Pentru a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri, în primul rând, este necesar să emiti o comandă adecvată. Pentru aceasta este mai bine să folosiți formă unificată Nr. T-9. Este posibilă și întocmirea unei comenzi în formă liberă (în această privință, a se vedea scrisorile Rostrud din 23.01.2013 Nr. PG/10659-6-1, din 14.02.2013), dar în practică poate ridica întrebări de la inspectori.
Dar un certificat de călătorie, o misiune de muncă și un raport privind implementarea acestuia din 01/08/2015 nu sunt obligatorii. Regulamentul privind specificul trimiterii angajaților în călătorii de afaceri, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse (în continuare - Regulamentul nr. 749), nu mai conține instrucțiuni privind executarea obligatorie a acestor documente. Să vedem dacă este posibil să le abandonăm complet.
Chiar daca firma emite un certificat de calatorie, persoana la care este trimis angajatul nu poate pune marca in certificat, intrucat nici o astfel de obligatie nu mai exista. Unicul scop al certificatului de călătorie este să confirme că angajatul a fost într-adevăr acolo unde a fost trimis. Dar acest lucru poate fi confirmat direct și prin documente care mărturisesc îndeplinirea scopului călătoriei. De exemplu, dacă un inginer a fost trimis la un client pentru a repara echipamente, atunci acesta trebuie să aducă un certificat de finalizare semnat de client. Dacă la seminar – materialele acestui seminar. Rezultă că un certificat de călătorie în majoritatea situațiilor nu conține date valoroase și nu poate fi eliberat.
Același lucru se poate spune despre sarcina de serviciu și raportul privind implementarea acesteia. La urma urmei, scopul călătoriei se reflectă direct în ordinul de a trimite angajatul într-o călătorie de afaceri, iar finalizarea sarcinii poate fi confirmată și prin alte documente. Și managerul nu va aproba raportul în avans dacă sarcina nu este finalizată.
Astfel, se pare că ambele documente pot fi abandonate destul de sigur. În acest caz, este necesară modificarea prevederii privind călătoriile de afaceri sau alt act de reglementare local care stabilește procedura de trimitere a angajaților în călătorii de afaceri. Întrucât formele documentelor contabile primare se aprobă concomitent cu politica contabila(„Politica contabilă a organizației”), este, de asemenea, necesar să se facă modificări listei aprobate de formulare și să se excludă din aceasta certificatul de călătorie și atribuirea locului de muncă.
În cazul în care organizația nu refuză să elibereze un certificat de călătorie și o misiune de muncă, obligația de a le elibera, de asemenea, trebuie stabilită într-un act de reglementare local. De când mai devreme au fost emise în virtutea unei indicații directe în, dar acum nu există o astfel de indicație.
Reamintim că la întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, angajatul este obligat să depună un raport în avans și să efectueze decontarea finală a avansului pentru cheltuielile de călătorie care i-a fost emis (Regulamentul nr. 749).
Deducerea TVA la cheltuielile de călătorie
Taxa este deductibilă după utilizarea și aprobarea biletului raport prealabil, în care se va reflecta acest bilet. Până în acest moment, este imposibil de confirmat că serviciile de transport au fost efectiv prestate și luate în considerare. Ei bine, TVA-ul aferent serviciilor unui intermediar este deductibil in mod general: conform facturii, dupa acceptarea acestor servicii in contabilitate.
Bilete: cum să le reflectați în cont
Pentru a îndeplini sarcina angajatorului, angajatul trebuie să ajungă la locul călătoriei de afaceri și să se întoarcă de la acesta. Angajatorul trebuie fie să plătească angajatul pentru cheltuielile de călătorie, fie să plătească el însuși.
Pentru un contabil, cel mai simplu mod este atunci când un angajat cumpără singur bilete. Apoi sunt indicate în raportul de avans, iar costul lor după aprobarea raportului de avans este inclus în cheltuielile de deplasare. În contabilitate, în acest caz, se reflectă doar cheltuielile pe baza raportului de avans.
Cu toate acestea, dacă angajații călătoresc în mod regulat, este mai ieftin pentru companie să cumpere bilete în nume propriu. Procedura contabilă în această situație se schimbă. Biletul achiziționat este un document bănesc, care, în momentul primirii, trebuie să se reflecte în contabilitatea organizației. În același timp, costul acestuia nu poate fi atribuit imediat cheltuielilor: plata unui bilet este de fapt o plată în avans către transportator pentru o călătorie în viitor.
Pentru a călători, unui angajat i se eliberează un bilet. În contabilitate în acest moment, costul biletului trebuie atribuit decontărilor cu angajatul în calitate de persoană responsabilă, întrucât biletul se eliberează și salariatului în cont, iar după întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri este inclus în avans. raport. Cheltuielile în acest caz sunt recunoscute la data aprobării contabilității anticipate (inclusiv în contabilitatea fiscală).
