La verificare tranzactii cu numerar inspectorii acordă o atenție deosebită completării raportului de avans și emiterii de bani către subraport, deoarece din cauza executării incorecte a subraportului, organele fiscale au dreptul de a percepe impozit suplimentar pe venitul persoanelor fizice și, în consecință, amenzi și penalități. .
Luați în considerare principalele nuanțe pe care le poate întâlni o companie la pregătirea unui subraport. Cum să întocmești corect un subraport în 2015?
Cine poate emite sumele din subraport? Persoanele responsabile pot fi angajați ai companiei sau o persoană fizică cu care a fost încheiat un contract de drept civil (clauza 5 din Directivele Băncii Centrale a Federației Ruse nr. 3210-U din 11 martie 2014).
Pentru început, înainte de a emite o sumă de avans, trebuie să verificați angajatul pentru sumele de avans primite anterior. Dacă un angajat are o datorie pentru o sumă neraportată anterior în cadrul unui raport, nu i se pot da bani (clauza 6.3 din Instrucțiunile nr. 3210-U).
În lipsa datoriilor, persoana responsabilă poate scrie o cerere cu o cerere de a-i da bani în conformitate cu raportul. În ce formă este scrisă cererea pentru un subraport? Formularul de cerere este arbitrar. Dar trebuie să fiți atenți la faptul că aplicația indică scopurile pentru care angajatul primește bani, suma și perioada în care angajatul se va raporta pentru ei.
Care este suma maximă care poate fi dată unui angajat într-un raport? Legea nu prevede clar acest lucru. Va fi o limită de 100 de mii? Limita se aplică dacă angajatul decontează conturile cu clienții conform acordurilor companiei. În cazul în care un angajat plătește sume pentru serviciile prestate personal, limita nu se aplică.
Pentru cât timp pot fi emise sumele în subraport? Această perioadă nu este limitată de lege. Dar, în cazul emiterii banilor pentru o perioadă lungă, inspectorii pot considera suma contabilă drept un împrumut sau salariu și, în consecință, pot percepe toate impozitele și contribuțiile necesare.
În cazul în care salariatul a uitat să indice perioada în care trebuie să raporteze raportul, inspectorii pot decide că raportul a fost emis pentru o zi și, prin urmare, salariatul trebuie să raporteze asupra acestuia în termen de trei zile de la data primirii raportului. bani în mână (clauza 6.3 din Instrucțiunile nr. 3210-U).
După ce cererea pentru un cont este scrisă, managerul sau alt angajat autorizat trebuie să o semneze, după care banii sunt emiși în cont prin emiterea unei decontări în numerar. Subraportarea se poate face, de asemenea, fără numerar, prin transferul de bani către statul de plată sau cardurile responsabile ale angajaților. Acest lucru a fost autorizat oficial de Ministerul Finanțelor prin scrisoarea Nr.03-11-11 / 42288 din data de 25.08.2014, însă anumite condiții trebuie îndeplinite.
Pentru a transfera sume subraport la carduri de salariu, este necesar ca această posibilitate să fie prevăzută printr-un acord cu banca. Dacă în contract se precizează că societatea are dreptul de a transfera doar salariile pe cardurile de salariu, atunci este imposibil să se transfere sume contabile acolo. Prin urmare, trebuie să fiți atenți atunci când încheiați un acord cu o bancă și să prevedeți condițiile pentru transferul sumelor contabile pe un card. Dacă contractul nu prevede această condiție, puteți încheia un acord suplimentar cu banca.
La ce acordă atenție autoritățile fiscale atunci când verifică un raport prealabil?
Cât timp durează un angajat să raporteze sumele contabile? Salariatul este obligat să prezinte un raport în avans în termen de trei zile de la data returnării raportului scris de salariat în cerere. Formularul de raport în avans poate fi elaborat chiar de companie. Dar, în majoritatea cazurilor, companiile folosesc formularul unificat nr. AO-1, aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 1 august 2001 nr. 55.
Completarea raportului de cheltuieli necesită o mare atenție, deoarece fiecare cheltuială descrisă în raportul de cheltuieli trebuie să fie documentată, de ex. la acesta trebuie anexate documente care confirmă această cheltuială.
Mai întâi trebuie să verificați dacă scopul cheltuielii în cererea angajatului și raportul în avans se potrivesc. Apoi, documentele relevante trebuie atașate fiecărei operațiuni din raportul de avans. Instrucțiunile Comitetului de Stat pentru Statistică privind completarea raportului prealabil includ următoarele documente: certificat de călătorie (anulat din 08 ianuarie 2015), chitanțe, documente de transport, numerar și chitanțe de vânzare. Aceasta include, de asemenea, facturile și formularele. responsabilitate strictă. Aceste documente trebuie să fie formatate corespunzător. Ce verifică inspectorii? Aceasta este completarea tuturor detaliilor necesare. Pentru că dacă documentul, de exemplu, nu indică TIN-ul furnizorului, este posibil ca aceste costuri să nu fie luate în considerare.
