Dragi prieteni, astăzi am decis să scriu despre un punct dureros - despre cum să scrieți scrisori 😉 . Cred că mulți specialiști din diverse domenii primesc zilnic multe scrisori cu întrebări și cereri de ajutor.
Slujitorul tău ascultător nu face excepție 🙂. Numărul de scrisori cu întrebări și cereri de ajutor este în medie de 40-50 pe zi și uneori depășește capacitatea mea fizică de a le răspunde.
O parte semnificativă a corespondenței este formată din scrisori în care întrebările și descrierile problemelor nu sunt corect formulate, motiv pentru care necesită scrisori suplimentare de clarificare, ceea ce ocupă timp suplimentar atât pentru expeditor, cât și pentru destinatar.
În această postare, vreau să vorbesc despre cum să scrieți corect scrisori cu întrebări către specialiști, astfel încât obținerea informațiilor de care aveți nevoie să ia un minim de timp și să nu necesite corespondență inutilă.
Regula principală, după părerea mea, este că într-o scrisoare este foarte important să precizezi că prețuiești timpul destinatarului. Totul ar trebui să fie scurt și clar.
1. Salutare
Cred că orice scrisoare trebuie să înceapă cu un salut. „Bună ziua”, „Bună ziua”, „Bună ziua” - scrierea acestor cuvinte nu este dificilă și durează câteva secunde. Mie personal nu-mi plac scrisorile care nu salută. Nimic nu este prețuit atât de scump sau dat atât de ieftin ca curtoazia.
2. Adresă după nume
Pe toate paginile blogului, site-ul unde există un formular părere(de exemplu, pagina „ ”), scriu întotdeauna „Numele meu este Michael”, așa că nu văd o problemă în a nu adresa literele după nume. În subconștient, orice persoană adoră să fie numită pe nume.
Și deși îl iubesc pe „Mike” mai mult decât pe „Mikhail” 😉 , orice apel pe nume va fi potrivit 🙂 .
3. Mai întâi pe Google
De câte ori în corespondență a trebuit să dau link-uri către materiale pe care le-am găsit prin simpla tastare a unei întrebări adresate mie într-un motor de căutare! Nici măcar nu am destule degete de la mâini și de la picioare!
Serios, vă sfătuiesc sincer să căutați mai întâi pe google întrebarea care vă interesează în diverse versiuni (inclusiv în engleză, puteți traduce prin Google Translate) și să vă faceți timp să studiați materialele găsite.
În cele mai multe cazuri, puteți găsi cu ușurință răspunsuri la întrebările dvs. în motoarele de căutare sau pe forumuri (mulți oameni vin acolo pentru a comunica, a discuta probleme specifice pe diverse subiecte și a răspunde la întrebări). De ce să pierzi timpul altei persoane când, în multe cazuri, tu însuți poți găsi cu ușurință tot ce ai nevoie?
🔥 Apropo! Susțin un curs plătit despre promovarea site-urilor Shaolin SEO în limba engleză. Dacă sunteți interesat, puteți aplica pe site-ul său seoshaolin.com.Vă doresc o creștere cu succes a traficului către site-urile dvs.!
Desert pentru azi - un videoclip despre cum un tip se ridică pe o bară orizontală pe un deget. Vreau si eu :)
Ești sigur că, printre sutele de scrisori pe care le vede destinatarul, scrisoarea ta iese cu adevărat în evidență? Specialiștii în dezvoltarea carierei și marketerii au vorbit despre cum să indice corect subiectul unui e-mail, astfel încât destinatarul să îl deschidă și să îi răspundă în timp util.
1. Includeți întotdeauna un subiect
Ignorarea câmpului de subiect al unui e-mail este cea mai mare greșeală pe care o face un expeditor atunci când așteaptă un răspuns în timp util. Subiectul scrisorii, de regulă, indică destinatarului conținutul mesajului și îl face pe acesta să decidă dacă deschide sau nu scrisoarea. Un e-mail cu un câmp de subiect gol este probabil să fie șters imediat, deoarece îl enervează pe destinatar, deoarece trebuie să deschidă e-mailul pentru a afla despre ce este vorba.
2. Mai întâi, introduceți subiectul scrisorii și apoi începeți să scrieți mesajul
Mulți oameni cred că subiectul unui e-mail este o sarcină secundară după ce îl scrie. Totuși, Amanda Augustine, care lucrează ca consultant de carieră la The Ladders, subliniază că subiectul scrisorii este o prioritate pentru autor. În primul rând, este subiectul care dă tonul mesajului și, în al doilea rând, nu vă permite să fiți distras de alte subiecte.
