După ce concediul medical este predat de către angajat organizației sau antreprenorului său, angajatorul este responsabil de păstrarea acestuia. Dar stocarea oricăror documente este imposibilă fără contabilitatea lor corespunzătoare. Acest articol vă va spune cum să păstrați corect un jurnal. concediu medical, un exemplu al cărui exemplu poate fi găsit și în acest articol.
Contabilitatea concediilor medicale in organizatie
Certificatul de incapacitate de muncă reprezintă baza pentru plata indemnizațiilor de invaliditate către angajat și, în același timp, baza rambursării unei părți din indemnizația din bugetul fondului. asigurări sociale. După cum știți, doar trei zile sunt plătite de angajator de la ei fonduri proprii, restul se plătește din fondurile fondului. Dar pentru acești bani, organizația sau antreprenorul trebuie să raporteze.
În caz contrar, costul beneficiului nu va fi compensat sau banii deja primiți vor trebui returnați înapoi în fond. Acest lucru se întâmplă mai ales în cameral sau verificare pe teren fond. Verifică disponibilitatea certificatelor de handicap și în lipsa acestora, angajatorul își riscă banii. Un alt motiv la fel de popular pentru refuzul rambursării plăților Bani nu pot fi completate decât eronat foi de concediu medical.
Pentru ca toate certificatele de handicap să fie în vigoare, este necesar să se păstreze corect evidența primirii lor și să se organizeze în mod competent depozitarea certificatelor de concediu medical într-o organizație sau cu un antreprenor individual. Registrul de concediu medical îl va ajuta pe angajator în acest sens.
Este de remarcat faptul că cele de mai sus se aplică și acelor regiuni care participă la proiectul pilot al Fondului de asigurări sociale. În paisprezece regiuni din Rusia, FSS plătește direct angajaților prestații de invaliditate. Angajatorii nu participă la aceste plăți, cu excepția plății primelor trei zile de invaliditate, respectiv. Angajatorul este responsabil doar pentru calcularea cuantumului prestației. Dar în consecință, întrucât certificatele de concediu medical sunt primite, ca și până acum, de către angajator, atât păstrarea, cât și contabilizarea acestor documente sunt efectuate de către angajatori.
Concediu medical: termeni de depunere și înregistrare
După cum știți, un certificat de invaliditate este eliberat unei persoane asigurate - un angajat. Și, primind deja acest document, angajatul îl oferă angajatorului. De obicei, în departamentul de resurse umane. Termenul limită de predare a concediului medical către angajator, ca atare, nu este stabilit. Însă legislația acordă un termen de șase luni de la data recuperării, astfel încât salariatul să poată solicita angajatorului său indemnizația de invaliditate. Iar după această perioadă, angajatul va trebui să se adreseze direct la oficiul teritorial al Fondului de Asigurări Sociale, care va decide cu privire la plata indemnizațiilor.
Imediat ce angajatul a furnizat angajatorului un certificat de incapacitate de muncă, acesta trebuie înregistrat în jurnal. Este de remarcat faptul că obligația de a ține un astfel de jurnal nu este prevăzută de lege. Dar va fi destul de dificil să lucrezi fără el. Prin urmare, în aproape toate organizațiile și antreprenorii individuali care au cel puțin câțiva angajați, sunt lansate astfel de reviste. Pe viitor, va trebui să vă referiți la această revistă în timpul inspecțiilor la fondul de asigurări sociale și la căutarea certificatelor de invaliditate pierdute.
Imediat ce concediul medical ajunge la departamentul de personal, acesta trebuie să fie înregistrat în registrul concediilor medicale.
Registrul concediilor medicale
După cum sa menționat mai devreme, legislația nu prevede obligația angajatorilor de a ține astfel de evidențe. Iar dacă nu există o astfel de obligație, atunci legiuitorul nu se va deranja să se dezvolte forma standard. Prin urmare, angajatorii, confruntați cu nevoia de a înregistra și stoca concediile medicale, dezvoltă ei înșiși formularele unor astfel de reviste. În același timp, ei sunt ghidați de regulile generale de oportunitate și de specificul activității organizației (antreprenor).
