Jurnal de bord cărți de muncă este conceput pentru a înregistra date în carnetele de muncă ale angajaților din acesta. După ce angajatorul a angajat un nou angajat, acesta păstrează carnetul de muncă al noului angajat. Toate informațiile despre această carte sunt introduse într-un jurnal special.
Structura jurnalului arată astfel:
Pagina de titlu și formulare
Completarea registrului de contabilitate se face conform unor reguli speciale. In plus, trebuie sa fie siret, iar paginile trebuie cusute. În plus, pe document se pune neapărat o greșeală de tipar. În caz contrar, cartea contabilă își pierde forța juridică, iar documentul este declarat nul. În cazul în care un angajat pleacă, acesta trebuie să returneze cartea de muncă.
După ce a returnat documentul în mâinile angajatului, acesta își pune semnătura, confirmând returnarea. Responsabilitățile pentru întreținerea, păstrarea, contabilitatea cărților de muncă revin pe umerii angajatorului. Cu toate acestea, poate emite un ordin prin care va numi o persoană responsabilă de siguranța cărților.
Regulile sunt obligatorii. În cazul încălcării regulilor, se prevede amendă sau îndepărtarea angajatorului din activitățile sale.
Design reviste
În ciuda faptului că jurnalul contabil are o structură strictă, nu există o singură regulă de formatare pentru acest document. Cu toate acestea, procedura de înregistrare a cărților de muncă este structurată.
Formele viitoarelor cărți de muncă și inserțiile acestora sunt supuse unei contabilități stricte într-un registru special de venituri și cheltuieli. Este „în bilanţul contabil” al departamentului de contabilitate.
Registrele de angajare cu înregistrări sunt păstrate de către angajator sau angajatul responsabil pentru siguranța acestora. Noul eșantion de carte contabilă (introdus în 2003) are treisprezece coloane. Luați în considerare scopul fiecărei coloane:
- 1 - Număr ordinal.
- 2, 3, 4 - Data acceptarii salariatului, data efectuarii unei inscrieri in carnetul de munca. De obicei, se completează în următorul format: număr (coloana a 2-a), lună (coloana a 3-a), anul (coloana a 4-a).
- 5 - numele complet al salariatului.
- 6 - Seria și numărul cărții de muncă.
- 7 - Poziția salariatului.
- 8 - Denumirea organizației și departamentului în care este înscris angajatul.
- 9 - Numărul emisiunii comenzii (plus numărul comenzii) la înscriere.
- 10 - Semnătura persoanei (sau șefului organizației) care este responsabilă de carnetele de muncă și păstrarea acestora.
- 11 - Suma plătită de salariat pt.
- 12 - Numărul de returnare a cărții de muncă la un angajat care a fost concediat (sau a părăsit) din organizație.
- 13 - Semnătura salariatului care confirmă primirea carnetului de muncă.
Înregistrarea jurnalului contabil nu se termină cu completarea coloanelor.
În plus, există reguli generale de proiectare:
- Cartea trebuie să aibă o copertă rigidă.
- Paginile revistei sunt dantelate și numerotate.
- Ultima pagină indică numărul de pagini numerotate și dantelate.
Ultima pagină conține semnătura persoanei responsabile sau a șefului organizației. Jurnalul contabil trebuie sigilat cu sigiliu de ceară sau film, în conformitate cu GOST.
Reguli de semnare
După cum sa menționat mai sus, cartea contabilă trebuie să fie semnată de șeful organizației sau de o persoană responsabilă. La semnarea unui document, semnatarul trebuie să se asigure că registrul de contabilitate este completat, corect, executat corect, nu există erori sau inexactități în înregistrări. Pe lângă semnătura de pe ultima foaie, ar trebui să existe informații despre numărul de pagini numerotate și dantelate.
Reguli pentru menținerea și corectarea înregistrărilor eronate
Cartea contabilă are reguli clare de menținere, care vor fi discutate mai jos:
- Se folosește până la finalizarea efectivă.
- Paginile sunt numerotate și dantelate.
- Intrările din el sunt în ordine, nu ar trebui să lipsească intrări.
- Vine într-o copertă rigidă.
- Jurnalul contabil la capătul său efectiv se sigilează și se folosește numai atunci când este necesar să se facă o înregistrare despre salariatul concediat și carnetul de muncă eliberat acestuia.
- Ultima pagină a revistei conține informații despre numărul de pagini numerotate și dantelate, precum și semnătura persoanei responsabile.
- Dacă a fost completat într-un mod informal, atunci persoana responsabilă trebuie să indice următoarea inscripție pe ultima pagină: „nu se păstrează înregistrări” și să înceapă să întocmească o nouă carte în conformitate cu îndrumările oficiale.