3. Fii scurt
În timp ce atunci când deschideți căsuța de e-mail pe un monitor de computer puteți vedea 60 de caractere în linia de subiect, pe un smartphone puteți vedea doar 25-30 de caractere. Prin urmare, potriviți subiectul literei în 6-8 cuvinte. Acest lucru va fi mai mult decât suficient.
4. Indicați cel mai important lucru la începutul subiectului e-mailului
Dmitri Leonov, vicepreședintele SaneBox, a spus că aproximativ 50% dintre e-mailuri sunt vizualizate de la telefoane mobile. Luați în considerare acest lucru și scrieți cel mai important lucru chiar la începutul subiectului scrisorii. În caz contrar, în 50% din cazuri, părți importante ale mesajului pot fi pur și simplu tăiate de dispozitivele mobile și nu citite de destinatari.
5. Evita cuvintele inutile
Nu împrăștiați subiectul cu fraze inutile precum „Bună ziua”, „Îmi pare bine să vă cunosc”, „Mulțumesc” și așa mai departe. În primul rând, nu înseamnă nimic pentru destinatar. În al doilea rând, le puteți folosi în siguranță în scrisoarea în sine, ceea ce va fi și mai logic.
6. Fii clar și specific în linia de subiect
Subiectul scrisorii ar trebui să indice exact despre ce va fi scrisoarea. Tocmai cu subiectul scrisorii, destinatarul trebuie să prioritizeze și să decidă când anume trebuie să îi răspundă. De exemplu, un mesaj cu subiectul „Ai acum timp liber pentru a-mi rezolva întrebarea?" este foarte vagă, deoarece nu îi oferă destinatarului să înțeleagă ce anume își dorește de la el și îl obligă să deschidă scrisoarea. Prin urmare, dacă trimiteți un CV, nu ezitați să vă scrieți numele și numele postului vacant pentru care aplicați în linia de subiect Dacă doriți să adresați o întrebare unui coleg sau partener despre proiectul curent, atunci indicați numele proiectului specific în linia de subiect.
7. Păstrați tema simplă și îndemn la acțiune
Acest sfat este util în special pentru agenții de marketing și pentru cei care trimit e-mailuri de marketing. Kip Bodnar, vicepreședintele Hub Spot, sfătuiește să scrieți un subiect care să-l cheme pe destinatar la acțiune și să-l intereseze.
8. Folosiți cuvinte cheie pentru a căuta și a filtra în continuare
Mulți profesioniști au dosare cu subiecte în e-mailul lor și, de asemenea, folosesc în mod activ filtre pentru a căuta anumite e-mailuri. Prin urmare, dacă nu există astfel de etichete în subiectul scrisorii dvs., atunci scrisoarea dvs. nu va fi observată. Prin urmare, este foarte important să folosiți cuvinte cheie care reflectă subiectul scrisorii, pentru ca pe viitor destinatarul să o găsească cu ușurință prin sistemul de căutare.
9. Specificați dacă aveți nevoie de un răspuns
Când o persoană primește o scrisoare, este, de asemenea, important pentru el să știe dacă trebuie doar să o citească sau dacă trebuie să i se răspundă. Deci, spune Amanda Augustine, pune „Vă rugăm să răspundeți” sau „Vă rugăm să citiți” în subiectul e-mailului dumneavoastră. De asemenea, puteți folosi expresia „Pentru informarea dumneavoastră”. Este folosit pentru a informa destinatarul că va fi interesat de mesaj. Subliniază în e-mailul de afaceri că expeditorul dorește să informeze destinatarul, dar mesajul nu este o instrucțiune și nu solicită destinatarului să efectueze acțiuni legate direct de mesaj.
10. Indicați un termen limită în rândul subiectului
Dacă trimiteți o mulțime de informații în corpul scrisorii, dar aveți nevoie să primiți răspuns într-un anumit interval de timp, atunci indicați-o în subiectul scrisorii. Acest lucru va crește semnificativ șansele de a citi și de a răspunde la mesaj în timp util. De exemplu, ați putea spune „Vă rugăm să răspundeți la acest e-mail până la sfârșitul zilei de vineri lucrătoare”.
11. Dacă cineva v-a îndrumat către acest destinatar, anunțați-l
Dacă contactul destinatarului v-a fost oferit de orice partener, client, coleg, atunci indicați numele acestuia direct în linia de subiect, și nu în scrisoarea în sine. În primul rând, un nume familiar va atrage atenția destinatarului. În al doilea rând, îi va oferi destinatarului o idee despre un proiect sau o problemă cu care îl puteți aborda.
