Hola.
Hay una ley federal sobre firma electronica. Solo detalla qué tipos, principios de uso, etc.
Particularmente sobre los tipos.
Artículo 5. Tipos de firmas electrónicas
1. Los tipos de firmas electrónicas, cuyas relaciones en el campo de uso están reguladas por esta Ley Federal, son una firma electrónica simple y una firma electrónica mejorada.
Se hace una distinción entre una firma electrónica no calificada mejorada (en adelante, firma electrónica no calificada) y una firma electrónica calificada mejorada (en adelante, firma electrónica calificada).
2. Una firma electrónica simple es una firma electrónica que, mediante el uso de códigos, contraseñas u otros medios, confirma el hecho de la formación de una firma electrónica por parte de una determinada persona.
Creo que una firma electrónica simple también es adecuada para ti.
Artículo 6. Condiciones para el reconocimiento de documentos electrónicos suscritos con firma electrónica como documentos equivalentes en copia impresa firmado con una firma manuscrita
1. Información en formulario electronico, firmado con una firma electrónica cualificada, se reconoce como un documento electrónico equivalente a un documento en papel firmado con una firma manuscrita, a menos que las leyes federales o los actos jurídicos reglamentarios adoptados de conformidad con ellos requieran que el documento se redacte exclusivamente en papel.
Artículo 9. Uso de firma electrónica simple
1. Un documento electrónico se considera firmado con firma electrónica simple si se cumple alguna de las siguientes condiciones:
1) una firma electrónica simple está contenida en el propio documento electrónico;
2) la clave de una firma electrónica simple se aplica de acuerdo con las reglas establecidas por el operador del sistema de información, con cuyo uso se lleva a cabo la creación y (o) el envío de un documento electrónico, y el creado y ( o) el documento electrónico enviado contiene información que indica la persona en cuyo nombre se ha creado y (o) enviado un documento electrónico.
según el Código Civil.
Artículo 434. Forma del contrato.
2. Se puede celebrar un acuerdo por escrito mediante la redacción de un documento firmado por las partes., así como mediante el intercambio de documentos por correo postal, telégrafo, teletipo, teléfono, electrónico u otra conexión que le permita establecer fehacientemente que el documento proviene de una de las partes del contrato.
Para obtener dicha firma, debe comunicarse con un centro de certificación, es decir, una organización que tiene derecho a crear llaves electrónicas(firma).
Los contadores a menudo se enfrentan a la siguiente situación. La contraparte está ubicada en otra región, el contrato se acuerda con él por correo electrónico o generalmente se negocia por teléfono, pero por alguna razón no firman el contrato "en papel". ¿Se considera concluido tal acuerdo? ¿Aceptará el tribunal tal acuerdo como prueba si hay desacuerdos entre las contrapartes? ¿Este acuerdo confirma la realidad de la transacción desde el punto de vista de las autoridades fiscales? ¿Es necesario celebrar un contrato “en papel” por escrito para cada entrega o prestación de servicios? Averigüémoslo.
Formas de transacción: orales y escritas
El derecho civil solo conoce dos formas en las que se puede concluir una transacción: oral y escrita (cláusula 1, artículo del Código Civil de la Federación Rusa). A su vez, la forma escrita se divide en simple y notarial. Una forma escrita simple, si estamos hablando sobre transacciones bilaterales o multilaterales (es decir, sobre contratos), puede tomar una amplia variedad de formas.
Este no es solo el documento en papel habitual, que establece todas las condiciones, nombra a las partes y lleva sus firmas. Los contratos también pueden celebrarse mediante el intercambio de cartas, telegramas, télex, telefaxes y otros documentos, incluidos los documentos electrónicos transmitidos a través de canales de comunicación (cláusula 1, artículo, cláusula 2, artículo del Código Civil de la Federación Rusa). Al mismo tiempo, lo principal es que el método de intercambio utilizado permita establecer de manera confiable el hecho de que la otra parte es el autor del documento. Cómo cumplir esta condición, hablaremos más adelante. Ahora continuemos nuestra consideración opciones un simple contrato escrito.
Además de un documento único firmado por las partes, así como el intercambio de documentos, el Código Civil conoce otra versión de la forma escrita del contrato. Esta es la dirección por una de las partes de una propuesta por escrito para concluir un acuerdo y la realización por la otra parte de acciones para cumplir con los términos del acuerdo especificado en esta propuesta, por ejemplo, para envío o pago (cláusula 3, artículo , cláusula 3, artículo del Código Civil de la Federación Rusa). En pocas palabras, en una situación en la que una de las partes simplemente emite una factura que contiene una indicación de que después de su pago, los bienes, obras o servicios especificados en ella se enviarán dentro del plazo establecido, y la otra parte paga esta factura dentro del plazo especificado, se concluye un acuerdo entre las partes. Además, se considera que dicho acuerdo se celebra por escrito, incluso si no se ejecuta un documento separado firmado por ambas partes.
Resumamos el resultado intermedio: la forma escrita simple de la transacción se considera observada en los siguientes casos.
- Las partes redactaron y firmaron un documento en el que establecen todos los términos del acuerdo.
- Las partes acordaron todos los términos del contrato en cartas u otros documentos "unilaterales" que intercambiaron.
- Una parte envió una oferta por escrito a la otra para concluir un acuerdo con ciertas condiciones (por ejemplo, emitió una factura), y la otra parte, en respuesta a esta oferta, tomó medidas para cumplir las condiciones del acuerdo especificado en él (por ejemplo, ejemplo, lo pagó dentro del tiempo especificado en la factura).
Contrato "electrónico"
Pasemos ahora a una consideración más detallada de la forma remota de celebrar un acuerdo. Como se establece en el apartado 2 del art. Código Civil de la Federación Rusa, se puede concluir un trato utilizando. Está claro que estamos hablando del uso de una firma electrónica (simple o mejorada) de conformidad con la Ley Federal del 06/04/11 No. 63-FZ "Sobre la firma electrónica".
No obstante, además de la firma electrónica del apartado 2 del art. El Código Civil de la Federación Rusa permite el uso de otros análogos de una firma manuscrita, sin nombrarlos directamente. Es decir, la lista de análogos aceptables está abierta. En la práctica, pueden ser, por ejemplo, códigos de distribuidor, varios cifrados, PIN o copias escaneadas de una firma "viva". Al mismo tiempo, cumplen la misma función que una firma electrónica, es decir, son un análogo completo de una firma manuscrita y pueden confirmar la firma del contrato en forma electrónica.
Pero para que ocurra tal nivelación, se debe cumplir una condición importante: prever tal posibilidad por acuerdo de las partes (cláusula 2, artículo del Código Civil de la Federación Rusa). Hagamos inmediatamente una reserva de que tal acuerdo se requiere solo en los casos en que la igualación no esté directamente prevista por la ley. Así, el apartado 1 del art. La Ley N° 63-FZ lleva a cabo tal equiparación en relación con una firma electrónica calificada (QES). Por lo tanto, cuando las partes utilizan el CEP, los contratos que hayan celebrado en formato electrónico tienen la misma fuerza legal que los contratos en papel, directamente por fuerza de ley.
Por lo tanto, en este caso las partes del contrato no necesitan hacer reservas ni celebrar acuerdos separados en papel, en los que existe la condición de que las partes reconozcan la misma fuerza legal de los contratos en forma electrónica y en papel.
En otros casos, tal cláusula es necesaria. Además, es mejor si se hace en un documento en papel regular firmado por ambas partes. Esto puede ser un acuerdo por separado sobre el uso de análogos de una firma manuscrita, o una cláusula o sección especial en cualquiera de los acuerdos celebrados anteriormente. Aunque tampoco está prohibido el uso de un acuerdo electrónico.