După cum știți, nimeni nu este imun la greșeli. Persoana care completează jurnalul nu este imună la greșeli. După cum am menționat mai devreme, umplerea revistei, structura sa are un standard statutar. Doar dacă acest standard este îndeplinit, jurnalul contabil poate fi considerat valabil. Cu toate acestea, procedura de corectare a erorilor nu are o reglementare clară.
Un angajat al serviciului de personal care a greșit poate lăsa următorul rând între paranteze după o înregistrare incorectă: „înscrierea este invalidă”. Și în locul de sub intrarea incorectă, indicați opțiunea corectă. În acest caz, informațiile incorecte nu trebuie tăiate. Merită spus că această metodă de corectare a erorii este cea mai corectă.
Există și cazuri când inscripția este făcută eronat. De exemplu, sunt indicate datele unui angajat care nu este înregistrat la întreprindere sau în companie. Apoi, această informație este tăiată cu o linie subțire, iar între paranteze vizavi de intrarea incorectă este indicat: „intrarea este incorectă”.
Exemplu de carte de contabilitate pentru cărțile de muncă (model de formular)
Exemplu de pagină de titlu
SRL „numele organizației”
CARTEA DE CONTABILITATE A MIŞCĂRII CĂRŢILOR DE MUNCĂ ŞI INSERŢII ÎN ELE
A început: "__" ____________ 20 __
S-a încheiat: „__” ____________ 20 __
Preț
Costul acestui document depinde de mulți factori:
- Tip copertă: copertă rigidă sau carton moale.
- Număr de pagini.
- Utilizarea hârtiei laminate.
- Carte cu dantelă și tipărire greșită.
Conform regulilor, cartea trebuie să fie sigilată și să aibă șiretură. Coperta trebuie realizată într-o formă tare (o copertă din carton este potrivită și pentru o carte de grosime mică), o carte cu un număr mare de pagini este recomandat să fie achiziționată cu copertă rigidă. O carte de grosime mare, cu copertă cartonată, dantelă și numerotată, va costa organizația 300-500 de ruble.
În conformitate cu Codul Muncii, carnetul de evidență a registrului de muncă este păstrat la întreprindere timp de 50 de ani. Încălcarea regulilor de conduită a acestuia se pedepsește cu amendă. Să ne familiarizăm cu ce este acest document responsabil.
De ce există standarde pentru completarea documentației, inclusiv contabilizarea registrelor de muncă la întreprindere? După cum sa menționat mai sus, jurnalele de înregistrare a documentelor angajaților sunt stocate integral timp de 50 de ani, timp în care este posibil să se restabilească sau să se găsească un document din înregistrările mișcării acestuia (emitere, execuție). Și acest lucru în sine impune reguli stricte privind depozitarea registrelor.
Al doilea motiv pentru evidența standardizată este astfel încât, atunci când managerul de birou se schimbă, nou-numitul în această funcție să poată înțelege cu ușurință afacerile predecesorului său și să nu speculeze ce înseamnă cutare sau cutare abreviere sau abreviere.
Procedura de ținere a registrului muncii este unul dintre primele puncte la care inspectorii și auditorii vor fi atenți.
La încheierea oficială a contractului, dacă angajatul a lucrat la întreprindere mai mult de cinci zile și acest loc de muncă este principalul pentru el, o evidență a activității sale este trecută în cartea salariatului, care este transferată la angajator pentru depozitare. Desigur, transferul pentru, căruia îi aparține carnetul de muncă, trebuie să fie însoțit de o anumită procedură de asigurare a siguranței și evidenței deplasării documentelor.
Fiecare angajator, fie el o organizație sau antreprenor individual trebuie să țină și să mențină un registru al carnetelor de muncă. Această obligație a angajatorului este consacrată în lege - în al patruzecilea paragraf al instrucțiunii pentru pregătirea, întreținerea și păstrarea documentelor (Decretul Guvernului Federației Ruse din 2003, nr. 225), precum și instrucțiuni standard pentru birou lucrarea nr 536 din 8 noiembrie 2005.
În cazul schimbării persoanei responsabile cu menținerea registrului, operațiunea de transfer a documentației se realizează cu întocmirea unui act de acceptare și transfer al jurnalului și controlul efectiv al disponibilității tuturor formelor de lucru. cărţi în munca de birou a întreprinderii înscrise în registrul carnetelor de muncă. După această procedură se emite un ordin care eliberează de răspundere anteriorul angajat și îl impune noului responsabil.
