Este rar să luăm în considerare organizațiile mici care au un singur scop simplu și ai căror lideri nu sunt interesați de nimic altceva decât de propria pace și bunăstare. Subiectul cursului de management este managementul organizațiilor complexe. Organizațiile denumite în mod obișnuit complexe au de obicei următoarele caracteristici specifice:
Tipuri de organizații
Organizațiile au apărut cu mult timp în urmă și, pe măsură ce dezvoltarea umană a progresat, ele au crescut constant, au devenit mai complexe și au câștigat din ce în ce mai multă importanță în viața oamenilor. Dacă încerci să formulezi ceea ce se înțelege de obicei ca organizație, atunci, în primul rând, apare gândul: conceptul de „organizație” este asociat cu activitățile comune ale unui grup de oameni care se străduiesc să atingă niște obiective comune. Prin urmare, în cea mai simplă formulare organizare este un grup de oameni care lucrează împreună pentru a atinge un scop comun. Pentru a atinge cu succes aceste obiective, activitățile oamenilor din grup trebuie să fie coordonate. Prin urmare, o organizație poate fi privită ca un grup de oameni ale căror activități sunt coordonate în mod conștient pentru a atinge un scop sau scopuri comune.
Există, totuși, diferențe fundamentale importante care duc la identificarea a două varietăți semnificative de organizații (Fig. 1):
Orez. 1. Tipuri de organizații
- privat;
- stat;
- municipal;
- public;
motiv special:
- producerea de produse;
- efectuarea muncii;
- asigurarea de servicii;
lărgimea profilului de producție:
- de specialitate;
- diversificat;
natura combinației dintre știință și producție;
- științific;
- producție;
- cercetare și producție;
numărul de etape de producție:
- într-o etapă;
- în mai multe etape;
locația afacerii:
- pe un singur teritoriu;
- într-un punct geografic;
- în diferite locații geografice.
Entitate este o organizație care:
- are proprietate separata in, in management economic, in management operational;
- este răspunzător cu proprietatea pentru obligațiile sale;
- poate dobândi drepturi de proprietate și drepturi personale non-proprietate în nume propriu;
- poate fi reclamant și pârât în instanță;
- are un sold sau o estimare independentă.
Orez. 3. Clasificarea organizațiilor după o serie de caracteristici
Orez. 4. Clasificarea organizațiilor de către OPF în Federația Rusă
Clasificarea organizațiilor după forme organizatorice și juridice
Organizatii comerciale:
- parteneriate de afaceri și companii
- parteneriate de afaceri
- parteneriat general
- părtășie de credință
- companii de afaceri
- Societate cu răspundere limitată
- societate cu răspundere suplimentară
- parteneriate de afaceri
- Despre dreptul de gestiune economică
- Cu privire la dreptul de conducere operațională (întreprindere de stat federal)
Organizații non-profit
- Cooperativa de consum (sindicat, societate)
- Fonduri
- Organizații publice și religioase (asociații)
- Instituţiile
- Asociațiile entitati legale(asociatii si sindicate)
În continuare sub cuvânt organizare sau companie subînțeles organizarea formală a afacerilor.
Clasificarea întreprinderilor după deținerea capitalului
Prin deținerea capitalului și, în consecință, prin controlul asupra întreprinderii, se disting întreprinderile naționale, străine și mixte (mixte).
intreprindere nationala- o întreprindere al cărei capital aparține antreprenorilor din țara lor. Naționalitatea este determinată și de locația și înregistrarea companiei principale.
Companie straina- o întreprindere al cărei capital este deținut de întreprinzători străini care asigură integral sau într-o anumită măsură controlul acestora.
Întreprinderile străine se formează fie prin crearea unei societăți pe acțiuni, fie prin achiziționarea de participații de control la firmele locale, ducând la apariția controlului străin. Ultima metodă primită conditii moderne cea mai răspândită, deoarece permite utilizarea aparatelor, conexiunilor, clientelei și cunoștințelor de piață existente de către firmele locale.
Întreprinderi mixte- întreprinderi al căror capital este deținut de antreprenori din două sau mai multe țări. Înregistrarea unei întreprinderi mixte se efectuează în țara unuia dintre fondatori pe baza legislației în vigoare în aceasta, care stabilește locația sediului acesteia. Întreprinderile mixte sunt una dintre varietățile de împletire internațională a capitalului. Asocierile în participație sunt denumite asociații în participațiune atunci când scopul înființării lor este comun activitate antreprenorială . Formele companiilor cu capital mixt sunt foarte diverse. Cel mai adesea, asociațiile internaționale sunt create sub formă de companii mixte:,.
întreprinderi multinaționale- întreprinderile al căror capital aparține antreprenorilor din mai multe țări se numesc multinaționale. Companiile multinaționale se formează prin comasarea activelor firmelor care fuzionează din diferite țări și emiterea de acțiuni la nou-înființată companie. Alte forme de constituire de societati mixte din punct de vedere al capitalului sunt: schimbul de actiuni intre firme care isi pastreaza independenta juridica; înființarea de societăți mixte, al căror capital social aparține fondatorilor pe bază de paritate sau este distribuit în anumite rate stabilite de legislația țării de înregistrare; dobândirea de către o societate străină a unei participații la o firmă națională care nu îi conferă drept de control.
În condiții moderne, cele mai mari firme industriale se concentrează pe crearea de întreprinderi de producție în comun, precum și de întreprinderi pentru implementarea cooperării științifice și tehnice, inclusiv utilizarea în comun a brevetelor și licențelor, precum și implementarea acordurilor de cooperare și specializarea productiei. Deosebit de numeroase asociații mixte în industrii noi și în creștere rapidă care necesită investiții uriașe unice, - în rafinarea petrolului, petrochimie, industria chimică, producția de materiale plastice, cauciuc sintetic, aluminiu, în energie nucleară. Se creează, de asemenea, asociații în participațiune ca asociații temporare pentru implementarea de contracte mari de construcție de porturi, baraje, conducte, instalații de irigare și transport, centrale electrice, căi ferate etc.
Obiectivele organizației
Organizațiile complexe, de regulă, nu au un singur scop, ci un set de obiective interconectate, a căror implementare este asigurată ca urmare a interacțiunii diferitelor părți ale organizației.
Cheie, intrinsecă oricărui real organizarea de exploatare scopul este propriu. Dacă scopul organizației de auto-reproducere este pierdut sau suprimat în mod conștient, atunci acesta poate înceta să mai existe. O organizație care nu are o orientare internă spre supraviețuire nu poate supraviețui decât sub influența unor forțe externe suficient de puternice. Dar în acest caz, reproducerea va necesita mult mai mult efort.
Resurse organizației
Obiectivele majorității organizațiilor implică transformarea unor resurse pentru a obține rezultate. Resursele pe care le folosește o organizație pot fi clasificate în diferite moduri. De exemplu, ca parte a resurselor utilizate de organizații, se pot evidenția: oameni (resurse umane), capital, resurse materiale, tehnologii, informații. Mai jos vom analiza separat rolul diferitelor resurse în activitățile organizației.
