Durante la aplicación de nuevas facturas, las empresas recibieron documentos con decenas de firmas diferentes. Las contrapartes cambian de posición, tachan nombres o no ponen transcripciones y, a veces, en lugar de dos firmas, ingresan cuatro, cinco, etc. Las muestras visuales ayudarán a asegurar las deducciones del IVA en las siete situaciones más comunes.
Situación #1
La factura está firmada por el jefe por un empleado autorizado, pero en la transcripción las iniciales y el apellido del jefe
Los proveedores en las facturas no proporcionan una transcripción de la firma de los empleados que firman la factura para el jefe. Como resultado, en la factura la firma de un empleado y la transcripción del otro (ver muestra con una firma incorrecta).
Firma inválida
Hay dos razones para eso. Primero, así es como se configura el programa. Al imprimir, automáticamente aparecen el apellido y las iniciales del jefe y jefe de contabilidad de la empresa. Si desea cambiar la información, debe eliminar manualmente un apellido y escribir otro. En segundo lugar, el propio comprador solicita ingresar los datos del gerente. En su opinión, el nombre del líder significa que el autógrafo le pertenece. Por lo tanto, la empresa no duda de la autoridad del empleado que firmó el documento. A veces, tal argumento funciona en los tribunales (decreto del Tribunal Federal de Arbitraje del Distrito de Siberia Occidental del 14 de mayo de 2010 No. A27-12556 / 2009).
Sin embargo, el descifrado de otra persona, por el contrario, puede generar dudas sobre la autenticidad de la firma. Según el Ministerio de Hacienda, después de la firma de un empleado autorizado, es su apellido e iniciales, y no el jefe o contador jefe (carta de fecha 23.04.12 No. 03-07-09 / 39) lo que debe permanecer. Para excluir reclamos, puede pedirle al proveedor por duplicado que agregue el apellido correcto y las iniciales con un bolígrafo sobre la transcripción incorrecta. También puede agregar que otro especialista firmó el documento para el director (ver la muestra con la firma correcta). Los funcionarios consideran aceptable el método combinado de completar una factura y dos transcripciones de la firma (carta del Ministerio de Finanzas de Rusia con fecha 28.04.09 No. 03-07-09 / 23).
Firma verdadera
Situación #2
La factura está firmada para el jefe por un empleado autorizado cuyo puesto se ingresa en lugar del jefe
En una factura firmada no por un gerente, sino por otro empleado, algunos proveedores borran el nombre “Jefe de la organización u otra persona autorizada” y cambian al puesto del especialista que puso su autógrafo en el documento. Por ejemplo, “Jefe de Departamento de Ventas” (ver ejemplo con firma incorrecta).
Firma inválida
Es más seguro pedirle al proveedor que rehaga dicho documento. En el formulario anterior de la factura, el Ministerio de Finanzas no consideró un error eliminar el requisito "Jefe de la organización" y registrar otro cargo en su lugar (carta de fecha 26.07.06 No. 04-03-11 / 127). Pero en esta inscripción no se mencionaba a un empleado autorizado. Por lo tanto, el especialista estaba obligado a firmar en lugar del jefe, aunque no lo es. Tanto el jefe como la persona autorizada se nombran en el nuevo formulario. Por lo tanto, esta entrada es obligatoria y no se puede eliminar. Como nos enteramos, así es como piensa el Ministerio de Hacienda. Puede agregar información adicional a la factura, pero no cambie el nombre de las líneas requeridas.
La posición del empleado que firmó la factura, la empresa tiene derecho a aclarar. Pero es más seguro comprobarlo. Por ejemplo, al lado del apellido del empleado o al final del documento después de todos los detalles (ver el ejemplo con la firma correcta). Junto a la posición, también puede reflejar la fecha y el número del poder notarial u orden, sobre la base de la cual el empleado firmó la factura. Entonces las autoridades fiscales definitivamente no tendrán preguntas para un autógrafo.
Situación #3
La factura está firmada para el jefe por un empleado autorizado, cuya posición se ingresa en una línea separada
Algunas empresas creen que el subdirector u otro empleado no tiene derecho a firmar en el campo de firma del director. Por lo tanto, se agrega una línea separada a la factura con posición de un especialista, un lugar para la firma y su decodificación. La misma línea con la inscripción "Jefe u otra persona autorizada" con el apellido y las iniciales del jefe se deja vacía (ver muestra con una firma incorrecta).