O mostră din jurnalul cărților de muncă
Jurnalul de menținere a cărților de muncă eșantion
Pentru a ține evidența, se utilizează un formular standard al unui jurnal contabil, emis în conformitate cu instrucțiunile privind proiectarea și mișcarea cărților. Nu este permisă înregistrarea în formă liberă.
Este recomandabil să folosiți registrele de contabilitate în legatură strânsă - acestea vor fi folosite și păstrate pentru o perioadă lungă de timp. Spre deosebire de alte forme de înregistrare, registrul carnetelor de muncă se ține până la completarea completă a paginilor, pe mai mulți ani, și nu pe o perioadă de raportare egală cu un an.
Paginile cărții sunt numerotate și cusute într-un anumit fel: capetele șnurului de cusătură sunt lipite cu hârtie în interiorul copertei cărții. Pe banda de hârtie care fixează capetele firului sunt indicate cu cuvinte numărul și numărul de pagini numerotate și cusute. Informațiile privind numărul de pagini trebuie certificate prin semnătura capului. Numerotarea paginilor complete trebuie făcută imediat în momentul deschiderii - este faptul că numărul de pagini este certificat prin cusătură, lipire cu o bandă de hârtie și sigilare.
Pe reversul capacului, pe o fâșie de hârtie cu care se lipesc capetele șnurului, se instalează un sigiliu sau un sigiliu de ceară. Imprimarea trebuie asezata in asa fel incat sa loveasca simultan coperta revistei, banda de hartie si capetele firului.
Contabilitatea carnetelor de muncă la întreprindere - instrucțiuni
Registrul de înregistrare pentru contabilizarea deplasării documentelor la întreprinderi are treisprezece coloane. Luați în considerare ce informații și sub ce formă sunt introduse în aceste coloane.
- coloana 1 - se înscrie în ea numărul de ordine al înscrierii, cărțile de muncă sunt înregistrate separat de, manopera și inserția la aceasta sunt înregistrate secvențial;
- coloanele 2, 3 și 4 au scopul de a înregistra data cu cifre arabe;
- prenumele, numele și patronimul salariatului se înscriu în coloana a cincea a jurnalului;
- coloana a șasea este rezervată pentru înregistrarea numărului de ordine al carnetului de muncă;
Aici sunt mici nuanțe: formele în stil vechi, până în 1938, emise până în anii 70, nu aveau număr de ordine. Prin urmare, atunci când se înregistrează o formă a unui astfel de eșantion, în această coloană este pusă o liniuță. Cărțile care au înlocuit vechile modele în 1974 aveau un număr de serie format din cifre romane și două litere și un număr de șapte cifre. Formele de cărți de muncă au, de asemenea, o serie marcată cu literele TK (carte de lucru) sau VK (inserare) și un număr de șapte cifre.
Cartea de contabilitate pentru deplasarea eșantion carnete de muncă
- în coloana 7 se înscrie o înscriere despre postul, conform tabelului de personal existent, pentru care a fost angajat salariatul;
- în următoarea, coloana a 8-a, este indicată denumirea departamentului organizației, sau divizia acesteia, în care este angajat salariatul;
- Coloana a 9-a conține informații cu privire la baza acceptării unui angajat pentru postul specificat: numărul și data ordinului de admitere în stat;
- în coloana a zecea semnează responsabilul care a acceptat documentul de înregistrare;
- coloana următoare, a unsprezecea, indică suma primită de la angajat pentru formularul eliberat acestuia de întreprindere, dacă înregistrarea se efectuează pentru prima dată. Dacă organizația își asumă în totalitate costul achiziției de formulare, în această coloană este pusă o liniuță. Pe lângă păstrarea unui jurnal de înregistrare a cărților de muncă, există un jurnal al eliberării cărților de muncă. Acesta este un registru separat de venituri și cheltuieli, în care sunt înscrise informații despre achiziționarea de formulare goale de cărți și inserții.
- ultimele două coloane - a 12-a și a 13-a, sunt destinate să înscrie data la care documentul a fost eliberat angajatului la concediere și semnătura acestuia care confirmă că a primit documentul.
Jurnalul de înregistrare a carnetelor de muncă - corectarea erorilor
Exemplu de corectare a erorilor
Trebuie avut grijă atunci când păstrați înregistrările în jurnal. Cu toate acestea, oamenii nu sunt mașini - se întâmplă erori sau omisiuni. Nu există recomandări speciale privind corectarea erorilor din registrul registrului de lucru. Aici acţionează, adoptate pentru astfel de cazuri în munca de birou.
O eroare în intrări poate fi corectată în două moduri, principalul lucru este să nu utilizați un corector la corectare, care acoperă complet textul eronat:
- Trimiterea unei intrări incorecte. Informațiile eronate sunt tăiate cu o singură linie, vizavi sunt marcate „a crede corectate într-o coloană cutare”. Rectificările efectuate trebuie să fie certificate prin semnătura persoanei care a efectuat corectarea și data.