La práctica judicial también reconoce la posibilidad de celebrar un contrato por vía. Por ejemplo, el Servicio Antimonopolio Federal del Distrito del Lejano Oriente admitió que efectivamente se concluyó un acuerdo entre las partes en una situación en la que se firmó mediante el intercambio de copias escaneadas por correo electrónico. Al mismo tiempo, el tribunal consideró que estas copias de los documentos eran idénticas y que la posibilidad de intercambio electrónico estaba prevista en los términos de la oferta para hacer ofertas, que provino de una de las partes del contrato (resolución No. F03-1251/2014 de fecha 21.04.14 en el expediente N° A37-1143/2013).
El Arbitraje del Distrito del Cáucaso Norte reconoció el acuerdo concluido, cuyos términos se establecieron en los correos electrónicos enviados entre sí por las contrapartes. Además, en este caso, no se celebró ningún acuerdo especial entre las partes que prevea la posibilidad de tal intercambio electrónico de documentos. Pero el tribunal señaló que la parte que recibió por correo electrónico los actos de los servicios de reenvío prestados en virtud del contrato celebrado de esta manera, pagó los servicios prestados de conformidad con los documentos recibidos por correo electrónico. El tribunal reconoció estas acciones como confirmación de la posibilidad de intercambiar documentos a través de Correo electrónico(Resolución del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito del Cáucaso Norte de fecha 08.08.12 en el caso No. А53-11601/2011). Un enfoque similar a un acuerdo que permite la firma electrónica del contrato también se encuentra en la resolución del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito del Cáucaso Norte del 12 de abril de 2011 en el caso No. A63-4698/2010).
Cómo determinar el autor de un documento
Como se mencionó anteriormente, al celebrar un acuerdo mediante el intercambio de cartas y otros documentos, incluidos los electrónicos, el hecho de establecer el autor del documento correspondiente es importante. Según el apartado 4 del art. El Código Civil de la Federación Rusa exige que la parte que recibe la carta o el documento correspondiente pueda establecer de manera fehaciente que provienen de la otra parte en virtud del contrato.
Es evidente que la prueba incondicional de la redacción por la parte contratante de documentos en forma electrónica es una firma electrónica calificada (QES) o no calificada del remitente del documento (cláusula 2 del artículo CC RF). En este caso, no se requiere prueba adicional de que el documento proviene de la parte bajo el contrato. Después de todo, dicha firma electrónica le permite identificar de manera confiable a la persona que firmó el documento electrónico (Artículo Ley No. 63-FZ). Por lo tanto, la presencia de un QEP en un documento en formato electrónico, cuya autenticidad está certificada por el programa de verificación, nos permite concluir que fue compilado por una persona específica, es decir. "viene de la parte del contrato".
Si, al celebrar un acuerdo en formato electrónico, las partes utilizan una firma electrónica simple u otro análogo de una firma manuscrita, entonces la parte debe asegurarse por separado de que el documento sea redactado y enviado por la parte en virtud del acuerdo. En particular, la prueba de ello podrá ser el envío de un documento electrónico desde la dirección de correo electrónico especificada en el contrato de gestión electrónica de documentos. También puede confirmar el autor visualizando los metadatos en el documento correspondiente o, por ejemplo, mediante el mensaje telefónico del remitente. De todos modos métodos válidos es mejor prever la verificación y prueba de autoría por adelantado en un acuerdo sobre gestión de documentos electrónicos.
Cómo escribir un correo electrónico con un contrato
Pasemos de la teoría a la práctica. Cómo redactar correctamente los contratos en formato electrónico? Por ejemplo, si estamos hablando de un intercambio de correos electrónicos, ¿debemos indicar todas las condiciones directamente en el "cuerpo" de la carta o puede ser un archivo adjunto? Y si es un archivo adjunto, ¿en qué formato?
El Código Civil guarda silencio al respecto y no establece las obligaciones de las partes de utilizar ningún Tecnologías de la información y (o) dispositivos técnicos. Esto significa que todas estas cuestiones son determinadas por las partes de forma independiente. Por ejemplo, las cuestiones pueden acordarse en el acuerdo marco concluido por las partes, que determina el procedimiento y las condiciones para celebrar acuerdos posteriores en formato electrónico. Si las partes no acuerdan tales matices, cada una de ellas puede usar cualquier versión del documento en formato electrónico.
Además, si las partes no han establecido otras condiciones, pueden formarse diferentes copias del mismo contrato, para las cuales la legislación prevé una forma escrita simple, en diferentes formatos e incluso en diferentes soportes, es decir tanto en formato electrónico como en papel. Después de todo, el Código Civil de la Federación Rusa no establece la prohibición de combinar varios métodos para concluir un acuerdo en una forma escrita simple. Por lo tanto, por ejemplo, puede existir una copia del acuerdo en papel y otra copia del mismo acuerdo, en formato electrónico. O uno tiene la forma de un correo electrónico sin archivos adjuntos (es decir, el texto en el "cuerpo" de la carta), y el otro tiene la forma de un archivo en formato pdf o doc.
Factura de pago por correo electrónico
En conclusión, detengámonos en un punto más: ¿es posible celebrar un acuerdo en forma electrónica emitiendo una factura y pagándola? Es decir, ¿es posible emitir tal factura-oferta no en papel, sino en formato electrónico?
Como ya se mencionó, el párrafo 3 del Artículo del Código Civil de la Federación de Rusia establece que el requisito de una forma escrita del contrato se considera cumplido si se acepta una propuesta escrita para celebrar un acuerdo en la forma prescrita por el párrafo 3 del Artículo de el Código Civil de la Federación Rusa. De acuerdo con la norma especificada, la realización por quien recibió la oferta, dentro del plazo establecido para su aceptación, de acciones para cumplir las condiciones del contrato especificado en ella (embarque de bienes, prestación de servicios, ejecución de obra, pago de la cantidad correspondiente, etc.) se considera una aceptación (aceptación por ejecución). La aplicación de esta regla del Código Civil de la Federación Rusa no limita de ninguna manera el alcance de la circulación de documentos en papel. Esto significa que también se puede aplicar en el caso de una oferta (incluida la facturación) en formato electrónico. Tenga en cuenta que estas conclusiones también son confirmadas por la práctica judicial (véanse las decisiones ya mencionadas del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito del Cáucaso Norte del 12 de abril de 2011 en el caso No. A63-4698 / 2010 y del 8 de agosto de 2012 en el caso No. A53-11601/2011, donde el tribunal ya reconoció como acuerdo las acciones para el pago de las facturas emitidas en formato electrónico).
Nota: organizaciones y empresarios que tienen un certificado de firma electrónica para enviar declaración de impuestos, puede enviar a las contrapartes un número ilimitado de contratos, facturas, cartas de porte y otros documentos legalmente significativos a través del sistema "" como parte de la promoción "Ilimitado por 2 meses" de forma gratuita.
Hoy en día, cuando casi todo el flujo de trabajo se está volviendo sin papel, firmar documentos con la ayuda es algo común.
En el ámbito de la contratación pública, las solicitudes presentadas se suscriben con firma electrónica. Esto les da a los clientes la seguridad de que están tratando con participantes reales. Además, los contratos que se celebran como resultado de la contratación pública solo entran en vigor después de que se aprueban con la ayuda de un EDS.
Además, se requiere una firma digital en tales situaciones:
- Informes para las autoridades reguladoras. Puede enviarlo electrónicamente a servicios como el Servicio de Impuestos Federales, Rosstat, PFR y FSS. Esto simplifica enormemente la transferencia de información y mejora la corrección: la mayoría de los servicios ofrecen verificación automática de errores.
- Gestión electrónica de documentos (EDM). Una de las aplicaciones más habituales, ya que una carta así firmada corresponde a una en papel con sello y visado. Le permite cambiar a un flujo de trabajo sin papel tanto dentro como fuera de la empresa.