După cum arată practica instanței, dacă există erori în primar, instanțele iau partea companiei, dar în acest caz va trebui să vă pierdeți timpul și nervii. Document mai bunînlocuiți cu erori.
Ce detalii sunt verificate de organele fiscale?
Cec în numerar. De exemplu, nu există nicio decriptare a achizițiilor pe chitanța de numerar sau detaliile nu sunt tipărite clar. În acest caz, cecul poate fi acceptat în contabilitate dacă îi sunt atașate și alte documente, de exemplu, chitanță. Dacă lipsesc detalii într-un alt document, inspectorii nu ar trebui să aibă pretenții (scrisoarea Serviciului Federal de Taxe al Rusiei nr. 20-12 / 29007 din 12 aprilie 2006). Poate sa Bon fiscal fi primar? Detalii
Dacă un angajat a cumpărat un produs în timp nelucrător, inspectorii se pot întreba de ce apar aceste cheltuieli în afara orelor de program, întrucât angajatul are dreptul la plăți suplimentare de salariu pentru orele suplimentare.
Chitanță. Adesea, pe bonul de vânzare nu există ștampilă sau număr. Este posibil ca acest document să nu fie acceptat de autoritățile fiscale. Dar detaliile de mai sus nu sunt obligatorii (decretul Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Moscova nr. KA-A40 / 5456-06 din 19 iunie 2006).
Sumele sau datele nu se potrivesc pe bonul de vânzare și bonul de numerar. Cel mai bine este să aduceți documentele la rând. Deși, dacă datele nu se potrivesc, puteți apăra aceste cheltuieli în instanță (Decretul Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Siberiei de Vest nr. Ф04-1827 / 2007 (32937-А75-42 din 2 aprilie 2007). suma, atunci astfel de documente ar trebui înlocuite.
Factură în formularul nr. TORG-12 sau formularul nr. 1-T. Adesea, TTN nu indică destinatarul, adresele punctelor de încărcare și descărcare, numerele borderouri, mărcile și numărul de mașini. Aceste detalii nu sunt critice dacă compania a primit efectiv acest produs (Decretul nr. F04-2121 / 2007 (33241-A27-14) al Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Siberiei de Vest).
Avizul de trăsură nu conține poziția persoanei care a eliberat mărfurile, sigiliul organizației de destinatar sau numărul și data documentului. Absența acestor detalii este considerată erori grave. Instanțele consideră același lucru (Decretul FAS al Districtului Siberiei de Est nr. A19-27878 / 05-52-Ф02-2783 / 06-С1 din 24 mai 2006).
Forma de responsabilitate strictă. Dacă formularul conține un TIN eronat sau un număr inexistent, aceste încălcări confirmă în continuare cheltuiala (determinarea Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse nr. 306-KG14-1504 din 10 octombrie 2014). Instanța a decis că, chiar dacă furnizorul este inexistent, mărfurile pot fi în continuare primite.
Este suficient ca document justificativ doar o chitanță de numerar cu decriptare? După cum explică organele fiscale în scrisoarea nr. ED-4-3/11515 din 25 iunie 2013, cheltuielile unei persoane responsabile nu pot fi confirmate decât prin chitanță de numerar. Dar pentru a include aceste cheltuieli în scopuri fiscale, este nevoie de încă un document, deoarece cecul nu conține toate detaliile necesare ale documentului primar, și anume: numele complet al funcționarilor și semnăturile acestora. O chitanță de numerar nu face decât să confirme faptul decontării dintre cumpărător și vânzător.
După verificarea raportului în avans, trebuie să-l transferați managerului pentru semnare. În cazul în care un angajat a cheltuit mai mulți sau mai puțini bani decât i s-au dat în cont, compania este obligată să-i ramburseze depășirea, sau angajatul returnează banii necheltuiți. Compania aprobă în mod independent termenele pentru ca aceasta să fie realizată (clauza 6.3 din Directivele Nr. 3210-U). Această regulă ar trebui să fie consacrată în regulamentul privind lucrul cu contabilii.
Cum poate un angajat să primească o rambursare? Aceasta poate fi o rambursare în numerar către casierie sau un transfer de pe un card într-un cont de companie.
În practică, contabilii întocmesc adesea rapoarte în avans în așa fel încât angajatul să investească mai întâi banii, iar apoi compania să-i ramburseze cheltuielile. Acest lucru cu greu poate fi numit un subraport, mai degrabă un împrumut. Prin urmare, angajatul ar trebui să scrie o cerere de rambursare a cheltuielilor oficiale.
Consultați postările pentru pregătirea subraportului.
carte gratuită
Mai degrabă plecați în vacanță!
Pentru a obține o carte gratuită, introduceți datele în formularul de mai jos și faceți clic pe butonul „Obțineți cartea”.
Poate o persoană responsabilă să raporteze o factură și un cec, dacă în același cec și factură, în sumă mai există folosință de bani, nu pentru organizație?Răspuns
Legislația nu interzice acceptarea unui cec de la un angajat în cazul în care există achiziții personale ale contabilului. Pe baza acestui control și a altor documente justificative, înregistrați numai acele bunuri pe care angajatul le-a achiziționat pentru nevoile companiei.
