Trebuie să aranjați o călătorie de afaceri în următoarea ordine:
- Luați decizia de a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri și verificați posibilitatea înregistrării acestuia.
- Pregătiți documente pentru trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri și problema (lista) bani lichizi pe cheltuieli de calatorie.
- Faceți decontarea finală cu angajatul la întoarcerea acestuia dintr-o călătorie de afaceri.
Angajatorul are dreptul de a trimite angajații în călătorii de afaceri atât în Rusia, cât și în străinătate, în timp ce călătoriile de afaceri în străinătate sunt emise în mod general.
Luarea deciziei de a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri și verificarea posibilității înregistrării acestuia
Înainte de a oficializa trimiterea unui salariat într-o călătorie de afaceri, este necesar să se verifice dacă acesta aparține categoriei de salariați pe care angajatorul nu are dreptul să îi trimită într-o călătorie de afaceri sau care poate refuza să o facă. Angajatorul are dreptul de a trimite într-o călătorie de afaceri numai angajații care se află în relaţiile de muncă cu angajatorul (inclusiv lucrători cu fracțiune de normă, lucrători străini), cu excepția anumitor categorii de cetățeni. Dacă legea instituie interdicția trimiterii unei călătorii de afaceri către un angajat, angajatorul nu are dreptul să-l trimită într-o călătorie de afaceri nici cu acordul acestuia.Confirmare: art. 166, partea a 2-a a art. 287, partea 8 a art. unsprezece Codul Muncii RF, clauza 2 din Regulament, aprobat. Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 749 din 13 octombrie 2008, scrisoarea Ministerului de Finanțe al Rusiei nr. 03-03-04 / 1/844 din 19 decembrie 2006
Angajatorul are dreptul în anumite cazuri să-l aducă pe salariat la răspundere disciplinară pentru refuzul de a pleca într-o călătorie de afaceri.
Trebuie avut în vedere faptul că călătoriile de afaceri ale angajaților a căror activitate permanentă se desfășoară pe drum sau are caracter de călătorie nu sunt recunoscute drept călătorii de afaceri.
Confirmare: Partea 1 a art. 166 din Codul Muncii al Federației Ruse, alin. 3 p. 3 Regulament, aprobat. Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 749 din 13 octombrie 2008 nr.
Angajații sunt trimiși într-o călătorie de afaceri pe baza unei decizii scrise a angajatorului (paragraful 2, clauza 3 din Regulament, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 749 din 13 octombrie 2008), care, în calitate de o regulă, este emisă sub forma unui ordin (instrucțiune) de a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri.
Executarea documentelor pentru trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri și eliberarea (transferul) de fonduri pentru cheltuieli de călătorie
Când trimiteți un angajat cu care a fost încheiat un contract de muncă într-o călătorie de afaceri, trebuie să emiteți un ordin (instrucțiune) șefului de a trimite angajatul într-o călătorie de afaceri.Începând cu 8 ianuarie 2015, angajatorii nu sunt obligați să elibereze o misiune de muncă și un certificat de călătorie pentru angajații care sunt trimiși într-o călătorie de afaceri, deoarece cerința de a elibera aceste documente a fost anulată (clauza 2 din Decretul Guvernului Rusiei Federaţia Nr. 1595 din 29 decembrie 2014). În același timp, angajatorii pot continua să elibereze misiuni oficiale și certificate de călătorie (vezi. mostre de la sfârșitul articolului) angajații (de exemplu, conform formularelor unificate), dacă au decis să continue utilizarea acestor formulare, ceea ce se reflectă în politica contabila organizatii.
Începând cu 8 august 2015, angajatorii nu sunt, de asemenea, obligați să țină registre pentru călătorii de afaceri, deoarece a fost anulată regula conform căreia Ministerul Muncii din Rusia trebuia să aprobe formularele acestor jurnale și procedura și să le completeze ( clauza 3 din Amendamente, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 771 din 29 iulie 2015). Formularele acestor reviste în sine și procedura de înregistrare a acestora, aprobate prin Ordinul Ministerului Sănătății și Dezvoltării Sociale al Rusiei nr. 739n din 11 septembrie 2009, au fost anulate din 19 octombrie 2015 (Ordinul Ministerului Muncii al Rusiei nr 646n din 17 septembrie 2015).