Dependența de mediul extern
Organizațiile complexe tind să fie strâns legate de mediu. Organizațiile depind de lumea din jurul lor pentru că primesc resurse de la ea, pentru că acolo se află consumatorii produselor sau serviciilor lor, pentru că sunt conectați cu această lume prin mii de conexiuni și relații formale și informale.
În mediul extern al organizațiilor, este obișnuit să înțelegem acea parte a lumii înconjurătoare cu care organizația interacționează activ. Ca parte a mediului extern, se obișnuiește să se distingă componente de diferite calități: condiții economice, consumatori, sindicate, acte guvernamentale, legislație, organizații concurente, sistemul de valori în societate, opinia publică, echipamente și tehnologie și alte componente. Toți acești factori sunt în continuă schimbare.
Este foarte important ca, deși organizația este foarte dependentă de acest mediu, de regulă, se află în afara influenței directe a managerilor. În fiecare an, managementul organizațiilor moderne trebuie să țină cont de un număr tot mai mare de factori de mediu.
Diviziunea orizontală și cooperarea muncii
Dacă cel puțin doi oameni lucrează împreună pentru un obiectiv comun, este mai probabil ca aceștia să împartă munca între ei și să-și coordoneze activitățile. Împărțirea întregii lucrări în părți este de obicei numită diviziunea orizontală a muncii. Împărțirea unei cantități mari de muncă în numeroase sarcini mici, specializate și combinarea eforturilor multor lucrători permite unei organizații să producă mult mai mult decât dacă fiecare persoană ar lucra autonom.
În organizațiile complexe, diviziunea orizontală și cooperarea muncii se manifestă sub forma formării de unități care îndeplinesc funcții specifice și realizează scopuri specifice specifice. Pentru ca organizația să asigure atingerea scopurilor comune și crearea unui rezultat holistic, utilizabil în condițiile diviziunii muncii, diviziunea muncii trebuie să fie întotdeauna însoțită de cooperarea acesteia, adică este necesar să se asigure coordonarea lucrărilor individuale și interacțiunea dintre lucrători.
Abordarea clasică a diviziunii orizontale a muncii într-o companie de producție presupune alocarea de unități care desfășoară producție, marketing și activitate financiară. Ele reprezintă principalele activități care trebuie desfășurate cu succes pentru ca firma să-și atingă obiectivele.
Subdiviziuni, precum și organizația în sine, din care fac parte, sunt grupuri de oameni ale căror activități sunt în mod conștient dirijate și coordonate de către organizație pentru a atinge obiectivele generale ale acesteia din urmă. Astfel, organizațiile mari complexe sunt formate din mai multe organizații, construite special, interconectate și numeroase grupuri informale care apar spontan. Toate unitățile și organizațiile informale care există în cadrul unei organizații complexe se formează și își urmăresc propriile obiective, care pot, într-o măsură mai mare sau mai mică, să contrazică obiectivele generale ale unei organizații complexe. Acesta este unul dintre cele mai importante motive pentru complexitatea și ambiguitatea procesului de management în organizații.
Necesitatea de a conduce organizația
Diviziunea orizontală a muncii
Diviziunea orizontală a muncii duce la faptul că fiecare muncitor se transformă într-un lucrător parțial. Cu alte cuvinte, el nu produce un produs finit, ci efectuează doar câteva din operațiunile necesare obținerii unui produs finit. Pentru ca produsul finit să poată fi obținut în cele din urmă, acțiunile tuturor lucrătorilor parțiali trebuie, după cum s-a menționat mai sus, să fie coordonate, adică managementul este necesar.
Acolo unde nu există diviziune și cooperare, nu este nevoie de guvernare. Cu cât organizația este mai mare și mai complexă, cu atât rolul este mai important și procesul de management este mai complex. Prin urmare, dacă în organizațiile mici îndeplinirea funcțiilor manageriale poate fi combinată cu alte activități, atunci în organizațiile mari managementul este un tip separat de activitate.
Diviziunea verticală a muncii
Întrucât munca într-o organizație este împărțită în părțile sale componente, este realizată prin eforturile comune ale multor oameni și trebuie gestionată, cineva trebuie să o gestioneze. Dacă organizația include un număr suficient de persoane și grupuri ale căror activități ar trebui coordonate, atunci vor fi mulți coordonatori. Și asta înseamnă că printre coordonatori apare și o diviziune a muncii și că și activitățile lor vor trebui coordonate. Astfel, în organizație apar oameni a căror sarcină este să coordoneze numeroși coordonatori-manageri. Este clar că munca pe care o vor îndeplini managerii, coordonând direct executanții, va diferi semnificativ de munca superiorilor lor.
În acest fel, într-o organizație există două diviziuni interne a muncii. Prima este diviziunea muncii în componente care alcătuiesc părți ale activității generale, adică diviziunea orizontală a muncii. A doua, numită diviziunea verticală a muncii, separă munca de coordonare a acțiunilor de acțiunile în sine și evidențiază nivelurile unei astfel de coordonări.
Prezența managementului ca element integral al activităților unei organizații complexe nu depinde de natura organizației. Structura generală și natura procesului de conducere vor fi aceleași pentru o societate de caritate și pentru poliția penală, pentru biserică și pentru armată, pentru o întreprindere socialistă de stat și pentru o companie privată. Cu toate acestea, în centrul examinării noastre vor fi în primul rând organizațiile de tip special -. Prin firmă înțelegem orice unitate organizațională și economică care își desfășoară activitatea într-un mediu de piață și își stabilește obiective comerciale, adică scopuri legate de obținere. Deși acest set de caracteristici nu reflectă întreaga gamă de caracteristici ale firmei ca caz special al organizației, pentru scopurile noastre va fi suficient.
Organizarea ca structură spațio-temporală factori de producţie vă permite să obțineți cele mai înalte rezultate calitative și cantitative în cel mai scurt timp și la costuri minime.
Pentru diverse organizații, tipuri diferite structuri de guvernare.
Organizația ca sistem socio-economic
Organizații sunt sisteme socio-economice deschise.
Caracteristicile sistemelor socio-economice:- variabilitatea (nonstationaritatea) parametrilor individuali ai sistemului și stocasticitatea comportamentului acestuia;
- unicitatea și imprevizibilitatea comportamentului sistemului în condiții specifice și, în același timp, capacități limitative ale acestuia, determinate de resursele disponibile;
- capacitatea de a rezista tendințelor care distrug sistemul;
- capacitatea de adaptare la condițiile în schimbare;
- capacitatea de a-și schimba structura și forma opțiuni de comportament;
- capacitatea și dorința de a stabili obiective, adică formarea de obiective în cadrul sistemului.
Conceptul de „sistem” este afișat în fig. cinci.
Într-o organizație ca sistem, se disting următoarele elemente:- domeniile funcționale ale organizației;
- elemente ale procesului de producție;
- controale.
Orez. 5. Conceptul de sistem
Arii funcționale acţionează ca obiecte ale managementului în organizaţii şi determină structura lor de conducere (Fig. 3.6).
Orez. 6. Domenii funcționale
Zonele funcționale tipice sunt vânzări (marketing), producție, finanțe, personal, cercetare și dezvoltare (inovare) (Tabelul 1).