Pe pagina de titlu sau prima pagină a unei reviste:
- numele organizației sau numele complet al antreprenorului, câteva detalii de bază,
- datele de început și de sfârșit pentru înregistrare,
- daca se mentine nomenclatorul cazurilor, atunci indexul acestui document conform nomenclatorului cauzelor.
Coloanele din pagina jurnalului sunt destinate introducerii următoarelor informații:
- Număr în ordine - numărul de serie al concediului medical din jurnal,
- Data emiterii certificatului de incapacitate de muncă,
- Numele, parafa angajatului,
- Funcția, denumirea unității structurale a angajatului,
- numărul concediului medical,
- Denumirea instituției medicale care a eliberat certificatul de incapacitate de muncă,
- Datele de începere și de încetare a incapacității de muncă,
- Numărul de zile de invaliditate.
Într-o organizație sau un antreprenor în care contabilitatea și înregistrarea concediului medical este încredințată mai multor angajați, se recomandă adăugarea rubricii „Semnătura salariatului care a acceptat concediul medical”. Dar, în orice caz, conținutul documentului trebuie să fie certificat prin semnătura ofițerului responsabil. Prin urmare, este recomandat să oferiți un loc pentru o astfel de pictură pe fiecare pagină.
Întrucât în viitor certificatele de concediu medical sunt transferate de la departamentul de personal către departamentul de contabilitate, puteți adăuga o coloană la formularul de registru de concedii medicale pentru depunerea semnăturii contabilului care a primit concediul medical de la departamentul de personal. . Acest lucru pe viitor, în caz de pierdere a actului, va evita disputele în ce unitate a fost pierdut concediul medical.
Ca regulă generală, cărțile de înregistrare trebuie să fie legate, numerotate și sigilate pe ultima pagină. Pe ultima pagină, pe firmware, este aplicată semnătura șefului organizației (antreprenor), se indică câte foi sunt cusute și numerotate. Semnătura este sigilată, dacă există. În același timp, dacă șeful organizației sau antreprenorul nu vede necesitatea acestui lucru, atunci acest lucru nu este necesar.
Un astfel de jurnal este stocat și menținut, de regulă, în departamentul de personal, deoarece această unitate acceptă concediu medical de la angajați, numără vechimea în muncă și le transferă departamentului de contabilitate pentru plata indemnizațiilor de invaliditate. Dacă o organizație sau un antreprenor nu are un ofițer de personal, atunci, de obicei, toate problemele de personal sunt gestionate de un contabil și, dacă este nevoie să țină un astfel de jurnal, atunci contabilul îl păstrează în consecință.
Unde găsiți numărul de concediu medical
După înlocuirea vechiului formular de concediu medical cu unul nou, apar adesea întrebări la completarea coloanei „Număr de concediu medical”. Unde este indicat numărul concediului medical și ce este acesta, este explicat în detaliu în Scrisoarea Fondului de asigurări sociale din Rusia nr. 14-03-11 / 15 - 8553 din 22 septembrie 2011.
După cum rezultă din scrisoarea menționată, concediu medical(numărul formularului de concediu medical) este format din douăsprezece cifre. Pe formularul de concediu medical este situat în două locuri, pe partea principală a formularului și pe coloana vertebrală. Deoarece partea de rupere a formularului rămâne în instituția medicală, ofițerul de personal ar trebui să caute numărul în partea principală a formularului, pe care angajatul îl oferă angajatorului său.
Motivul principal al întrebării privind numărul concediului medical este că nu există serie în noile forme ale foilor. Dacă anterior documentul indica seria și numărul formularului de concediu medical, acum doar un număr de douăsprezece cifre este prezent pe foaie.
Vă rugăm să rețineți: în noua formă a certificatului de incapacitate de muncă nu există serie, documentul este identificat doar prin număr.
Unele companii nu țin deloc un astfel de registru. Cu toate acestea, am decis să vă prezentăm o mostră din registrul concediilor medicaleși să demonstreze că nu va fi de prisos.
pro
Să spunem imediat că prezența registrul concediilor medicale iar întreţinerea acesteia nu ţin de obligaţiile angajatorului. Adică, s-ar putea să nu existe deloc pe temeiuri complet legale. Cu toate acestea, practica arată că companiile care lucrează cu registrul concediilor medicale au anumite beneficii. Printre ei:
- este mai ușor de monitorizat numărul de zile de boală plătite de companie (primele trei zile de boală);
- monitorizați termenul limită pentru care angajatul poate depune concediu medical ( termen maxim- șase luni după concediul medical);
- este mai ușor să găsești orice pliant dacă este nevoie de specialiștii FSS.