Cu toate acestea, angajatorii pot continua să păstreze jurnalele lucrătorilor care sosesc și pleacă într-o călătorie de afaceri dacă decid să facă acest lucru. Dacă angajatorul a decis să păstreze astfel de jurnalele, le puteți face într-o formă gratuită (autoaprobată).
Trebuie remarcat faptul că, atunci când trimiteți un angajat într-o călătorie de afaceri în Republica Crimeea în perioada în care afilierea sa administrativ-teritorială s-a schimbat, nu este necesară reemiterea documentelor de călătorie, deoarece același pachet de documente este eliberat pentru călătoriile de afaceri. în Rusia și țările CSI (inclusiv Ucraina).
Concluzie: o modificare a statutului administrativ-teritorial al teritoriului de detașare în acest caz nu reprezintă o bază pentru efectuarea vreunei modificări asupra documentelor.
Perioada de ședere a angajatului într-o călătorie de afaceri trebuie notă în foaia de pontaj.
Confirmare: partea 4 a art. 91, art. 166 din Codul Muncii al Federației Ruse, alineatele 3, 7, 26 din Regulament, aprobate. Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 749 din 13 octombrie 2008 nr.
Un angajat care este trimis într-o călătorie de afaceri i se asigură garanțiile prevăzute de legislația muncii și anume:
- conservarea locului de muncă (post);
- menținerea câștigurilor medii în timpul unei călătorii de afaceri;
- rambursarea cheltuielilor asociate unei călătorii de afaceri (cheltuieli de călătorie, locuință, diurnă etc.).
Aceste garanții se aplică și lucrătorilor cu fracțiune de normă (atât interni, cât și externi). În același timp, partenerul castigurile mediiîn timpul șederii sale într-o călătorie de afaceri, trebuie să economisiți numai cu angajatorul care l-a trimis într-o călătorie de afaceri. În cazul în care angajatul este trimis într-o călătorie de afaceri atât la locul principal de muncă, cât și cu normă parțială, câștigul mediu trebuie să fie păstrat de ambii angajatori. Rambursarea cheltuielilor de deplasare în acest caz se repartizează între angajatori prin acord între aceștia.
Confirmare: Partea 1 a art. 168, partea a 2-a din art. 287 din Codul Muncii al Federației Ruse, paragraful 9 din Regulamente, aprobat. Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 749 din 13 octombrie 2008 nr.
Perioada călătoriei de afaceri
Angajatorul determină termenul călătoriei de afaceri în mod independent, ținând cont de volumul, complexitatea și alte caracteristici ale misiunii (clauza 4 din Regulamente, aprobată prin Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 749 din 13 octombrie 2008) .Perioada preliminară (estimată) pentru care angajatul este trimis într-o călătorie de afaceri trebuie să fie indicată în ordinul de trimitere a angajatului într-o călătorie de afaceri, care este semnat de șeful organizației (sau de o persoană autorizată de acesta) sau de un antreprenor individual.
Perioada maximă pentru care un angajat să fie într-o călătorie de afaceri (atât în Rusia, cât și într-o călătorie de afaceri în străinătate) nu este stabilită prin lege. Excepție fac lucrătorii străini. Pentru ei, definiția termen maxim a fi într-o călătorie de afaceri are propriile caracteristici (clauza 6, articolul 13 lege federala Nr. 115-FZ din 25 iulie 2002, anexa la Ordinul Ministerului Sănătății și Dezvoltării Sociale al Rusiei nr. 564n din 28 iulie 2010).