Tabelul 1 Exemple de obiective principale ale ariilor funcționale ale organizației
Zona funcțională |
scop specific |
Ajungeți pe primul loc în vânzarea produselor (de un anumit tip) pe piață |
|
Obțineți cea mai mare productivitate a muncii în producția tuturor (sau a anumitor) tipuri de produse |
|
Menține competitivitatea și inovația (reînnoirea continuă) a produselor fabricate |
|
Păstrează și menține la nivelul necesar toate tipurile de resurse financiare |
|
Personal |
Asigurarea conditiilor necesare dezvoltarii potentialului creativ al angajatilor si cresterea nivelului de satisfactie si interes pentru munca |
Restricții și condiții de funcționare a organizațiilor
Constrângeri - mediul extern al organizațiilor (mediu de impact direct, mediu de impact indirect).
Condiții - mediul intern (variabile interne) al organizației (Fig. 7).
Orez. 7. Organizarea ca sistem
Caracteristici generale ale mediului extern:
- interconexiunea factorilor de mediu;
- complexitatea mediului extern;
- mobilitatea (variabilitatea) mediului extern;
- incertitudinea mediului extern.
Variabile interne- sunt factori situaționali din cadrul organizației, care sunt în principal controlați și reglementați. Exista diverse opțiuni determinarea componenţei principalelor variabile interne ale organizaţiei.
Multe documente și alte surse din puncte de vedere diferite, inclusiv utilizarea viitoare. Principiile sunt fundamentul oricărei teorii. Ele se concretizează în criterii (trăsături) și metode. În prezent, ei își asumă neutralitatea socio-politică în evaluarea fenomenelor realității. Valoarea unui document este capacitatea de informare a documentului, care determină semnificația lor istorică, științifică, socială, economică, politică, culturală și alte semnificații sociale. Examinarea încearcă să evite pierderile mari de informații în timpul selecției, dar este imposibil să acceptăm totul pentru stocare, prin urmare, există o prioritate a valorilor mai puțin valoroși. În arhivarea modernă, ideea valorii inegale a documentelor a fost înrădăcinată. Criterii pentru valoarea documentelor - un sistem de caracteristici bazate pe dovezi, pe baza căruia se determină gradul de valoare a documentelor. Din anii 1970 până la începutul anilor 1990. știința arhivistică a folosit un sistem de criterii format din 3 grupe: origine, conținut și caracteristici externe. În prezent, se încearcă regândirea criteriilor. 3 grupe de criterii: 1. Criterii de provenienţă: - importanţa unei instituţii sau persoane în viaţa societăţii; - semnificația evenimentului (fenomen, obiect) reflectată în document; - timpul și locul formării documentului. 2. Criterii de conținut: - valoarea informațiilor disponibile în documente; - repetarea informațiilor în alte documente; - scopul documentului; - tipul si tipul documentului. 3. Criterii pentru caracteristicile externe ale documentului: - autenticitate; –11– - disponibilitatea rezoluțiilor, vizelor, mărcilor pe document; - aspect document, forma de transfer de conținut, certificare și execuție a documentului (inclusiv caracteristici artistice, paleografice, lingvistice și alte caracteristici); - starea fizică a documentului. Să luăm în considerare modul în care se schimbă atitudinea față de anumite criterii. Criteriul valorii instituției, în ale cărei activități s-au format documentele, are în prezent o altă denumire și interpretare: scopul funcțional al organizației. Schimbările în viața societății au avut un impact asupra tuturor sferelor sale. Restructurarea economiei, apariția diferitelor forme de proprietate, respingerea centralizării rigide a managementului în general și a unui număr de funcții în special (management, control, planificare, aprovizionare etc.) au devenit baza schimbărilor: organizaționale. și formele juridice ale organizațiilor, sistemul de management departamental (include numai sectorul public), înțelegerea industriei (nu coincide cu sistemul departamental și include organizații cu diferite forme de proprietate), rolul și locul organizației în sistemul de management . Legăturile de management s-au schimbat: legăturile orizontale s-au dezvoltat foarte mult, s-au păstrat cele verticale în raport cu sistemul de stat; în raport cu organizațiile nestatale, legăturile de control cu autoritățile financiare, statistice și fiscale sunt centralizate; relațiile cu furnizorii și consumatorii (organizații partenere, intermediari) s-au extins. Ca rezultat - o schimbare a naturii și domeniului de aplicare a funcțiilor tradiționale, apariția altora noi (de exemplu, marketing). Principalele funcții de conducere sunt îndeplinite de organizațiile nestatale sau întreprinderile de stat înseși. Toate acestea conduc la o schimbare a sistemului de documentare a activităților organizațiilor, prin urmare, evaluarea -12 - și selecția documentelor. Abordarea anterioară, adică împărțirea organizațiilor în organizații principale, auxiliare și de servicii, este în unele cazuri imposibilă. Multidisciplinar (una dintre caracteristicile organizațiilor moderne) duce la o combinație a tuturor acestor sarcini într-un singur obiect - organizația. Anterior, era posibilă acceptarea preferențială a documentelor care reflectă principalele sarcini ale organizației și refuzul de a accepta sau acceptarea parțială a documentelor care reflectă funcții auxiliare și de serviciu din cauza omogenității și reapariției acestora. Acum este imposibil să vorbim despre o absorbție destul de completă a informațiilor despre activitățile organizațiilor auxiliare și de servicii. Este nevoie de extinderea acceptării documentelor organizațiilor tipice, adică îndeplinirea unor funcții omogene, repetitive. Organizații moderne sunt evaluate din punct de vedere al unicității activităților, noutății produselor, bunurilor, serviciilor, competitivității, participării la activități internaționale și programe regionale , munca in conditii extreme, rol deosebit de important in dezvoltarea unui anumit domeniu de activitate in tara sau a unui anumit teritoriu, amploarea activitatii etc. Astfel, in prezent, este considerat criteriul „scopul functional al organizatiei”. din puncte de vedere: rolul deosebit al organizaţiei şi tipicitatea (omogenitatea, repetabilitate) organizaţiilor în sistemul de management. Acest criteriu continuă să fie rafinat. Criteriul valorii informațiilor conținute în document este în prezent luat în considerare în ceea ce privește selecția informațiilor unice și tipice, adică generale și unice. Din punct de vedere al examinării valorii documentelor, fenomenele cele mai semnificative, evenimentele ar trebui să fie reprezentate de o gamă largă de documente, cu cea mai mare completitudine acceptată pentru depozitarea de stat. Există evenimente a căror semnificație pentru societate este determinată imediat (de exemplu, Cernobîl, alegerile primului președinte al Federației Ruse sunt evenimente unice), precum și fenomene tipice omogen care îmbină generalul și individul într-un singur întreg (alegeri al președintelui Federației Ruse). Criteriul de tip de document este un grup de documente cu același nume, scop general și o singură formă (tip) este direct legată de o