Nu este neobișnuit ca un angajat să se îmbolnăvească în timpul vacanței. Aceasta înseamnă că o astfel de odihnă ar trebui prelungită proporțional pentru numărul corespunzător de zile de indispoziție pe foaie. Aceasta va ajuta registru de concedii medicale (eșantion de umplere- mai jos în articol).
Cât de mult de depozitat
O întrebare separată este în ce perioadă o întreprindere nu se poate despărți registrul concediilor medicale. Cu condiția ca firma să lucreze cu acest registru, acesta va trebui protejat timp de cinci ani. În mod ciudat, această perioadă este stabilită prin ordinul Ministerului Culturii din 2010 nr. 558.
Dacă nu conduci eșantion de registru concediu medical
In ceea ce priveste sanctiunile pentru ignoranta registrul concediilor medicale, atunci totul este clar aici. Există un principiu legal general: dacă nu există obligație, atunci nu există responsabilitate. Prin urmare, pretențiile angajaților FSS cu privire la absența sa vor fi absolut nefondate și ilegitime.
Registrul concediilor medicale: umplere mostre
Nu există un formular standard aprobat de stat pentru acest registru. Prin urmare, fiecare companie, adaptându-se la propriile caracteristici, își poate face propria versiune. registrul concediilor medicale. descărcare eșantion puteți vizita și site-ul nostru.
Concediile de incapacitate de muncă reprezintă confirmarea perioadei de boală și baza pentru primirea indemnizațiilor. După ce documentul este predat angajatorului, acestea sunt înregistrate și stocate. Cel mai cea mai bună opțiune sistematizarea datelor este menținerea unui jurnal special de înregistrare a fișelor de handicap. Nu există cerințe obligatorii pentru ținerea unui jurnal, dar utilizarea formularului facilitează controlul și înregistrarea documentelor în organizațiile cu mai mult de câteva persoane. În articol vom vorbi despre completarea registrului de concediu medical, vom oferi un model de design.
Contabilitatea registrului de concedii medicale la intreprindere
Exploatarea forestieră nu este o sarcină intensivă în muncă. Jurnalul de concediu medical este un formular de contabilitate intern conceput pentru a utiliza date pentru operațiuni:
- Introducerea datelor în foaia de pontaj.
- Beneficii de salarizare.
- Formarea rapoartelor în FSS și PFR.
- Întocmirea codurilor la cererea șefului. Managerii folosesc informațiile pentru a controla durata, a analiza nivelurile bolii și pentru a obține alte date.
- Efectuarea controlului termenului de depunere a certificatului de incapacitate de muncă.
- Definirea zilelor limitate de incapacitate de muncă pentru diverse cazuri: în cadrul unui contract, pentru îngrijirea unui copil sau a unei alte rude apropiate.
Sarcina de a contabiliza datele privind dizabilitățile în jurnalul de înregistrare este de a simplifica fluxul de lucru al personalului unei întreprinderi.
Analiza datelor obtinute pe baza informatiilor din jurnalul contabil
În realizarea măsurilor de îmbunătățire a protecției muncii și de reducere a nivelului de morbiditate la întreprindere se utilizează informații din registru. Angajatorul are capacitatea de a analiza datele:
- Dinamica numărului de zile de boală pe perioadă sau în comparație cu anul precedent.
- Numărul de zile de boală pe departamentele structurale.
- Necesitatea prelungirii sau amânării concediului de odihnă în cazul unei boli în perioada de odihnă.
- Actualitatea furnizării certificatelor de handicap.
- Prezența cazurilor de încălcare a regimului spitalicesc.
- Statistica incidenței lucrătorilor cu fracțiune de normă.