- servicios públicos. Un ciudadano de la Federación Rusa puede respaldar las solicitudes enviadas a los departamentos a través del portal de servicios públicos, participar en iniciativas públicas, usar cuenta personal en el sitio web del Servicio de Impuestos Federales, incluso solicitar un préstamo.
- Como prueba, puede utilizar facturas, contratos, cartas oficiales firmado electrónicamente. Según el APC de la Federación Rusa, dicho documento es un análogo de uno en papel con una visa escrita a mano.
¿Qué son las firmas electrónicas?
Un EDS es un "sello" que le permite identificar a su propietario, así como verificar la integridad del documento firmado. Se han aprobado los tipos de EDS y el procedimiento para su ejecución. Estableció que existen tres tipos de firmas:
- Simple. Común para firmar cartas o especificaciones, confirmado mediante contraseñas, códigos y otros medios, más utilizados en los sistemas EDI corporativos.
- Reforzado. Se obtiene en el proceso de procesamiento criptográfico de la información y el uso de una clave privada. Le permite establecer quién firmó el documento, así como el hecho de que se realizaron cambios después de la firma.
- Reforzado. Es similar al no calificado, pero para su creación y verificación se utilizan desarrollos de criptoprotección certificados por el Servicio Federal de Seguridad de la Federación Rusa. Dichos ES son emitidos solo por acreditados
Hay varias formas de aprobar un documento. Consideremos los más comunes.
Firmamos usando el paquete de software CryptoPRO CSP
Cómo firmar un documento de Word con firma electrónica(MS Word)
1. Abra el archivo deseado, haga clic en el menú "Archivo" - "Detalles" - "Agregar firma electrónica (CRYPTO-PRO)".
2. Seleccione el ES deseado, agregue un comentario, si es necesario, y haga clic en "Firmar".
3. Si no hay errores, el sistema muestra una ventana con la firma exitosa.
Si el complemento CryptoPRO Office Signature está instalado
1. Abra el archivo deseado, seleccione "Archivo", luego - "Agregar firma digital".
2. De manera similar a la opción anterior, seleccione el ES requerido, agregue, si es necesario, un comentario y haga clic en "Firmar".
3. Si no hay errores, el sistema muestra un mensaje de que el documento se ha firmado correctamente.
Cómo firmar electrónicamente un documento PDF(PDF de Adobe Acrobat)
1. Abra el archivo PDF requerido, haga clic en el panel "Herramientas" y vea la etiqueta "Certificados". Lo seleccionamos.
2. Haga clic en "Firma digital" y seleccione el área del archivo donde se ubicará la marca de firma.
4. Se abrirá una ventana con una vista previa del sello. Si todo es correcto, haga clic en "Firmar".
5. El sistema emitirá una notificación sobre la firma exitosa. Eso es todo.
Firma por el paquete de software CryptoARM
Con este método, es posible cifrar todos los formatos modernos, así como los archivos.
Así que vamos a averiguarlo como firmar un documento de firma digital con la ayuda de CryptoARM.
1. Abra el programa "CryptoARM" y seleccione el primer elemento de acción: "Firmar".
2. Estudiamos cuidadosamente las instrucciones del ES Creation Wizard. Presionamos “Siguiente”.
3. Haga clic en "Seleccionar archivo", vaya al archivo deseado, haga clic en él y haga clic en "Siguiente".
4. Seleccione el archivo a firmar, haga clic en "Siguiente".
5. Vemos la ventana "Formato de salida". Si no hay requisitos obligatorios, la codificación se deja como está. Puede guardar en formato ZIP (para envío por correo electrónico) o elegir dónde guardar el resultado final. Haga clic en Siguiente".
6. En "Parámetros" puede seleccionar una propiedad, agregar un comentario y también seleccionar un ES adjunto (adjunto a archivo fuente) o separado (guardado como un archivo separado), así como opciones adicionales según lo desee. Cuando todo esté listo, haga clic en "Siguiente".
7. Ahora debe seleccionar un certificado, para hacer esto, haga clic en "Seleccionar", especifique el certificado requerido y haga clic en "Siguiente".
8. En la siguiente etapa, vemos la ventana final con breve descripción datos. Si la próxima vez los archivos se firman en el mismo orden, puede guardar el perfil. Haga clic en "Finalizar".
9. Si no hay errores, el sistema mostrará un mensaje sobre la firma exitosa.
La circulación civil ha requerido durante mucho tiempo la transición de los negocios a gestión de documentos electrónicos. Sin embargo, la transición a documentos electrónicos, incluida la transición a conclusión de transacciones en forma electrónica se ven obstaculizados activamente por las autoridades reguladoras (especialmente las autoridades fiscales), que, por regla general, no pueden y no quieren percibir las tendencias y necesidades del volumen de negocios, no entienden y, aparentemente, tienen miedo de Internet y tecnologías modernas. Las autoridades fiscales, por regla general, no consideran las transacciones concluidas ejecutadas mediante la firma de un acuerdo no con una firma manuscrita, sino a través de Internet utilizando medios electrónicos. firma digital(EDS) u otros análogo de la firma manuscrita(ASP), incluido el fax. En general, rara vez perciben los documentos electrónicos como documentos legalmente significativos y válidos.
Requisitos las autoridades fiscales y otras autoridades reguladoras sobre la realización de la gestión de documentos en papel, sobre la colocación de firmas manuscritas en contratos, actas, facturas, facturas y otros documentos no se basan en la ley.
La ley dispone expresamente varias opciones contratos por escrito. Redactar un contrato en papel y firmarlo con su propia mano está lejos de ser la única opción para concluir una transacción por escrito, como intentan presentar las autoridades fiscales. Aunque, en aras de la equidad, notamos que recientemente las autoridades fiscales han estado informando que reconocen los contratos firmados con una firma digital electrónica como concluidos en un formulario escrito simple, pero por alguna razón se niegan a aceptar documentos firmados. otro análogo de una firma manuscrita.
Proponemos contribuir a la lucha por un cambio en el enfoque de celebración de contratos y gestión de documentos, que es seguido por las autoridades fiscales. Además, tal lucha ha comenzado y, además, los tribunales se ponen del lado de los participantes en transacciones civiles, los contribuyentes y reconocen con razón la fuerza legal de los documentos firmados por un análogo de una firma manuscrita que las partes del acuerdo intercambiaron a través del Internet (por ejemplo, por correo electrónico).
A continuación, se le ofrece una justificación legal para la validez de los contratos celebrados en formato electrónico y la legalidad de la gestión de documentos electrónicos.
Tenga en cuenta que a partir del 08.04.2011 entró en vigor nueva ley sobre la firma electrónica. En esencia, una firma electrónica simple también se aplica al análogo de una firma manuscrita previamente prevista por el Código Civil, discutida en este comentario legal, por lo tanto, las recomendaciones y comentarios que se dan aquí siguen siendo relevantes, pero teniendo en cuenta el comentario legal.
Bases legales para celebrar contratos en formato electrónico
Para la mayoría de las transacciones, se acepta un formulario escrito simple, a menos que la ley disponga expresamente lo contrario para una categoría particular de transacciones.
Artículo 161. Operaciones realizadas en forma escrita simple.
1. Deben hacerse en forma escrita simple, con excepción de las operaciones que requieran certificación notarial:
1) transacciones de personas jurídicas entre sí y con ciudadanos;
2) las transacciones de los ciudadanos entre sí por un monto superior a por lo menos diez veces el salario mínimo establecido por la ley, y en los casos previstos por la ley, cualquiera que sea el monto de la transacción.
2. No se requiere el cumplimiento de un formulario escrito simple para las transacciones que, de conformidad con el artículo 159 de este Código, puedan realizarse oralmente.
Artículo 159. Transacciones orales.
1. El negocio para el que no se establezca por ley o por acuerdo de las partes una forma escrita (simple o notarial), podrá celebrarse oralmente.