anumită funcție și are un anumit conținut sau valoare informațional stabilă. În condițiile moderne, apar documente care combină funcția și informațiile unui număr de tipuri de documente anterior independente (de exemplu, un plan de afaceri - și un plan ca atare și un document financiar). Apariția documentelor „nenominale” se notează în legătură cu utilizarea computerelor (informațiile, informațiile, datele sunt enumerate pur și simplu fără a se indica tipul documentului). Toate acestea ar trebui să facă obiectul studiului specialiştilor în documente şi arhivistilor. Criteriul de autenticitate a documentului. Originalul este supus acceptării prioritare pentru păstrare în siguranță în comparație cu copiile, care sunt luate numai în cazurile necesare. Tehnologiile automatizate au dus la apariția documentelor autentice, adică a mai multor copii ale originalului, care pot fi orice număr. Selectarea documentului de cea mai bună calitate se bazează pe criteriile caracteristicilor externe. Criteriile de evaluare a documentelor sunt aplicate în combinație. Încă din primul moment al dezvoltării semnelor pentru determinarea valorii documentelor în cadrul examinării, se aplică următoarea regulă: - pentru a selecta un document pentru păstrare, este suficient cel puțin un criteriu de valoare; - pentru a selecta un document pentru distrugere, este necesar să se aplice întregul set de criterii. -14- În prezent, nu sunt propuse noi criterii de evaluare a documentelor. Vorbim despre anumite aspecte ale aplicării criteriilor, interpretarea diferită a acestora, adică nu latura teoretică, ci latura metodologică a problemei. 1.2. Sistemul de ajutoare normative și metodologice utilizate în examinarea valorii documentelor și achiziționarea de către acestea a arhivelor statului Sistemul de ajutoare pentru evaluarea și selecția documentelor cuprinde: liste de surse pentru achiziționarea arhivelor statului, liste de documente, recomandări metodologice. Listele și listele sunt instrumente de lucru utilizate în practica completării arhivelor de stat. În arhivarea internă s-a dezvoltat un sistem de liste, adică un set de manuale de referință interconectate pentru determinarea perioadelor de păstrare a documentelor. Listele de documente standard evidențiază compoziția tipică a documentației, care este tipică pentru toate sau pentru marea majoritate a instituțiilor, organizațiilor și întreprinderilor. Listele departamentale se caracterizează printr-o diferențiere mai detaliată a perioadelor de păstrare în funcție de legăturile de sistem, adică de organizațiile unui departament. Listele, fiind un mijloc de unificare a termenilor de păstrare a documentelor identice ca scop și tip, joacă un rol de reglementare în aplicarea cerințelor uniforme de evaluare a documentelor. În prezent, sunt utilizate 3 liste standard (Lista documentelor standard de management generate în activitățile organizațiilor, cu indicarea perioadelor de păstrare, 2000; Lista documentelor standard de arhivă generate în activitățile științifice, tehnice și de producție ale organizațiilor, indicând -15 - perioade. de depozitare, 2007; Lista documentelor ce urmează a fi acceptate în arhivele de stat ale URSS, 1973), precum și 17 liste departamentale și nomenclatoare exemplare de cazuri elaborate la sfârșitul secolului XX - începutul secolului XXI. O serie de liste departamentale trebuie revizuite sau și-au pierdut semnificația independentă din cauza lichidării ministerelor și departamentelor relevante. Listele aproximative de organizații-surse de personal - directoare pentru selecția organizațiilor - permit arhiviștilor să stabilească fondurile cărora sunt instituțiile care fac obiectul și nu fac obiectul selecției pentru stocarea de stat și din care documentele organizațiilor ar trebui acceptate selectiv. Liste de documente și exemple de liste sunt ajutoare normative şi metodologice pentru întocmirea nomenclatoarelor de cazuri şi a listelor surselor de personal. În majoritatea arhivelor, listele surselor de achiziție sunt păstrate în mod tradițional sub formă de foi și card. Introducerea tehnologiilor de arhivare automată face posibilă crearea bazelor de date prin surse de achiziție. Astăzi, aceasta este o sarcină urgentă. În 2004, VNIIDAD, GARF și RGALI, cu participarea Arhivelor Federale, au început să lucreze pe tema „Elaborarea unei baze de date automatizate experimentale „Compunerea și perioadele de păstrare a documentelor generate în organizații””. O caracteristică a acestei baze de date este că baza de date nu este doar creată și întreținută pe baza informațiilor disponibile (liste de documente, nomenclatoare exemplare de cazuri, decizii ale CEPK, acte legislative), dar și combină procesele de creare a acestor informații. , clarificarea, introducerea, conducerea, căutarea acesteia. Legislația arhivistică modernă a atribuit serviciului de arhivă dreptul de a aproba și a conveni asupra listelor standard și departamentale de documente. Baza de date creată ar trebui să fie atașată la Arhivele Federale și să fie de natură interdepartamentală, astfel încât utilizatorii săi să poată fi nu numai instituții de arhivă, ci și alte organizații. Baza de date este multifuncțională, trebuie ajustată în mod constant din cauza schimbărilor în management, documentare și termeni de stocare a documentelor. Toate informațiile din baza de date se vor baza pe documente legislative, de reglementare, metodologice și vor avea legături către acestea. Această bază de date va putea oferi o soluție modernă problemei selectării documentelor pentru păstrare și distrugere din punct de vedere al teoriei, metodologiei și practicii. Vor apărea probleme din cauza semnificației interdepartamentale a bazei de date (juridică, financiară, organizațională). În plus, există un sistem de dezvoltări metodologice privind examinarea valorii documentelor și achiziționarea arhivelor de stat, care rezumă experiența acumulată a muncii practice și rezultatele cercetării științifice. Până în prezent, cel mai relevant este studiul problemelor: selecția documentelor cu informații repetitive, selecția documentelor în masă (inclusiv documentele privind personalul), acceptarea selectivă a documentelor. 