Persoane responsabile cu păstrarea datelor de înregistrare
Recepția, păstrarea și sistematizarea certificatelor de handicap se realizează de către lucrători de personal, cronometratori sau alte persoane desemnate de șef în conformitate cu fișa postului. Stabilirea atribuțiilor unei persoane poate fi efectuată pe baza unui ordin al conducătorului întreprinderii.
Un număr de întreprinderi mici nu au o unitate de personal separată în stat. Contabilitatea documentației de numire a personalului este ținută de departamentul de contabilitate sau de șeful ( antreprenor individual). Este posibil să țină un jurnal de către mai multe persoane care primesc LN de la un angajat. Colaboratorii trebuie introduși într-o notă la intrare sau într-o coloană separată din formular.
Procedura de completare a jurnalului de înregistrare
În ciuda absenței cerințelor pentru ținerea unui jurnal și a instrucțiunilor pentru completarea acestuia, la înregistrarea și realizarea conturilor, este necesar să se respecte regulile generale de păstrare a registrelor de înregistrare. Întreprinderea poate dezvolta formularul în sine, poate folosi revistele oferite de resursele umane. Jurnalul trebuie să aibă Pagina titlu, numerotarea paginilor, conțin informații despre persoana responsabilă, perioada de întreținere.
Pagina de titlu conține informatii generale despre jurnal:
Compoziția datelor | Explicații |
Denumirea jurnalului contabil | Titlul vă permite să identificați scopul revistei |
Numele Companiei | Introduceți numele complet al organizației sau al antreprenorului individual care ține jurnalul |
Numar de asigurare | Indicați numărul asiguratului în FSS |
Datele de înregistrare | Indicați data de începere a înregistrării (zi, lună, an), la sfârșit - ziua ultimei intrări |
Persoană responsabilă cu păstrarea informațiilor | La completarea unui document de către mai multe persoane în jurnal, este indicat să introduceți o coloană care să reflecte datele despre angajații care țin evidența |
Perioada de păstrare a jurnalului | De completat după ultima intrare |
Numărul contabil al nomenclatorului | Este introdus sub rezerva conducerii afacerilor de nomenclatură |
Înregistrarea se poate face ca pe suport de carton, precum și în formă electronică. Contabilitatea datelor vă permite să reduceți timpul de pregătire a informațiilor pentru FSS în timpul unui audit de birou.
Folosind formular electronic documentul poate fi tiparit oricand si folosit pentru formarea unui registru al certificatelor de handicap efectuate intr-o perioada data cu prezentare la FSS. Sistematizarea datelor vă permite să eliminați apariția erorilor în contabilitate.
Compoziția informațiilor din jurnalul contabil
Lista de informații de jurnal ar trebui să fie suficientă pentru utilizatori. La completare, trebuie să urmați succesiunea de specificare a datelor.
Date | Explicații |
Număr de serie | Numerotarea de la capăt la capăt se efectuează pentru întreaga perioadă de jurnalizare sau cu o actualizare anuală |
numarul documentului | Este indicat numărul indicat pe certificatul de handicap |
instituţie | Se introduc informatii despre institutia medicala care a emis documentul |
Perioada de valabilitate a documentului | Datele de începere și de sfârșit ale perioadei de incapacitate de muncă |
Data primirii foii | Salariatul depune documentul în termen de șase luni de la încetarea invalidității |
Datele angajaților | Prenume, nume, patronim, departament, funcție, număr de personal |
Categorie Job | Contract principal sau part-time |
Motive pentru emiterea foii | Sunt indicate motivele - boala, ingrijirea unei rude, accidentare, concediu de maternitate etc. Pentru a simplifica înregistrarea, este introdusă codificarea standard disponibilă pe LN. |
Număr de zile | Numărul de zile de invaliditate conform documentului |
Persoana responsabila | Datele sunt introduse în prezența mai multor registratori |
Notă | Completați după cum este necesar |
Angajatorul stabilește independent lista de informații care este optimă pentru contabilitate. Informațiile necesare de completat includ:
- Departamentul, numărul de personal al angajatului.
- Motive pentru eliberarea certificatului de handicap.
- Informații despre instituția medicală.
Instrucțiuni pentru completarea jurnalului de înregistrare
Începutul completării jurnalului se efectuează după proiectarea paginii de titlu. Caracteristici ale introducerii datelor:
- Revista pe hârtie este completată cu cerneală închisă la culoare.