Confirmare: p. 1, 4 din Regulament, aprobat. Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 749 din 13 octombrie 2008, scrisoarea Ministerului de Finanțe al Rusiei nr. 03-03-06 / 1/304 din 28 aprilie 2010
în care dreptul muncii nu prevede nicio împărțire a călătoriilor de afaceri în cele pe termen scurt și pe termen lung (scrisoarea Ministerului Sănătății și Dezvoltării Sociale al Rusiei nr. 924-12 din 16 martie 2010). Cu toate acestea, angajatorul în actul său de reglementare local (de exemplu, în Regulamentul privind călătoriile de afaceri) poate determina durata călătoriilor de afaceri pe termen scurt și lung, în special, pentru a stabili condițiile de păstrare a documentelor de călătorie (partea 2, articolul 5, articolul 8 din Codul Muncii al Federației Ruse).
Dacă este necesar, puteți modifica durata călătoriei de afaceri a angajatului (reduceți sau prelungi perioada stabilită inițial). Legislația muncii nu reglementează problema modificării duratei unei călătorii de afaceri, cu toate acestea, nu conține nicio interdicție sau restricție cu privire la astfel de acțiuni ale angajatorului.
Confirmare: art. 166 din Codul Muncii al Federației Ruse, Regulamentul, aprobat. Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 749 din 13 octombrie 2008, scrisorile Ministerului de Finanțe al Rusiei nr. 03-04-06 / 4-5 din 14 ianuarie 2013, nr. 03-04-06- 01 / 244 din 22 septembrie 2009
Reducerea timpului de călătorie
Necesitatea reducerii duratei unei călătorii de afaceri poate apărea, în special, din următoarele motive:- angajatul a finalizat misiunea înainte de termen;
- angajatorul cere prezența imediată a salariatului la locul de muncă din cauza nevoilor de producție (revizuire dintr-o călătorie de afaceri);
- apărea circumstanțe familiale sau altul motive întemeiate pentru care este necesară întoarcerea imediată a angajatului (de exemplu, în legătură cu decesul unei rude apropiate).
- motivul modificării datei călătoriei;
- nouă perioadă de călătorie de afaceri (numărul de zile cu care se reduce);
Datorită absenței unui angajat la locul de muncă, un acord cu acesta la rechemarea dintr-o călătorie de afaceri se realizează verbal (de exemplu, prin telefon, e-mail). La momentul emiterii ordinului de modificare a perioadei călătoriei de afaceri, angajatul se află într-o călătorie de afaceri, astfel că se familiarizează cu ordinul sub semnătură la întoarcerea la muncă.
Prelungirea călătoriei de afaceri
Necesitatea prelungirii perioadei unei călătorii de afaceri poate apărea, în special, din următoarele motive:- imposibilitatea îndeplinirii sarcinii oficiale în termenele stabilite (din cauza unor circumstanțe de forță majoră, când este necesar un timp suplimentar pentru îndeplinirea sarcinii etc.);
- executarea de către angajat a unei sarcini oficiale suplimentare;
- invaliditate temporară a unui angajat în timpul unei călătorii de afaceri;
- oprire forțată (întârziere) pe drum (de exemplu, din cauza condițiilor meteorologice, din cauza unei defecțiuni a vehiculului, a perturbării traficului Vehicul etc.);
- imposibilitatea de a părăsi locul călătoriei de afaceri din cauza lipsei biletelor.
Pentru a prelungi perioada călătoriei de afaceri a angajatului, trebuie emisă o comandă adecvată. Întrucât forma unificată a unui astfel de ordin nu a fost aprobată, acesta este întocmit în formă liberă. Comanda trebuie sa specifice:
- numele, numele, patronimul lucrătorului detașat;
- funcția (profesia), subdiviziunea structurală (dacă există) în care lucrează lucrătorul detașat;
- detalii despre comanda (instrucțiunea) privind trimiterea angajatului într-o călătorie de afaceri;
- motivul prelungirii călătoriei;
- nouă perioadă de călătorie de afaceri (numărul de zile pentru care este prelungită);
- o instrucțiune către un contabil (un alt angajat autorizat) de a recalcula cheltuielile pentru o călătorie de afaceri și câștigurile medii reținute de angajat pentru zilele petrecute într-o călătorie de afaceri (articolele 167-168 din Codul Muncii al Federației Ruse).