2. Salvo pacto en contrario de las partes, todas las operaciones que se realicen en el momento mismo de su celebración podrán celebrarse oralmente, con excepción de las operaciones para las que se establezca una forma notarial, y de las operaciones para las que la inobservancia de una forma escrita simple conlleva su nulidad.
3. Las transacciones en virtud de un contrato celebrado por escrito podrán, por acuerdo de las partes, hacerse verbalmente, a menos que esto contradiga la ley, otras actos legales y contrato
Hay dos cosas a tener en cuenta al firmar un contrato:
- forma de firmar el contrato por las partes Y
- el procedimiento (método) para concluir un acuerdo por escrito.
En consecuencia, al celebrar un acuerdo en formato electrónico, es necesario responder a dos preguntas: cómo firmarán las partes los documentos y cómo se intercambiarán.
Modalidad de firma de contratos en formato electrónico
Las partes pueden acordar que reconocen fuerza legal a los documentos firmados por un análogo de una firma manuscrita (inciso 2, artículo 160 del Código Civil). El Código Civil clasifica directamente la reproducción facsímil de una firma (facsímil) y una firma digital electrónica como análogos de una firma manuscrita, dejando abierta la lista de ASA aceptables. En otras palabras, las propias partes del contrato tienen derecho a determinar el análogo de la firma manuscrita utilizada por ellos y el procedimiento para firmar el contrato con dicha HSA.
Código Civil
Artículo 160. Forma escrita de una transacción.
1. La transacción por escrito debe hacerse mediante la redacción de un documento que exprese su contenido y firmado por la persona o personas que realizan la transacción, o personas debidamente autorizadas por ellos.
Las transacciones bilaterales (multilaterales) podrán efectuarse por los métodos establecidos por los incisos 2 y 3 del artículo 434 de este Código.
La ley, otros actos jurídicos y el acuerdo de las partes pueden establecer requisitos adicionales que debe cumplir la forma de la transacción (ejecución en papel membretado de una forma determinada, estampación con sello, etc.), y prever las consecuencias de la no -cumplimiento de estos requisitos. Si tales consecuencias no están previstas, se aplicarán las consecuencias de la inobservancia de la forma escrita simple de la transacción (párrafo 1 del artículo 162).
2. Uso en transacciones de reproducción facsímil de la firma mediante copia mecánica o de otro tipo, firma digital u otro análogo de una firma manuscrita está permitido en los casos y en la forma prescrita por la ley, otros actos jurídicos o por acuerdo de las partes.
3. Si un ciudadano, debido a una discapacidad física, enfermedad o analfabetismo, no puede firmar con su propia mano, entonces, a petición suya, otro ciudadano puede firmar la transacción. La firma de este último debe estar certificada por un notario u otro funcionario que tenga derecho a realizar tal acto notarial, indicando las razones por las cuales la persona que realiza la transacción no pudo firmarla personalmente.
Sin embargo, cuando se realicen las transacciones previstas en el inciso 4 del artículo 185 de este Código, y los poderes para su realización, la firma de quien suscribe la transacción también podrá ser certificada por la organización donde el ciudadano que no puede firmar con su puño y letra trabaja, o por la administración de la institución médica para pacientes hospitalizados en la que se encuentra en recuperación.
3. Documentos recibidos por fax, comunicación electrónica u otra comunicación, así como documentos firmados firma digital electrónica u otra análogo de una firma manuscrita se permite como prueba escrita en los casos y en la forma que establezca la ley federal, otro acto jurídico reglamentario o tratado.
Forma de celebrar un contrato por escrito.
De interés práctico en relación con la celebración de contratos en formato electrónico son los dos métodos siguientes:
- Se puede celebrar un acuerdo por escrito redactando un documento firmado por las partes, así como comunicaciones electrónicas o de otro tipo, permitiendo establecer fehacientemente que el documento proviene de la parte contratante (inciso 2 del artículo 434 del Código Civil).
- La conclusión de un acuerdo en formato electrónico mediante el envío de una oferta por una de las partes del acuerdo (incluido, por ejemplo, el texto del acuerdo en sí), y por la otra parte que lo acepta haciendo el llamado. acciones implícitas, es decir. realizar acciones para cumplir con los términos del contrato especificados en la oferta (inciso 3 del artículo 434 e inciso 3 del artículo 438 del Código Civil).
Código Civil
Artículo 434. Forma del contrato.
1. El contrato puede celebrarse en cualquiera de las formas previstas para las operaciones, salvo que la ley establezca una forma específica para los contratos de este tipo.
Si las partes han acordado celebrar un contrato en una forma determinada, se considera celebrado después de darle la forma convenida, aunque tal forma no sea exigida por la ley para los contratos de este tipo.
2. Tratado por escrito puede celebrarse mediante la redacción de un documento firmado por las partes, así como mediante el intercambio de documentos a través de postal, telégrafo, teletipo, teléfono, comunicaciones electrónicas o de otro tipo, lo que le permite establecer de manera confiable que el documento proviene de la parte contratante.
3. Se considera que se observa la forma escrita del contrato si se acepta la propuesta escrita para celebrar el contrato en la forma prescrita por el apartado 3 del artículo 438 de este Código.
Artículo 435. Oferta.
1. Se reconoce una oferta como una oferta dirigida a una o varias personas determinadas, que es suficientemente específica y expresa la intención de la persona que hizo la oferta de considerarse que ha celebrado un acuerdo con el destinatario que aceptará la oferta.
La oferta debe contener los términos esenciales del contrato.
2. La oferta obliga a quien la envió desde el momento en que la recibe el destinatario.
Si la notificación de desistimiento de la oferta se recibió antes o simultáneamente con la oferta misma, la oferta se tendrá por no recibida.
Artículo 438. Aceptación.
1. La aceptación es la respuesta de la persona a quien se dirige la oferta sobre su aceptación.
La aceptación debe ser completa e incondicional.
2. El silencio no es una aceptación, a menos que se desprenda lo contrario de la ley, de los usos comerciales habituales o de relaciones comerciales anteriores de las partes.
3. Compromiso de quien recibió la oferta, dentro del plazo establecido para su aceptación, acciones para cumplir con los términos del contrato especificado en el mismo(embarque de mercancías, prestación de servicios, ejecución de obras, pago del importe correspondiente, etc.) considerado una aceptación a menos que la ley, otros actos jurídicos o se especifique lo contrario en la oferta.
Código de Procedimiento de Arbitraje
Artículo 75. Prueba escrita
3. Documentos recibidos por fax, comunicación electrónica u otra comunicación, así como los documentos firmados con una firma digital electrónica u otro análogo de una firma manuscrita, permitió como prueba escrita en los casos y en la forma que establezca la ley federal, otro acto jurídico reglamentario o tratado.
Código de Procedimiento Civil
Artículo 71. Prueba escrita
1. La prueba escrita es la que contiene información sobre las circunstancias relevantes para la consideración y resolución del caso, actas, contratos, certificados, correspondencia comercial, otros documentos y materiales realizados en forma de registro gráfico digital, incluidos los recibidos por fax, comunicación electrónica o de otro tipo o de cualquier otro modo que permita establecer la autenticidad del documento.
Resolución del Pleno del Tribunal Supremo de la Federación Rusa No. 6, Pleno del Tribunal Supremo de Arbitraje de la Federación Rusa No. 8 del 01/07/1996 "Sobre algunas cuestiones relacionadas con la aplicación de la primera parte del Código Civil Federación Rusa"
58. Al resolver las controversias precontractuales, así como las relacionadas con el cumplimiento de las obligaciones, se debe tener en cuenta que la aceptación, junto con una respuesta sobre la aceptación plena e incondicional de los términos de la oferta, se reconoce como el encargar a quien recibió la oferta, dentro del plazo establecido para su aceptación, acciones para cumplir las condiciones del contrato especificadas en ella, salvo disposición en contrario de la ley, de otros actos jurídicos o del contrato (párrafo 3 del artículo 438).