- Toate înregistrările trebuie să fie lizibile, iar dacă se comit erori, informațiile corectate trebuie modificate în modul prescris.
- Datele sunt înregistrate pe o linie separată în ordine cronologică.
- Datele din jurnalul de înregistrare sunt introduse din concediul medical. Nu este permisă modificarea numerotării în formulare, introducerea de date suplimentare, cu excepția părții completate de angajator.
O mostră de completare a jurnalului de înregistrare a foii
Andrey Valentinovich Smirnov, un angajat al Urozhay LLC, a depus un certificat de concediu medical pentru îngrijirea copilului la departamentul de personal al întreprinderii. Documentul cu numărul 012 338 546 700 a fost eliberat de către MUP GP Nr. 23. Perioada bolii a fost de la 1 februarie până la 10 februarie 2017. La întreprindere se efectuează următoarele operațiuni:
- Primirea unui certificat de handicap de la un angajat.
- Introducerea datelor despre document în jurnalul contabil.
- Transferul documentului catre departamentul de contabilitate pentru calcul si plata.
Fragment din registru:
Fragmentul a continuat:
La calculul concediului medical, contabilul trebuie să fie atent la codificare. Pentru o serie de categorii de handicap, există o limită a zilelor plătite. Deci, pentru îngrijirea unui copil sub 7 ani, numărul maxim de zile plătite nu depășește 60 pe an. Dacă limita este depășită, perioada nu este plătită, concediul medical este o confirmare motiv bun absenta de la serviciu.
Ordinea de păstrare a registrului de concediu medical
Fluxul de documente și persoana responsabilă trebuie să fie fixate politica contabilaîntreprinderilor. Perioada de păstrare a jurnalului este stabilită de către șef în funcție de nevoile interne. Este oportun să se stabilească perioada de păstrare a jurnalului de contabilitate egală cu perioada de păstrare a certificatelor de handicap.
Conform cerințelor legislației privind primele de asigurare și alineatele. 6 p. 3.4 art. 23 din Codul Fiscal al Federației Ruse, perioada de păstrare a certificatelor de handicap este de cel puțin 6 ani. Perioada se calculează începând cu anul următor plății prestațiilor de invaliditate temporară.
Pastrarea jurnalului trebuie efectuata concomitent cu certificatele de handicap. Documentele care confirmă handicapul nu sunt formulare pentru întreprinderi responsabilitate strictă necesitând proceduri speciale de depozitare.
Responsabilitatea pentru nepăstrarea unui jurnal
Nu există cerințe legale pentru ținerea unui registru. Șefii fiecărei întreprinderi sau persoanele responsabile de contabilitate determină în mod independent necesitatea sistematizării informațiilor privind înregistrarea fișelor de invaliditate.
În consecință, nu există nicio responsabilitate administrativă sau de altă natură pentru absența unui jurnal de înregistrare la întreprindere. Inspectorii FSS nu au capacitatea legislativă de a solicita o revistă pentru prezentare sau de a aplica sancțiuni.
Rubrica „Întrebări și răspunsuri”
Întrebarea numărul 1. Trebuie să cusez registrul de foi de handicap?
Necesitatea flasharii jurnalului contabil se stabileste in functie de conditiile cifrei de afaceri interne. Datele sunt utilizate pentru contabilitatea internă, ceea ce determină caracterul liber al procedurii de înregistrare în conformitate cu decizia șefului. Ordinea fluxului documentelor de afaceri este prescrisă în politica contabilă.
Întrebarea numărul 2. Cum se corectează datele atunci când se fac intrări eronate?
Când faceți greșeli Intrare invalida să fie tăiat. Corectoarele și retușurile nu sunt permise. Datele corecte sunt introduse deasupra sau dedesubt pe o linie separată. Corectarea este certificata de persoana responsabila cu decriptarea datelor si data corectarii.
Întrebarea numărul 3. Se folosesc înregistrările registrului concediilor medicale în caz de pierdere a documentelor?
Afacerile pot pierde document contabil. La primirea unui duplicat, se solicită să aibă înscrise în jurnal datele foii - numărul și seria formularului, perioada de incapacitate de muncă, motivul emiterii.