12. Evidențiați ceea ce doriți să oferiți
Dacă trimiți un e-mail rece, nu știi dacă oferta ta va fi de interes pentru destinatarul tău. Prin urmare, indicați în linia de subiect ceea ce oferiți și, de asemenea, spuneți-ne despre bonusuri - reduceri, oferte speciale.
13. Introduceți numele destinatarului sau numele companiei
Trebuie să știi cui îi trimiți scrisoarea. Și, de asemenea, destinatarul ar trebui să realizeze imediat că această scrisoare este destinată în mod special pentru el. Kip Bodnar afirmă că una dintre cele mai bune modalități de a arăta acest lucru este să includă numele său sau numele companiei în linia de subiect. De exemplu, ai putea scrie: „Vladimir, uită-te la aceste cifre: vânzările companiei au crescut cu 25%”.
14. Folosiți cuvinte care limitează timpul de răspuns la literă
Dacă doriți să atrageți atenția cuiva și să convingeți destinatarul să vă răspundă, puneți termenul ofertei dvs. în subiectul e-mailului. De exemplu: „Înregistrarea este necesară astăzi”, „Numărul de locuri este limitat – grăbiți-vă să vă înscrieți la eveniment”.
15. Nu începeți o propoziție în subiectul unui e-mail care se termină în e-mailul în sine.
Dacă începi să scrii o întrebare sau o propoziție în subiectul scrisorii, atunci încheie-o imediat, fără a continua în scrisoarea în sine. Acest lucru îl enervează pe destinatar, deoarece îl obligă să deschidă scrisoarea și să continue să citească. Gândiți-vă, poate un mesager sau chiar un apel este mai potrivit pentru o întrebare scurtă?
16. Recitiți mesajul din linia de subiect
Amanda Augustine recomandă recitirea subiectului înainte de a trimite. De ce asta? De foarte multe ori, atunci când un expeditor trimite o întreagă „grămadă” de scrisori către diverși destinatari, ei uită să schimbe numele sau numele companiei în linia de subiect. Acest lucru poate enerva destinatarul sau chiar jignește. Prin urmare, înainte de a trimite o scrisoare, recitiți-o și verificați dacă există inconsecvențe.
17. Nu scrie cu majuscule
Folosirea cuvintelor majuscule atrage atenția, dar în direcția greșită. Această metodă face scrisoarea dificil de citit și îl face pe destinatar să se îngrijoreze la nivel subconștient. În schimb, poți folosi liniuțe, punctele două puncte pentru a trage o linie între cuvinte și a sublinia ceva.
Traducerea articolului a fost pregătită de Ekaterina Nikitina pe baza materialelor de la Business Insider
18 167 370 0
Un angajat din orice domeniu se confruntă mai devreme sau mai târziu cu problema scrierii unei scrisori de afaceri. Întrebarea principală este cum să încep și cum să termin? Multe site-uri oferă reguli de bază și exemple, cu puțină atenție la partea finală a documentelor.
Scrisoarea trebuie să fie perfectă din toate punctele de vedere. Chiar și cea mai mică nerespectare a regulilor vă poate afecta credibilitatea sau prestigiul companiei.
LA forma scurta Vă sugerăm să vă familiarizați cu principalele reguli ale scrisorilor de afaceri și să vă concentrați mai în detaliu asupra părții finale a scrisorii oficiale.
Vei avea nevoie:
Reguli generale pentru scrisorile de afaceri
- Când scrieți o scrisoare, amintiți-vă că nu vă exprimați propria părere, ci vorbiți în numele entitate legală(instituții, organizații sau întreprinderi).
- Este responsabilitatea dumneavoastră să prezentați clar rezultatele pe care doriți să le obțineți cu această scrisoare și să utilizați eficient toate posibilitățile textului.
- Definiți clar planul de prezentare, evidențiind informațiile pentru introducere, corp sau final.
- În introducere, după contestație, pregătim destinatarul pentru percepție. Ar putea fi rezumat evenimentele care au dus la realizarea documentului. Partea principală conține o declarație a esenței problemei cu argumentele necesare (explicație, calcule numerice, trimiteri la acte legislative).
Un text mai eficient și mai ușor de citit, în care, mai întâi, este expusă o propunere, cerere sau cerere, apoi argumentul și partea introductivă lipsește cu totul.
O parte a finalului - aplicații
Anumite documente au anexe care completează, clarifică sau detaliază anumite probleme. Se notează neapărat la sfârșitul scrisorii, retrăgându-se de la ultimul paragraf câteva rânduri.