Debe tenerse en cuenta que reconocer las acciones pertinentes del destinatario como aceptación El Código no exige el cumplimiento de los términos de la oferta en su totalidad. A estos efectos, para calificar estas acciones como una aceptación, basta con que la persona que recibió la oferta (incluido el borrador del contrato) inicie su ejecución en las condiciones especificadas en la oferta y dentro del plazo establecido para su aceptación.
Así, si las partes deciden celebrar un trato a distancia, sin intercambiar contratos "en papel" firmados con sus propias manos, pueden recurrir a la forma electrónica del contrato y firmarlo con una "firma electrónica", lo que está expresamente permitido por la legislación actual.
Para ello, según la exigencia del apartado 2 del art. 160 del Código Civil en el texto del acuerdo debe preverse expresamente que las partes reconozcan la fuerza legal detrás de los documentos firmados por un análogo de una firma manuscrita.
Determinación del Tribunal Supremo de Arbitraje de la Federación Rusa No. 653/08 del 07/02/2008
Al mismo tiempo, los tribunales partieron de lo dispuesto en el artículo 160 del Código Civil, según el cual el uso de la reproducción facsímil de una firma mediante copia mecánica o de otro tipo, firma digital electrónica u otro análogo de una firma manuscrita en transacciones está permitido en los casos y en la forma prescritos por la ley, otros actos jurídicos o acuerdo de las partes.
Los tribunales no establecieron que las partes celebraran acuerdos escritos sobre el uso de la reproducción facsímil de la firma en las transacciones, incluida la ejecución de notas de consignación. Al mismo tiempo, los tribunales indicaron que el contrato de suministro de bienes de fecha 01/12/2005, siendo por su naturaleza jurídica una transacción y también firmado por fax, no puede ser prueba de la celebración de tal acuerdo por las partes, considerando la ausencia en su texto de una condición especialmente estipulada.
Al mismo tiempo, las partes del acuerdo es necesario acordar qué será exactamente un análogo de una firma manuscrita. Esto puede ser un nombre de usuario y una contraseña para una cuenta en el sitio, una dirección de correo electrónico, etc. Como una de las opciones universales más exitosas, puede recomendar exactamente la dirección de correo electrónico, porque. solo personas específicas tienen acceso a su casilla de correo electrónico, y los mensajes se registran (almacenan) en servidores de correo (dichos documentos son más confiables en términos de evidencia). Dirección de correo electrónico puede en realidad (pero no legalmente, porque legalmente la ley establece directamente los requisitos para EDS) ser considerado como un tipo de firma digital electrónica, y de hecho y legalmente, será un análogo de una firma manuscrita.
Recomendamos encarecidamente que toda la correspondencia (entrante y saliente), incluido el contrato en sí y la correspondencia asociada con él, se almacene en servidores de correo (almacenarlo solo en una computadora en caso de disputa puede no ser suficiente).
Para este propósito, una dirección de correo electrónico en gmail.com es la más adecuada (por cierto, El servicio de correo de Google también se puede utilizar para sus buzones corporativos#oi#dex> con su propio nombre de dominio). Google (Gmail) garantiza la conservación de los mensajes entrantes y salientes, incluidos los enviados a través de su cliente de correo electrónico (Outlook, TheBat, etc.), y también es propiedad de una gran empresa respetada, en relación con la cual la credibilidad de la evidencia almacenada en los servidores de correo de Google puede ser mayor que en otros servidores de correo propiedad, por ejemplo, de un proveedor de alojamiento o generalmente ubicados en sus propios servidores.
Para una mayor confiabilidad de una transacción electrónica, también recomendamos tener en cuenta el párrafo 3 del art. 434 y el apartado 3 del art. 438 del Código Civil (que prevé la conclusión de una transacción mediante la realización de acciones concluyentes) hacer un pago (o anticipo) por su transacción electrónica pago bancario, en cita que indican el número de su contrato electrónico, la fecha de su celebración, así como las direcciones de correo electrónico de las partes (o solo del pagador), que son utilizadas por las partes para el intercambio de documentos electrónicos y son reconocidas por ellos como un análogo de una firma manuscrita.
Tal nota al pago y la conservación de toda la correspondencia en los servidores de correo servirá como prueba de que el contrato (oferta) enviado por el contratista (vendedor) y la aceptación del contrato recibido por él del cliente (comprador) realmente provino de las partes de la transacción electrónica. Y las partes cumplirán así el requisito del apartado 2 del art. 434 del Código Civil que en el intercambio de documentos por medios de comunicación, debe ser posible establecer que el documento proviene de la parte contratante.
También es posible añadir a los contratos, actas, facturas redactadas en formato electrónico facsímil(habiendo previsto directamente tal oportunidad en el contrato electrónico - como obligatorio o posible, a petición de la parte). Así, al imprimir estos documentos, mostrarán una copia de la firma manuscrita: en algunos casos, Hacienda, bancos, etc. una copia ordinaria del documento es suficiente, es decir y no es necesario llamar su atención sobre el hecho de que el contrato se celebra en forma electrónica y está firmado por un análogo de una firma manuscrita.
Para las partes del contrato que utilicen en sus actividades sistema de pago WebMoney y, además, aquellos que pagan bajo contrato a través de WebMoney, podemos recomendar al celebrar un acuerdo en forma electrónica, utilice el sistema WebMoney, a saber, el servicio de "Contratos" de WebMoney Arbitration, que permite a los usuarios registrados de WebMoney cargar su contrato en el servidor y firmarlo con un análogo de una firma manuscrita. Este método de celebración y firma de un acuerdo en forma electrónica será más confiable si las partes del acuerdo tienen certificados personales de WebMoney.
Es bastante aceptable concluir una transacción electrónica mediante la publicación por parte del contratista oferta pública en el sitio y la aceptación por parte de los clientes mediante acciones implícitas, sin embargo, las recomendaciones de esta parte requerirían un aumento significativo en el volumen de este comentario legal, por lo que no profundizaremos en este método de conclusión. contratos electronicos.
Legislación Tributaria y Contable en Materia de Transacciones Electrónicas
¿Por qué los funcionarios fiscales y los contadores consideran que los contratos en formato electrónico no están concluidos y por qué es ilegal la gestión de documentos electrónicos?
Los primeros, probablemente porque están lejos de entender la gestión de documentos electrónicos y ven muchos riesgos en ella. Aunque, de hecho, los riesgos no son mayores que, por ejemplo, al intercambiar contratos firmados personalmente por correo o servicio de mensajería, ¿dónde está la garantía de que el contrato se firmó realmente? CEO? Sí, incluso una transacción notariada no ofrece garantías del 100%.
Los contadores no tienen más remedio que cumplir con requisitos fiscales irrazonables. Un contador no es un abogado, su tarea es llevar cuentas sin preguntas innecesarias de las autoridades fiscales y, por lo tanto, un contador, como regla, cumplirá con cualquier requisito fiscal (incluidos los ilegales), aunque solo sea para proteger a la empresa de innecesaria preguntas de las autoridades fiscales, de auditorías fiscales y multas.
El jefe de la empresa debe decidir qué tan rentable es para él perder, por ejemplo, clientes remotos o incluso realizar la gestión de documentos en papel, si vale la pena utilizar los servicios de un abogado una vez en caso de reclamaciones fiscales, y luego llevar a cabo sus actividades sin ningún problema, concluyendo tranquilamente transacciones a través de Internet. Cada empresa necesita evaluar su esquema de actividad, sopesar los riesgos y, si es necesario, desarrollar un procedimiento claro para celebrar contratos en forma electrónica y la forma de un contrato electrónico en sí mismo, de modo que en caso de reclamos fiscales, poder defender la legalidad de su gestión documental electrónica.