Cuantumul costurilor pe care le veți reflecta în contabilitate nu se va potrivi Total general prin cec de casierie. Pentru ca inspectorii să nu aibă întrebări în acest sens, cereți contabilului să dea imediat explicații scrise despre neconcordanțe. Exemplu -- vezi mai jos.
În explicație, lăsați contabilul să enumere ce bunuri a achiziționat pentru el însuși, costul lor total. Acest document vă va fi util mai târziu - când inspectorii vor verifica costurile. Dacă angajatul renunță la acel moment, va fi dificil de explicat discrepanțele dintre cec și suma din contabilitate fără o notă.
raport prealabil. Avertizați angajatul că trebuie să raporteze doar cheltuielile companiei. Adică, achizițiile personale în raportul de avans nu trebuie menționate. La urma urmei, angajatul lor a cumpărat din banii lui. Reamintire: un raport prealabil poate fi întocmit de formă unificată Nr. AO-1 (aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 1 august 2001 nr. 55). Dar poți folosi și formularul dezvoltat de companie.
Factură, chitanță de vânzare sau alt document principal. Nu uitați să verificați dacă totul este în primar detaliile cerute(art. 9 lege federala din 6 decembrie 2011 Nr. 402-FZ).
Cinci moduri eficiente resetați contul acumulat al directorului, prezentat în articolul nostru îi va ajuta pe contabili să facă față sumelor contabile în continuă creștere și bântuitoare. Ne întoarcem la studiul lor detaliat.
Cum să resetați corect contul directorului?
Contul directorului, la fel ca orice alt angajat responsabil, poate fi anulat în orice sumă pentru a reduce impozitul pe venit (atribuit cheltuielilor pe sistemul fiscal simplificat) și în același timp să nu plătească impozitul pe venitul personal și/sau contribuțiile la buget. . Dar acest lucru este posibil cu condiția ca contul emis să fie cheltuit doar pentru nevoile companiei, iar departamentul de contabilitate să primească documente care confirmă utilizarea intenționată a sumelor contabile (numerar și chitanțe de vânzări, facturi etc.) în timp util.
Să presupunem că, conform Dt 71, la sfârșitul lunii următoare, suma emisă directorului pentru raport s-a acumulat în valoare de 700.000 de ruble. Nu există documente justificative și rapoarte anticipate pentru această sumă și apariția lor este puțin probabilă.
Dacă acționăm în conformitate cu regulile Codului Fiscal al Federației Ruse, atunci această sumă ar trebui luată în considerare ca venit al directorului cu plata următoarelor impozite și contribuții pe aceasta:
- impozitul pe venitul personal - 91.000 de ruble. (700.000 × 13%);
- prime de asigurare— 211.400 de ruble. (700.000×).
În total, 302.400 de ruble vor trebui plătite la buget din veniturile primite de director.
Pentru a reduce impozitul pe venit, puteți pune suma de 911.400 de ruble. (700.000 + 211.400). Aceasta înseamnă că impozitul pe venit de plătit va fi mai mic cu 182.280 de ruble. (911.400 × 20%).
În general, de la o sumă contabilă de 700.000 de ruble. veți plăti impozite și taxe în valoare de 120.120 de ruble. (302 400 - 182 280). Și dacă organizația nu are profit, atunci toate cele 302.400 de ruble vor trebui plătite.
Să luăm acum în considerare câte taxe vor trebui plătite dacă se folosesc alte metode de reducere la zero a contului.
Metoda 1. Acumularea dividendelor
Cine poate aplica: organizații care au profit la sfârșitul perioadei de raportare.
: după încheierea unui trimestru, jumătate de an sau an, întocmim un protocol al fondatorilor și o adeverință privind acumularea dividendelor intermediare (sau anuale). Efectuam urmatoarele operatiuni:
: 91 000 de ruble. (impozitul pe venitul personal). Nu este nevoie să plătiți prime de asigurare (scrisoarea FSS din 17.11.2011 nr. 14-03-11 / 08-13985). Dividendele nu pot fi aplicate la o reducere a impozitului pe venit (clauza 1, articolul 270 din Codul Fiscal al Federației Ruse).
IMPORTANT! Numai SRL-urile pot plăti dividende în numerar și numai din sume care nu sunt venituri din vânzarea de bunuri și servicii (clauza 2 a Directivei Băncii Rusiei „Cu privire la decontările în numerar” din 07.10.2013 Nr. 3073-U). De exemplu, din avansurile returnate. Într-o SA, plata dividendelor trebuie efectuată strict în formă necash (clauza 8, art. 42 din Legea „Cu privire la SA” din 26.12.1995 nr. 208-FZ).
Sfat: Când acumulați și plătiți dividende, nu uitați de termenele limită.