Firma inválida
Esta entrada no es crítica. Los detalles adicionales en las facturas no están prohibidos (carta del Ministerio de Finanzas de Rusia del 27 de julio de 2012 No. 03-07-09 / 93). Y la inexactitud no impide que las autoridades fiscales determinen el vendedor, el comprador, el nombre de los bienes, su costo, la tasa y el monto del impuesto (cláusula 2 del artículo 169 del Código Fiscal de la Federación Rusa). Sin embargo, en el campo, los inspectores pueden alegar que la firma en el requisito principal se dejó en blanco. Por lo tanto, es más fácil convencer a las contrapartes de que utilicen otra opción: la firma del empleado en la línea que se encuentra originalmente en el formulario de factura (consulte la muestra con la firma correcta).
El argumento principal es que, a diferencia del antiguo formulario de factura, el nuevo formulario ya contiene una mención de un empleado autorizado en el nombre del requisito. Así que no hay necesidad de líneas adicionales. Lo principal es que el especialista tiene la autoridad para firmar. Si el proveedor insiste en que la factura contenga una posición específica, esta información se puede proporcionar como referencia.
Firma correcta en las situaciones #2 y #3
Situación #4
La factura está firmada por el jefe, pero no hay transcripción de la firma.
Sucede que los proveedores dejan un espacio vacío para decodificar la firma en la factura. Esto suele suceder por falta de atención. Por ejemplo, una empresa no imprime apellidos si varias personas tienen derecho a firmar facturas. Sin embargo, los empleados, habiendo firmado, olvidan descifrarlo o poner un sello con el apellido y las iniciales (ver muestra con una firma incorrecta).
Firma inválida
El código tributario no requiere que el jefe y el contador jefe descifren la firma en la factura. Es decir, el requisito no es obligatorio (cláusula 6 del artículo 169 del Código Fiscal de la Federación Rusa). Sin embargo, el formulario de factura (aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de diciembre de 2011 No. 1137) incluye tanto la firma como la transcripción. Entonces, con un campo vacío, las disputas no están excluidas. Y en la práctica, los inspectores usan esto para rechazar las deducciones. Además, en algunos casos, los jueces apoyan a las empresas (Decreto del Tribunal Federal de Arbitraje del Distrito de Moscú del 19 de mayo de 2011 No. КА-А40/4521-11), y en otros, apoyan a las autoridades fiscales. El argumento principal es que es imposible determinar quién firmó realmente el documento y si el empleado tiene la autoridad para hacerlo (decreto del Tribunal Federal de Arbitraje del Distrito del Cáucaso Norte del 13 de marzo de 2012 No. A53-4199 / 2011) . La propia existencia de la práctica judicial sugiere que es poco probable que sea posible recibir una deducción en una factura defectuosa sin problemas.
Por lo tanto, es más seguro pedirle al proveedor que reemplace la factura o agregue una transcripción a mano (vea la muestra con la firma correcta). Y no demore la corrección de la factura. Con el tiempo, puede haber cambios en el personal del proveedor. Y los empleados simplemente no reconocen la firma de un antiguo colega.
Firma verdadera
Como en la situación n.° 1, el método combinado, en parte en la computadora, en parte a mano, no es una infracción. En otras palabras, el descifrado puede ser ingresado por el propio comprador. Lo principal es que los registros son idénticos en dos copias de facturas: el proveedor y el comprador.
Situación #5
La factura contiene solo la firma del jefe, y en lugar de la firma del contador jefe, dice "no proporcionado"
Las pequeñas empresas que no tienen un contador jefe o solo tienen un contador ordinario en el personal, dejan vacío el lugar para la firma del contador jefe en la factura, colocan un guión o escriben "no provisto" (ver muestra con una firma incorrecta).
Formalmente, tal llenado no es un error. Si realmente no hay un jefe de contabilidad en la empresa, entonces no podrá poner su firma en el documento. En tales situaciones, los inspectores rechazan las deducciones. Sin embargo, las empresas logran demostrar ante los tribunales que no se requiere una firma. Los argumentos son los siguientes. De acuerdo con la ley, el jefe puede establecer un servicio de contabilidad o, según el volumen de transacciones, llevar la contabilidad personalmente (artículo 6 de la Ley Federal del 21 de noviembre de 1996 No. 129-FZ). Si se usa la segunda opción y el jefe elabora las facturas él mismo, entonces su firma es suficiente, y en la línea para la firma del contador jefe, puede dejar la inscripción "no proporcionado" (resolución de la Corte Federal de Arbitraje de Distrito del Cáucaso Norte de fecha 23.04.10 No. A53-3903 / 2009).