Din cauza absenței unui angajat la locul de muncă, se ajunge la un acord cu acesta pentru a prelungi perioada unei călătorii de afaceri oral (de exemplu, prin telefon, e-mail). La momentul emiterii ordinului de prelungire a călătoriei de afaceri, angajatul se află într-o călătorie de afaceri, astfel că la întoarcerea la muncă ia cunoştinţă de ordinul sub semnătură. Trebuie remarcat faptul că, dacă un angajat aparține unor categorii care pot fi trimise într-o călătorie de afaceri numai cu acordul scris al acestuia, dacă este necesară prelungirea călătoriei de afaceri înainte de emiterea unei comenzi, consimțământul angajatului la călătoria de afaceri trebuie să fie re- solicitat. Dacă este imposibil să se elibereze imediat consimțământul în scris, acesta se emite la întoarcerea angajatului din călătoria de afaceri.
Deoarece este emis un ordin separat pentru a modifica (prelungi, scurta) perioada unei călătorii de afaceri, care ia în considerare toate nuanțele unei astfel de prelungiri (reduceri), nu este nevoie să faceți modificări (corecții) documentelor de călătorie compilate anterior. (un ordin de trimitere a unui angajat într-o călătorie de afaceri etc.) .
Confirmare: partea 2 a art. 5, partea 1, art. 8 din Codul Muncii al Federației Ruse.
De asemenea, dacă este necesar, angajatorul poate:
- rechemarea unui angajat dintr-o călătorie de afaceri (reducerea perioadei acestuia, stabilită inițial);
- anularea calatoriei de afaceri a angajatului (refuza trimiterea angajatului intr-o calatorie de afaceri) in situatia in care aceasta este documentata, dar angajatul nu a plecat inca in calatoria de afaceri.
Perioada efectivă de ședere a unui angajat într-o călătorie de afaceri este determinată de documentele de călătorie pe care angajatul le prezintă după întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri.
Dacă angajatul călătorește la locul călătoriei de afaceri și (sau) se întoarce la locul de muncă cu transport oficial sau personal (inclusiv prin împuternicire), atunci perioada efectivă de ședere într-o călătorie de afaceri este indicată în notificare. Se întocmește un memoriu pe baza și cu atașarea documentelor justificative care confirmă utilizarea transportului specificat pentru deplasarea la locul călătoriei de afaceri și retur (factura de parcurs, foaia de traseu, facturi, chitanțe, încasări în numerar etc.). Angajata ei se prezinta angajatorului dupa ce se intoarce dintr-o calatorie de afaceri. Aceste reguli se aplică și în situația în care un angajat ajunge la locul călătoriei de afaceri prin transportul unei persoane care prestează servicii de transport cu motor pe baza unui acord relevant, dar nu emite documente de călătorie (bilete).
În lipsa documentelor de călătorie, angajatul confirmă perioada efectivă a șederii sale într-o călătorie de afaceri cu documente pentru închirierea unei locuințe la locul călătoriei de afaceri. De exemplu, atunci când vă cazați într-un hotel, perioada specificată de ședere este confirmată printr-un acord privind furnizarea de servicii hoteliereîntocmit în conformitate cu Regulamentul, aprobat. Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 1085 din 9 octombrie 2015
Dacă angajatul nu deține nici documente de călătorie, nici documente de ședere, atunci el confirmă perioada efectivă de ședere la locul călătoriei de afaceri cu alte documente care conțin confirmarea de către partea care primește (organizația sau funcționarul) a orei sosirii (plecării) angajatului la locul călătoriei de afaceri (de la locul călătoriei de afaceri). De exemplu, poate fi o notă și (sau) o scrisoare de la partea care o primește. În memoriul privind perioada de ședere la locul călătoriei de afaceri, funcționarul organizației la care a fost trimis angajatul trebuie să pună un semn și semnătura acestuia, care va confirma datele sosirii angajatului la locul călătoriei de afaceri și a plecării. din ea.