Această schemă se aplică și biletelor electronice. Până la urmă, acestea sunt și documente care confirmă dreptul pasagerului de a călători. Mai mult, chitanța de itinerar și cuponul de control sunt formulare responsabilitate strictă(anexe la Ordinul Ministerului Transporturilor al Rusiei din 8 noiembrie 2006 nr. 134; clauza 2 din Ordinul Ministerului Transporturilor al Rusiei).
Se va schimba ceva dacă biletul este achiziționat printr-un intermediar? În acest caz, tratamentul contabil al biletului în sine rămâne cel descris mai sus. Dar costul plății comisionului intermediar, dacă acestea sunt plătite separat de prețul biletului, pot fi anulate imediat după primirea documentelor relevante de la intermediar.
Deoarece costul biletului este o plată conform contractului de transport, acesta nu poate fi inclus în costuri înainte ca transportul să aibă loc. Iar serviciile agentului prin care a fost achiziționat biletul se vor considera prestate integral deja la momentul primirii biletului, ceea ce înseamnă că remunerația acestuia poate fi inclusă imediat în cheltuieli atât în contabilitate, cât și în contabilitate fiscală.
Luați în considerare un exemplu.
Angajatul a fost trimis într-o călătorie de afaceri în perioada 6 aprilie - 9 aprilie. Pentru aceasta, angajatorul organizatia comertului) achiziționate printr-un intermediar bilete electronice în valoare de 11.800 de ruble. (inclusiv TVA 1.800 de ruble), pe care l-a primit la 30 martie și l-a predat angajatului în aceeași zi. Remunerația agentului s-a ridicat la 590 de ruble. (inclusiv TVA 90 de ruble), raportul agentului este aprobat simultan cu primirea biletelor. TVA-ul este evidențiat în chitanța de itinerar a fiecărui bilet ca o linie separată, de la agent a fost primită o factură pentru remunerația sa. Raportul prealabil a fost aprobat la 10 aprilie.
Cum să reflectați situația în contabilitate, consultați tabelul. În contabilitatea fiscală, cheltuielile de călătorie sunt recunoscute la 10 aprilie (de la data aprobării contabilității anticipate), iar cheltuielile sub forma remunerației unui agent - la 30 martie (de la data prestării serviciilor sale).
Angajatul se odihnește la locul călătoriei de afaceri
Să presupunem că un angajat petrece ceva timp la locul unei călătorii de afaceri, folosindu-l pentru recreere: el stă să petreacă o vacanță după o călătorie de afaceri sau, dimpotrivă, își folosește mai întâi vacanța și apoi efectuează o misiune de muncă în același loc. Este posibil în acest caz să recunoască în contabilitatea fiscală costul deplasării unui angajat și este necesar să se rețină impozitul pe venitul personal din valoarea acestor cheltuieli?
Contabilitate cheltuieli de calatorie: cum să faci totul conform regulilor
După cum se precizează în mod expres în Codul Fiscal, sumele diurne sunt incluse în alte cheltuieli asociate cu producția și vânzările (subclauza 12, clauza 1, articolul 264 din Codul Fiscal al Federației Ruse). Acestea sunt incluse în costuri în suma prevăzută acord comun sau reglementările locale ale companiei, ordinele, reglementările privind remunerarea, reglementările privind călătoriile de afaceri etc. Cu alte cuvinte, în scopuri fiscale, diurnele nu sunt standardizate.
Adesea, pentru a nu reține impozitul pe venitul personal din diurne, organizația le stabilește într-o sumă care nu depășește 700 de ruble pe zi. în Rusia și 2500 de ruble. în călătoriile de afaceri în străinătate. Dar subliniem că, în scopuri de calcul, mărimea diurnei poate fi în orice sumă. În plus, cuantumul maxim al sumei neimpozabile a diurnei nu este stabilit pentru contribuțiile la fonduri extrabugetare. Diurnele nu fac obiectul primelor de asigurare în cuantumul specificat în contractul colectiv sau în actul de reglementare local (scrisoarea FSS al Federației Ruse din 17 noiembrie 2011 nr. 14-03-11 / 08-13985, scrisoarea de Ministerul Sănătății și Dezvoltării Sociale din Rusia din 6 august 2010 Nr. 2538-19).
Prin metoda de acumulare, diurnele sunt recunoscute drept cheltuieli de la data aprobării raportului de avans al lucrătorului detașat (subclauza 5, clauza 7, articolul 272 din Codul fiscal al Federației Ruse).