Metoda 2. Calculul despăgubirii pentru utilizarea proprietății directorului
Cine poate aplica: fara restrictii.
Procedura de resetare a subraportului: efectuează un calcul rezonabil al cuantumului despăgubirii pentru utilizarea proprietății directorului, ale căror costuri pot fi luate în considerare în activitățile societății. De exemplu, mașina lui. Pentru a face acest lucru, cereți directorului documente care să arate cât cheltuiește pentru întreținerea mașinii sale pe an (lună, trimestru). Apoi, în numele directorului, completați o cerere de compensare pentru costurile de utilizare a mașinii și introduceți în ea suma calculată pentru întreținerea mașinii. Înregistrați următoarele tranzacții în registru:
Suma impozitelor și contribuțiilor de plătit: 0,00 RUB Nu trebuie să plătiți taxe sau prime de asigurare. Dar numai dacă există o justificare documentară suficientă pentru plata compensației pentru proprietate (articolul 188 din Codul Muncii al Federației Ruse, clauza 3 din articolul 217 din Codul Fiscal al Federației Ruse). Pentru a reduce impozitul pe venit, cheltuielile pentru compensarea utilizării transportului personal pot fi atribuite doar în valoare de 600 până la 1.500 de ruble. pe lună (Decretul Guvernului Federației Ruse „Cu privire la stabilirea normelor pentru cheltuielile de compensare pentru utilizarea transportului personal” din 08.02.2002 nr. 92).
Sfat: valoarea compensației trebuie să fie reală, adică proporțională cu piața. Atunci când procesați documente, asigurați-vă că acestea nu conțin cuvântul „chirie”. Din veniturile primite de director din închirierea proprietății, va trebui să plătiți impozit pe venitul personal.
Metoda 3. Calculul ajutorului material
Cine poate aplica: nu există restricții, dar această metodă este potrivită doar pentru anularea unor cantități mici din subraport - până la 4.000 de ruble. timp de 1 an. Mai jos, vom arăta de ce.
Procedura de resetare a subraportului: formați o cerere de plată în numele directorului asistență financiară. Înregistrați următoarele tranzacții în registrul dvs.:
Suma impozitelor și contribuțiilor de plătit: 300 672 rub. (impozit pe venitul persoanelor fizice, contributii). Numai asistența materială în valoare de până la 4.000 de ruble, emisă în decurs de 1 an, nu este supusă impozitului pe venitul personal și contribuțiilor. Asistența financiară plătită nu poate fi utilizată pentru a reduce impozitul pe venit (clauza 23, articolul 270 din Codul Fiscal al Federației Ruse).
Sfat: consultați caracteristicile impozitării impozitului pe venitul personal și a contribuțiilor în articolele noastre:
- .
Metoda 4. Contract de împrumut
Cine poate aplica: fara restrictii.
Procedura de resetare a subraportului: pregătirea unui acord privind acordarea directorului cu un împrumut fără dobândă cu reînnoire automată. Înregistrați următoarele tranzacții în registrul dvs.:
Operațiune |
Cantitate, frecați. |
||
Întoarcere subraport (manchin) |
|||
Emiterea unui împrumut (fictiv) |
|||
Impozitul lunar pe venitul personal pe venitul directorului sub formă de beneficii materiale din economii de dobândă (subclauza 1, clauza 1, articolul 212 din Codul Fiscal al Federației Ruse, scrisoarea Ministerului Finanțelor din 27.06.2016 Nr. 03-04-06 / 37295) |
= (700.000 × 2/3 × 10% [rata de refinanțare]) / 365 × 30 (număr de zile dintr-o lună) × 35% (rata impozitului pe venitul personal) |
||
Plata lunara a impozitului |
Suma impozitelor și contribuțiilor de plătit: 1.342,46 RUB pe lună sau 16.333,33 ruble. pe an (700.000 × 2/3 × 10% × 35%). Contribuțiile din beneficiile materiale nu sunt plătite.
Sfat: nu trebuie să abuzați de această metodă, deoarece împrumutul emis va trebui și el rambursat cândva. Este posibilă și această opțiune: anularea sumei împrumutului la cheltuielile companiei după expirarea termenului de prescripție. Dar există câteva nuanțe aici.
Citiți articolul pentru detalii..
Metoda 5. Cheltuielile personale ale directorului
Cine poate aplica: fara restrictii.
Procedura de resetare a subraportului: cereți directorului să aducă numerar și bonuri de vânzare, facturi primite atunci când a cumpărat proprietate pentru uz personal sau a primit servicii. Selectați dintre ele pe cele care se pot reflecta în cheltuielile companiei (papetărie, mobilier, Materiale pentru decorare, lucrări de reparații si etc.). Faceți un raport prealabil asupra lor. Înregistrați următoarele tranzacții în registrul dvs.:
Operațiune |
Cantitate, frecați. |
||
Reflectarea cheltuielilor pe baza raportului de avans |
10, 20, 26, 41, 44, 91 |
Suma impozitelor și contribuțiilor de plătit: 0,00 RUB Unele cheltuieli personale ale directorului sunt destul de potrivite pentru rolul de cheltuieli pentru principalele activități ale companiei. Deci, acestea pot fi puse la reducerea impozitului pe venit.