Metode de proiectare a aplicației:
1) Cererile care sunt menționate în text, apoi se întocmește un semn pe aceasta după cum urmează:
Anexă: pe 5 pagini, în 3 exemplare.
2) Aplicațiile care nu sunt indicate în text trebuie să fie enumerate, asigurați-vă că indicați titlul, numărul de pagini din fiecare cerere și numărul de copii.
Anexă: „Actul de evaluare a costului construcției în curs”, pe 2 pagini, în 3 exemplare.
3) Uneori există mai multe aplicații. Apoi sunt enumerate după nume și numerotate. Cu un număr mare de aplicații, lista lor este compilată separat, iar în scrisoarea de după text notează:
Anexă: așa cum este listat la … p.
Atașați copiile documentelor la scrisoare, în ordinea în care au fost numerotate în atașament.
Cererea, de regulă, este semnată de șefii diviziilor structurale. În cazul în care anexele sunt legate, nu este necesară indicarea numărului de pagini.
Politețea și corectitudinea stau la baza finalului
Există diverse opțiuni construcția finalului. Depinde de ce s-a spus în scrisoare.
Cele mai utilizate exemple de completare:
1) Repetați mulțumirile oferite la început sau doar mulțumiți pentru ajutor:
Iti multumesc din nou...
Lasă-mă să-ți mulțumesc din nou...
Dorim să ne exprimăm încă o dată sincera mulțumire față de...
Multumesc pentru ajutor …
2) Exprimați speranțe:
Sperăm că acordul va fi reciproc avantajos...
Sperăm că oferta noastră vă va interesa...
Așteptăm cu nerăbdare o cooperare strânsă și reciproc avantajoasă...
Sper să vă pot întâlni personal în curând...
Sper să primesc răspunsul dvs. în curând...
3) Asigurarea destinatarului (de obicei, are un efect psihologic pozitiv asupra destinatarului):
Vă asigurăm că puteți conta pe sprijinul nostru...
Abia asteptam sa lucram cu dumneavoastra...
Aș fi bucuros să cooperez cu tine și aștept răspunsul tău...
4) Cerere:
Vă rugăm să citiți cu atenție și să răspundeți...
Va rugam sa ne anuntati urgent...
Vă rugăm să luați măsuri imediate pentru a îmbunătăți situația...
Va rog sa ma sunati la orice ora convenabil pentru dvs...
5) Repetarea unei scuze deja exprimate pentru inconvenient:
Încă o dată, îmi cer scuze pentru neplăcerile cauzate...
Ne cerem scuze sincer pentru această întârziere involuntară a plății...
Despărţire
1) În corespondența oficială, vă puteți lua rămas bun în diferite moduri:
Cu sinceritate…
Cu stima si cele mai bune urari…
Al dumneavoastră…
Vă dorim succes.
2) Dacă cunoașteți bine destinatarul sau cooperați cu succes cu el, atunci puteți încheia scrisoarea cu fraze prietenoase (nu amiculism):
Cu stimă…
Cele mai bune gânduri…
Cu recunoștință și cele mai bune urări.
Puteți finaliza documentul fără a utiliza aceste construcții!
Caracteristici de completare a scrisorii în limba engleză
- De obicei, se termină o scrisoare formală astfel: Sincerely Yours (Sincerely yours) sau pur și simplu A ta(A dvs.) și semnătura, indicând sub ea numele și funcția dvs.
- Pentru a nu-ți pune partenerul într-o poziție dificilă și pentru a nu te face să faci presupuneri despre sexul tău, fă-ți osteneala să-ți scrieți numele în întregime, adică nu P.R.Dovzhenko, ci Pavel Dovzhenko.
Semnătură
Funcționarii semnează documente care sunt de competența lor.
„Semnătura” necesară constă în titlul funcției, parafa și prenumele persoanei care a semnat documentul.
Director al fabricii Mramor (semnătură) A.B. Koval
Documentele care se încheie în instituțiile care funcționează pe principiul unității de comandă sunt semnate de un singur funcționar (șef, adjunct sau angajat căruia i se încredințează aceasta).
Actele organelor colegiale (proces-verbal, hotărâri) se semnează cu două semnături (șef și secretar). Ordinul este semnat de lider.
Două sau mai multe semnături sunt puse pe documente pentru conținutul cărora sunt responsabile mai multe persoane:
- Documentele monetare și financiare se semnează de către conducătorul instituției și contabilul-șef;
- Acordurile sunt semnate de reprezentanții părților contractante.
