a través de un operador, solo paga por el documento firmado por ambas partes. En promedio, el costo de enviar un documento es de aproximadamente 6-8 R, y todos los que ingresan son gratuitos.
Por lo general, los principiantes compran un paquete mínimo de 300 documentos, que termina muy rápido. Entonces necesitas comprar el siguiente paquete. Es más rentable comprar un paquete anual ilimitado o pactar condiciones individuales.
Cambiar a documentos electrónicos es beneficioso si envía 100 o más documentos por mes o al menos 1000 documentos por año. Entonces reducirá el costo del papel y la entrega en casi 5 veces.
cuanto cuesta el papeleo
1000 documentos en papel