- „Intrarea nu este validă”. În acest caz, informațiile incorecte nu sunt tăiate. În coloana în care sunt necesare corecții, se scrie fraza: „înscrierea nu este validă” și în continuare se scrie informațiile necesare. O astfel de remediere nu este certificată în continuare.
Persoana responsabila cu registrul de circulatie a carnetelor de munca
O persoană responsabilă este desemnată să țină un jurnal al circulației registrelor de muncă. Dacă întreprinderea are
Fiecare organizație, bugetară sau comercială, controlează și înregistrează documentația de intrare și de ieșire. Nici antreprenorii nu sunt scutiți de această obligație. Contabilitatea carnetelor de muncă, precum și a altor documente legate de angajarea și concedierea angajaților, se ține de serviciul de personal. Pentru a face acest lucru, aveți nevoie de o carte de contabilitate pentru mișcarea cărților de muncă. Caracteristicile umplerii sale vor fi discutate în acest articol.
Contabilitatea cărților de muncă instituţiile bugetare, societăţi comercialeși organizatii nonprofit condus de obicei de departamentul de resurse umane. În firmele cu personal redus, este numit un angajat responsabil pentru aceasta. Pentru a lua în considerare în mod corespunzător cărțile de muncă și dosarele personale ale angajaților, o carte de contabilitate pentru cărțile de muncă (TK) și inserțiile acestora sunt stabilite prin lege.
Cartea mișcării cărților de muncă - ce fel de document este acesta
Acesta este un jurnal în care se înregistrează primirea carnetelor de muncă ale angajaților angajați. Acolo se introduc și informații despre chitanța centrului comercial în mână la concediere. Forma este definită. Documentul este un tabel cu 13 coloane în format A4. Jurnalul de trafic este completat și întocmit conform regulilor stabilite, o formă arbitrară de întreținere este inacceptabilă. În același timp, puteți cumpăra acest formular - este produs de tipografii sau îl puteți realiza singur, observând cerințele stabilite. Dacă aveți nevoie de o carte de mișcare a cărții de muncă, puteți descărca o mostră gratuită la sfârșitul acestui articol.
Cum arată secțiunea principală completată a cărții de contabilitate pentru deplasarea cărților de muncă
Reguli de umplere
Cerințele de completare sunt prevăzute în Regulile pentru menținerea și păstrarea cărților de muncă. Sunt aprobate de Guvern în . De asemenea, scrie cum să flashi albumul.
Să analizăm cum arată cartea de contabilitate pentru mișcarea cărților de lucru (eșantion de umplere) în coloane:
- numerele se introduc în coloana 1 în ordinea în care sunt înregistrate carnetele de muncă (1, 2, 3, 4 etc.);
- Coloanele a 2-a, a 3-a, a 4-a conțin data la care angajatul a fost angajat pe post și a completat cartea (ziua, luna, anul în cifre). Dacă aceste date diferă, ceea ce este permis de lege, se înscrie ziua în care angajatul a fost angajat - o dată anterioară;
- în coloana a 5-a introduceți numele complet. angajat;
- în coloana a 6-a se înscrie seria și numărul cărții, care sunt cuprinse pe fiecare, începând din 1974. Dacă este veche, lansată înainte de 1974, fără număr, se pune o liniuță în coloană. Pe mostrele din 1974-2003, seria este desemnată cu literele AT, din 2004 fiind folosită abrevierea TK. Numărul este format din 7 cifre;
- Coloana a 7-a conține denumirea funcției, specialității sau profesiei în forma în care este indicată în ordin. Categoria sau categoria se înscrie și acolo, dacă este necesar;
- în coloana a 9-a se scrie numărul comenzii în baza căreia a fost angajat salariatul;
- Coloana a 10-a este destinată semnăturii persoanei responsabile - ofițerul de personal căruia i-a fost transferat documentul pentru păstrare;
- Coloana a 11-a este necesară pentru cazurile în care o carte și (și) o inserare a acesteia sunt începute într-o organizație. Apoi, suma în ruble pe care angajatul a plătit-o pentru document este introdusă acolo. Dacă lucrătorul avea deja forța de muncă în mâinile salariatului, se pune o liniuță în coloană;
- Coloana a 12-a este pentru informații care trebuie completate atunci când un angajat este concediat. Contine data emiterii muncii;
- în coloana a 13-a, angajatul semnează, confirmând primirea documentului. Acest lucru se întâmplă și după pensionare.