Semnăturile mai multor persoane pe documente sunt plasate una sub alta în succesiune corespunzătoare ierarhiei serviciului.
Director (semnătură) S.P.Antonyuk
Contabil șef (semnătură) V.T.Dudko
Dacă documentul este semnat de mai multe persoane care deţin aceeasi pozitie, semnăturile acestora trebuie plasate la același nivel.
Director al fabricii „Luch” Director al fabricii „Svet”
(semnătură) V.R. Sakhno (semnătură) L.P. Kotov
Semnătura începe cu inițiale (plasate înaintea numelui de familie), apoi cu numele de familie. Descifrarea semnăturii dintre paranteze nu este necesară!
Sigiliu
Pe unele documente, pentru a consolida forța juridică, acestea pun amprenta sigiliului: contracte, decrete, încheieri etc. Amprenta trebuie să cuprindă o parte din titlul postului și o semnătură personală.
data
Data este plasată sub semnătura din stânga.
Scrisoarea oficială este datată în ziua semnării sau aprobării acesteia de către conducătorul instituției.
Există o ordine general acceptată de întâlnire:
- Elementele date sunt scrise într-o singură linie cu trei perechi de cifre arabe în succesiune: zi, lună, an;
- dacă numărul ordinal al zilei sau lunii este numărul primelor zece (de la 1 la 9), atunci se pune un zero în fața acestuia: 03.01.15 .
- Cuvânt an, reducere G. nu pune.
- La sfârșit, verifică scrisoarea pentru erori gramaticale și vezi dacă există ceva de prisos.
- Rugați un coleg sau, dacă este posibil, un supervizor să citească scrisoarea. O privire din exterior va ajuta la identificarea defectelor care ar putea să nu fie observate.
- Nu uitați să includeți telefonul/adresa dvs E-mail. Acest lucru este adesea necesar pentru a rezolva rapid problema identificată în scrisoare.
- Pe lângă cerințele generale universale și regulile de proiectare, trebuie avut în vedere faptul că fiecare tip de document are propriile caracteristici de proiectare.
Vă rugăm să rețineți că nu toate documentele sunt lista completa detaliile enumerate mai sus, ci doar un anumit set dintre cele care asigură forța juridică și integralitatea acestui tip particular de document.
Succes cu tranzacțiile și răspunsurile dorite!
întrebări frecvente
Ce e frumos să scrii la sfârșitul unei propuneri de afaceri?
Nu utilizați cuvinte și expresii în etapa finală care pot fi considerate manipulare („sperăm într-o cooperare reciproc avantajoasă”, „vă mulțumim anticipat pentru răspuns”, „vă vom aștepta scrisoarea de răspuns”, etc.).
Ce să scrieți la sfârșitul scrisorii „cu cele mai bune urări” sau „cu respect”?
Cu siguranță, „cu respect”, trebuie să aderați la stilul de comunicare de afaceri.
Ce scriu de obicei la sfârșitul unei scrisori dacă cer un răspuns rapid?
LA scrisoare de afaceri ei nu scriu asa ceva.
Ar trebui să scriu în semnătura unui e-mail: „cu respect” sau „cu respect”?
"Cu sinceritate".
Cum se înlocuiește semnătura „cu respect”?
„Cu tot respectul”, „Cu tot respectul”.
Cum să închei o scrisoare de prezentare?
Vă mulțumim pentru atenție.
Care este un alt mod de a scrie „aș dori să notific”?
„Aș dori să informez”, „să sesizez”, „anunț”, „anunț”, „aduc la cunoștință”.
Sintagma: „Îmi voi încheia raportul cu cuvinte”, corect?
Email-ul a fost întotdeauna și rămâne principalul mod de comunicare în lumea afacerilor. O scrisoare bine scrisă este deja jumătate din succes. Dar nu oricine poate compune astfel de scrisori. Uneori, când citiți o scrisoare cu o propunere de afaceri, nu devine complet clar ce anume vor să vă ofere, ce fel de beneficii veți obține din aceasta și de ce v-ați petrecut chiar și timp citind și înțelegând această scrisoare.
Capacitatea de a scrie scrisori corecte, persuasive vine cu practică. Și este bine când experiența acumulată este împărtășită, permițând astfel altor oameni să nu calce pe aceeași greblă. Jeffrey James, autorul cărții Business to Business Selling: Power Words and Strategies From the World's Top Sales Experts, oferă sistemul său simplu în 6 pași pentru a scrie scrisori persuasive.