De hecho, no existen obstáculos legales para la celebración de contratos en formato electrónico, así como para la elaboración de facturas, actas e incluso facturas electrónicas.
El Código Civil permite expresamente la firma de contratos (y, en consecuencia, toda la documentación relacionada) no solo con una firma manuscrita, sino también con un análogo de una firma manuscrita, incluido un facsímil, una firma digital electrónica y cualquier otro análogo de una firma manuscrita. firma que acuerden las partes de la transacción.
Ni el Código Tributario ni la Ley de Contabilidad contienen requisitos para los documentos que deben estar firmados con una firma manuscrita.
Ley Federal N° 129-FZ del 21 de noviembre de 1996 "Sobre Contabilidad"
Artículo 9. Documentos contables primarios
1. Todas las transacciones comerciales realizadas por la organización deben estar documentadas con documentos de respaldo. Estos documentos sirven como documentos contables primarios sobre la base de los cuales se lleva la contabilidad.
2. Los documentos contables primarios se aceptan para la contabilidad si se elaboran en la forma contenida en los álbumes. formas unificadas la documentación contable primaria y los documentos, cuya forma no está prevista en estos álbumes, deben contener lo siguiente detalles requeridos:
a) el nombre del documento;
b) fecha de elaboración del documento;
c) el nombre de la organización en nombre de la cual se redactó el documento;
e) instrumentos de medición de transacciones económicas en términos físicos y monetarios;
f) los nombres de los cargos de las personas responsables de la transacción comercial y la corrección de su ejecución;
y) firmas personales las personas indicadas.
3. La lista de personas con derecho a firmar documentos contables primarios es aprobada por el jefe de la organización de acuerdo con el jefe de contabilidad.
Documentos utilizados para procesar transacciones comerciales con en efectivo, están firmados por el jefe de la organización y el jefe de contabilidad o personas autorizadas por ellos.
4. El documento contable principal debe redactarse en el momento de la transacción y, si esto no es posible, inmediatamente después de su finalización.
Las personas que compilaron y firmaron estos documentos garantizan la ejecución oportuna y de alta calidad de los documentos contables primarios, su transferencia dentro de los plazos establecidos para la reflexión en la contabilidad, así como la confiabilidad de los datos contenidos en ellos.
7. Primario y cuentas consolidadas los documentos se pueden redactar en papel y medios de comunicacion información. En este último caso, la organización está obligada a producir, a su cargo, copias de dichos documentos en papel para otros participantes en transacciones comerciales, así como a pedido de los organismos que ejercen el control de acuerdo con la legislación de la Federación Rusa, el tribunal y la fiscalía.
código de impuestos
6. Factura señales el director y jefe de contabilidad de la organización u otras personas autorizadas para hacerlo mediante una orden (otro documento administrativo) para la organización o un poder notarial en nombre de la organización. Al emitir una factura empresario individual la factura está firmada por un empresario individual, indicando los detalles del certificado de registro estatal de este empresario individual.
La Ley de Contabilidad exige que los documentos fuente contengan "firma personal", que no tiene que ser manuscrita. "Personal" indica que la firma pertenece a una persona específica, "personal" no significa "manuscrita". En otras palabras una firma personal también puede tener la forma de un análogo de una firma manuscrita, incluida la firma digital electrónica, facsímil, etc. El Código Tributario también exige la firma en los documentos, pero no limita su apariencia a una firma manuscrita.
Los tribunales también comparten el enfoque propuesto de la terminología (ver, por ejemplo, el Decreto de FAS MO en el caso No. КА-А40 / 2727-03 - el texto de la decisión se da en extractos de la práctica judicial al final de este comentario legal).
Así, se puede afirmar que la práctica anterior (cuando no se consideraba el facsímil firma personal, y con respecto a las facturas, por ejemplo, se dijo que la legislación no prevé tal método de firma) ha cambiado y cambiado para mejor, en la dirección correcta.
También se puede obtener una deducción del IVA en una factura redactada en formato electrónico y firmada con un análogo de una firma manuscrita (por ejemplo, un facsímil).
Tenga en cuenta que este comentario legal no le garantiza la ausencia de problemas fiscales en caso de transacciones en formato electrónico y gestión de documentos electrónicos. Su propósito es mostrar que la celebración de transacciones en formato electrónico no solo es legal, sino también prácticamente posible y permisible, así como la gestión de documentos electrónicos. Sin embargo, en la práctica pueden surgir problemas de diversa índole y hay que estar preparado para superarlos (pero esto no quiere decir que sean insuperables). sí, incluso
Ministerio de Finanzas de la Federación Rusa
Oficio N° 03-02-08/85 de fecha 26/11/2009
Pregunta: 1. ¿Es posible, en presencia de un acuerdo escrito, que prevé el reconocimiento de una firma digital electrónica, en trabajos posteriores para firmar documentos primarios bajo este acuerdo con una firma digital electrónica, a saber, nuevos acuerdos, acuerdos adicionales, facturas, actas?
2. ¿La documentación primaria emitida en forma de documentos electrónicos firmados con firma digital electrónica será aceptada por las autoridades fiscales? ¿No es tal registro de documentos primarios una violación del procedimiento para llevar la contabilidad y contabilidad tributaria en una empresa establecida por la legislación de la Federación Rusa?
3. ¿Se aceptará como prueba en los tribunales de la Federación Rusa la documentación redactada en forma de documentos electrónicos firmados con una firma digital electrónica?
Respuesta: El Departamento de Política Tributaria y Arancelaria aduanera ha considerado el recurso sobre el uso de documentos primarios, documentos contables y tributarios en formato electrónico e informa lo siguiente.
De acuerdo con el párrafo 1 del Artículo 1 de la Ley Federal del 10 de enero de 2002 N° 1-FZ "Sobre la Firma Digital Electrónica" (en adelante - Ley N° 1-FZ), el objetivo de dicha Ley Federal es garantizar la legalidad condiciones para el uso de una firma digital electrónica en documentos electrónicos, sujetas a las cuales una firma digital electrónica en un documento electrónico se reconoce como equivalente a una firma manuscrita en un documento en papel.
La Ley No. 1-FZ se aplica a las relaciones que surgen en el curso de transacciones de derecho civil y en otros proporcionado por la ley Casos de la Federación Rusa (párrafo 2 del Artículo 1 de la Ley No. 1-FZ).
Las condiciones para el reconocimiento de la equivalencia de una firma digital electrónica y una firma manuscrita están establecidas por el artículo 4 de la Ley N° 1-FZ.
De conformidad con el apartado 1 del artículo 252 código de impuestos de la Federación Rusa (en lo sucesivo, el Código), a los efectos del Capítulo 25 "Impuesto sobre la Renta de las Sociedades", costes justificados y documentados (y en los casos previstos por el Artículo 265 del Código, pérdidas) incurridos (incurridos) por el contribuyente se reconocen como gastos.
Los gastos documentados se entienden como gastos confirmados por documentos redactados de acuerdo con la legislación de la Federación Rusa, o documentos redactados de acuerdo con las prácticas comerciales aplicables en un estado extranjero en cuyo territorio se realizaron los gastos correspondientes, y (o) documentos indirectamente confirmar los gastos incurridos (incluyendo declaración aduanera, orden de viaje de negocios, documentos de viaje, informe sobre el trabajo realizado de conformidad con el contrato). Los gastos se reconocen como cualquier costo, siempre que se realicen para la implementación de actividades destinadas a generar ingresos.
El artículo 9 de la Ley Federal de 21 de noviembre de 1996 No. 129-FZ "Sobre Contabilidad" (en adelante - Ley No. 129-FZ) establece que todas las transacciones comerciales realizadas por una organización deben formalizarse con documentos de respaldo. Estos documentos sirven como documentos contables primarios sobre la base de los cuales se lleva la contabilidad.