Sfat: corelați cu atenție cheltuielile efectuate cu activitățile organizației. De exemplu, un control de la o clinică veterinară ar putea să nu fie potrivit pentru un constructor de case.
Rezultate
La resetarea conturilor de director mari, nu trebuie să utilizați nicio metodă și să anulați întreaga sumă într-o zi. Evitați situațiile în care suma integrală a raportului emis anterior este returnată în contul curent al companiei sau la casieria acesteia. Mai ales dacă a fost emis pe scară largă și pentru obiective destul de realizabile. Este necesar ca cel puțin o parte din acest subraport să fie cheltuită. În caz contrar, nu este exclusă probabilitatea de a acumula impozit pe venitul personal din beneficii materiale din utilizarea fără dobândă a fondurilor responsabile.
Cea mai bună opțiune pentru resetarea unui subraport este anularea uniformă a subraportului pe parcursul mai multor luni (eventual chiar ani), folosind toate metodele propuse mai sus.
Deși există multe oportunități de resetare a răspunderii, vă sfătuim cu insistență să combateți practica cheltuirii necontrolate a banilor de către management folosind limbajul numerelor și reprezentarea vizuală a pierderilor pe care compania le suportă în legătură cu acțiunile directorului. Pentru a face acest lucru, ar trebui să calculați periodic taxele asociate sumelor contabile, în 2 opțiuni comparative: dacă directorul raportează despre responsabilitate și dacă nu. Trimiteți acest calcul directorului ca propunere de optimizare a fiscalității (în acest calcul pot fi incluse și alte articole, cu excepția subraportului, pentru ca acțiunile dumneavoastră să nu fie percepute ca instructive de către manager). În acest fel, este posibilă treptat să se realizeze depunerea la timp a documentelor privind rapoartele de responsabilitate emise și să se prevină o creștere suplimentară a sumelor de răspundere neconfirmate.
Persoana responsabila chitanță de numerar pierdută și a depus raportul prealabil fără acesta. Ar trebui un contabil să accepte un astfel de document? Care sunt consecințele pentru companie în cazul unei decizii pozitive? Răspunsurile la aceste și alte întrebări vor fi discutate în acest articol.
Ce documente pot fi folosite pentru a justifica plata?
Mulți contabili practicanți se confruntă cu situația în care o persoană responsabilă a pierdut o chitanță de numerar. Accept să taxeze și contabilitate cheltuielile care nu sunt documentate nu sunt permise. Acest lucru este menționat în normele legislației fiscale (articolul 252 din Codul fiscal al Federației Ruse) și în legea „Cu privire la contabilitate” din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ (articolul 9). În acest caz, documentele primare trebuie să conțină detaliile obligatorii prevăzute la alin. 2 al art. 9 din legea 402-FZ. În plus, cheltuielile neconfirmate de sursa primară nu pot fi luate în considerare în bază la calcularea profiturilor (scrisoarea Serviciului Federal de Impozite pentru Moscova din 12 aprilie 2006 nr. 20-12 / 29007).
Când efectuați tranzacții cu numerar, toate entitati legaleși întreprinzătorii individuali (cu excepția cazurilor prevăzute la alin. 2, 3, 5-7 al articolului 2 din legea „Cu privire la utilizarea echipamentelor de marcat” din 22 mai 2003 nr. 54-FZ) sunt obligați să emită un control al echipamentului de casă de marcat sau BSO către cumpărător (paragraful 2 al articolului 1.2 din legea 54-FZ).
Verificați KKT (BSO) - primar document contabil imprimat folosind o tehnică automatizată special concepută sau format în formular electronic la momentul decontării între vânzător şi client.
Documentul trebuie să conțină date privind calculul, precum și detaliile obligatorii prevăzute la clauza 4.7 din Legea 54-FZ. in orice caz actuala legislatură nu spune asta Verificare KKM este singurul document primar confirmând faptul cheltuirii fondurilor, iar codul fiscal nu stabilește o listă cu astfel de documente justificative. Prin urmare, dacă contabilul a furnizat și alte documente justificative, de exemplu: un bon de vânzare, un act de muncă efectuat, o scrisoare de însoțire și alte acte întocmite conform normelor legii, atunci pot fi luate în considerare.
Exemplul 1
Angajatul Nikitin O. A. a primit 83.548 de ruble. pentru achiziționarea de bunuri de la furnizor în numerar. A predat marfa la magazie, dovada de chitanta semnata de depozitar. Raportul de avans cu atașarea documentelor - TORG-12, TTN, facturi și chitanțe pentru PKO - a fost transferat la departamentul de contabilitate. În acest caz, cecul de casierie a fost pierdut.
La verificarea raportului de avans, contabilul a cerut furnizorului un raport de reconciliere semnat. Suma plății a fost reflectată în ea. Raportul prealabil a fost acceptat de la angajat.