Drepturi de autor Shutterstock
1. Fii mereu clar despre ce vei scrie.
Scopul principal al scrisorii este de a determina destinatarul să ia o anumită decizie. Prin urmare, înainte de a începe să scrieți o scrisoare, întrebați-vă din nou despre ce doriți exact de la destinatar? Ce decizie ar trebui să ia după ce a citit scrisoarea dumneavoastră?
LA acest caz, incertitudinea este dușmanul tău jurat. Cu cât obiectivul tău este mai clar, cu atât scrisoarea ta va fi mai convingătoare.
2. Începeți scrisoarea cu concluzia dvs
Concluzia ta este o declarație a deciziei pe care destinatarul ar trebui să o ia pe baza conținutului scrisorii tale.
La școală, am fost învățați să începem întotdeauna cu o introducere. În cazul compilării scrisorilor persuasive, această afirmație este incorectă. În lumea afacerilor, toată lumea este prea ocupată pentru a-ți judeca capacitatea literară. Prin urmare, trebuie să vă puneți imediat la treabă.
De exemplu, doriți să obțineți permisiunea superiorilor dvs. pentru a instala o sală de sport într-unul dintre sediile companiei dvs.
Necorespunzător:
„Jim,
După cum știți, lipsește absenteismul angajaților acest moment este o problemă majoră care are un impact financiar destul de puternic atât asupra companiei noastre, cât și asupra altor companii din industria noastră... bla bla bla... Așa că ar trebui să luăm în considerare alocarea de bani pentru a înființa o sală de sport la sediul companiei noastre. »
Corect:
„Jim,
Vreau să aprobi instalarea unei săli de sport în biroul nostru.”
3. Împărțiți-vă argumentele în mai multe paragrafe ușor de digerat
Pentru ca argumentele în sprijinul ideii tale să fie ușor de citit și de înțeles, împărțiți-le în mai multe paragrafe.
Necorespunzător
„Conform unui raport guvernamental recent lansat, grupurile de activitate fizică sunt extrem de importante, chiar dacă puține companii își demonstrează angajamentul față de astfel de stimulente pentru angajați. Multe firme definesc aceste grupuri ca active subevaluate, dar nu au niciun plan să introducă astfel de grupuri în industrie, chiar dacă fitness-ul este strâns legat de succesul corporativ și personal. Cred că dacă nu introducem astfel de grupuri fizice în compania noastră, vom rămâne cu mult în urmă concurenței.”
Corect
„O sală de sport la birou va permite:
- reducerea absenteismului
- Creșteți productivitatea generală
4. Susține fiecare argument cu dovezi
Dacă scrieți o scrisoare constând din argumente continue, aceasta poate fi percepută ca o opinie personală continuă și nimic mai mult. Fiecare argument are nevoie de o dovadă. Altfel, cum să înțelegi că funcționează cu adevărat?
Necorespunzător
„O sală de sport la birou ar fi soluția potrivită pentru că oamenii preferă să meargă la muncă decât să stea acasă. De asemenea, va ajuta la reducerea incidenței generale în birou.”
Corect
„Reducerea numărului de absenteism. Potrivit unui sondaj realizat de National Institutes of Health în rândul a 1.000 de firme care au săli de sport în birourile lor, absenteismul angajaților în aceste companii este cu 20% mai mic decât în acele companii care nu au astfel de echipamente.
5. Repetați concluzia ca un îndemn la acțiune
La sfârșitul scrisorii, repetă din nou concluzia menționată chiar la început. Abia acum, ca un apel la acțiune concretă. În acest fel, îl conduci pe destinatar la o concluzie specifică pe care ar trebui să o facă după ce a citit scrisoarea ta. Acest apel ar trebui să fie simplu și specific.
Necorespunzător
„Vă vom fi foarte recunoscători dacă susțineți acest proiect”.
Corect
„Dacă răspundeți da la această scrisoare, voi iniția imediat procesul”.
6. Indicați beneficiul în linia de subiect al e-mailului
Subiectul scrisorii este aproape cea mai importantă parte. Deoarece ar trebui să anticipeze subiectul principal al scrisorii și să seteze destinatarul așa cum doriți. Și de aceea ar trebui să o completezi ultimul după ce ai scris toate argumentele și dovezile care susțin concluzia ta principală.
În mod ideal, subiectul scrisorii ar trebui să rezolve două sarcini importante: să-l intereseze atât de mult pe destinatar încât acesta a deschis și a citit scrisoarea; și ar trebui să conțină concluzia pe care doriți să o transmiteți destinatarului.