2. TEHNOLOGII MODERNE ȘI SUPORT TEHNIC DE SECURITATE A DOCUMENTELOR Asigurarea securității arhivelor și documentelor de arhivă este o sarcină importantă a statului. Soluția acestei probleme complexe este asigurată printr-o abordare integrată care include aspecte juridice, organizatorice, științifice, metodologice și tehnice ale conservării documentelor. Un loc important în acest sistem este utilizarea tehnologiilor eficiente. Să ne oprim asupra unora dintre ele. 2.1. Siguranța la incendiu Incendiile din arhive și biblioteci atât în Rusia, cât și în întreaga lume îi fac pe specialiști să caute în permanență noi mijloace și metode de protecție și stingere a incendiilor. Cea mai relevantă în sistemul măsurilor de securitate la incendiu este alegerea mijloacelor de stingere a incendiilor. După cum se știe, în timpul incendiului de la Academia de Științe, 3.000 de cărți au fost avariate de incendiu, iar 2 milioane de cărți au fost avariate de apă la stingerea incendiului. creastă Sistemul de stingere a incendiilor de arhivă trebuie să îndeplinească următoarele cerințe: 1) substanța utilizată trebuie să aibă o eficiență de stingere ridicată cu cantitatea și costul minim al acesteia și impactul minim asupra materialelor; 2) să nu producă daune semnificative, ireparabile, documentelor, persoanelor și spațiilor arhivei; 3) sistemul trebuie să fie ușor și rapid pus în funcțiune, să fie fiabil în funcționare. Fals pozitive trebuie excluse. –18– În cadrul lucrărilor de cercetare efectuate de Centrul pentru Siguranța Proprietății Culturale al Ministerului Culturii al Federației Ruse, efectul substanțelor utilizate în agenții de stingere a incendiilor asupra diferitelor obiecte de arhivă și depozitare în muzeu, inclusiv hârtie , a fost studiat. Rezultatele au arătat următoarele: sistemele gaz-aerosoli sunt absolut inaplicabile în arhive. Se descurcă bine cu focul, dar eliberează o substanță foarte agresivă care distruge hârtia. Produsele cu pulbere pot fi folosite numai dacă documentele sunt depozitate închise în dulapuri, seifuri etc., deoarece pulberea folosită este aproape imposibil de curățat de pe hârtie, în special de hârtie de calitate scăzută. Sistemele cu dioxid de carbon sunt sigure pentru bunurile culturale, dar toxice pentru oameni. Acestea necesită îndepărtarea ulterioară a gazelor, în plus, sunt capabile să funcționeze spontan. Toate cerințele au fost îndeplinite de dezvoltarea Institutului de Temperaturi Joase - un sistem bazat pe apă fin dispersată (fabricat de uzina din Moscova „Spetsavtomatika”), care practic nu are efect distructiv asupra hârtiei și este sigur pentru oameni. Apa pulverizată fin stinge focul, iar efectul său, care este nesemnificativ ca volum, asupra documentelor este reversibil, după câteva ore practic nu este detectat (aproximativ 6 ore), timpul de stingere nu depășește 20–30 de secunde. Au fost deja dezvoltate un sistem modular automat de stingere a incendiilor cu ceață de apă, un sistem portabil de rucsac (poate suprima incendiile la o distanță de până la 12 metri) și stingătoare care funcționează pe același principiu. În prezent, Arhiva Centrală a Ministerului Afacerilor Interne este deja dotată cu un astfel de sistem. -19- 2.2. Protecția apei Acesta este, de asemenea, un factor important în conservarea patrimoniului cultural. Este necesar să se identifice în timp util apariția apei în instalațiile de depozitare în caz de accidente în comunicațiile tehnice. În străinătate, detectoarele de detectare a apei sunt utilizate pe scară largă. Unele dintre ele funcționează autonom și acoperă o anumită zonă, altele pot fi conectate la o consolă centrală. Există și dispozitive de semnalizare conectate la conductele principale de apă. Sunt instalate în locuri unde sunt depozitate cele mai valoroase materiale. Dar să ne imaginăm că matrice mari de documente au fost expuse mult timp la apă (inundație, accident, stingerea incendiilor). Metoda sublimării este utilizată pentru restaurarea în masă a documentelor și cărților deteriorate de apă. Cărțile sau cutiile umede sunt înghețate într-un congelator la o temperatură de –25–30 °C (după care pot fi păstrate pentru o perioadă lungă de timp), apoi sunt plasate într-o cameră cu vid, în care presiunea este pompată la un un anumit nivel, apoi temperatura din cameră este ridicată la 0. Ca urmare, gheața se evaporă treptat, ocolind faza de transformare în apă, adică are loc procesul de sublimare. O astfel de instalație a fost proiectată de Institutul de Cercetare a Tehnologiei Vacuumului. În timpul experimentului, cărți, broșuri și alte articole din hârtie alt felși format, mai întâi au fost în apa râului câteva zile, apoi timp de 4–5 ore au fost ținute pe un grătar special în aer. După aceea, au fost congelate la –27°C și păstrate congelate de la câteva zile la câteva luni. Metoda de sublimare elimină umezeala de pe articolele fabricate din aproape orice tip de hârtie - –20–
Criterii pentru originea documentelor
Criteriile de origine includ:
Scopul funcțional al organizației (sursa de achiziție) - selecția documentelor pentru depozitarea de stat se realizează din instituții care joacă cel mai important rol în viața societății - instituții ale autorităților, administrații, instanțe, procurori, instituții științifice, proiectare. și inginerie, fabrici, fabrici etc. întreprinderi de importanță federală, regională etc.).
Valoarea unei persoane în viața societății (reflectă activitatea de producție, socială, creativă a unei persoane);
Momentul și locul creării documentului (aceste criterii sunt interdependente).
Criteriul importanței instituției ne permite să distribuim toate instituțiile în funcție de sarcinile și funcțiile lor, de scara de activitate în aproximativ 3 grupe. Valoarea documentelor fiecărui grup de instituții determină organizarea muncii și metodologia de selectare a documentelor.
Prima grupă este formată din instituții ale autorităților, administrații, instanțe, parchete, instituții științifice, de proiectare și inginerie, fabrici, fabrici și alte întreprinderi de importanță federală, regională, instituții de învățământ superior, mari instituții de cultură și de învățământ (teatre, muzee, filme). studiouri etc.). .d.). Aceste instituții joacă un rol primordial în viața societății și, prin urmare, documentele lor au o mare importanță științifică și istorică. Documentele sunt studiate cu atenție, pe lângă documentația principală, documentele organizațiilor subordonate pot fi lăsate în fonduri.
Al doilea grup este format din acele instituții de la care documentele sunt acceptate selectiv. Acestea sunt instituții de subordonare a raionului și orașului. O trăsătură distinctivă a acestui grup este un număr mare de instituții omogene ca funcție și scop. Documentele acestui grup au o semnificație nu numai practică, ci și științifică, dar, datorită caracterului lor de masă și caracterului omogen, nu este posibil să le accepte pentru depozitare de stat în deplină forță. Sunt acceptate selectiv: unul sau două fonduri dintr-un grup de instituții omogene. Admiterea selectivă este permisă datorită faptului că documentația principală a acestor instituții este depusă în fondurile organizațiilor superioare (planuri, rapoarte). Prin urmare, fondul unei instituții la scară regională ar trebui să reflecte activitățile instituțiilor din subordinea raioanelor. Iar fondurile instituțiilor regionale stochează documente care nu ajung la organizațiile superioare. De exemplu, în fondurile școlilor există protocoale ale consiliilor profesorale, ordine ale directorilor, rapoarte anuale ale profesorilor de clasă.
Al treilea grup este format din instituții cu caracter auxiliar și de serviciu și care își îndeplinesc funcțiile în limite teritoriale înguste, strict limitate. Aceste instituții includ: magazine, depozit auto, hoteluri, cooperative de locuințe, casierie etc. Documentele acestor instituții au funcții de control și contabilitate și au doar o semnificație practică temporară pentru activitățile instituției. De regulă, activitatea acestor instituții este reflectată în documentele organizațiilor superioare.