Confirmare: clauza 7 din Regulament, aprobat. Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 749 din 13 octombrie 2008, scrisorile Serviciului Fiscal Federal al Rusiei nr. SD-4-3 / 20427 din 24 noiembrie 2015, Rostrud nr. 2450-6-1 din octombrie 19, 2015
Acordul final cu angajatul la întoarcerea acestuia dintr-o călătorie de afaceri
La întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, trebuie să faceți o decontare finală cu angajatul în conformitate cu emisiunea raport prealabil.Nu este necesar să completați certificatul de călătorie și raportul privind munca efectuată într-o călătorie de afaceri (partea din spate a misiunii de muncă), deoarece cerința de a elibera aceste documente a fost anulată (clauza 2 din Decretul Guvernului Rusiei Federaţia Nr. 1595 din 29 decembrie 2014).
Raportul de cheltuieli al angajatului va trebui să atașeze documente care confirmă cheltuielile de călătorie care sunt menționate în raportul de cheltuieli (de exemplu, documente care confirmă cheltuielile de călătorie, închirierea locuințelor etc.).
Dacă documentele care confirmă cheltuielile sunt întocmite pe limbă străină, organizația trebuie să furnizeze traducerea lor rând cu linie în limba rusă (clauza 9 din Regulamentul de întreținere contabilitateși situațiile financiare). Acest lucru poate fi făcut atât de un traducător profesionist terț, cât și de un specialist al organizației căruia i se încredințează responsabilitatea pentru traducere (chiar dacă nu are o educație specială (diplomă)) (scrisori ale Ministerului de Finanțe al Rusiei Nu 03-03-06 / 1/202 din 20 aprilie 2012 ., Nr. 03-03-06/1/725 din 3 noiembrie 2009).
În același timp, este permis să nu se traducă cuvintele care sunt înregistrate marcă. De exemplu, ar putea fi numele unei companii aeriene (articolul 6 din Convenția pentru protecția proprietății industriale din 20 martie 1883). În plus, puteți lăsa fără traducere cuvinte care nu sunt esențiale (de exemplu, regulile de transport aerian) (scrisori ale Ministerului de Finanțe al Rusiei nr. 03-03-07 / 6 din 24 martie 2010, nr. 2010).
Când traduceți detaliile unui bilet electronic în rusă, există și unele particularități.
Angajatul trebuie să prezinte angajatorului raportul prealabil împreună cu toate documentele justificative în termen de trei zile lucrătoare de la întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri. Această perioadă se aplică atât la nivel intern, cât și extern călătorii de afaceri în străinătate. În acest caz, dacă angajatul s-a întors dintr-o călătorie de afaceri într-un weekend (sărbătoare), atunci perioada de trei zile trebuie socotită din prima zi lucrătoare următoare zilei de întoarcere.
Confirmare: punctul 6.3 Îndrumări privind întreținerea tranzactii cu numerar, p. 26 din Regulament, aprobat. Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 749 din 13 octombrie 2008, Instrucțiuni pentru aplicarea și completarea formularului nr. AO-1, aprobat. Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei nr. 55 din 1 august 2001, Instrucțiuni pentru utilizarea și completarea formularelor de contabilitate a muncii și de plată a acesteia (nr. T-10, nr. T-10a), aprobat. Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei nr. 1 din 5 ianuarie 2004
Alocarea de locuri de muncă pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri și un raport privind implementarea acesteia (formular model T-10a)
Certificat de călătorie (model de formular T-10)
Procedura de emitere a călătoriilor de afaceri a fost mult simplificată. Vă spunem cum să faceți totul corect, conform noilor cerințe.
Din articol vei afla:
Călătorii de afaceri în 2017
În primul rând, să reamintim încă o dată modificările care au fost aduse în 2015 la regulile de emitere a călătoriilor de afaceri. Deci, prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 29 decembrie 2014 nr. 1595, cerința obligatorie de înregistrare a fost anulată:
Atribuirea de locuri de muncă;
certificat de călătorie.
În prezent, angajatorul întocmește aceste documente numai dacă este prevăzut de Regulamentul privind calatorii de afaceri. Respectiv, documentarea călătoria simplificată. De fapt, singurul document care trebuie eliberat la trimiterea unui angajat într-o călătorie va fi comanda corespunzătoare.