În cele mai multe cazuri, cel mai bun mod de a le face pe amândouă simultan este să scrieți despre beneficiile care vin odată cu luarea deciziei pe care o doriți.
Necorespunzător
„Impactul asupra sănătății angajaților programului de echipamente săli de sportîn birouri"
Corect
Cum putem reduce absenteismul angajaților?
Parerea ta este interesanta. Cum ați reacționa la ambele opțiuni și ce reguli urmați atunci când scrieți astfel de scrisori?
Dacă crezi că genul epistolar s-a scufundat în uitare, te înșeli profund. În viața de zi cu zi, nu te poți certa, a devenit obișnuit să faci apeluri telefonice sau să schimbi mesaje instant ICQ - simplu și rapid. Cu toate acestea, scrisorile joacă încă un rol important în relațiile de afaceri: o conversație telefonică, corespondența prin ICQ nu pot fi conectate la caz: aici sunt necesare documente mai serioase.
Este necesar să tratați scrierea scrisorilor de afaceri cu scrupulozitate și responsabilitate. Pentru orice scrisoare de afaceri, inclusiv cele trimise prin e-mail, se recomandă utilizarea antet, unde sunt indicate detaliile organizației. Acest lucru subliniază faptul că în spatele scrisorii există o companie de renume și este posibil să se ocupe de ea. Asigurați-vă că includeți data la care a fost scrisă scrisoarea. Este de dorit să scrieți luna cu litere, abrevierile, cum ar fi 01/20/02, sunt acceptate numai în Rusia și în practica internationala nu sunt folosite.
Scrisoarea de afaceri trebuie să conțină antet, dezvăluind conținutul textului. Acest lucru facilitează foarte mult procesarea și sortarea scrisorilor de către destinatar. În primul rând, trebuie să vă asigurați că scrisoarea dvs. este separată din masa celor similare și trimisă angajatului potrivit. Subiectul scrisorii este subliniat sau scris cu majuscule.
Adresa destinatarului se scrie de două ori: pe plic în partea dreaptă jos și în colțul din stânga sus al scrisorii. Dacă scrisoarea este închisă într-un plic cu o fereastră transparentă, atunci adresa este scrisă o dată - în scrisoare și este pliată astfel încât adresa destinatarului să fie în fereastră. Adresa se scrie in urmatoarea ordine: numarul locuintei, strada, numele orasului, regiune, republica (stat, judet, canton etc.), cod postal, tara.
După adresă - inițialele și prenumele destinatarului. Inițialele sunt precedate de abrevierile „Domnul”, „Doamna” sau „Doamna”. Dacă destinatarul are un rang sau un titlu, este mai bine să îl indicați în loc să vă adresați „Dl. În toate țările Europei de Vest și în Statele Unite, se consideră nepoliticos să omiteți titluri. Cu toate acestea, a scrie și a spune „Domnul + titlu + prenume” este obișnuit doar în Germania. În Franța și Anglia, titlul de nobilime al destinatarului este întotdeauna indicat în adresă, dar nu se obișnuiește să se menționeze în textul scrisorii.
Cuvintele „Domnul” și „Doamna” nu sunt de obicei folosite fără nume de familie și sunt întotdeauna prescurtate la „Domnul” sau „Doamna”, în timp ce este de dorit să scrieți titlurile și titlurile în întregime. În Anglia, după numele destinatarului, se scrie adesea tratamentul politicos „Esquire” (Esquire – Esq.) și nu este niciodată folosit împreună cu cuvântul „Mr”. Dacă doriți să trimiteți o scrisoare personal, atunci după nume, indicați: „Personal” (Privat – pentru Anglia, Personal – pentru SUA).
Dacă scrisoarea este adresată unei firme și ar trebui citită de o anumită persoană, se folosește expresia „Atenția...”. Puteți trimite o scrisoare la adresa companiei unei persoane a cărei adresă este necunoscută, iar compania în care lucrează, întreține o relație de afaceri cu aceasta, indicând „Prin” (Care of sau C/O).
Adresa de deschidere constă în mod tradițional din cuvintele „ Dragă domnule(Doamna) + nume” sau „Stimate domnule (Doamna) + nume”. În scrisorile formale, nu se obișnuiește să te adresezi „ție”, chiar dacă în viață ești scund. În funcție de gradul de apropiere cu corespondentul dvs., contestația poate începe cu cuvintele „Dragă + prenume” sau „Dragă + prenume”.