Sin embargo, dada la jurisprudencia predominante, la transcripción no estándar dará lugar a disputas con los inspectores. Es más seguro usar otra opción: dado que el director lleva la contabilidad él mismo, también tiene derecho a firmar en lugar del contador jefe (consulte la muestra con la firma correcta). Como nos enteramos, lo mismo se considera en el Ministerio de Hacienda. Después de todo, de acuerdo con la ley, la factura está firmada por dos empleados: el jefe y contador jefe o especialistas autorizados (cláusula 6, artículo 169 del Código Fiscal de la Federación Rusa). Por lo tanto, el incumplimiento de tales requisitos es la base para la denegación de la deducción del IVA.
Con una doble firma, es más seguro pedirle al proveedor documentos que confirmen la autoridad del jefe. En particular, el orden por el cual asume la responsabilidad de la contabilidad. O la plantilla de personal, de la que se desprende que no existe un cargo de jefe de contabilidad en la empresa.
Por cierto, no hay problemas con la firma del jefe de contabilidad con facturas electrónicas. En estos documentos, el indicador "Contador jefe u otra persona autorizada" ni siquiera está formado (cláusula 8 del Apéndice 1 del Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de diciembre de 2011 No. 1137).
Situación #6
La factura emitida por el agente está firmada tanto por el vendedor como por el agente.
El agente que compra bienes para el principal debe escribir en la factura como el vendedor no él mismo, sino el proveedor real de los productos. Completa su nombre, dirección, TIN y KPP en las líneas 2, 2a y 2b. Pero, para que el comprador no se confunda quién es quién, el intermediario también incluye sus datos en la factura. Y adicionalmente completa la línea con la firma del jefe de la empresa vendedora, en la que firma, aunque esto es incorrecto (ver muestra con una firma incorrecta).
Firma inválida
Completar una factura con las firmas de dos empresas no está directamente prohibido ni por el Código Fiscal ni por el Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de diciembre de 2011 No. 1137. Además, no se dice nada sobre las reglas para firmar facturas por intermediarios en estos documentos. Pero, según los funcionarios, el agente debe firmar la factura intermedia (cartas del Ministerio de Finanzas de Rusia con fecha 31/07/12 No. No se requiere la firma del vendedor en este documento. Resulta que este es un accesorio adicional. Y no interfiere en declarar una deducción del IVA.
Sin embargo, las reglas para compilar facturas por parte de intermediarios aparecieron solo este año. Y es posible que, en la práctica, los inspectores hagan reclamaciones contra facturas con varias firmas. La práctica judicial aún no se ha desarrollado. Por lo tanto, es más seguro para un comprador que adquiere bienes a través de un intermediario deshacerse de las facturas con firmas adicionales. Y para esto, debe pedirle al agente que los vuelva a emitir.
La opción de llenado más segura es la recomendada por los propios funcionarios. Es decir, el intermediario debe firmar él mismo la factura, pero anotar al proveedor real como vendedor. Para evitar confusiones, el intermediario también puede ingresar a sí mismo en la factura misma, pero solo como referencia y mejor como una línea separada al final del documento. Los funcionarios también admiten que la factura puede incluir información sobre contrato de agencia en virtud del cual el agente se obliga a comprar bienes. Por ejemplo, el número y la fecha del contrato (carta del Ministerio de Finanzas de Rusia del 21 de junio de 2012 No. 03-07-15 / 66). También es más seguro incluir toda la información adicional para referencia después de toda la información obligatoria (ver muestra con la firma correcta).
Firma verdadera
Situación #7
La factura para el empresario está firmada por un empleado autorizado y el contador jefe
En la práctica, las facturas comerciales suelen estar firmadas por representantes. Esto sucede por razones objetivas. Por ejemplo, un empresario tiene varias tiendas mayoristas en diferentes regiones. Por lo tanto, en una región él mismo firma las facturas y en otra delega en los empleados. Es demasiado arriesgado (ver ejemplo con firma incorrecta).
Según el Ministerio de Hacienda, el empresario debe firmar todas las facturas con su propia mano, y no tiene derecho a transferir el derecho a firmar (carta de fecha 24.07.12 No. 07-03-14 / 70). A veces, los compradores logran demostrar en los tribunales que la factura es válida, incluso si su empleado firmó por el empresario (decreto del Tribunal Federal de Arbitraje del Distrito del Cáucaso Norte del 11 de marzo de 08 No. F08-949 / 08-334A). Después de todo, un empresario tiene derecho a participar en las relaciones fiscales a través de su representante (artículo 26 del Código Fiscal de la Federación Rusa). Pero, para no discutir, es más fácil devolver la factura y pedirle que no firme al representante, sino al propio empresario (ver la muestra con la firma correcta).