În cadrul metodei de numerar, pentru recunoașterea costurilor, este necesară confirmarea faptului plății acestora. Cu toate acestea, atunci când un avans pentru o călătorie de afaceri este emisă unui angajat (ținând cont de diurna aproximativă), nu apare nicio cheltuială. Cuantumul diurei se poate determina numai după ce salariatul depune o plată în avans, ceea ce înseamnă că cheltuielile trebuie recunoscute nu mai devreme de data aprobării calculului avansului (subclauza 1, clauza 3, articolul 273 din Codul fiscal). al Federației Ruse).
Compania stabilește în mod independent indemnizația zilnică pentru angajații detașați (articolul 168 din Codul Muncii al Federației Ruse). Poate fi stabilit printr-un contract colectiv (de muncă) sau un ordin.Această procedură se aplică atât călătoriilor de afaceri interne, cât și străine.
Angajații sunt plătiți diurnă:
- pentru fiecare zi de ședere într-o călătorie de afaceri, inclusiv în weekend și sărbători;
- pentru toate zilele de călătorie (inclusiv ziua de plecare și de sosire).
Această procedură este prevăzută în clauza 11 din Regulamente, aprobată prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 nr. 749.
Valoarea indemnizației zilnice în timpul șederii angajatului într-o călătorie de afaceri este confirmată de documentele care sunt eliberate atunci când acesta este trimis într-o călătorie (de exemplu, un certificat de călătorie). Nu este necesar să se confirme exact pe ce a cheltuit angajatul diurna. Această concluzie este susținută și de autoritățile de reglementare (scrisorile Ministerului de Finanțe al Rusiei din 24 noiembrie 2009 nr. 03-03-06 / 1/770 și din 3 decembrie 2009 nr. 3-2-09 / 362) .
Ziua plecării este ziua plecării vehicul, pe care salariatul pleacă într-o călătorie de afaceri din localitatea în care se află locul de muncă permanent. Dacă vehiculul pleacă înainte de 24 de ore inclusiv, ziua plecării este considerată ziua curentă. Dacă vehiculul pleacă după 0 ore - a doua zi.
Ziua, care include ora de plecare a vehiculului, este prima zi a călătoriei de afaceri. Diurna pentru această zi este plătită integral.
Uneori, un angajat este trimis într-o zonă de unde se poate întoarce în fiecare zi la locul său permanent de reședință. În cazul în care un vorbim despre o călătorie de afaceri în Rusia, atunci nu are dreptul la diurnă. Problema oportunității întoarcerii zilnice a angajatului este decisă de șeful organizației.
În acest sens, el trebuie să ia în considerare:
- îndepărtarea locului călătoriei de afaceri față de locul de reședință al angajatului;
- conditii de transport;
- natura sarcinii îndeplinite;
- necesitatea de a crea condiţii pentru odihna angajatului.
Astfel de cerințe sunt prevăzute în clauza 11 din Regulamente, aprobată prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 nr. 749.
Când călătoriți în străinătate, diurna trebuie plătită, chiar dacă angajatul a părăsit Rusia și s-a întors înapoi în aceeași zi. Acestea trebuie plătite în cuantum de 50 la sută din normele de diurnă stabilite prin contractul colectiv sau local. act normativ pentru călătorii de afaceri în străinătate(Clauza 20 din Regulamentele aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 nr. 749).
Dacă înainte de a pleca în străinătate, angajatul se deplasează pe teritoriul Rusiei, diurna se plătește la rata stabilită pentru călătoriile interne de afaceri. Din ziua trecerii frontierei la parasirea Rusiei, se aplica norma stabilita pentru tara in care este trimis angajatul. Și din ziua în care treceți granița la intrarea în Rusia, trebuie să aplicați din nou norma pentru călătoriile de afaceri în Rusia. Acest lucru este menționat în paragraful 18 din Regulamentul, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 nr. 749.
Dacă un angajat vizitează mai multe țări în timpul unei călătorii de afaceri, diurnele pentru ziua trecerii frontierei dintre state trebuie plătite conform normelor țării în care este trimis angajatul. Această procedură este stabilită prin clauza 18 din Regulamentul nr. 749.
Exemplu
O companie situată în oraș îl trimite pe economistul A. S. Konstantinov într-o călătorie de afaceri la Dusseldorf (Germania). Ora de plecare din Moscova - 14 ore și 25 de minute pe 8 aprilie. Pentru a prinde acest zbor, angajatul trebuie să plece spre Moscova cu trenul, care pleacă din Bryansk pe 7 aprilie la ora 18:35.
Avionul de întoarcere, cu care Konstantinov se întoarce de la Düsseldorf, sosește la Moscova la 22:12 pe 13 aprilie.