Ora și locul formării documentului. Acest criteriu este important pentru examinare. În istoria societății noastre au existat perioade pline de evenimente de o importanță deosebită. Sunt perioade de războaie, revoluții, reconstrucție economie nationala. La evaluarea documentelor create în perioade speciale ale istoriei, un rol important joacă și locul creării lor. Criteriul timpului și locului creării documentului presupune o evaluare cumulativă a mai multor caracteristici ale informațiilor retrospective: originalitatea acesteia, fiabilitatea, semnificația istorică. Trecerea simultană a evenimentului și a documentării acestuia crește fiabilitatea informațiilor. Protocoalele, rapoartele textuale, înregistrările audiovizuale sunt concepute pentru a reflecta cât mai complet și corect natura și succesiunea acțiunilor, proceselor și fenomenelor. Documentele care sunt mai îndepărtate de momentul evenimentelor pot conține o varietate de distorsiuni și inexactități obiective și subiective. În același timp, „lucrurile mari se văd de la distanță”. Uneori, îndepărtarea și detașarea autorului documentului de evenimentele descrise îi permite să se concentreze asupra punctelor cheie sau cele mai semnificative care devin evidente doar pe măsură ce trece timpul, atunci când se consideră obiectul într-un context de eveniment mai larg. Toate acestea fac necesar să se recurgă la astfel de concepte de studiu sursă precum „authorship”, „sursă originală”, „protograf”, etc. atunci când se efectuează o examinare a valorii.
Întocmit de VNIIDAD
Instrucțiuni
„Identificarea organizațiilor-surse de achiziție a arhivelor de stat și municipale”
Determinarea organizațiilor-surse de achiziție a arhivelor de stat și municipale. Instrucțiuni/ Rosarkhiv, VNIIDAD. - M., 2012. - 39 p.
Recomandările metodologice relevă: principii și criterii de determinare a organizațiilor-surse de achiziție a arhivelor de stat, municipale; etapele de lucru pentru a le determina; o formă aproximativă a Listei organizațiilor-surse de achiziție ale statului, arhiva municipală; O schemă de clasificare aproximativă pentru construirea acestei liste.
Alcătuit de: M.P. Zhukova (șefa temei, interpret responsabil), E.V. Makarov, E.R. Simonov (VNIIDAD); T.A. Meshcherina, B.V. Albrecht (Rosarchive); E.A. Kozlova, O.V. Oleinikov (GA RF).
1. Dispoziții generale
1.1. În conformitate cu prevederile Legii federale din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ „Cu privire la arhivareîn Federația Rusă» Fondul de arhivă al Federației Ruse este complet completat cu documente generate în cursul activităților organizațiilor din diferite domenii de activitate și forme de proprietate.
Organisme ale statului, organe administrația locală, organizații și cetățeni, în cursul activităților cărora se formează documentele Fondului de arhivă al Federației Ruse și alte documente de arhivă care urmează să fie acceptate pentru depozitare în arhivele de stat și municipale, acționează ca surse de achiziție a arhivelor de stat, municipale cu arhive. documente.
Actualul sistem de organizații-surse de achiziție de stat, arhive municipale este consacrat în Listele organizațiilor-surse de achiziție de stat, arhive municipale.
1.2. Temeiul juridic pentru determinarea organizațiilor sursă pentru achiziționarea arhivelor de stat, municipale sunt legile și alte acte juridice de reglementare ale Federației Ruse, legile și alte acte juridice de reglementare ale entităților constitutive ale Federației Ruse, actele juridice municipale privind arhivarea, precum precum și reglementări care determină sistemul de management, funcționarea acestuia, scopurile și obiectivele organizațiilor, procesul de documentare a activităților acestora ().
1.4. Sarcini:
să îmbunătățească activitatea de stabilire a organizațiilor-surse de achiziție a arhivelor de stat, municipale în toate etapele implementării acesteia, relevând prevederile „Regulilor de organizare a depozitării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor din Fondul arhivistic al Federația Rusă și alte documente de arhivă în arhivele de stat și municipale, muzee și biblioteci, organizații Academia Rusă de Științe (Moscova, 2007);
să elaboreze o schemă de clasificare aproximativă modernă pentru construirea Listelor organizațiilor-surse de achiziție ale arhivelor de stat, municipale.
1.5. Recomandările metodologice constau în: prevederi generale; patru secțiuni, dezvăluind succesiv procesul de determinare a organizațiilor-surse de achiziție de stat, arhive municipale, întocmire, revizuire, aprobare a Listelor organizațiilor-surse de achiziție de stat, arhive municipale; trei anexe care conțin: o listă de surse, o formă a Listei organizațiilor-surse de achiziție ale statului, arhiva municipală, o schemă de clasificare aproximativă pentru construirea acesteia.
2. Principii și criterii de determinare a organizațiilor - surse de achiziție
arhivele de stat și municipale
2.1. Definirea organizațiilor-surse de achiziție a arhivelor de stat, municipale se realizează pe baza principiilor științifice generale ale istoricismului, consistenței, integrității.
2.2. „Reguli pentru organizarea stocării, achiziționării, contabilității și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă în arhivele de stat și municipale, muzee și biblioteci, organizații ale Academiei Ruse de Științe” (M., 2007) în clauza 4.2.1 s-au indicat principalele criterii de determinare a organizațiilor-surse de achiziție ale arhivelor de stat, municipale: scopul funcțional al organizației și caracterul complet al reflectării informațiilor despre activitățile organizației în fondurile altor organizații.
Organismele de stat, administrațiile locale sunt clasificate ca surse de achiziție ale arhivelor statului, municipale, întrucât îndeplinesc funcțiile de conducere, organizare, control în domeniul de activitate stabilit. Fondurile lor concentrează informații (documente) ale altor organizații.
Organizațiile care operează pe teritoriul Federației Ruse diferă:
după tipul de activitate (întreprinderi, instituții, asociații obștești ale cetățenilor);
pe tipuri de proprietate și competențe de a dispune de proprietăți (de stat, municipale, private);
prin subordonare (federale, subiecții Federației Ruse, municipale);
după scopurile de activitate, forma organizatorică și juridică (comerciale (parteneriate și societăți comerciale, cooperative, întreprinderi unitare de stat și municipale), necomerciale (cooperative de consum, organizații publice sau religioase, fundații de caritate sau de altă natură, parteneriate, instituții, asociații, uniuni). ).
Organizațiile pot fi clasificate ca surse de achiziție ale arhivelor de stat, municipale.
Organizații care formează în cursul activităților lor cele mai valoroase seturi de documente care reflectă principalele (de bază) funcții din departament sau conduc (conducă) într-un anumit domeniu de activitate (industrie), a căror informare se repetă în alte organizații într-un volum minim, se numără printre sursele de achiziție ale arhivelor de stat, municipale.
2.3. La determinarea organizațiilor-surse de achiziție ale arhivelor de stat, municipale, se recomandă, de asemenea, să se țină seama de:
rolul deosebit al organizației (scale de activitate; noutatea activității; participarea la programe internaționale, de stat, regionale; condiții extreme de muncă; merite - premii, prime, recunoaștere publică; stabilitatea existenței etc., precum și continuitatea istorică). a acceptării documentelor sale la arhivă);
locul organizației printre alte organizații din zona de achiziție a statului, arhiva municipală, inclusiv organizațiile care formează orașul și cele mai tipice organizații pentru teritoriul dat.
La raportarea organizațiilor neguvernamentale la numărul de surse de achiziție ale arhivelor de stat, municipale, alături de cele de mai sus, se ține cont de: continuitatea profilului de activitate al organizației de stat predecesoare (dacă există); activitate multidisciplinară; componența fondatorilor; dacă este o asociație de organizații (corporații, asociații etc.); configurarea lucrării cu documente; aplicarea în organizarea unei proceduri clare de înlăturare a ștampilei „secretelor comerciale”.