Los empresarios permiten otras libertades. Algunos envían facturas tanto con su propia firma como con la firma del contador jefe, aunque solo se necesita para empresas. Otros consideran superfluas las líneas para la firma del jefe y del contador jefe y las borran. Como descubrimos en el Ministerio de Finanzas, dicho llenado no estándar no priva al comprador de las deducciones del IVA. Pero para evitar disputas, es más seguro dejar líneas en blanco en su lugar y no borrarlas.
Permite que no solo el jefe y el jefe de contabilidad firmen la factura: “otras personas” también pueden firmar.
La razón para consagrar esta posibilidad en la ley es obvia: si en organizaciones grandes con una gran rotación el jefe y el contador principal firmarán cada factura, entonces podemos suponer que tendrán que hacer solo esto y hacer todo. tiempo de trabajo. Además, en las pequeñas empresas, bajo ciertas circunstancias (enfermedad, viaje de negocios, etc.), el jefe de la organización y el jefe de contabilidad pueden instruir a otra persona para que firme este y otros documentos similares. Sin embargo, al firmar facturas por personas que no sean el jefe de la organización y el jefe de contabilidad, es necesario ejecutar correctamente tanto la delegación del derecho a firmar como la firma misma en la factura.
A menudo, un error en la factura por parte del proveedor de bienes (obras, servicios) puede provocar graves pérdidas financieras para el comprador: no podrá deducir el IVA indicado en este documento (y su monto, por regla general, es del 10 al 18 %). Si una empresa viola los requisitos de la ley, entonces no puede evitar situaciones de conflicto tanto con las autoridades fiscales como con sus contrapartes, quienes requerirán la emisión de facturas correctamente ejecutadas con copias de documentos que confirmen la autoridad de los firmantes.
Por lo tanto, en la práctica, surgen preguntas:
- ¿En qué casos ya quién se puede ceder el derecho a firmar facturas?
- ¿Cómo hacer tal delegación?
- ¿Cuáles son las características de reflejar en la factura el hecho de su firma por otras personas (excepto el jefe de la organización y el contador jefe)?
Ahora respondamos estas y otras preguntas relacionadas una por una.
¿En quién delegamos el derecho a firmar facturas?
Reglas de diseño y composición. detalles requeridos las facturas están establecidas por el artículo 169 del Código Fiscal de la Federación Rusa.
Fragmento de documento
Apartado 6 del artículo 169 código de impuestos Federación Rusa
La factura está firmada por el director y el jefe de contabilidad de la organización u otras personas autorizadas para hacerlo mediante una orden (otro documento administrativo) para la organización o un poder notarial en nombre de la organización.
Así, en la factura, como regla general, deben estar presentes dos firmas: el jefe de la organización y el contador jefe.
Si el jefe de contabilidad no existe en principio?
A veces, pequeñas empresas dotación de personal que no tienen el cargo de contador jefe, ignoran imprudentemente los detalles de la firma del contador jefe. Este enfoque es incorrecto y puede dar lugar a disputas con las autoridades fiscales. La ausencia de cualquiera de las dos firmas en la factura la invalidará.
Así lo indica, por ejemplo, la carta del Ministerio de Finanzas de Rusia del 29 de noviembre de 2004 No. 03-04-11 / 212, que es la respuesta a una pregunta privada del contribuyente: "Si uno de los anteriores Faltan firmas en la factura, en este caso- una persona autorizada para firmar facturas para el contador jefe, dicha factura se reconoce como emitida en violación del procedimiento establecido y no puede servir de base para la deducción de los montos correspondientes del impuesto al valor agregado.
Pero tribunales de arbitraje No siempre tomamos una posición tan categórica. Después de todo, la responsabilidad de la organización contabilidad- en las organizaciones son administradores quienes, a su discreción, pueden:
- o introducir el puesto de jefe de contabilidad,
- o llevar la contabilidad personalmente (artículo 6 ley Federal- "Sobre la contabilidad").
Por lo tanto, la legislación admite que la organización no puede tener la posición de un contador en absoluto.
Si el mantenimiento de registros se encomienda al jefe de la organización, entonces él mismo debe poner su firma en el espacio provisto para esto. Así, la ley permite la posibilidad de tener la misma firma en las facturas para el jefe de la organización y el contador jefe. Al mismo tiempo, el hecho de que los deberes del contador jefe se asignen al jefe debe ser confirmado por la orden relevante para la organización.