Întrebarea numărul 4. Sunt înscrise informații în registrul LN în caz de pierdere și primire a unui duplicat?
Datele de pe duplicatul primit sunt introduse în nota de la rând.
Întrebarea numărul 5. Poate șeful să-și facă datoria să țină un registru al certificatelor de handicap după angajare?
În practica de a face afaceri, există cazuri de necesitate a deschiderii unui jurnal după atingerea unui anumit număr, o creștere a incidenței în întreprindere, fapte de încălcare a disciplinei. În cazul în care necesitatea unui jurnal a apărut după aprobarea cerințelor pentru posturile de ofițer de personal sau contabil, obligația de menținere a formularului se imputa pe bază de ordin. Extinderea funcțiilor nu reprezintă o modificare a condițiilor de muncă care necesită încheierea unui acord suplimentar.
Cartea de înregistrare a certificatelor de incapacitate de muncă (formularul 036 U) este unul dintre documentele opționale la întreprindere. Necesitatea întreținerii, depozitării și întreținerii acesteia este determinată de conducerea organizației, în funcție de caracteristicile procesului de producție, de numărul de angajați ai întreprinderii și de alți factori. Cu toate acestea, majoritatea întreprinderilor mari cu o cantitate mare de documentație preferă să genereze acest registru de concediu medical, care vă permite să eficientizați cât mai mult fluxul de lucru.
Conform dreptul muncii, angajatorul nu este obligat să țină un registru al certificatelor de handicap. În același timp, cărțile și jurnalele de contabilitate sunt formate de specialiști ai departamentului de personal nu numai pentru a sistematiza fluxul de lucru, ci și pentru a atribui forță legală documentației.
Munca de birou separă termenii „carte” și „revista”. Jurnalul este un format de carte al unui document contabil și de înregistrare, care se formează pentru un anumit timp și se consideră finalizat după expirarea acestuia. În timp ce cartea are un format peisaj și este un document contabil și de înregistrare care este menținut în mod continuu.
Păstrarea acestui jurnal oferă angajatorului următoarele beneficii:
- Deținerea de informații despre capacitatea de muncă a oricăruia dintre angajații întreprinderii;
- Capacitatea de a urmări durata șederii angajaților în concediu medical;
- Calculul corect al prestațiilor de invaliditate în funcție de durata acesteia;
- Analiza ratei de incidență la locul de muncă pentru evaluarea situației;
- Soluționarea litigiilor, de exemplu, în cazul pierderii certificatelor de handicap.
Cum să completați corect jurnalul de înregistrare
În măsura în care legislație nu definește o formă strictă de ținere a evidenței și înregistrarea concediilor medicale, un eșantion de completare a acestuia ar fi trebuit stabilit de către localul reguliîntreprinderi, care ar trebui să conțină instrucțiuni pentru proiectarea și întreținerea acestuia.
Organizația poate dezvolta și produce în mod independent acest document sau poate cumpăra o revistă gata făcută de la vânzătorii de papetărie.
Gestionarea evidenței personalului presupune introducerea datelor la fiecare concediu medical cu data documentului. În acest caz, următoarele date trebuie introduse fără greșeală:
- denumirea actului (registrul concediilor medicale);
- Numele Companiei;
- data de început și de sfârșit;
- durata de depozitare;
- semnătura unui angajat autorizat (în unele cazuri, semnătura este aplicată pe toate foile).
Toate paginile carnetului de înregistrare a concediilor medicale trebuie să fie capsate și sigilate și semnate de șeful organizației. Toate coloanele din jurnal trebuie să fie numerotate, iar fiecărei înscrieri făcute în carte trebuie să i se atribuie un număr de serie. Fiecare intrare trebuie să includă, de asemenea:
- informatii despre angajat (nume, functie);
- numărul concediului medical;
- denumirea instituției medicale care a eliberat concediul medical;
- datele de începere și de încheiere a concediului medical;
- perioada de concediu medical.
Prezența măturarilor, utilizarea unei lovituri corective în carte este inacceptabilă. Dacă se comite erori, acestea trebuie explicate în coloana „observații”, unde pot fi notate și datele introduse eronat.