Prima zi a excursiei ar trebui luată în considerare 7 aprilie. Pentru această zi, angajatul trebuie să fie plătit diurnă conform normelor stabilite pentru călătoriile de afaceri în Rusia. Când pleacă spre Düsseldorf, Konstantinov trece granița cu Rusia pe 8 aprilie. Pentru această zi, el are dreptul la diurnă conform normei stabilite pentru călătoriile de afaceri în Germania.
La întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, un angajat trece granița cu Rusia pe 13 aprilie. Pentru această zi, el trebuie să fie plătit diurnă conform normelor stabilite pentru călătoriile de afaceri în Rusia.
Konstantinov ajunge la Bryansk pe 15 aprilie la ora 8:50 (ora de sosire a trenului). În consecință, pentru zilele de 14 și 15 aprilie, acesta are dreptul la diurnă la tariful stabilit pentru călătoriile interne de afaceri.
Câștiguri medii pe călătorie
În timpul unei călătorii de afaceri, un angajat cu normă întreagă păstrează castigurile medii(Articolul 167 din Codul Muncii al Federației Ruse).
Câștigul mediu dintr-o călătorie de afaceri se plătește pentru toate zilele de muncă ale unui angajat conform programului stabilit pentru acesta. Inclusiv pentru zilele în care persoana detașată se află pe drum sau este obligată să fie întârziată (clauza 9 din Regulamentul nr. 749).
Vă rugăm să rețineți: dacă un angajat se află într-o călătorie de afaceri, nu i se poate plăti salariul obișnuit pentru aceste zile. Pe durata călătoriei de afaceri, angajatul păstrează exact câștigul mediu.
Desigur, este mai ușor să plătești un salariu obișnuit unui angajat în timpul unei călătorii de afaceri. Nu este nevoie să faceți calcule complexe, care sunt bogate în calculul câștigurilor medii. Totuşi, în scrisoarea lor din 5 februarie 2007 nr.275-6-0, specialiştii Rostrud, făcând apel la norme dreptul muncii, s-a opus fără echivoc plății timpului de călătorie de afaceri în funcție de salariu.
Într-adevăr, conform articolului 167 din Codul Muncii al Federației Ruse, atunci când un angajat este trimis într-o călătorie de afaceri, acesta este tocmai câștigul mediu pe care îl păstrează. Prin urmare, „plata către muncitor... salariile pentru zilele de a fi într-o călătorie de afaceri va fi contrară prevederilor Codului Muncii. Aceasta este concluzia făcută la Rostrud.
Astfel, este imposibil să plătiți pur și simplu unui angajat un salariu pentru luna în care a plecat pentru afaceri oficiale. Cu toate acestea, de regulă, salariul mediu este puțin mai mare decât salariul actual, deoarece include și bonusurile plătite angajatului în perioada de facturare. Deci această comandă este chiar și pentru un angajat care a plecat într-o călătorie de afaceri. Dacă salariul mediu economisit pe durata călătoriei de afaceri se dovedește a fi mai mic decât salariul angajatului pentru această perioadă, organizația are dreptul de a compensa această diferență.
Articolul 167 din Codul Muncii al Federației Ruse prevede că, în timp ce un angajat se află într-o călătorie de afaceri, își păstrează locul de muncă și câștigul mediu și i se rambursează, de asemenea, cheltuielile asociate unei călătorii de afaceri. Adică, prevederile acestui articol garantează angajatului suma minimă de plăți pentru zilele de ședere într-o călătorie de afaceri (castig mediu), dar nu stabilesc o limită superioară pentru astfel de plăți.
În plus, Codul Muncii al Federației Ruse interzice înrăutățirea situației angajaților în comparație cu legislatia actuala(Art. 8, 9 din Codul Muncii al Federației Ruse). Și organizația are dreptul de a îmbunătăți situația angajaților la discreția sa.
Prin urmare, compania poate compensa angajatul pentru diferența dintre câștigul mediu economisit pe durata călătoriei de afaceri și salariul pentru această perioadă. Principalul lucru este să prevadă o astfel de plată suplimentară în contractul colectiv (de muncă). Îl puteți formata, de exemplu, ca stimulent financiar la sfârșitul lunii de muncă.
Suma câștigurilor medii plătite unui angajat în timpul unei călătorii de afaceri poate fi luată în considerare la calcularea venitului impozabil. Nuanță: aceste costuri nu intră la rubrica „alte cheltuieli”, ci la postul „costuri cu forța de muncă”.
Cheltuieli de trai (închiriere de cazare) într-o călătorie de afaceri
Cheltuielile documentate pentru închirierea locuinței de către un lucrător detașat sunt luate în considerare ca parte a altor cheltuieli legate de producție și vânzare (subclauza 12, clauza 1, articolul 264 din Codul fiscal al Federației Ruse).