Transferimos el derecho a firmar a nuestros empleados y "forasteros"
Como ya se señaló, el Código Fiscal de la Federación Rusa permite delegar el derecho a firmar facturas. Al mismo tiempo, el círculo de personas a las que se transfiere el derecho a firmar no está limitado por la ley. Entonces podría ser:
- como empleados de la organización
- y terceras personas en relación con la empresa.
Además, no queda claro a partir de la redacción del Código Fiscal de la Federación Rusa si tal "otra persona" puede ser entidad. Después de todo, hay casos en que la contabilidad se subcontrata a otra empresa que se especializa en brindar servicios de contabilidad. Pero una persona jurídica por sí sola no puede firmar nada, una persona determinada siempre pone un trazo personal. Por lo tanto, en tales casos, recomendamos delegar el derecho a firmar a esta persona en particular (un empleado de una organización de terceros).
"Figaro está aquí, Figaro está allá"
Al decidir delegar el derecho a firmar, puede surgir otra pregunta: ¿es posible confiar ambas firmas (tanto para el jefe de la organización como para el jefe de contabilidad) a una sola persona?
Análisis legislación actual sobre impuestos y tasas nos permite concluir que es posible. Como ya hemos señalado, el Código Fiscal de la Federación Rusa no contiene ninguna restricción sobre la transferencia del derecho a firmar una factura: al confiarle a una persona que ponga ambas firmas en la factura a la vez, la organización no violará nada.
¿Cómo documentar la firma de la delegación?
Se formaliza la delegación del derecho a firmar facturas (hay una indicación directa de esto en el párrafo 6 del artículo 169 del Código Fiscal de la Federación Rusa):
- o por orden (otro documento administrativo) sobre la organización,
- o un poder notarial en nombre de la organización.
De los documentos completos, debe quedar claro sin ambigüedades que en un período determinado, se requería que ciertas personas firmaran facturas para el jefe de la organización y / o para el jefe de contabilidad.
¿Orden o poder notarial?
Surge la pregunta: ¿en qué caso se debe formalizar la delegación del derecho a firmar mediante una orden (otro documento administrativo para la organización), y cuándo se debe otorgar un poder?
El Código Fiscal de la Federación Rusa no contiene una respuesta. Lo único que señala el legislador es que los documentos son alternativos: con uno basta.
En la práctica, hay varios puntos de vista sobre este asunto.. - Aquí están los principales:
Este punto de vista se basa en el enfoque según el cual la distribución de poderes dentro de la organización se formaliza mediante sus documentos internos (órdenes, otros documentos administrativos), que no se aplican a personas ajenas a la organización (no a su personal).
Con tal interpretación, el énfasis está en el propósito directo del poder notarial: confirmación de la autoridad a todos los terceros (a las contrapartes a las que se emiten las facturas) de aquellas personas que no son gerentes o contadores principales de la organización, no cumplir con sus funciones, pero al mismo tiempo se les indica que firmen las facturas en nombre de la organización. Durante el reemplazo de un empleado temporalmente ausente, el sustituto no cumple sus derechos y obligaciones, sino el empleado reemplazado (jefe de la organización, contador jefe), por lo tanto, no se necesita un poder notarial de la organización en este caso: el sustituto el empleado actúa sobre la base de una orden (otro documento administrativo) de la organización.
Como puede ver, ambos puntos de vista parecen convincentes bajo ciertas circunstancias. Sin embargo, veamos cuál es la conveniencia de procesar estos documentos para la empresa. correcto documentando delegación del derecho a firmar facturas en la organización diseñado para abordar los siguientes problemas clave:
- evitar situaciones de conflicto con las autoridades fiscales y agentes contrarios - no se excluye la posibilidad de presentar, a petición de ellos, documentos que confirmen la autoridad de las personas que firmaron las facturas;
- junto con fijar la transferencia del derecho a firmar facturas, al mismo tiempo asignar a determinadas personas la responsabilidad por el contenido y la correcta ejecución de las facturas firmadas por ellos.
La dirección de la empresa, por supuesto, está interesada en establecer la responsabilidad personal de las personas que ponen su firma en las facturas. Un poder formaliza únicamente el otorgamiento de un “derecho”, pero no la delegación directa de los deberes correspondientes y la responsabilidad por su incumplimiento. Estas circunstancias son fijadas por una orden (otro documento administrativo) para la organización, y desde el punto de vista de derecho laboral la asignación de nuevas funciones es posible, por regla general, incluyéndolas en el contrato de trabajo (art. 57 Código de Trabajo Federación Rusa) y/o la descripción del trabajo del empleado. Si el derecho a firmar se delega a una persona que no es empleado de la organización, entonces las obligaciones correspondientes y la responsabilidad por su incumplimiento deben especificarse claramente en el texto de un contrato de derecho civil (contrato provisión pagada servicios, etc).