La atribuirea asociaţiilor obşteşti la numărul de surse de achiziţie ale arhivelor de stat, municipale, alături de cele de mai sus, se ţine cont de: popularitatea în rândul populaţiei; numărul de membri; caracterul complet al documentației activităților.
2.4. Organizațiile-surse de achiziție ale statului, arhivele municipale se împart în două grupe: organizații-surse de achiziție de recepție integrală și organizații-surse de achiziție de recepție selectivă a documentelor (de grup sau specifice).
Forma de primire a documentelor este înțeleasă ca alcătuirea documentelor primite de arhivă de la organizații care sunt surse de achiziție. Organizații-surse de achiziție a transferului de acceptare integrală pentru depozitare către arhivele de stat, municipale, după o examinare a valorii setului complet de documente a unei perioade de păstrare permanentă. Organizațiile-surse de achiziție ale grupului de admitere selectivă transfer pentru stocare la stat, arhivele municipale o gamă completă de documente de o perioadă de stocare permanentă de la organizații individuale din întregul lor grup. Organizatii-surse de achizitie a transferului de admitere selectiva tip specific pentru pastrare catre arhivele de stat, municipale doar anumite tipuri de documente cu o perioada de pastrare permanenta.
Volumul eșantionului (organizații sau documente) este determinat de fiecare arhivă, ținând cont de: numărul și omogenitatea organizațiilor de un anumit tip; valoarea şi omogenitatea anumitor tipuri de documente.
3. Etape de lucru privind definirea
organizații de personal
3.1. Determinarea organizațiilor-surse de achiziție a arhivelor de stat, municipale se realizează în trei etape:
pregătitoare (identificarea organizațiilor situate în zona de achiziție a statului, arhiva municipală, și determinarea celor care pot fi analizate pentru includerea ca surse de achiziție, precum și clarificarea celor identificate anterior);
cea principală (studiul cuprinzător al organizațiilor (documentele acestora) care pot fi clasificate ca surse de recrutare; pregătirea unui set (pachet) de documente pentru includerea organizațiilor în Listă);
definitivă (luând o decizie privind includerea organizației în numărul surselor de achiziție ale statului, arhivelor municipale și asupra formularului de primire a documentelor acesteia).
3.1.1. În prima etapă de lucru, se identifică noi organizații situate în zona de achiziție a arhivei corespunzătoare, conform registrelor organelor de înregistrare de stat ale persoanelor juridice, Registrul Statistic al Entităților Economice.
În caz de dificultăți în accesarea registrelor, trebuie să contactați autoritățile statului, autoritățile locale care au dreptul de a primi gratuit informații de la registre, documentând cererile și monitorizând răspunsurile la acestea.
În plus, ar trebui să utilizați legi și alte acte juridice de reglementare care conțin informații despre structura de management, precum și listele disponibile de documente generate în cursul activităților autorităților executive federale și ale organizațiilor subordonate acestora, indicând perioadele de păstrare care sunt construite ținând cont de clasificarea organizațiilor departamentului la sursele de aprovizionare.
La identificarea organizațiilor, puteți implica suplimentar informații media, publicitate, pliante, broșuri etc.
În prima etapă a lucrării, se face o analiză a organizațiilor care au funcționat anterior, dar nu au fost incluse în Liste din niciun motiv, precum și a organizațiilor care au luat inițiativa includerii lor în Liste. Cooperarea dintre arhivele de stat și cele municipale poate fi de mare ajutor în identificarea organizațiilor.
Studiul documentelor statutare (constituente) ale organizației aflate deja la prima etapă de lucru vă permite să stabiliți: independența juridică a organizației; forma organizatorica si juridica; forma de proprietate; profilul de activitate; scara de activitate; jurisdicție; adresa legala.
În etapa de identificare se realizează clasificarea organizațiilor: după apartenența la un anumit departament sau ramură de activitate, după forma organizatorică și juridică, după forma de proprietate (de stat, municipală, privată). Ca urmare, se determină: numărul de organizații omogene (similare) situate în zona de achiziție a arhivei corespunzătoare, atât în cadrul anumitor departamente, cât și în general, ținând cont de organizațiile neguvernamentale; împărțirea organizațiilor în producție și non-producție, desfășurând anumite tipuri de activități; împărțirea asociațiilor publice în partide socio-politice, mișcări publice, fonduri publice, instituții publice, organizații de autoguvernare publică, apoi - în diferite scopuri de creare și la diferite niveluri (asociații publice integrale, interregionale, regionale, locale) .
Organizațiile sunt selectate din fiecare grup de clasificare pentru o analiză ulterioară. Astfel de organizații sunt incluse în Lista de lucru a organizațiilor pentru a determina sursele de achiziție ale arhivei corespunzătoare, utilizate în a doua etapă de lucru.
Se precizează prezența organizațiilor neguvernamentale create pe baza celor de stat, care anterior erau surse de achiziție a arhivelor statului. Astfel de organizații neguvernamentale sunt incluse în Listele surselor de achiziție ale arhivei relevante (fără încheierea unui acord) și rămân în aceasta până când documentele organizației de stat predecesoare sunt transferate în arhivă.
3.1.2. Organizațiile incluse în Lista de lucru sunt supuse unei analize cuprinzătoare de către specialiști a arhivei relevante, în consultare cu angajații organizațiilor.
Organizațiile de stat cuprinse în această Listă sunt stabilite de arhiva statului, convenind în scris cu acestea aspectele organizatorice ale lucrării.
Se trimite o scrisoare unei organizații neguvernamentale, asociație obștească cu propunere de cooperare în domeniul muncii de birou și arhivare și includere în Lista organizațiilor-surse de achiziție ale statului, arhiva municipală.
În cazul unui răspuns scris pozitiv din partea unei organizații neguvernamentale, asociație obștească la propunerea de a fi inclusă în Lista Organizațiilor-Surse de Achiziție a Statului, Arhivele Municipale, se întocmește un proiect al acordului relevant. Se recomandă încheierea unui acord de cooperare cu organizații neguvernamentale, asociații obștești, în care arhiva este interesată în mod deosebit ca surse de achiziție, dar până în prezent nu există acordul organizației, asociației pentru aceasta. Acest lucru vă va permite să monitorizați siguranța documentelor organizației și să influențați adoptarea de către organizație, asociere a deciziei de a transfera documente către stat, arhiva municipală.
Direct în organizație, la a doua etapă de lucru, se analizează întregul complex de documente de reglementare, administrative, organizatorice, sunt specificate funcțiile organizației, structura acesteia, prezența organizațiilor superioare și subordonate (subordonate).
Familiarizarea cu organizarea muncii de birou se realizează pentru a stabili caracterul complet și calitatea documentației activităților. Analiza instrucțiunilor pentru munca de birou, nomenclatoarele de cazuri vor dezvălui componența documentelor formate în organizație.
Pe baza acestui studiu se precizează scopul funcțional al organizațiilor și posibila repetare a informațiilor în alte organizații (sau alte organizații din aceasta).
Un studiu mai detaliat al organizațiilor este realizat în conformitate cu prevederile clauzei 2.3.