În cazul în care un angajat nu poate ridica singur documentul la concediere, acesta este înștiințat de obligația de a veni sau de a solicita permisiunea de a-l trimite prin poștă. Apoi, in coloana a 12-a se pun cu acordul angajatului data notificarii si data plecarii centrului comercial prin posta. În coloana a 13-a scriem numărul notificării.
Cum se întocmește cartea contabilă - sigilare și dantelă
Este de dorit ca o carte de contabilitate să aibă copertă rigidă, deoarece lucrul cu ea poate dura ani și zeci de ani, iar apoi este predat arhivei, unde rămâne zeci de ani. O astfel de acoperire nu este o cerință obligatorie de proiectare. Cu toate acestea, o serie de alte principii pentru menținerea acestui lucru formular contabil trebuie respectate. Să ne uităm la aceste reguli.
Cerințe obligatorii pentru înregistrare:
- paginile sunt numerotate în prealabil, înainte de utilizare;
- cartea trebuie să fie dantelă și sigilată (sau sigilată cu ceară de sigilare);
- certificat printr-o inscripție specială, care indică numărul de pagini. Asigură șeful companiei (și nu un angajat al personalului) cu o semnătură și un sigiliu care indică data.
Corectarea erorii
Deoarece jurnalul este completat manual, erorile și omisiunile nu sunt neobișnuite în păstrarea evidenței. Nu există reguli în Regulile stabilite de guvern cu privire la corectarea erorilor din registru. Dar, conform prevederilor general acceptate, nu puteți folosi un corector și nu puteți scrie peste informații incorecte. De obicei, inscripția eronată este tăiată, datele corecte sunt trecute lângă semnul „a crede corectat”, indicând poziția și cu semnătura persoanei care a făcut corectarea. Dar în forma prescrisă, această metodă este dificil de utilizat, deoarece pur și simplu nu există spațiu pentru o înregistrare și o explicație corectă. Puteți fie să furnizați o coloană pentru explicații și clarificări în prealabil, fie să apelați la o altă metodă de corectare a erorilor.
A doua opțiune este aplicarea regulilor de corectare care sunt utilizate la întreținerea caietului de lucru în sine. Fără barare în coloana în care a fost făcută eroarea, dar pe linia de mai jos, scrieți „înscrierea este nevalidă”. Apoi introduceți informațiile corecte de mai jos.
Stocare carte de cont
Registrul de contabilitate pentru deplasarea mall-urilor și inserțiile acestora se află la locul de muncă al angajatului responsabil cu întreținerea acestuia. Acesta se desfășoară până la utilizarea completă a tuturor paginilor, timp de câți ani este nevoie. După utilizare, se începe unul nou, iar numerotarea din acesta continuă de la cifra pe care s-a încheiat cea anterioară și nu începe de la capăt. Jurnalul folosit nu este distrus în niciun caz, dar nu este predat imediat arhivei. La urma urmei, angajații vor trebui să-l semneze la concediere și la primirea documentelor, așa că este păstrat de ofițerul de personal până când este complet închis. Si doar carnetul de contabilitate completat de la inceput pana la sfarsit se preda conform inventarului pentru pastrare in arhiva societatii, unde va sta 50 de ani.
Răspunderea pentru absența sau menținerea incorectă a registrului contabil
Dacă o companie sau un antreprenor nu ține un registru de circulație sau documentul este întocmit cu încălcarea regulilor stabilite, se confruntă responsabilitatea administrativă. O amendă de la 500 la 5.000 de ruble pentru funcționari și de la 30.000 la 50.000 de ruble pentru organizații.
În conformitate cu reglementările dreptul muncii, toate informațiile despre numirea la locul de muncă, concedierea din aceasta, recompensele pentru realizări sunt înscrise în carnetul de muncă.
Fiecare companie menține o evidență strictă a carnetelor de muncă ale angajaților. Angajatul responsabil sau departamentul de personal le completează și le depozitează într-o cameră separată.
În plus, după primire, acestea sunt înregistrate în registru.
Un caiet cusut și numerotat, sigilat în conformitate cu regulile stabilite cu sigiliul și semnătura capului, se numește registru de cărți de muncă și inserții la acestea.
Formularele aprobate sunt tipărite pe paginile sale, care sunt un tabel de 13 puncte.
Fiecare articol este completat de un angajat responsabil într-o ordine strict definită, lizibil și precis. Cartea se păstrează mai mult de un an, dar continuă să fie înregistrată câțiva ani, până la umplerea tuturor paginilor. Abia după aceea este terminat și transferat în arhivă pentru stocare pe termen lung.
Pe ce reglementări se bazează?