Los documentos contables primarios y consolidados se pueden compilar en papel y en soportes mecánicos. En este último caso, la organización está obligada a producir, a su cargo, copias de dichos documentos en papel para otros participantes en transacciones comerciales, así como a pedido de los organismos que ejercen el control de acuerdo con la legislación de la Federación Rusa, el tribunal y la fiscalía.
Los documentos contables primarios se aceptan para la contabilidad si están redactados en la forma contenida en los álbumes de formas unificadas de documentación contable primaria, y los documentos cuya forma no está prevista en estos álbumes deben contener los detalles obligatorios previstos en el párrafo 2 del artículo 9 de la Ley N° 129-FZ.
El artículo 313 del Código define la contabilidad tributaria como un sistema de síntesis de información para la determinación de la base imponible de un impuesto a partir de los datos de los documentos primarios agrupados de acuerdo con el procedimiento prescrito por el Código.
Teniendo en cuenta lo anterior, creemos que, a menos que los actos legales reglamentarios de la Federación Rusa dispongan lo contrario, los documentos primarios, los documentos contables y fiscales pueden compilarse en forma electrónica y certificarse mediante una firma digital electrónica de las personas responsables del desempeño. de transacciones comerciales y la corrección de su ejecución, sujeto a las condiciones establecidas por la Ley No. 1-FZ.
Subdirector del Departamento
S.V. Razgulín
Recuerde que un EDS es uno de los tipos de un análogo de una firma manuscrita, por lo tanto, esta posición del Ministerio de Finanzas puede extenderse en su propio interés a otras TSA, incluido el fax, el correo electrónico, etc.
Aunque literalmente a principios de 2009, el Ministerio de Hacienda expresó una posición diferente, probablemente sin considerar las contradicciones. La siguiente carta del Ministerio de Hacienda sólo indica que la batalla por la gestión electrónica de documentos queda por continuar, aunque en práctica judicial las transacciones electrónicas y la gestión de documentos electrónicos se reconocen con confianza con su correcta ejecución legal.
Pregunta: Sobre la inexistencia de causal para utilizar facturas emitidas con firma facsímil como condición para aceptar la deducción del IVA, ya que dichas facturas se emiten violando el procedimiento establecido.
MINISTERIO DE FINANZAS DE LA FEDERACIÓN DE RUSIA
El Departamento de Política Tributaria y Arancelaria ha considerado la carta sobre la legalidad del uso de firma facsímil en el llenado de facturas e informes.
Según el apartado 1 del art. 169 del Código Fiscal de la Federación de Rusia (en lo sucesivo, el Código), una factura es un documento que sirve de base para que el comprador acepte los bienes (obras, servicios, derechos de propiedad) presentados por el vendedor para la deducción de los montos del impuesto al valor agregado.
De acuerdo con el apartado 6 del art. 169 del Código, la factura está firmada por el jefe y el contador jefe de la organización u otras personas autorizadas para hacerlo mediante una orden (otro documento administrativo) para la organización o un poder notarial en nombre de la organización.
El apartado 2 del art. 160 del Código Civil de la Federación Rusa establece que el uso de la reproducción facsímil de una firma por medio de copia mecánica o de otro tipo, firma digital electrónica u otro análogo de una firma manuscrita en transacciones está permitido en los casos y en la forma prescrita por la ley , otros actos jurídicos o acuerdo de las partes.
La legislación de la Federación de Rusia no prevé el uso de facturas firmadas con una firma de fax.
Por lo tanto, las facturas emitidas con una firma de fax se emiten en violación del procedimiento establecido y no pueden ser la base para aceptar los montos de impuestos presentados al comprador por el vendedor para su deducción.
Subdirector
Departamento de Impuestos
y política arancelaria aduanera
Enlace a la página: Celebración de un contrato en formato electrónico (a través de Internet, por fax, etc.) y gestión electrónica de documentos. Firma electrónica y forma escrita (autor Vadim Kolosov)
La conclusión de un acuerdo en formato electrónico permite minimizar el tiempo que ambas partes dedican al acuerdo, optimizando el flujo de trabajo y facilitando la contabilidad y los informes adicionales. En este artículo encontrará información sobre la naturaleza y características de un contrato electrónico y los requisitos que el legislador impone al procedimiento para celebrarlo.
Contrato en el derecho civil (concepto y esencia)
Un acuerdo es un acuerdo celebrado por 2 o más personas, estableciendo, cambiando o revocando sus derechos y obligaciones (cláusula 1, artículo 420 del Código Civil de la Federación Rusa). Las partes del acuerdo pueden ser tanto personas jurídicas como personas físicas.
La forma del contrato, de conformidad con lo dispuesto en el art. 158 del Código Civil de la Federación Rusa, tal vez:
- oral;
- escritura sencilla;
- escrito, notariado.
Como regla general, definida por el apartado 1 del art. 161 del Código Civil de la Federación de Rusia, una transacción entre personas jurídicas, personas físicas y entidades legales o entre ciudadanos, cuyo monto exceda los 10 mil rublos, se celebre en forma escrita simple, excepto en los casos en que tales transacciones estén sujetas a notarización.
Conclusión de un acuerdo en formato electrónico.
El uso de documentos en papel al concluir la transacción, certificados por las firmas (y sellos, si es necesario) de sus partes, no es la única forma posible de darle fuerza legal. En particular, el legislador prevé el derecho de las partes a celebrar contratos en formato electrónico. Este enfoque permite a las partes de la transacción ahorrar recursos materiales y de tiempo, así como minimizar el riesgo de errores e inexactitudes en el documento terminado. Sin embargo, muchos sujetos de las relaciones jurídicas creen que el uso de la documentación electrónica es inseguro en términos de garantizar la seguridad de la información. Además, tienen dudas sobre la legalidad de las transacciones concluidas de esta forma.
De hecho, no todo es tan aterrador. Además, los beneficios gestión de documentos electrónicos ya han sido evaluados por muchas personas jurídicas y personas físicas que trabajan en diversos campos e interactúan con autoridades reguladoras, contrapartes, proveedores de bienes, contratistas de obras y servicios. Siguiendo las reglas establecidas por la legislación civil vigente, puede utilizar las modernas tecnologías de Internet en el curso de sus actividades diarias sin correr el riesgo de perder información confidencial o hacer un trato, cuya legalidad puede ser impugnada.
Características de la celebración del contrato en formato electrónico.
Según el apartado 2 del art. 434 del Código Civil de la Federación Rusa, se permite la conclusión de un acuerdo por escrito mediante el envío de documentos electrónicos a través de canales de telecomunicaciones, siempre que la parte que envió el documento pueda ser identificada por la segunda parte. Para asegurar la identificación del remitente, así como para evitar que se realicen ajustes al documento después de que haya sido certificado por el originador, es necesario utilizar una firma digital electrónica (EDS).
El uso de un EDS, que es garante de la validez de la información contenida en el documento, al realizar transacciones, de conformidad con el párrafo 2 del art. 160 del Código Civil de la Federación Rusa, está permitido. El concepto de firma electrónica está establecido por el apartado 1 del art. 2 de la Ley Federal “Sobre Firma Electrónica” del 6 de abril de 2011 N° 63, según el cual se entiende como información adjunta a un documento electrónico y que permite identificar a la persona que lo firmó.
El uso de una firma digital electrónica cualificada como requisito previo para garantizar la legalidad del contrato
Según el apartado 1 del art. 6 de la Ley Federal N° 63, un documento electrónico puede ser reconocido como similar en fuerza legal a un documento creado en papel solo si está firmado por una firma digital calificada.
¿No conoces tus derechos?
Firma cualificada, de conformidad con el apartado 4 del art. 5 FZ N° 63, tiene las siguientes características:
- Creado al convertir información utilizando una clave EDS especial.
- Le permite identificar a la persona que firmó el documento.