Descărcați documentele aferente:
Pentru a aranja o călătorie de afaceri, trebuie emisă o comandă. Misiunea de călătorie de afaceri- 2017, precum și un certificat de călătorie, ca regulă generală, nu este necesară eliberarea. Între timp, în cazul în care organizația nu intenționează să renunțe la utilizarea acestor documente, poate continua să le folosească, fixând condiția corespunzătoare în Regulamentul privind călătoriile de afaceri.
Plata călătoriilor de afaceri 2017 se face conform regulilor stabilite de:
- articolul 168 din Codul Muncii al Federației Ruse;
- Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 nr. 749 „Cu privire la particularitățile trimiterii angajaților în călătorii de afaceri”.
Prin urmare, pentru a calcula o călătorie de afaceri trebuie luate în considerare aceste norme legale.
Rețineți că pentru muncitori organizatii bugetare iar autoritățile de stat au stabilit o procedură specială de rambursare a cheltuielilor de călătorie. Deci, pentru anumite categorii de stat instituţiile bugetare se aplică procedura aprobată prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 12 octombrie 2013 N 916. Pentru instituțiile bugetare regionale, normele care sunt stabilite reguli subiect al Federației Ruse.
Aranjamente de călătorie
Deci, documentul principal pentru înregistrare călătorie de afaceri va fi la ordinea organizaţiei. Acest document definește:
perioada de călătorie;
locul de atribuire.
În cazul în care organizația continuă să folosească certificatul oficial de misiune și călătorie, aceste documente pot fi întocmite folosind formularele unificate nr. T-10a.
Rețineți că, în practică, multe organizații nu au abandonat pregătirea unor astfel de sarcini. Acest document formulează sarcinile care sunt atribuite angajatului în timpul călătoriei. De asemenea, acest formular conține o coloană în care angajatul realizează un scurt raport asupra sarcinii îndeplinite. Acest aranjament este foarte convenabil în munca practică. În plus, doar o astfel de sarcină poate fi referită în comanda călătoriei de afaceriîn secțiunea „Bază”. Reamintim că formularul unificat de comandă nr. T-9 conține un astfel de rând care trebuie completat la emiterea comenzii.
De asemenea, puteți continua să utilizați forma unificată a certificatului de călătorie, acesta este formularul nr. T-10. Utilizarea acestui document este convenabilă și pentru monitorizarea șederii angajatului la locul călătoriei de afaceri. Angajatorul a confirmat informații despre perioada în care angajatul a fost în fiecare organizație detașată.
Aici observăm că, deoarece un certificat de călătorie în 2017 nu este document obligatoriu, organizația în care este detașat salariatul nu are obligația de a face înregistrări corespunzătoare în ea. Între timp, observăm că în practică nu există probleme în acest sens.
Comanda de călătorie în 2017
Acum să aruncăm o privire mai atentă asupra modului de emitere a unei comenzi pentru o călătorie de afaceri. În prezent, organizațiile pot continua să utilizeze formularul unificat de comandă nr. T-9. Rețineți că utilizarea formelor unificate în practică este destul de convenabilă și familiară. Acest formular conține toate detaliile necesare ale documentului contabil primar, iar angajatorul trebuie doar să completeze coloanele corespunzătoare ale formularului.
Deci, în comanda unei călătorii de afaceri 2017, trebuie să specificați:
- prenumele, numele și patronimul lucrătorului detașat;
- pozitia sa;
- locul de atribuire. Aici trebuie să introduceți orașul (sau țara) în care se face călătoria, precum și numele organizației;
- timpul de călătorie către zile calendaristice;
- perioada călătoriei de afaceri. Trebuie să indicați data de începere și de sfârșit a călătoriei;
- Ce organizație este responsabilă pentru plata costurilor? Rețineți că, de regulă, costurile sunt suportate de organizația angajatoare. Între timp, situațiile nu sunt atât de rare când organizația gazdă este cea care rambursează cheltuielile;
- baza. Această coloană indică sarcina, dacă este compilată în organizație. In cazul in care nu este practicata de catre angajator, trebuie sa precizati detaliile documentului in baza caruia are loc calatoria. Aceasta, de exemplu, poate fi o invitație de a participa la o expoziție, o aplicație a unui client și altele asemenea.