Pentru o mostră de completare a unui raport prealabil, consultați articolul.
Situația este mai complicată într-o situație în care se pierde întregul pachet de documente primare justificative.
Ce să faci dacă se pierde întregul pachet de documente justificative?
LA acest caz Contribuabilul poate alege una dintre cele 3 variante:
- Dacă angajatul a furnizat efectiv bunurile achiziționate, dar a pierdut documentele în sine, atunci astfel de costuri pot fi acceptate pe baza documentelor care confirmă indirect costurile suportate (clauza 1, articolul 252 din Codul fiscal al Federației Ruse).
Cu toate acestea, există posibilitatea unei dispute cu autoritățile fiscale și necesitatea de a-și apăra poziția în instanță.
În acest caz, trebuie să aplicați raport prealabil urmatoarele documente:
- Notă explicativă a angajatului care indică data achiziției, cantitatea de bunuri, cantitatea și locul acțiunii, precum și o descriere a motivelor pierderii documentelor.
- Chitanță duplicat pentru PKO, scrisoare de parcurs, copie legalizată a fișei de carte a casierului-operator și (sau) raportul z al casierului-operator pentru ziua cumpărării, precum și un act de reconciliere, adică copii și duplicate ale documente care confirmă direct sau indirect faptul de cumpărare (rezoluția FAS a Districtului Moscova din 07.09.2010 Nr. КА-А40/10200-10-2 în cazul Nr. А40-106307/09-4-729, decizia Antimonopolului Federal Serviciul Districtului Volga din data de 31.07.2008 în cazul nr. А06-7444/07).
Exemplul 2
Directorul biroului a primit 1.340 de ruble. pentru achiziționarea de articole de papetărie. Angajatul a predat biroul, dar a pierdut primarul, în legătură cu care a scris notă explicativă. Contabilul a cerut vânzătorului un duplicat al avizului de însoțire, o copie a raportului z al casieriei și un proces-verbal de reconciliere. Suma contabilă a apărut în toate documentele, iar raportul în avans a fost acceptat.
- Pentru a minimiza riscurile fiscale, este posibil să se accepte cheltuieli confirmate indirect pentru contabilitate în detrimentul profit net companiilor, neluându-le în considerare la calcularea profiturilor impozabile.
IMPORTANT! Dacă nu este posibilă documentarea cheltuielilor, atunci suma emisă în raport va fi considerată venit al salariatului. Este necesară reținerea impozitului pe venitul personal, precum și a primelor de asigurare.
Exemplul 3
Programatorul companiei Flagman a primit 5.380 de ruble. să plătească pentru internet pentru companie. El a plătit pentru serviciu în valoare de 4.980 de ruble. și un comision în valoare de 400 de ruble. prin terminal. Cu toate acestea, la completarea raportului de avans, am constatat că s-a pierdut chitanța terminalului.
Angajatul a scris o notă explicativă indicând data, locul și suma cheltuită, precum și circumstanțele pierderii cecului. Contabilul a solicitat prestatorului un act de munca prestata si un act de impacare. Documentele au arătat o sumă de 4.980 de ruble. Pentru a nu se certa cu autoritățile fiscale, șeful întreprinderii a decis să ia în considerare costurile în detrimentul profitului net al organizației și să includă suma comisionului în venitul angajatului.
Contabilul a reținut impozitul pe venitul personal în valoare de 52 de ruble. (400 × 13%) și au calculat primele de asigurare în valoare de 136 de ruble. (26% - partea de asigurare, 5,1% - FFOMS și 2,9% - prime de asigurare în caz de invaliditate temporară și în legătură cu maternitatea).
- Retine suma emisa in subraport de la salariile angajat.
În cazul în care angajatul nu a prezentat documente sau confirmare indirectă a utilizării intenționate a fondurilor, organizația are dreptul de a cere restituirea sumelor contabile. Alegând această metodă, angajatorul se va scuti de la plata impozitelor. Această opinie a fost ajunsă de judecători în decizia Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse din 05.03.2013 Nr. 13510/12.
Exemplul 4
Pe parcursul anului 2015, directorului Meriada SRL i s-au acordat sume sub formă de raport pentru achiziționarea de carburanți și lubrifianți. Cu toate acestea, după expirarea termenului de depunere a raportului prealabil de documente, acesta nu a furnizat niciunul și răspunde bani lichizi nu s-a întors. În urma auditului, organele fiscale au reclasificat întreaga sumă în venitul salariatului și au calculat impozitul pe venitul personal. Instanța a menținut auditorii în această chestiune.(vezi Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Districtului de Nord-Vest din 9 iunie 2014 Nr. А26-5684/2013).
Rezultate
Este la latitudinea angajatorului să decidă dacă acceptă sau nu un raport în avans de la un angajat care a pierdut un cec KKM. După ce a acceptat cheltuieli de contabilitate fără documente care să confirme faptul achiziției, societatea va trebui să-și apere poziția în instanță.