Pe lângă costul plății pentru spații, atunci când impozitați profiturile, puteți lua în considerare costul serviciilor suplimentare oferite în hotel. Excepție fac costurile asociate cu:
- cu serviciul angajat în baruri și restaurante;
- room service suplimentar;
- utilizarea facilităţilor recreative şi de sănătate.
Dacă costul unor astfel de servicii este evidențiat în factură, organizația nu este îndreptățită să-l includă în calculul bazei de impozitare (subclauza 12, clauza 1, articolul 264 din Codul Fiscal al Federației Ruse). Cu toate acestea, dacă mâncarea este furnizată într-o cantină sau cafenea, atunci nu se încadrează în excepțiile enumerate. FAS din districtul Moscova a ajuns la aceeași concluzie în rezoluția sa din 7 noiembrie 2012 nr. A40-112186 / 11-20-455.
În practică, apare adesea și întrebarea: este posibil să se țină cont de costul serviciilor de rezervare la hotel la calcularea impozitului pe venit? Da, serviciile de rezervare a camerelor pot fi incluse în cheltuielile călătoriei de afaceri ca Servicii aditionale furnizate de hoteluri (paragraful 3, paragraful 12, paragraful 1, articolul 264 din Codul fiscal al Federației Ruse, scrisoarea din 4 aprilie 2005 nr. 03-03-01-04 / 1/148).
Unii susțin acest punct de vedere instanțele de arbitraj(A se vedea, de exemplu, rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Okrugului Volga-Vyatka din 24 martie 2006 nr. A28-10790/2005-233/15).
Vă rugăm să rețineți: la calcularea impozitului pe venit, sunt luate în considerare doar cheltuielile documentate (paragraful 1 al articolului 252, paragraful 12 al paragrafului 1 al articolului 264 din Codul fiscal al Federației Ruse). Cheltuieli nu au fost confirmate documente primare, la contabilitate fiscală neacceptat.
Angajatul poate confirma cheltuielile pentru închirierea unei locuințe într-o călătorie de afaceri:
- formulare stricte de raportare (care trebuie să respecte cerințele Regulamentului aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 6 mai 2008 nr. 359);
- cecuri de casierie.
Foarte des, contabilii pun și următoarea întrebare: ce documente pot confirma plata pentru cazare într-o călătorie de afaceri dacă un angajat a plătit serviciile hoteliere cu un card corporativ prin Internet?
Aici ar trebui luate în considerare următoarele. Atunci când plătiți pentru serviciile hoteliere cu un card, sunt necesare următoarele documente:
- confirmarea utilizării cardului de către un angajat (fișe de terminale electronice, chitanțe ATM, extras de cont card corporativ furnizat de instituție);
- dovada plății pentru serviciile hoteliere și primirea banilor de către acesta ( Bon fiscal sau alt document care confirmă plata efectuată, întocmit pe un formular de răspundere strictă aprobat).
Astfel de concluzii rezultă, în special, din scrisorile Ministerului de Finanțe al Rusiei din 10 noiembrie 2011 nr. 03-03-07 / 51 și ale Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 22 iunie 2011 nr. ED-4-3 / 9876.
În această situație, angajatul nu va avea fișe de terminale electronice sau chitanțe ATM, deoarece plata se face prin internet. Prin urmare, ar trebui să solicitați băncii un extras de cont al cardului corporativ.
Când plătiți cazarea prin internet, hotelul nu va putea furniza angajatului o chitanță în numerar. În schimb, ea are dreptul de a emite angajatului un formular de răspundere strictă (factură sau chitanță) (clauza 2, articolul 2 din Legea din 22 mai 2003 nr. 54-FZ). Organizațiile și antreprenorii care oferă servicii publicului au voie să utilizeze formulare de raportare stricte dezvoltate independent (scrisoare de informare a Ministerului Finanțelor din Rusia din 22 august 2008). În acest caz, este permisă utilizarea numai a formularelor care respectă cerințele Regulamentului aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 6 mai 2008 nr. 359. În special, formele de responsabilitate strictă trebuie tipărite prin imprimare. (folosind sisteme automatizate) și conțin o serie detaliile necesare(clauzele 3, 4 din Regulamente, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 6 mai 2008 nr. 359). Dacă formularul este întocmit cu încălcarea cerințelor Regulamentului aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 6 mai 2008 nr. 359, un astfel de document nu poate servi ca bază pentru dovezile documentare ale cheltuielilor.
Precizări similare sunt cuprinse în scrisorile Ministerului de Finanțe al Rusiei din 18 august 2010 Nr. 03-03-06/1/556, din 16 octombrie 2009 Nr. 03-03-06/1/666.
Astfel, în situația în cauză, plata pentru cazare va fi confirmată printr-o factură sau chitanță emisă de hotel și întocmită în conformitate cu cerințele Regulamentului aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 6 mai 2008 nr. 359. Pe lângă acest document, trebuie atașat un extras din contul cardului corporativ.