Puede surgir una situación en la que la contraparte objete que la orden (otro documento administrativo para la organización) regula solo las relaciones dentro de la organización, y se requiere un poder notarial para la representación ante personas "externas". Pero en la práctica, es poco probable que las autoridades fiscales presten atención a la falta de un poder notarial, si existe una orden debidamente ejecutada.
Entonces se puede hacer lo siguiente conclusiones:
Emitimos una orden
Una orden (otro documento administrativo) debe redactarse de la manera adecuada:
- como regla general, en el membrete de la organización (cuando se utilizan formularios aprobados en la circulación de documentos) y
- firmado por el jefe de la organización (una persona que lo reemplaza o que actúa sobre la base de los documentos constitutivos).
Este documento es organizativo y administrativo y es mejor redactarlo de conformidad con las disposiciones de GOST R 6.30-2003 "Sistemas de documentación unificados". Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos para el papeleo.
El texto de dicho documento se puede redactar en cualquier forma. Te recomendamos que reflexiones en él:
Como se mencionó anteriormente, en tal orden (otro documento administrativo) es posible fijar los deberes y responsabilidades correspondientes de los empleados a quienes se les encomienda la firma de facturas.
No es necesario emitir una orden separada para la organización, dedicada únicamente a la delegación del derecho a firmar facturas. Por supuesto, puede incluir tal indicación en la orden “general”, que establece la distribución de poderes y la concesión del derecho a firmar en diferentes áreas de actividad (producción, ventas, finanzas, dirección legal, contabilidad, etc.).
Pero la ejecución de la delegación del derecho a firmar facturas como documento administrativo separado es mucho más conveniente, ya que será necesario aportar copias del mismo a requerimiento tanto de las autoridades fiscales como de numerosas contrapartes. Y no siempre será beneficioso para su organización mostrarles la distribución de otros poderes entre los empleados.
Y ahora te damos ejemplos de pedidos que puedes utilizar a la hora de delegar el derecho a firmar facturas:
- por la duración de las funciones del jefe ausente de la organización (ver Ejemplo 1);
- para el jefe de la organización y el contador jefe "de forma permanente" (ver Ejemplo 2);
- varios empleados que pueden firmar facturas para el jefe de la organización y el jefe de contabilidad (ver Ejemplo 3).
Ejemplo 1
Ejemplo 2
*2) ... Por su parte, en el apartado 6 del art. 169 del Código Fiscal de la Federación de Rusia establece expresamente que la factura está firmada por esta "otra persona"
*3) ... Cierto, en este caso habrá que tener en cuenta que las instrucciones para un puesto específico se aplicarán a todos los empleados contratados para ese puesto, y no solo a un empleado específico al que se le ha delegado el derecho a firmar facturas.
*4) ... Aunque para las autoridades fiscales, en virtud del apartado 6 del art. 169 del Código Fiscal de la Federación Rusa, un documento será suficiente: ya sea una orden (otro documento administrativo) para la organización o un poder notarial. A contrato de empleo y descripción del trabajo el empleador está más interesado.
*5) ... Según documentos fundacionales podría ser " CEO”, “director”, “presidente”, etc.
Los funcionarios fiscales a menudo se niegan a que las organizaciones acepten deducibles del IVA, en referencia a la ausencia de la firma del jefe de contabilidad en la factura. Tenemos que admitir que en la mayoría de los casos actúan legalmente. Sin embargo, hay matices.
Regla general
El requisito para la firma del contador jefe se encuentra en el párrafo 6 (se incluye una explicación de la posición fiscal, en particular).
Si el contribuyente ha deducido el IVA sobre la base de tales facturas no firmadas, entonces las autoridades fiscales requerirán que se restablezca y se ingrese al presupuesto, aplicando sanciones (cláusula 1). Además, el contribuyente deberá pagar multas por cada día calendario de retraso en el IVA no pagado por un monto de 1/300 de la tasa de refinanciación actual del Banco Central de la Federación Rusa (cláusula 4).
Entonces: como regla general, es imposible deducir el IVA en una factura que no contenga la firma del jefe de contabilidad.
No hay reglas sin excepción
La vida económica muchas veces resulta ser más complicada que la estructura descrita por el Código Tributario.
La práctica ha revelado las siguientes excepciones a nuestra regla general.
- La factura fue emitida por un empresario individual. Si la factura es emitida por un empresario individual que indica los detalles del registro estatal de este empresario individual, la firma del contador en el documento no debe serlo. IP no firma en lugar del jefe de contabilidad: la línea permanece vacía. Sin embargo, la presencia de una firma "adicional" para el jefe de contabilidad no será la base para negarse a deducir.