Regulile de păstrare, procesare, completare și stocare a unui document sunt guvernate de următoarele reguli:
- Decretul „Cu privire la cărțile de muncă” al Federației Ruse nr. 225 din 16 aprilie 2003;
- Decretul Ministerului Muncii și dezvoltare sociala„Cu privire la aprobarea instrucțiunilor de completare a carnetelor de muncă” Nr.69 din 10.10.2003.
În a treia anexă la hotărârea nr. 69 este dată forma jurnalului. Arata cam asa.
Responsabilitatea de întreținere
Numai un angajat desemnat de șeful întreprinderii poate face înscrieri. Trebuie să fie asiduu, atent, să aibă un scris de mână ușor de înțeles și lizibil. În plus, ar trebui să citească cu atenție instrucțiunile pentru completarea jurnalului. Într-o instituție cu un personal redus de angajați, o astfel de îndatorire poate fi imputată unui contabil sau secretar, prin ordin al instituției. Șeful însuși poate păstra și documentația personalului. În întreprinderile mari, ofițerul de personal sau departamentul de personal este angajat în conducere.
Dacă angajatul responsabil cu menținerea evidenței personalului:
- renunță
- dispare mult timp
- merge la,
- se află într-o absență pe termen lung de la locul de muncă dintr-un alt motiv întemeiat,
atunci devine necesar să se transfere toate cazurile unui alt angajat și să se stabilească transferul în act.
Acesta indică numărul de formulare depuse de angajați care lucrează ai întreprinderii care au demisionat și nu au luat documentele, precum și formulare goale. După transfer, se emite un ordin de numire a unui nou responsabil.
Cerințe de înregistrare și procesul de sigilare
O carte din eșantionul stabilit poate fi achiziționată gata făcută sau făcută la comandă într-o tipografie. Dacă cartea este tipărită pe imprimanta organizației, atunci trebuie să comandați o copertă cartonată. Nu este recomandată un paperback, deoarece revista poate fi păstrată mai mult de un an. În plus, după sfârșit, urmează o perioadă lungă de valabilitate, timp în care hârtia se poate deteriora.
De asemenea, documentul trebuie să îndeplinească aceste cerințe.
Revizuirea video a cerințelor și sfaturi utile la designul acestui jurnal este prezentat mai jos:
Comanda de completare
Toți angajații organizației sunt înregistrați în jurnal:
- cei care au fost acceptați cu un document existent;
- cei care au venit la primul loc de muncă și au primit o muncă nouă;
- cei cărora li s-a dat un insert la travaliu.
Dacă un angajat se depune travaliu insert, care a fost înregistrat într-o altă instituție, atunci datele despre acesta nu sunt introduse în jurnal. Înregistrați doar cartea.
Datele sunt introduse cu un pix cu gel sau cu bilă în albastru, negru sau violet, în ordine de la prima până la a treisprezecea coloană.
1. Număr de înregistrare crescând de la an la an.
2 – 4. Data admiterii, la efectuarea unei intrări în travaliu sau în frunza vrac. Este despre despre mai multe date care pot să nu coincidă. Prin urmare, de dragul oportunității, se recomandă stabilirea datei de intrare în muncă.
O mostră de completare a unei cărți de muncă
5. În coloana a 5-a scrieți prenume, patronimic și prenume angajat complet.
6. Seria și numărul. Când completați această coloană, merită să luați în considerare caracteristicile formelor diferiților ani. Dacă cartea în stil vechi nu are un număr, trebuie să puneți o liniuță.
7. Denumirea funcției. Este indicat conform personal. Dacă este imposibil să indicați specialitatea sau postul, scrieți direcția de lucru sau indicată în contract de muncă functiile angajatului.
8. O divizie, departament sau sector al unei instituții. Pentru organizațiile mari, este convenabil să indicați nu numai o mică parte a unității, ci și numele structurii în întregime.
9. Detalii ale documentului privind angajarea.În acest caz, numele, numărul și data, precum și tipul documentului, sunt indicate fără abrevieri.
10. Semnătură. Fixat semnătura personală angajatul care a acceptat munca și a dat-o.
11. Preț. Coloana este completată dacă cartea este pornită pentru prima dată și este cumpărată de întreprindere.
12 -13. Data și semnătura. Coloana se completează la primirea documentului după angajat.
Salariatul concediat este obligat să-și ridice cartea. Dacă nu face acest lucru imediat, atunci persoana responsabilă este obligată să informeze în scris despre necesitatea de a se prezenta. Angajatorul poate, cu acordul salariatului, să trimită documentul prin poștă.
Secvența și eșantionul de completare a cărții de înregistrare a cărții de muncă pot fi vizionate în următorul videoclip:
Pot fi corectate erorile?