Deoarece, după înregistrarea la serviciul de personal, foile de concediu medical sunt transferate unui contabil, este de dorit să existe în jurnal o coloană pentru pictarea contabilului care a primit documentul. Acest lucru face posibilă determinarea unității în care a fost pierdut certificatul de handicap în cazul unei astfel de situații.
Menținerea și păstrarea unui registru al certificatelor de handicap
În majoritatea organizațiilor, un specialist în resurse umane este responsabil pentru executarea corectă și siguranța acestui document. De asemenea, această îndatorire poate fi atribuită unui alt salariat numit prin ordin al conducătorului organizației. De exemplu, în acele organizații în care nu există un departament de personal, decizia problemelor de personal este de obicei atribuită contabilului, respectiv, contabilul va trebui să țină un jurnal.
Întrucât acest jurnal de bord este un document intern, nu poate fi transferat altor angajați fără aprobarea administrației organizației, iar familiarizarea cu acesta poate avea loc numai în prezența unei persoane autorizate care este responsabilă de întreținerea și depozitarea acestuia.
Acest jurnal ar trebui să fie prezentat în mod regulat conducerii întreprinderii pentru verificare, precum și pentru formarea rapoartelor și evaluarea performanței.
În caz de deteriorare sau pierdere a documentului, conducerea întreprinderii trebuie să contacteze organele de afaceri interne și să formeze o comisie în vederea cercetării incidentului, precum și al întocmirii unui inventar al întregii documentații pierdute. Componența comisiei se desemnează prin ordin.
Durata de stocare a uneia sau alteia documentații de raportare în organizație este determinată de „Lista documentelor standard”, care indică perioada de stocare a unui anumit document.
De regulă, documentația formularului de înregistrare ar trebui păstrată timp de 3 ani. Cu toate acestea, durata de stocare a fiecărui document poate fi determinată în individual seful organizatiei. Începutul termenului se consideră a fi data de 1 ianuarie a anului următor celui de la încheierea documentului.
Acest document contabil și de înregistrare este inclus în lista celor mai solicitate în munca de birou de personal documentație.
Procesul de ținere a unui jurnal nu necesită muncă și timp tangibile. În același timp, documentul permite conducerii organizației să monitorizeze corectitudinea și legitimitatea calculului și calculului prestațiilor de invaliditate, precum și să organizeze în mod competent activitatea întreprinderii în ansamblu, ținând cont de adoptarea la timp a măsurilor preventive. măsuri în cazul îmbolnăvirii angajaţilor.
Nu este neobișnuit când un contabil, plătind cutare sau cutare sumă unui angajat, își pune întrebarea: această plată este supusă impozitului pe venitul personal și a primelor de asigurare? Contează în scopuri fiscale?
Registrul concediilor medicale
Acest jurnal nu este document obligatoriu pentru angajator. Dar totuși este mai bine să păstrați un jurnal de frunze medicale. De exemplu, va servi ca un bun ajutor:
- la urmărirea limitei de zile plătite de invaliditate;
- la urmărirea termenului până la care angajatul să depună un certificat de incapacitate de muncă;
- la cautarea unui concediu medical, daca este solicitat de inspectorii de la FSS.
În plus, registrul de concediu medical va fi util responsabilului de cadre la calcularea zilelor de concediu de odihnă care urmează să fie prelungite, în cazul în care perioada de incapacitate de muncă cade în concediu.
Registrul concediilor medicale: eșantion
formă unificată fără registru de concediu medical. Prin urmare, fiecare angajator poate dezvolta independent forma unei astfel de reviste. Dar putem lua ca bază propunerea de noi eșantion de registru de concedii medicale .
Apropo, dacă dați clic pe numele formularului de sub imagine, puteți descărca un exemplu de registru de concediu medical în format Word.
Perioada de păstrare a registrului de concedii medicale
Dacă angajatorul a decis totuși să țină un registru al concediilor medicale, atunci trebuie să îl țină timp de 5 ani (clauza 897 din Listă, aprobată prin Ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 25.08.2010 N 558).
Responsabilitatea pentru netinerea unui registru de concedii medicale
Întrucât angajatorul nu are obligația de a ține un registru de concediu medical, nu există nicio penalizare pentru absența unui astfel de registru.