- La factura está firmada por otra persona autorizada. Una factura puede ser firmada por el jefe de contabilidad por una persona autorizada para hacerlo mediante una orden, otro documento administrativo para la organización o un poder notarial.
De acuerdo con el requisito del párrafo 2 de la cláusula 7 de las Reglas, al realizar correcciones en las facturas, la organización levanta una hoja adicional del libro de compras para el trimestre en el que se aceptó ilegalmente el IVA en la factura. En dicha hoja adicional, se realiza una entrada sobre la cancelación de facturas completadas incorrectamente. Es aquí donde surge la necesidad de presentar una declaración de IVA actualizada. Para evitar sanciones, las organizaciones deben pagar IVA adicional y, si es necesario, sanciones.
Sin embargo, existe una práctica de arbitraje según la cual el IVA de la factura corregida no se acepta en la fecha de la corrección, sino en el período de la transacción comercial:
- Decreto de la FAS SKO de fecha 30 de abril de 2009 No.
- Decreto de la FAS MO de fecha 21 de febrero de 2008 No.)
Por lo tanto, completar la firma de la factura debe tratarse con mucho cuidado. Si es necesario, puede corregir la situación haciendo una corrección en el mismo periodo fiscal, que es la realización de una transacción comercial. Esto evitará disputas con el impuesto.
Como usted sabe, solo las personas autorizadas pueden actuar en nombre de la organización, es decir, representar sus intereses y firmar documentos. Considere quién y por qué motivos tiene derecho a firmar la contabilidad "primaria", las facturas, así como las declaraciones y cálculos de impuestos.
Documentos fuente
Facturas, actos, facturas, pagos, pedidos en efectivo y otros documentos primarios constituyen el principal flujo de trabajo de la contabilidad. Muy a menudo se emiten en diferentes divisiones de la empresa, por lo que es bastante lógico que estén firmados por diferentes personas. Sin embargo, el derecho a firmar documentos debe asignarse a estas personas.
Procedimiento de firma documentos primarios se rige por dos normas:
- Ley Federal No. 402-FZ "Sobre Contabilidad" del 12.06.15;
- Reglamento sobre contabilidad y Estados financieros en la Federación Rusa, aprobado por orden del Ministerio de Finanzas del 29 de julio de 1998 No. 34n.
Las normas mencionadas requieren que el jefe de la organización, de acuerdo con el contador jefe, apruebe la lista de personas que tienen derecho a firmar ciertos documentos. Así, para facultar a un empleado a firmar un "primario" contable, basta con que el director emita la orden u orden correspondiente. Esto también se aplica a los documentos de liquidación y monetarios.
¡Nota! El cargo de la persona autorizada para firmar debe corresponder al cargo indicado en el documento primario. En otras palabras, si, por ejemplo, el formulario de factura prevé la firma del contador jefe, otro empleado no tiene derecho a firmar este documento, incluso si está incluido en la orden correspondiente del jefe. Por lo tanto, los expertos recomiendan que las empresas desarrollen de forma independiente formularios de documentos primarios e indiquen, por ejemplo, "Jefe u otra persona autorizada" en los detalles del firmante.
Facturas
Se diferencian del resto de la documentación, ya que se utilizan para calcular uno de los principales pagos a la Federación Rusa. Sistema de impuestos- IVA. El procedimiento para la firma de estos documentos está consagrado en el numeral 6 del artículo 169 del Código Tributario. Difiere según la forma en que se elabora la factura: en papel o electrónica. También hacemos notar que la ley no obliga a la empresa a informar al Servicio de Impuestos Federales sobre la delegación del derecho de firmar facturas a otra persona.
Firma de una factura en papel
La norma especificada de la ley requiere que las facturas en papel clásicas estén firmadas por el jefe y el contador jefe de la organización u otras personas autorizadas. Puede ser cualquier persona, y no importa en absoluto si trabaja para la empresa o no. Lo principal es que se les transfiera la facultad de firmar facturas de conformidad con la ley.
Las organizaciones tienen dos formas de hacer esto: incluir a esta persona en la orden o redactar un poder notarial para él. Si estamos hablando de un empresario individual, para transferir el derecho a firmar facturas a otra persona, es necesario redactar un poder notarial.