Nu ar trebui permise corecții sau erori în jurnalele de înregistrare. Dar ținând cont de faptul că toate informațiile sunt introduse manual și de posibilitatea de a începe un nou jurnal după fiecare eroare este exclusă, informațiile incorecte sunt corectate într-un anumit mod.
Ce să fac?
- Linia cu intrare greșită bine tăiată. În apropiere scriu așa: „Crede corectat”. Se pun semnătura persoanei care a făcut rectificarea și data.
- Informațiile corecte sunt scrise mai jos.
Corectarea erorilor în acest mod se realizează în conformitate cu normele general acceptate de completare a jurnalelor.
Cât timp se ține jurnalul?
Perioada de stocare este de 75 de ani de la transferul în arhivă.
Când o persoană este angajată, un specialist din departamentul de personal o ia. Aceste documente sunt păstrate de către angajator până în ziua în care persoana este concediată. Ofițerul responsabil trebuie să păstreze înregistrări adecvate ale acestei documentații. Documentul este acceptat contra semnăturii. Prin urmare, în toate organizațiile există un registru al cărților de muncă. El are formă unificată si cere umplutură specială. Aici nu pot fi prezente intrări arbitrare. În plus, există reguli stabilite pentru completarea registrului contabil. Vom vorbi despre asta în detaliu în articolul curent.
Decretul nr. 225 din 16 aprilie 2003 obligă toate întreprinderile să țină evidența carnetelor de muncă. Astfel de acțiuni sunt necesare pentru sistematizarea informațiilor despre circulația acestor documente.
Cărțile de muncă sunt supuse înregistrării obligatorii:
- persoane care sunt angajate
- precum și proaspăt deschise
Când cartea se termină, se deschide o inserție suplimentară. Este inserat în documentul principal și face obiectul unui . Datele de inserare sunt scrise pe următoarea linie a jurnalului în ordine. Dacă o persoană a venit la organizație cu un insert existent, doar documentul principal este înregistrat.
Informațiile introduse în jurnalul de contabilitate oferă o oportunitate de a controla mișcarea cărților. Prin lege, acestea sunt eliberate înapoi persoanei în ziua concedierii acesteia. Acest lucru va fi indicat prin data și semnătura destinatarului în jurnal. Este important ca aceasta să coincidă cu ziua concedierii.
O responsabilitate
De obicei, pentru ținerea unui jurnal, precum și pentru stocarea și contabilizarea cărților de muncă, muncitori de personal. Dar nu toate companiile au o persoană sau un departament separat care se ocupă de problemele de personal. În organizațiile mici, acest lucru poate fi făcut de către manager însuși, un contabil sau o secretară.
Persoana responsabilă este desemnată prin ordinul relevant pentru întreprindere. Poziția lui nu contează. Toate cazurile legate de ținerea registrelor se transferă de la o persoană responsabilă la alta printr-un act special.
Unele organizații mici păcătuiesc că nu au o revistă. Trebuie înțeles că aceasta este o încălcare gravă a legii.
La verificarea unui funcționar, poate fi aplicată o amendă de 500 - 5.000 de ruble. Dacă o organizație este trasă la răspundere, mărimea sancțiunii va fi mult mai mare. Poate varia între 30.000 și 50.000 de ruble.
Cerințe privind aspectul cărții
Toate cărțile de lucru sunt înregistrate într-un jurnal special. Se prezintă sub forma unei cărți cu multe pagini. cuprinde treisprezece coloane care trebuie completate de persoana responsabilă. Dimensiunea cărții A4. Jurnalul are o formă unificată. Îl poți cumpăra într-un magazin specializat. Autoproducția cărții este permisă, dar cu cerințe speciale.
Jurnalul de contabilitate este end-to-end, adică poate fi ținut mulți ani. La sfârșitul anului, nu este nevoie să începi o nouă carte. Legea stabilește completarea acestui document:
- Prezența unei coperți rigide, deoarece este folosită de mai bine de un an.
- Toate paginile cărții sunt numerotate și cusute cu un fir puternic. Capetele sunt scoase din spatele cărții, legate împreună și lipite cu un autocolant special.
- Autocolantul conține informații care indică numărul de pagini numerotate și dantelate, precum și semnătura capului.
- Toate carnetele de lucru sunt supuse sigilării. Pentru a face acest lucru, se toarnă ceară de etanșare pe un autocolant de hârtie care fixează împreună capetele firului cu care este împletită revista. Sunt permise sigilii numerotate. Sunt de unică folosință și ajută la securizarea jurnalului împotriva accesului neautorizat. Fără un sigiliu, jurnalul poate fi invalidat.