După ce au primit bani în baza raportului, angajații firmelor uită adesea să raporteze pentru ei la timp. Din această cauză, atât contabilul, cât și angajatul însuși pot avea probleme. Cum să te descurci cu ei?
De altfel, perioada pentru care se pot emite numerar contra unui raport pentru nevoi economice nu este stabilită prin lege. Poate (dar nu este deloc obligat) sa fie stabilit de catre conducatorul societatii. Și dacă există o astfel de situație în organizație, atunci angajatul trebuie să raporteze cu privire la sumele cheltuite în cel mult trei zile lucrătoare de la data scadenței. Acest lucru este menționat în paragraful 11 din Procedura pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar, aprobată prin decizia Consiliului de Administrație al Băncii Rusiei din 22 septembrie 1993 nr. 40 (denumită în continuare Procedura).
La prima vedere, se pare că emitând o astfel de comandă, managerul creează personal probleme inutile contabilului său. Dar, de fapt, acest document intern ajută în continuare la organizarea muncii cu numerar și cumva să frâneze oamenii.
În raționamentul nostru, vom pleca de la faptul că un astfel de ordin există în companie și angajatul a încălcat termenul stabilit în acesta. Și apoi autoritățile fiscale s-au plâns.
Ar fi un motiv
Rețineți că verificarea rapoartelor anticipate la companie este una dintre părțile preferate ale auditului în rândul oficialilor. După cum arată practica, contabilii închid adesea ochii în acest domeniu de lucru. Dar în zadar.
Potrivit organelor fiscale, din moment ce banii nu au fost restituiți la timp, este legitim să-i recunoaștem drept venit al salariatului cu toate impozitele aferente - impozitul pe venitul persoanelor fizice, impozitul social unificat și contribuțiile de asigurări obligatorii de pensie. În raționamentul lor, oficialii fac referire la paragraful 1 al articolului 210 Codul fiscal. Din aceasta rezultă că la determinarea bazei de impozitare a impozitului pe venitul persoanelor fizice se iau în considerare toate veniturile primite de un salariat în numerar, în natură sau dreptul de a dispune de care acesta a apărut.
Astfel, rezultă că dacă angajatul nu a raportat la timp asupra banilor responsabili, atunci sumele emise sau bunurile cumpărate cu ei devin proprietatea sa. Suma contabilă se transformă în venit din care trebuie să plătiți impozitul pe venitul personal.
Uneori, autoritățile fiscale sunt susținute și de instanțe (de exemplu, rezoluția Serviciului Federal Antimonopol din Districtul Urali din 6 octombrie 2003 Nr. F09-3253 / 03-AK). Arbitrii au decis că „banii emiși în baza raportului și nereturnați la timp sunt recunoscuți drept plăți în favoarea angajaților”.
Dar te poți certa cu oficialii. Ar trebui să vă justificați poziția după cum urmează. Articolul 208 din Codul fiscal explică care plăți sunt venituri pentru calcularea impozitului pe venitul persoanelor fizice. Suma contabilă care nu a fost returnată la timp pur și simplu nu se află în lista trimisă. Adevărat, lista veniturilor este deschisă. Textul paragrafului 10 al paragrafului 1 al prezentului articol este următorul: „alte venituri primite de contribuabil ca urmare a activităților sale în Federația Rusă". Cu toate acestea, în acest caz, angajatul a primit banii nu pentru niciuna dintre activitățile sale și nici în proprietate. Banii au fost sau vor fi cheltuiți pentru nevoile organizației. Angajatul nu are dreptul de a dispune de această sumă. Prin urmare, nu poate fi recunoscut ca venit.
Aceleași argumente pot fi formulate și în chestiunea UST. Baza de impozitare a acestui impozit include plățile și alte remunerații acumulate salariatului pentru îndeplinirea sarcinilor de muncă (articolul 236 din Codul fiscal). De acord, sub definiția „recompensă” avans nu se potriveste deloc. În consecință, ea nu este supusă acestui impozit, precum și contribuțiilor de pensie (art. 10 din Legea din 15 decembrie 2001 nr. 167-FZ).
Angajat creditor
O altă situație - angajatul își cheltuiește mai întâi banii, iar apoi compania îi compensează cheltuielile. Pare a fi convenabil. Dar această schemă are și dezavantajele ei.
Într-o astfel de situație, organele fiscale consideră că, în primul rând, angajatul și-a vândut marfa către societate. Așa că a „lovit” la impozitul pe venitul personal. În al doilea rând, organizația a primit un beneficiu material (cu condiția ca angajatul să facă o achiziție prin procură în numele companiei).
Desigur, justiția poate fi restabilită prin instanțe. Un exemplu în acest sens este decizia federală instanța de arbitraj al Sectorului Nord-Vest din 9 octombrie 2003 Nr. A56-11085 / 03. Dar astfel de necazuri pot fi evitate cu ușurință dacă vă ocupați din timp de unele formalități.