Separat, observăm că nu este întotdeauna posibil să se determine fără ambiguitate organizația în care angajatul pleacă într-o călătorie de afaceri. De exemplu, un angajat poate fi trimis să participe la o expoziție, forum, conferință, iar organizatorul evenimentului poate să nu fie cunoscut de angajator în prealabil. Într-o astfel de situație, când este imposibil să se determine organizația în care este trimis angajatul, trebuie indicate doar țara și orașul, precum și evenimentul pentru care este detașat angajatul (scopul).
Ordin de trimitere a unui angajat într-o călătorie de afaceri
Totodată, întreprinderea are dreptul să stabilească orice mărime a diurnei. Legislația muncii nu limitează dimensiunea acestora. Este necesar doar ca mărimea diurnei stabilite la întreprindere să fie stabilită prin reglementări locale - regulamentul privind calatorii de afaceri sau pe remunerare, în colectiv contract de muncă etc. Ca parte a cheltuielilor, sumele plătite pentru călătoriile de afaceri trebuie luate în considerare numai la data la care raportul de avans pentru această călătorie de afaceri este depus de către angajat.
Trebuie avut în vedere că plata diurelor este prevăzută doar pentru acele cazuri în care un angajat care a plecat într-o astfel de călătorie nu se poate întoarce zilnic la domiciliul său. Prin urmare, în timpul călătoriilor de afaceri de o zi la un loc de muncă situat în apropierea celui principal, în calculul impozitului pe venit, este imposibil să se califice sumele plătite angajatului drept cheltuieli de călătorie.
Regulament privind călătoriile de afaceri: eșantion - 2017
Remarcăm imediat că Regulamentul nu este un act local obligatoriu al organizației. Între timp, dacă compania practică trimiterea angajaților în călătorii, atunci prescrie toate aspectele fundamentale legate de călătoriile de afaceri.
Trebuie menționat că o soluționare detaliată a tuturor acestor și a altor probleme legate de călătoriile de afaceri va permite organizației să simplifice cât mai mult posibil aranjamentele de călătorie, precum și să evite dezacordurile cu angajații. Toți angajații cărora li se va aplica trebuie să fie familiarizați cu Regulamentul împotriva semnării.
Fiecare organizație dezvoltă o astfel de prevedere în mod independent, ținând cont de propriile interese și nevoi. formă unificată nu există un astfel de document. Când vă dezvoltați propriul dvs act local Puteți utiliza Exemplul de declarație pregătit de noi.
Descărcați în.doc
Descărcați în.doc
Se știe că un exemplu al scopului călătoriilor de afaceri poate fi găsit cu ușurință în revistele de specialitate pentru contabili. S-ar părea că nu este dificil să folosești experiența gata făcută. Cu toate acestea, dacă este formulată incorect, costurile acesteia nu pot fi luate în considerare în cheltuielile de reducere a profitului impozabil al întreprinderii. Prin urmare, este necesar să se justifice „călătoria” de afaceri a unui angajat cu atenție și grijă.
Ce documente trebuie pregătite
Este foarte convenabil atunci când într-o organizație lucrează un specialist care știe să organizeze o călătorie de afaceri. Dar în vremuri de disponibilizări masive, mulți proprietari de întreprinderi mici trebuie să-și păstreze propriile evidențe și să facă cea mai mare parte a documentelor oficiale.
Antreprenorii privați și angajații care nu au urmat cursuri de contabilitate, dacă este necesar, sunt interesați de modul în care sunt procesate indemnizațiile de călătorie.
Nu este un secret pentru nimeni că această procedură include mai multe etape.
1. Șeful companiei emite un ordin de călătorie de afaceri în formularul T9. El contine:
- NUMELE COMPLET. angajat
- numărul său de plată;
- denumirea funcției;
- diviziunea firmei (departament, sector, departament) în care lucrează angajatul;
- călătoria, calendarul acesteia, sursele de finanțare (de obicei, fondurile angajatorului);
- destinaţie.