Completarea Cartei de conturi
Potrivit legii, jurnalul contabil are o formă strict prescrisă. Următoarele date sunt înregistrate aici:
- prima coloană conține numerele de serie ale tuturor documentelor primite de organizație
- următoarele trei coloane includ informații despre dată
- a cincea coloană indică: numele de familie, prenumele și patronimele în întregime
- a șasea coloană indică seria și numărul documentului acceptat de specialist
- a șaptea coloană include informații despre specialitatea angajatului. Categoria și rangul, dacă sunt prezente, sunt de asemenea indicate aici.
- coloana următoare conține numele complet al companiei în care persoana este acceptată
- coloana a noua indică numărul ordinului de admitere în întreprindere
- a zecea coloană conține semnătura salariatului responsabil cu păstrarea documentului. Indică acceptarea documentului
- coloana următoare este de obicei goală. Se completează numai atunci când este achiziționată o nouă carte de lucru. Indică suma pe care o persoană a plătit-o pentru achiziționarea unui document.
- coloana a douăsprezecea conține data emiterii documentului
- semnătura persoanei concediate, indicând primirea cărții, se pune în coloana a treisprezecea. Data și semnătura trebuie să se potrivească cu ziua. Orice altceva poate fi considerat o încălcare.
În cazul în care o persoană nu s-a prezentat în ziua concedierii pentru un carnet de muncă, este obligat să-i notifice în scris obligația de a veni să ridice documentul. Este permisă solicitarea suplimentară a permisiunii de a trimite documentul prin poștă. Ei fac și dacă fost angajat a refuzat deloc să ia cartea. Dacă organizarea este verificată de către inspectoratul de muncă, sesizările vor servi drept scuză. În consecință, rândurile 12 și 13 din jurnal vor conține informații despre notificare, ceea ce va ajuta la evitarea răspunderii. Dacă unui angajat i s-a eliberat o inserție la întreprindere, va trebui să semneze pentru a o primi separat.
În viață, există situații în care un angajat concediat cere să dea o carte unei rude, unui prieten sau unui coleg. Trebuie înțeles că acest lucru este posibil numai dacă există o procură corespunzătoare certificată de un notar. Fără acest document, este permisă darea carnetului de muncă în caz de deces al salariatului. Dar apoi ruda trebuie să furnizeze un certificat de deces și documente care confirmă legăturile de familie. În acest caz, ultimele două coloane ale jurnalului ar trebui să conțină informații: când, cui și pe ce bază a fost transferat documentul.
Este permis să scrieți în revistă cu pixuri diferite. Culoarea posibilă a cernelii: albastru, negru sau violet.
Cartea de contabilitate trebuie să fie conducătorul întreprinderii. Semnătura este plasată pe verso. Pentru aceasta, o foaie dreptunghiulară este lipită special cu denumirea numărului de foi. Un astfel de jurnal se păstrează până se termină. Când ultima filă este completată, se pun semnătura și data completării acesteia. După aceea, este transferat în arhivă. Jurnalul de contabilitate se ține timp de 75 de ani.
Cum se corectează intrările
Jurnalul de contabilitate nu trebuie să conțină pete sau inexactități. Când sunt făcute erori, acestea sunt necesare după cum urmează:
- Informațiile incorecte sunt tăiate cu o linie subțire. Acest lucru se face astfel încât să puteți citi cu ușurință ceea ce este scris acolo.
- Următorul rând conține datele corecte. Dacă există o linie de note în carte, este permisă introducerea informațiilor corecte în ea cu desemnarea coloanei necesare.
Deoarece toate înregistrările din carte sunt făcute manual, sunt posibile erori. Prin urmare, acestea ar trebui corectate corect. Lângă informațiile corecte, asigurați-vă că scrieți expresia: „a crede corectat”. De asemenea, trebuie să indicați data corectării și să puneți semnătura persoanei care a efectuat corectarea.
Este interzisă pur și simplu corectarea informațiilor din text. Este strict interzisă folosirea fluidelor corective și a mortarului. Astfel de acțiuni vor echivala cu o încălcare.
Ce să faci dacă cartea nu a fost păstrată înainte
În viață, se poate întâmpla ca o persoană care se angajează ca specialist de personal să constate că nu există carte. Într-o astfel de situație, el trebuie să întocmească urgent un memoriu. Ar trebui să conțină o descriere a informațiilor specifice lipsă și . Este mai bine să începeți imediat recuperarea informațiilor. Când este imposibil să eliminați complet problema, memoriul ar trebui să detalieze esența. Mai exact: ce date nu pot fi recuperate și din ce motiv. La verificare, astfel de acțiuni vor ajuta la evitarea amenzilor.