Nu este necesar să se scrie în recurs: „Uv. Domnule director! În acest caz, abrevierile sunt nepotrivite. Cuvintele „respectat”, „domnule”, „doamnă”, „director adjunct”, „șef de departament” și altele asemenea ar trebui scrise integral. În caz contrar, destinatarul are dreptul să creadă că nu îl respecți prea mult.
O impresie bună o fac scrisorile de afaceri în care, după salut, conțin câteva introducere compliment. De obicei ei spun că sunt bucuroși să primească o companie atât de cunoscută, că va fi o mare onoare pentru dvs. să oferiți servicii unui partener atât de solid etc. Ne putem exprima speranța pentru o cooperare pe termen lung și reciproc avantajoasă.
Impresiile proaste se fac prin scrisori de afaceri care conțin gunoi verbal („Desigur, suntem siguri că cooperarea cu noi va fi cu siguranță benefică pentru dumneavoastră.", politețe excesivă (" Vă rugăm să citiți această scrisoare""), adjective goale ( extraordinar, uimitor, minunat), pronume suplimentare (" suntem cu toții bucuroși să cooperăm cu tine și compania ta »).
Când scrieți scrisori de afaceri, nu folosiți directive. fraze de instrucție (« ar trebui sa ne contactati la telefon..."). Cu o astfel de frază, ai pus oamenii împotriva ta din punct de vedere psihologic. Nu le spuneți cu aroganță partenerilor cum ar trebui să se comporte. Mai bine scrie: Pentru a discuta detaliile ofertei noastre, ne puteti contacta telefonic..”. Sensul este același, dar tonul literei te pregătește pentru o atitudine mai prietenoasă față de tine.
Când scrieți despre activitățile firmei dvs., pentru a crea impresia de realizări concrete, acordați atenție alegerea verbelor. Verbele perfective vorbesc despre rezultate reale: completat, dezvoltat, crescut, creat, realizat etc.. Verbele imperfective creează mai mult nedefinit în raport cu rezultatul activității: produce, lucrează, execută, participă. Ele dau o idee mai degrabă despre funcțiile îndeplinite decât despre rezultatele obținute. Folosirea verbelor perfective va crea impresia de succes concret, ceea ce înseamnă că va crea impresia de soliditate și respectabilitate a companiei dumneavoastră.
LA scrisoare de cerere, daca este posibil, indicati pe scurt motivul, formulati in sine cererea clar, multumesc anticipat pentru executare. Ca semn de recunoștință pentru răspuns, ca expresie a pregătirii pentru cooperare sau ca mesaj informațional, scrieți scrisori de notificare. Sub o astfel de scrisoare este suficient să puneți semnătura referentului.
Scrisoare de reamintire trimise în cazurile în care convorbirile telefonice sau contactul personal nu reușesc să obțină rezultatul dorit. Scopul unei astfel de scrisori este de a vă aminti cu tact de necesitatea de a vă îndeplini obligațiile.
Scrisoare de confirmare este o garanție a promisiunilor date anterior sau a condițiilor deja convenite. O astfel de scrisoare este o expresie a curtoaziei și a respectului față de partener. LA scrisoare de revendicare trebuie să conțină revendicarea în sine, temeiul prezentării acesteia și cerințe specifice.
Ca răspuns la o reclamație scrieți scrisori de respingere. Este mai bine să începeți și să încheiați o astfel de scrisoare cu informații pozitive: de exemplu, enumerați cu ce sunteți de acord, apoi explicați motivul refuzului. Scrisoarea va ajuta, în ciuda refuzului, să susțină relație normală cu un client sau partener.
scrisoare de scuze de obicei conține o declarație a motivelor pentru care un acord preliminar este încălcat brusc. În unele cazuri, o astfel de scrisoare este trimisă după notificarea telefonică. Scrisoare de garantie trimisă ca obligație de plată pentru ceva, indicând tipul operațiunii de efectuat. Scrisoarea se termină cu expresia „Garantăm plata” și o indicație a noastră detalii bancareși are două semnături - șef și contabil șef.
Felicitări, mulțumesc, condoleanțe este mai bine să scrieți de mână pentru a sublinia o atitudine sinceră și individuală față de un partener.
O scrisoare de afaceri trebuie să conțină formula finală de curtoazie: „Cu respect”, „Cu respect”. LA scrisoare oficialăîn străinătate, de regulă, foarte cu adevărat al tău este folosit („Cu sinceritate al tău”). Mai mult, în scrisoarea de răspuns este de dorit să se folosească aceeași formulă de curtoazie ca și în cea primită.
După cum puteți vedea, totul este foarte simplu, deși există convenții mai mult decât suficiente. A scrie scrisori!