În ordin, în care managerul aprobă cercul persoanelor responsabile, se poate preciza că, în cazuri excepționale, angajații pot folosi banii personali pentru achiziționarea bunurilor necesare. Și mai departe indicați că banii cheltuiți vor fi compensați după ce angajatul va depune un raport în avans.
Încă un sfat. Pentru ca angajatul să-și poată cheltui propriile sume mari, este de dorit să aibă cel puțin o mică „rezervă” din companie. Apoi, banii cheltuiți pot fi înregistrați ca supracheltuire.
O lucrare, doua hartii...
Se mai întâmplă ca raportul de avans să fie depus la timp, dar nu există suficiente documente justificative pentru acesta. În primul rând, trebuie să existe o verificare KKT. Inspectorii săi sunt cei care îl consideră principalul document justificativ (a se vedea scrisoarea UMNS pentru Moscova din 12 august 2003 nr. 29-12 / 44158). O chitanță de numerar poate înlocui un bon numai dacă achiziția a fost plătită cu cardul de credit. Autoritățile fiscale le acordă o atenție deosebită acestor documente. Iar în cazul lipsei acestora, pedeapsa, de regulă, urmează imediat. Totuși, nu renunța la un contabil. Șansele de a câștiga o dispută în instanță sunt mari.
Iată, de exemplu, decizia Curții Federale de Arbitraj din Districtul Orientului Îndepărtat din 27 ianuarie 2004 Nr. F03-A51 / 03-2 / 3440.
În timpul verificării oficiu fiscal a descoperit că contabilul companiei a dedus ilegal sume de la persoane responsabile fără documente justificative (era vorba despre cheltuieli de reprezentare). Facturile de restaurante depuse și actele întocmite de companie și care confirmă oportunitatea costurilor, oficialilor li s-au părut insuficiente. În opinia lor, organizația trebuia să confirme cheltuielile de ospitalitate cu chitanțe pt comenzi de creditși cecuri de casierie. Cu toate acestea, judecătorii au concluzionat că sumele primite în baza raportului au fost utilizate în scopul propus. Deci, nu sunt veniturile angajaților.
Ivanov, Petrov, Sidorov
Persoanele care nu au cunoștințe deosebite în domeniul contabilității tratează adesea documentele cu ușurință. Și, de exemplu, situația în care banii au fost dați unei persoane în cont, iar alta a plătit pentru marfă, este destul de comună. Acest lucru poate fi instalat pe coloana vertebrală la credit comandă în numerar. Cum să fii în acest caz cu raportul în avans? Este posibil ca un asistent ghinionist să o compună în numele său?
Să trecem la ordinea efectuării tranzacțiilor cu numerar. Clauza 11 a acestui document interzice transferul de bani responsabili către un alt angajat. În plus, reiese că angajatul care a luat banii atașează la raportul de cheltuieli actele altora. Prin urmare, autoritățile fiscale au toate motivele să îi perceapă taxele corespunzătoare.
Pentru a evita această situație, trebuie să emiteți o rambursare de la primul angajat și să emiteți aceeași sumă celui de-al doilea. De asemenea, va pregăti un raport prealabil. Atunci nu vor fi probleme cu organele fiscale.
Birocrația este în creștere
Mai recent, pe site-ul oficial al autorităților fiscale nalog.ru, oficialii au dat răspunsuri la întrebările privind utilizarea caselor de marcat. În mod ciudat, discuția s-a îndreptat către: este necesar să se elibereze un cec de casierie persoanei responsabile la restituirea sumelor contabile? Și asta au răspuns oficiali fiscali respectați.
Conform paragrafului 13 din Procedura, la acceptarea numerarului prin casa de marcat a societatii, trebuie sa emiteti o chitanta pentru comanda de primire numerar, certificata prin sigiliul (timbra) casierului sau amprenta casei de marcat.
În plus, Legea din 22 mai 2003 nr.54-FZ prevede că casă de marcat se aplica de catre toate organizatiile si intreprinzatorii in cazul platilor in numerar in cazul vanzarii de bunuri, prestarii de munca sau prestarii de servicii. Adăugând cele două circumstanțe de mai sus, autoritățile fiscale au decis că utilizarea CCP la restituirea sumelor contabile este obligatorie.
Trebuie menționat că mai devreme în explicațiile lor, oficialii au avut o altă părere. Pur și simplu au folosit articolul 38 din Codul fiscal. Acesta definește bunurile, lucrările și serviciile. Bunurile sunt orice proprietate vândută sau destinată vânzării. Munca este o activitate, ale cărei rezultate au o expresie materială. Un serviciu este înțeles ca o activitate, ale cărei rezultate nu au o expresie materială, se realizează și se consumă în procesul de desfășurare a acestei activități. Din definițiile de mai sus, rezultă că societatea, după ce a acceptat fonduri neutilizate de la o persoană responsabilă, nu a vândut bunuri, nu a efectuat lucrări și nu a furnizat servicii. Deci, ea nu este obligată să folosească CCT.
LA FEL DE. Polyakov, auditor al AG „RADA”