Dado que, de acuerdo con los requisitos del Código Tributario, el documento debe ser firmado por el jefe y el contador jefe, la orden o poder debe indicar por cuál de ellos firmará la persona autorizada. Tenga en cuenta que una persona puede firmar documentos tanto en nombre del jefe como en nombre del contador jefe. En la práctica, a menudo solo el jefe de contabilidad pone la firma en la factura. En este caso, debe estar facultado para firmar estos documentos en nombre del jefe.
Facturas electrónicas
A diferencia de las contrapartes en papel, las facturas en en formato electrónico firmado con una sola firma - calificado mejorado firma electronica(UKEP) del jefe u otra persona autorizada. Puede transferir el derecho a firmar a otra persona de acuerdo con las mismas reglas que se aplican a una factura en papel.
declaraciones de impuestos
Las reglas para la firma de declaraciones y liquidaciones de impuestos están establecidas en el artículo 80 del Código Tributario. Indican que estos documentos deben ser firmados por el contribuyente o su representante. Un contribuyente es el jefe de una empresa o empresario individual, es decir, la persona que puede actuar sin poder. La firma de esta persona en particular debe colocarse en la declaración o cálculo. Si el documento está firmado por, digamos, el contador jefe, entonces es necesario otorgarle tales poderes con un poder notarial.
¡Nota! Las autoridades fiscales deben ser notificadas de la transferencia de estos poderes. Antes de presentar un informe firmado por una persona autorizada al Servicio de Impuestos Federales, se debe enviar allí una copia del poder. Además, sus detalles deben escribirse en el campo correspondiente de la declaración, y debe adjuntarse una copia del poder notarial.
Declaración de IVA
Como saben, desde el año pasado, todas las empresas. La excepción son los agentes fiscales que no pagan IVA. La declaración electrónica está firmada por UKEP y se transmite a través de canales de telecomunicaciones (TCS) con la ayuda de un operador gestión de documentos electrónicos(EDO).
¿Cómo puedo delegar la autoridad para firmar una declaración de IVA a otra persona? En general, todo es igual: es necesario redactar un poder notarial y notificar a la autoridad fiscal sobre la transferencia de autoridad. La única diferencia es que esto se puede hacer electrónicamente, y cada vez que se adjunta un mensaje informativo sobre el poder notarial a la declaración. Este procedimiento se aplica a cualquier informe de impuestos(cálculo), que se alimenta a través de los canales del TCS.
Transferencia de autoridad para comunicarse con el Servicio de Impuestos Federales
La necesidad de informar electrónicamente conlleva la obligación del contribuyente de asegurar la comunicación electrónica con el Servicio de Impuestos Federales, incluyendo la recepción de mensajes de la inspección. Esto se hace a través de operadores EDI. Al mismo tiempo, es necesario presentar a la autoridad fiscal un acuerdo con el operador y un documento que lo autorice a recibir mensajes destinados al contribuyente. Si el operador proporciona un canal entre la inspección y el individuo, entonces también es necesario presentar un documento que confirme el derecho del individuo a recibir notificaciones de la autoridad fiscal. Un poder notarial para una persona a la que se le confía la autoridad para comunicarse con el impuesto debe transferirse al Servicio de Impuestos Federales dentro de los 3 días posteriores a la fecha de ejecución.
En la práctica, no es raro que una empresa o empresario subcontrate las funciones de contabilidad, incluida la presentación informes electrónicos, una organización de terceros. En este caso, también necesitará un poder notarial para delegar estos poderes. Se redacta de acuerdo con las reglas generales para la redacción de poderes. Si se elige una organización como representante, esta, a su vez, también debe delegar los poderes transferidos a un empleado específico. Es decir, una empresa de contabilidad necesita redactar un poder notarial para uno de sus empleados que se comunicará con el Servicio de Impuestos Federales en nombre del cliente contribuyente.
Reglas para la redacción de poderes
Dependiendo de quién delegue sus poderes, una organización o un empresario, las reglas para redactar un poder serán diferentes.
El poder notarial en nombre de la organización debe cumplir con los requisitos de los artículos 185 a 187 del Código Civil de la Federación Rusa. De acuerdo con ellos, el poder notarial debe otorgarse por escrito, indicando la fecha de emisión y la fecha de vencimiento y firmado por el titular. Si no hay fecha de vencimiento, entonces el poder notarial se considerará emitido por un año. Puede redactarse tanto para fines legales como individual independientemente de si trabaja en la organización que confía o no. Dicho poder notarial no requiere ni una muestra de la firma de una persona autorizada ni una certificación notarial.
Si la autoridad es delegada por un empresario individual, entonces el poder notarial debe ser notariado (Resolución del Pleno del Tribunal Supremo de Arbitraje de la Federación Rusa del 30 de julio de 2013 No. 57).