La comandă este atașat un document - motivul călătoriei de afaceri sau o invitație).
Până în 2013 a fost necesară și pregătirea unui certificat de călătorie. Aceste formulare nu mai sunt necesare. Costurile cu forța de muncă ale contabililor au fost reduse, dar au apărut noi întrebări: cum se confirmă faptul unei călătorii de afaceri și cum se dovedește că scopul călătoriei de afaceri a fost atins?
În acest sens, în multe organizații, angajații continuă să elibereze certificate de călătorie. Acesta este un document mic și în același timp foarte informativ. Scopul din certificatul de călătorie indică același lucru ca și în comandă.
2. Angajatorul achizitioneaza camere de hotel.
3. Salariatul detașat semnează că este familiarizat cu comanda, primește bilete de călătorie și informații despre locul de reședință.
4. Diurnele sunt calculate. Prin lege sunt:
700 de ruble. pe zi - atunci când călătoriți pe teritoriul Federației Ruse.
2500 de ruble. pe zi - pentru călătorii de afaceri în străinătate.
Angajatorul poate, din proprie inițiativă, să majoreze plățile, dar în acest caz va fi obligat să plătească la buget impozitul pe venitul personal acumulat din sume care depășesc valorile specificate.
5. Calculat salariu angajat pe durata șederii sale în afara locului de muncă principal. Este câștigul mediu zilnic înmulțit cu numărul de zile ale unei călătorii de afaceri. Dacă timpul petrecut într-o călătorie de afaceri cade parțial într-un weekend sau sărbători, salariul pentru această zi este calculat în mărime dublă.
6. La întoarcerea dintr-o călătorie, angajatul completează un raport în avans privind cheltuielile efectuate în formularul nr. AO-1 și anexează documente justificative: bilete de călătorie, un voucher pentru cazare la hotel, borderoul de parcurs, verificări pentru plata combustibilului și lubrifianților dacă este necesar.
7. Rezumat: scopul călătoriei a fost atins? Salariatul întocmește un raport scris sau depune documente care confirmă faptul că locul de muncă a fost finalizat.
Ce se întâmplă dacă scopul declarat al călătoriei nu este atins?
Este posibil să se țină cont de cheltuielile de călătorie de afaceri în acest caz pentru a reduce baza impozabilă? Această problemă provoacă încă controverse între contabili și reprezentanții Serviciului Fiscal Federal. Aceștia din urmă susțin că costurile unei călătorii nereușite nu sunt acceptate în contabilitate fiscală.
Contabilii și proprietarii de firme, la rândul lor, aduc pretenții pentru recunoașterea faptului că călătoria de afaceri a angajatului este de natură de producție, indiferent de rezultatul acesteia. Adesea reușesc să-și apere punctul de vedere în instanță.
În special, este foarte comun - „Semnați un contract cu clientul”. Există posibilitatea ca afacerea să nu se încheie. În acest caz, autoritățile fiscale consideră că este nerezonabil să atribuie costurile unei călătorii de afaceri cheltuielilor pentru reducerea profiturilor. Cu toate acestea, șefii de întreprinderi au reușit în repetate rânduri să demonstreze că în timpul negocierilor s-au stabilit legături de afaceri puternice cu potențiali clienți, ceea ce poate duce la încheierea unui contract în viitor. Instanța a recunoscut dreptul contribuabilului de a accepta cheltuieli de deplasare pentru contabilitate fiscală.
Formulare „universală” pentru sarcinile de muncă
În prezent, auditorii cu experiență recomandă: dacă există vreo îndoială că scopul călătoriei va fi atins, este mai bine să îl indicați în ordine în termeni generali. La stabilirea obiectivelor, este permisă utilizarea formulărilor gratuite. Iată exemple de scopuri ale călătoriilor de afaceri care nu obligă angajatul să documenteze faptul că a îndeplinit sarcina:
„Ivanov I. Și este trimis în orașul N-sk pentru:
- rezolvarea problemelor de productie
- negocieri privind o posibilă cooperare,
- stabilirea de contacte de afaceri,
- cercetare de piata pentru posibilitatea de a achizitiona bunuri.