Ministerul de Finanțe al Rusiei consideră că dacă se asigură rambursarea cheltuielilor pentru serviciile VIP act local companiilor, atunci astfel de costuri reduc profitul impozabil în conformitate cu paragraful 12 al paragrafului 1 al articolului 264 din Codul fiscal al Federației Ruse. Temeiul îl constituie prevederile art. 168 din Codul muncii. În special, oficialii nu se opun luării în considerare a următoarelor costuri:
- să folosească sala delegațiilor oficiale (scrisorile din 25 octombrie 2013 nr. 03-04-06/45215 și din 15 august 2013 nr. 03-04-06/33238);
- tarif taxi, dar numai dacă societatea poate dovedi fezabilitatea economică a unor astfel de costuri (scrisorile din 14 iunie 2013 nr. 0303-06/1/22223 și 11 iulie 2012 nr. 03-03-07/33).
Pentru a reduce riscurile fiscale, compania poate prescrie în regulamentul de călătorie ce clasă de confort la trimiterea într-o călătorie de afaceri este atribuită anumitor angajați.
În practică, de multe ori apare și întrebarea: este posibil să se țină cont de cheltuielile unui angajat pentru un taxi către aeroportul din care a zburat într-o călătorie de afaceri atunci când se calculează impozitul pe venit?
Da, poti. Nici paragraful 12 al paragrafului 1 al articolului 264, nici articolul 270 Codul fiscal Federația Rusă nu interzice includerea în cheltuieli a costului călătoriei unui angajat detașat cu taxiul. Singura cerință este ca astfel de cheltuieli să fie justificate economic și documentate (clauza 1, articolul 252 din Codul Fiscal al Federației Ruse).
De Codul Muncii Federația Rusă, organizația este obligată să ramburseze angajatului toate cheltuielile de călătorie (articolul 168 din Codul Muncii al Federației Ruse). Procedura și cuantumul rambursării cheltuielilor de deplasare sunt stabilite în contractul colectiv (act normativ local). Acest document poate include prevederi pentru rambursarea costurilor de taxi ale angajaților detașați. Un punct de vedere similar se reflectă în scrisorile Ministerului de Finanțe al Rusiei din 31 iulie 2009 nr. 03-03-06/1/505, din 22 mai 2009 nr. 03-03-06/1/339. .
Alte cheltuieli de călătorie
Atunci când trimiteți angajați în călătorii de afaceri în străinătate, cheltuielile suplimentare pot include:
- cheltuieli pentru înregistrarea și eliberarea pașapoartelor străine, vizelor, tichetelor, invitațiilor și altor documente similare;
- taxe consulare, de aerodrom, taxe pentru dreptul de intrare, trecere, tranzit de automobile și alte transporturi, utilizarea canalelor maritime, alte structuri similare și alte plăți și taxe similare.
Acest lucru decurge direct din prevederile paragrafului 12 al paragrafului 1 al articolului 264 din Codul fiscal al Federației Ruse și paragrafului 23 din Regulamentele aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 nr. 749.
Un caz special de cheltuieli suplimentare pentru o călătorie de afaceri poate fi, de exemplu, costul livrare prin curier vize și notificare prin SMS despre obținerea unei vize. În ciuda faptului că astfel de costuri nu sunt menționate direct în paragraful 12 al paragrafului 1 al articolului 264 din Codul fiscal al Federației Ruse și paragraful 23 din Regulamentele aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 nr. 749, acestea pot fi luate în considerare la impozitarea profiturilor ca parte a cheltuielilor de călătorie de afaceri. Cu condiția ca aceste costuri suplimentare:
- prevăzute de un contract colectiv sau de un act de reglementare local al companiei;
- confirmate prin documente primare relevante.
O concluzie similară rezultă din paragraful 24 din Regulamente, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 nr. 749 și scrisoarea Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 25 noiembrie 2011 nr. ED-4 -3 / 19756.
În practică, de multe ori apare și întrebarea: este posibil să se țină cont de costurile asigurării medicale atunci când un angajat se află într-o călătorie de afaceri în străinătate atunci când calculează impozitul pe venit? Da, poti. Multe state nu permit intrarea în țară fără asigurare de sănătate. Prin urmare, costul obținerii acestuia la trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri este justificat din punct de vedere economic. Le puteți confirma cu o poliță de asigurare și un certificat care să ateste că asigurarea este o condiție prealabilă pentru eliberarea vizei de intrare.
Daca aceste conditii sunt indeplinite, costurile obtinerii asigurarii medicale pot fi incluse in cheltuielile de calatorie si luate in considerare la impozitarea profiturilor. Baza este paragraful 12 al paragrafului 1 al articolului 264 din Codul fiscal al Federației Ruse.