- Le permite identificar los ajustes realizados en el documento después de su firma.
- Creado usando herramientas EDS que cumplen con la ley requisitos establecidos. Es por eso que las firmas que pertenecen a esta categoría son emitidas exclusivamente por centros de certificación acreditados de la manera establecida por la orden del Ministerio de Comunicaciones de la Federación Rusa "Sobre la acreditación ..." del 23 de noviembre de 2011 No. 320.
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- Disponer de la clave de verificación de firma especificada en el certificado cualificado.
Un certificado calificado perteneciente a la firma utilizada por la parte del acuerdo debe ser válido en el momento de la celebración del contrato; de lo contrario, la transacción concluida con él será invalidada. Este hecho es confirmado por la práctica judicial existente (en particular, la decisión del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito Central en el caso No. А62-2893/2011 del 7 de abril de 2014).
Condiciones para el uso de una firma simple o sin salvedades
Una firma simple (es decir, creada por el usuario mediante la generación de códigos o contraseñas) solo puede utilizarse si los participantes en la transacción establecen tal posibilidad y no contradice la legislación vigente (por ejemplo, al celebrar contratos basados en el resultados de subastas celebradas en plataformas electrónicas de negociación, debe utilizar una firma calificada).
En las mismas condiciones, se puede utilizar un EDS no calificado que cumpla con los mismos requisitos que una firma calificada, con la excepción de la necesidad de tener certificado calificado, que contiene la clave de su verificación. Además, para obtener una firma sin salvedades no es necesario acudir a un centro de certificación acreditado, ya que cualquier organismo que tenga la capacidad técnica para crearla tiene derecho a emitirla.
Contratos en línea celebrados por organizaciones con particulares
Con el desarrollo de la industria de Internet, una parte importante de la vida de las personas se ha trasladado al espacio electrónico: cada vez más consumidores compran productos en tiendas en línea, pagan servicios con dinero electrónico y realizan pedidos para que determinados trabajos sean realizados por artistas remotos. Al mismo tiempo, las partes también concluyen un acuerdo mediante la firma de sus copias electrónicas.
En algunos casos, el consumidor del producto (destinatario del servicio) no participa en su desarrollo y no realiza ajustes en el documento terminado; solo puede estar de acuerdo con las disposiciones del acuerdo propuesto por la segunda parte. Una situación similar es típica, por ejemplo, para los contratos de venta celebrados con tiendas en línea, cuyos clientes pueden ser un número ilimitado individuos. El procedimiento para celebrar contratos de este tipo se sujeta a la regla general establecida por el apartado 1 del art. 6 de la Ley Federal N° 63: el consumidor debe firmar un documento electrónico utilizando una herramienta que permita reemplazar su firma manuscrita, es decir, EDS.
Los detalles de la celebración de contratos electrónicos entre organizaciones y personas es que estos últimos, por regla general, no tienen una firma digital calificada y no planean adquirirla, ya que el servicio para su creación, proporcionado por centros de certificación especializados, es pagado. En este caso, según el apartado 2 del art. 6 de la Ley Federal N° 63, el consumidor puede utilizar una firma electrónica simple.
Garantizar la legalidad del uso de una firma electrónica simple
Para garantizar la legitimidad de las transacciones realizadas utilizando un EDS simple, el consumidor y el proveedor deben celebrar un acuerdo sobre las condiciones para su uso e incluir condiciones en él que determinen:
- reconocimiento de la firma simple utilizada como equivalente a la firma manuscrita del consumidor;
- el procedimiento para generar una clave de firma (por regla general, dicha clave es un par de identificación "inicio de sesión - contraseña", cuya información está disponible solo para el usuario);
- el procedimiento para identificar al propietario del SED al celebrar un acuerdo en formato electrónico;
- la obligación de la persona que utiliza un EDS simple de mantener su confidencialidad.
Un acuerdo sobre el uso de una firma electrónica simple se puede celebrar de una de las siguientes maneras:
- La inclusión de una condición para trabajar con un EDS simple en el texto del contrato que se está celebrando. Es aconsejable utilizar este enfoque para una interacción única de las partes, cuando no se espera una mayor cooperación (por ejemplo, al cumplir un pedido para fotografiar un objeto o evento específico).
- Mediante la introducción de información sobre el procedimiento de aplicación de firma electrónica simple a un contrato adicional presentado en la página web del proveedor en forma de oferta. El uso de dicha técnica es óptimo cuando se espera que el consumidor utilice el servicio prestado repetidamente (por ejemplo, cuando utiliza un banco en línea para realizar transacciones financieras que no sean en efectivo).
El procedimiento para celebrar un acuerdo en formato electrónico.
Para dar fuerza legal a un documento electrónico, debe realizar los siguientes pasos:
- Redactar un proyecto de acuerdo. Con el fin de establecer las disposiciones del documento y aclarar sus matices en esta etapa, las partes podrán intercambiar mensajes electrónicos firmados con EDS. El intercambio de tales mensajes, de conformidad con el párrafo 4 del art. 11 de la ley federal "Sobre la información..." del 27 de julio de 2006 N° 149, se equipara al intercambio de documentos en papel presentados por las partes.
- Celebrar un acuerdo adicional, indicando en él el método elegido de intercambio de datos, así como el tipo de firma electrónica que utilizarán las partes al aprobar el documento. En el caso de que las partes vayan a trabajar con firma calificada, no es necesario ingresar información al respecto en el acuerdo adicional.
- Determinar el método de implementación de la gestión de documentos electrónicos. La mejor opción es hacer participar en el intercambio a un intermediario que tenga la condición de operador de gestión de documentos electrónicos. No solo brindará la capacidad de transferir información a través de canales de comunicación seguros, sino que también registrará la hora exacta de transferencia de documentos de un lado a otro. En caso de que sea necesario trasladar el documento antes de un tiempo determinado, pero por razones técnicas ajenas al remitente, no se entregará al destinatario (o se entregará con retraso), se registrará el momento de expedición del contenedor de transporte. por el servidor del operador se convertirá en prueba de la buena fe del remitente en el curso de procedimientos posteriores.
- Firmar el contrato con firma electrónica y enviarlo al destinatario a través de los canales de telecomunicaciones.
Restricciones legislativas a la celebración de contratos en formato electrónico
Según el apartado 1 del art. 6 de la Ley Federal N° 63, un documento electrónico firmado con firma electrónica cualificada no se reconoce como equivalente a un documento similar redactado en papel, si el legislador establece el requisito de que tales contratos se redacten exclusivamente en papel.
En particular, los contratos sujetos a:
- notarización obligatoria (por ejemplo, un acuerdo de donación, compraventa de bienes inmuebles, prenda de acciones o alquiler);
- registro estatal obligatorio (contrato de alquiler o arrendamiento de bienes inmuebles, construcción compartida etc.).
Al mismo tiempo, hay situaciones en las que el contrato solo puede celebrarse en formato electrónico. Entonces, de acuerdo con los párrafos. calle 6 y 7 70 de la ley federal "Sobre el sistema de contratos ..." del 5 de abril de 2013 No. 44, un contrato entre el cliente y el contratista, un acuerdo sobre el cual se llegó a raíz de los resultados de una subasta en un electrónico plataforma de negocios, deberá estar firmado por las firmas electrónicas del licitador ganador y del cliente. Dicho contrato se considera celebrado desde el momento de su publicación en un único sistema de información, siempre que esté firmado por el SDE de ambas partes.
Por lo tanto, un requisito previo para garantizar la legitimidad de un acuerdo celebrado en forma electrónica es el uso por parte de sus partes de una firma digital electrónica, que permite identificar la identidad de cada persona que firmó el documento. El EDS utilizado puede ser tanto calificado como simple. Esto último sólo es posible si no contradice las disposiciones legislación actual, y también está fijado por las disposiciones acuerdo adicional celebrado por las partes.