Contabilitatea cheltuielilor de deplasare ale salariatilor cu care se incheie contracte de drept civil
Inspectorii insistă ca doar cei cu care contract de munca. Acest punct de vedere este confirmat și de Ministerul de Finanțe al Rusiei în scrisorile din 19 decembrie 2006 nr. 03-03-04/1/844 și din 13 noiembrie 2006 nr. 03-03-04/1/755. În opinia noastră, este mai bine să nu plătiți pentru o călătorie de afaceri angajaților care nu fac parte din personal: inspectorii vor considera cu siguranță acest lucru ca pe o greșeală, cu toate consecințele care decurg. Deși în mod echitabil, observăm că în acest sens există o practică de arbitraj în favoarea, de exemplu, a rezoluției Serviciului Federal Antimonopol din Districtul Volga din 16 martie 2006 Nr. A72-5629 / 05-6 / 435. În acesta, judecătorii au arătat că cheltuielile efectuate cu ocazia unei călătorii de afaceri de către executanții de contracte de drept civil, în esență, au aceeași natură juridică ca și cheltuielile cu deplasările de afaceri ale salariaților cu care s-au încheiat contracte de muncă. Prin urmare, astfel de costuri pot fi luate în considerare la calcularea impozitului pe venit. Totuși, repetăm: acest lucru ar trebui făcut doar dacă compania este pregătită să-și apere punctul de vedere în instanță.
Prin urmare, dacă devine necesară trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri cu care nu a fost încheiat un contract de muncă, acesta ar trebui pur și simplu formalizat diferit. Încheierea contract civil, puteți alege una dintre cele trei opțiuni:
- compensația pentru cheltuielile legate de călătorie este inclusă în suma totală a remunerației (adică este plătită ca parte a remunerației conform unui contract de drept civil);
- cheltuielile de călătorie se plătesc separat;
- organizația plătește total sau parțial costurile asociate executării unui contract de drept civil, ocolind contractorul (de exemplu, transferă direct bani la un hotel în care va locui un freelancer trimis într-o călătorie de afaceri).
Alexander Yelin,
Compania „ACADEMY AUDIT”
Multe companii își trimit angajații în călătorii de afaceri, pentru a participa la seminarii, pentru a încheia noi contracte, pentru a rezolva probleme legate de activitățile companiei.
La specialisti de personal, precum și contabilii, în legătură cu aceasta, apar o mulțime de întrebări cu privire la înregistrarea unei călătorii de afaceri, calculul și impozitarea acesteia. Acest articol vă va ajuta să rezolvați aceste probleme și vă va oferi răspunsuri la toate întrebările dvs.
Suport personal pentru o călătorie de afaceri
O călătorie de afaceri este o călătorie a unui angajat la ordinul angajatorului pentru o anumită perioadă de timp pentru a îndeplini o misiune oficială în afara locului de muncă permanent (Articolul 166 din Codul Muncii al Federației Ruse). Dacă un angajat se află într-o călătorie de afaceri, își păstrează câștigul mediu și locul de muncă. Înregistrarea călătoriilor de afaceri este prevăzută în Instrucțiunea Ministerului de Finanțe al URSS, Comitetului de Stat pentru Muncă al URSS și Consiliul Central al Sindicatelor din 7 aprilie 1988 nr. 62 „Cu privire la calatorii de afaceriîn cadrul URSS.
Conform acestei instrucțiuni, atunci când trimite un angajat într-o călătorie de afaceri, șeful departamentului din care face parte angajatul (supervizorul său imediat) completează pentru el „Misiunea de serviciu pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri și un raport privind implementarea acesteia” , care indică scopul călătoriei, sarcinile care trebuie rezolvate în timpul acestei călătorii, numele firmei la care este trimis angajatul, data călătoriei. „Desemnarea de serviciu” în formularul nr. T-10a trebuie aprobată de șeful companiei. Apoi, pe baza acestui document, ofițerul de personal întocmește un „Certificat de călătorie” în formularul nr. T-10. În care este indicat numele companiei, orașul în care este trimis angajatul, precum și datele călătoriei. Conform acestor date, salariatul face o notă în firma sa în departamentul de personal pe care o părăsește în ziua în care este trimis în călătorie de afaceri, la sosirea la locul deplasării de afaceri, angajatul notează data sosirii în sediul companiei. departamentul de personal, apoi în ziua plecării părăsește locul călătoriei de afaceri și în ziua sosirii la locul de muncă în compania sa își pune ultimul semn - ziua sosirii. Toate mărcile trebuie confirmate prin semnăturile și sigiliile oficialilor. Valabilitatea cheltuielilor efectuate într-o călătorie de afaceri și rambursate de companie este confirmată prin documente relevante, inclusiv un certificat de călătorie.
După finalizarea certificatului de repartizare și de călătorie, angajatul merge la departamentul de contabilitate, unde i se acordă un avans pentru cheltuielile zilnice, călătoria, cazarea, precum și cheltuielile pe care angajatorul este gata să le plătească pe cheltuiala companiei. Toate aceste nuante pot fi aprobate in actul local intern al societatii sau in regulamentul de salarizare. Indemnizația zilnică în limitele, al cărei cuantum nu va fi supus unor impozite precum impozitul pe venitul persoanelor fizice și primele de asigurare sunt stabilite de clauza 3 a art. 217 din Codul Fiscal al Federației Ruse în valoare de 700 de ruble pe zi pentru timpul petrecut într-o călătorie de afaceri pe teritoriul Federației Ruse, 2500 de ruble pe zi pentru timpul petrecut într-o călătorie de afaceri în străinătate. Alocația diurnă este calculată pentru fiecare zi dintr-o călătorie de afaceri, inclusiv sărbători și weekenduri.
Contabilitatea cheltuielilor de deplasare
Cheltuielile de călătorie se înregistrează în 71 de conturi „Decontări cu persoane responsabile” (planul de conturi contabilitate FCD al organizației, aprobat prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 31 octombrie 2000 Nr. 94n). Toate cheltuielile efectuate și documentate sunt luate în considerare în CT al contului 71. O plată în avans este emisă unui angajat numai în cazul unui raport complet și al returnării fondurilor necheltuite într-o călătorie de afaceri anterioară. La sosirea dintr-o calatorie de afaceri, calatorul de afaceri trebuie sa se prezinte la serviciul de contabilitate pentru avansul banilor, precum si cheltuielile efectuate, in termen de 3 zile. Pentru a face acest lucru, el întocmește în mod independent un raport în avans cu anexele tuturor cecurilor, biletelor, facturilor și actelor, precum și anexează un certificat de călătorie.
Sunt momente în care un angajat a trebuit să cheltuiască mai mulți bani decât i s-au dat la casieria companiei. In acest caz, societatea este obligata sa-i ramburseze aceasta suma prin casier sau banca in contul personal. Dacă angajatul a cheltuit mai puțin decât a fost dat în raport, atunci trebuie să returneze diferența la casieria departamentului de contabilitate. Dacă în termen de 1 lună această sumă nu a fost primită de la un astfel de angajat, atunci departamentul de contabilitate, de comun acord cu managerul și angajatul, are dreptul să o rețină din salariul salariatului. Dar in acest caz trebuie avut in vedere ca cuantumul deducerilor nu trebuie sa fie mai mare de 20% din salariu sau 50% din aceeasi suma daca angajatul are deja 2 sau mai multe acte de conducere. Dacă nu ați reușit să obțineți acordul angajatului, atunci puteți rezolva această problemă în instanță.
Înregistrările contabile includ următoarele:
Dr. c. 94 Set de conturi 71 - reflectat nereturnat bani lichizi la timp
Dr. c. 70 Set de conturi 94 - fondurile nereturnate la timp sunt retinute din salariul angajatului
Dr. c. 73 Set de sc. 94 - fondurile care nu au fost restituite în termenele stabilite au fost recuperate în cazul în care nu pot fi reținute din salariul unui angajat al organizației.
Impozitarea cheltuielilor de călătorie
TVA-ul, care este alocat în facturile pentru serviciile de cazare la hotel, poate fi dedus dacă în acest cont a fost emisă o factură și există o chitanță de numerar în care TVA este alocată pe rând separat sau pe baza unor formulare stricte de raportare. Mai mult, Ministerul Finanțelor a elaborat formulare stricte de raportare special pentru hoteluri (Ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 13 decembrie 1993 nr. 121). Aceste documente sunt contul nr. 3-G sau nr. 3-GM. Dacă la achiziționarea unui bilet electronic la locul călătoriei de afaceri și retur, TVA-ul este alocat pe linie separată, atunci poate fi luat în considerare și pentru deducere. Acest răspuns ne-a fost oferit de către Ministerul de Finanțe al Federației Ruse prin Scrisoarea din 10 ianuarie 2013 N 03-07-11 / 01.
Contabilitatea fiscală a cheltuielilor de călătorie pentru impozitul pe venit este reglementată de articolul 25 din Codul fiscal al Federației Ruse. Pentru a accepta toate aceste cheltuieli la calculul impozitului pe venit este necesar ca toate să îndeplinească anumite cerințe, și anume, să fie justificate economic, documentate și, de asemenea, efectuate în scopul creșterii afacerii firmei. Cheltuielile legate de călătorie sunt clasificate ca alte cheltuieli și sunt în momentul aprobării raportului de cheltuieli.