Ca urmare, se întocmește Aviz de Expert, adeverință despre organizarea ca sursă de achiziție a statului, arhiva municipală.
În opinia expertului, certificatul precizează:
denumirea completă și prescurtată a organizației, forma organizatorică și juridică (conform documentelor constitutive);
locația organizației și adresa poștală la locul înregistrării de stat; pentru o asociație obștească se indică sediul organismului permanent;
nume, data, număr act juridic despre formarea organizației; dacă este succesorul legal al unei alte organizații (numele și subordonarea organizației predecesoare);
subordonarea (subordonarea) organizației; fondatori; disponibilitatea sucursale, reprezentanțe;
statut juridic, existența unui bilanţ independent, cont curent, personal, imprimare;
forma de proprietate (dacă există - cota de proprietate de stat într-o organizație non-statală);
scopul funcțional al organizației (profilul activității), structura organizației, locul în departament (dacă există) și în viața economică, socială, culturală, socio-politică a regiunii, scara de activitate;
tipuri (grupe) de documente generate în activitățile organizației (manageriale, științifice și tehnice, audiovizuale, documente electronice, documente privind personalul); completitudinea compoziției documentelor;
tipuri de documente duplicate în alte organizații (organisme superioare, autorități executive, alte organizații);
starea muncii de birou și a arhivelor din organizație;
o concluzie privind oportunitatea includerii organizației în Lista Organizațiilor-Surse de Achiziție, indicând forma recomandată de admitere (completă sau selectivă).
Copii ale documentelor statutare, constitutive ale organizației sunt atașate la Avizul de expertiză, certificat.
O aviz de expert, un certificat este de acord cu ștampila „de acord” cu organizația și se eliberează pe o formă comună a arhivei de stat, administrației publice locale, arhivei municipale. O aviz de expertiză, o adeverință se semnează de către șeful arhivei, executorul (în arhiva statului, și șeful compartimentului achiziții).
Un proiect de acord privind includerea lor în componența surselor de achiziție a arhivei corespunzătoare, avizat de șeful organizației, asociației, este atașat la Opinia expertului, un certificat privind includerea unei organizații neguvernamentale, a unei organizații publice. asociere în Listele Organizaţiilor-Surse de Achiziţie.
O aviz de expertiză, se întocmește un certificat în trei exemplare (primul va fi introdus în dosarul de observație, al 2-lea va fi atașat la protocolul EPC (CEPC), al 3-lea va fi apoi trimis organizației împreună cu un extras din Protocolul EPC (CEPC).
Lucrul cu organizațiile care au luat inițiativa de a fi incluse în Listele surselor de recrutare se desfășoară în același mod ca cel descris mai sus.
3.1.2.1. Pentru a determina forma de acceptare a documentelor unei organizații (complete sau selective), avizul expertului, un certificat al unei anumite organizații, de regulă, este comparat cu Listele organizațiilor-surse de recrutare deja disponibile în arhiva pentru prezența unor organizații similare (omogene).
O atenție deosebită este acordată utilizării recepției selective. Dacă în zona de achiziție a arhivei există un număr suficient de mare de organizații omogene (similare), se poate folosi o recepție selectivă de grup, adică. acceptarea documentelor mai multor organizații, în timp ce altele rămân în Lista de lucru a organizațiilor în cazul unei eventuale înlocuiri. Eșantionarea specifică speciei este utilizată, de regulă, în domeniul educației, îngrijirii sănătății, Agricultură, productie industriala, constructii, banci comerciale etc dupa studierea documentelor generate in domeniul (de baza) de activitate stabilit. Se recomandă indicarea în Avizul Expertului, referire la principalele tipuri (grupuri) de documente care vor fi incluse în eșantionul specific. Trebuie avut în vedere că în această etapă nu este recomandabil să se indice compoziția specifică a documentelor, deoarece în timpul examinării și ordonării documentelor este posibilă creșterea sau scăderea acestora (din cauza diverșilor factori, de exemplu, lipsa completității). de documentare sau eliminarea ștampilei „secret comercial”).
3.1.2.2. De regulă, organizațiile independente din punct de vedere juridic sunt incluse în numărul surselor de recrutare.
Se poate face o excepție, ținând cont de deciziile anterioare ale arhivei în acest domeniu: autoritățile executive ale subiectului Federației Ruse, guvernele locale care fac parte (structura) administrației relevante, guvern, comitet etc.; filialele teritoriale ale asociaţiilor obşteşti; asociaţiile obşteşti create în cadrul organelor de stat.
Organizațiile care nu au independență juridică, în relațiile lor cu arhiva, acționează în baza unei procuri a organizației-mamă (principală) sau a organului de stat, administrația locală.
3.1.2.3. Organele teritoriale ale organismelor guvernamentale federale și organizatii federale, alte organisme de stat ale Federației Ruse situate pe teritoriul unei entități constitutive a Federației Ruse pot fi incluse în Lista organizațiilor-surse de achiziție a arhivei corespunzătoare pe baza unui acord.
3.1.2.4. Autoritățile publice nou create sau reorganizate, administrațiile locale sunt incluse fără greș în Lista organizațiilor-surse de achiziție ale statului, arhivelor municipale.
3.1.2.5. Proiectele de acorduri între o organizație neguvernamentală, o asociație publică cu un stat, arhiva municipală stabilesc acordul unei organizații neguvernamentale, o asociație publică de a-și include documentele în Fondul de arhivă al Federației Ruse cu transferul gratuit al acestor documente pentru pastrare permanenta in stat, arhiva municipala.
În acordurile întocmite de stat, arhivele municipale cu organizațiile neguvernamentale, dacă este cazul (cu creșterea sau scăderea componenței documentelor transmise), se fac completări sau se întocmesc noi acorduri.
Acordurile conțin Lista tipurilor (grupurilor) de documente ce urmează a fi transferate pentru păstrare permanentă, agreată de părți. La acord poate fi atașat un inventar al documentelor acceptate spre arhivare, dacă examinarea valorii și ordonarea documentelor au fost deja efectuate, cu o compoziție specifică a documentelor cu o perioadă de păstrare permanentă.
Totodată, contractele prevăd posibilitatea modificării componenței documentelor acceptate.
În plus, contractele prevăd:
formă de transfer de documente către o organizație neguvernamentală, asociație obștească (gratuit);
termenul limită pentru transferul documentelor (imediat după aprobarea inventarului cazurilor sau după o anumită perioadă de la 1 an la 5 ani, ținând cont de utilizarea practică a documentelor de către proprietar, absența condițiilor de păstrare a documentelor, posibilitatea a unei arhive pentru primirea documentelor);
condițiile în domeniul utilizării documentelor permise de lege (dreptul de a închide accesul pentru o anumită perioadă de timp persoanelor neautorizate fără acordul organizației, stabilirea perioadei de utilizare a documentelor - după 10, 20, 30 și alți ani de la data data creării documentelor sau după trecerea acestora în arhivă, dreptul la prima publicare etc.);
absența (înlăturarea) ștampilei „secret comercial”;
procedura de comandare a documentelor (o examinare a valorii și ordonarea documentelor este efectuată de o organizație sau de angajații arhivelor în baza unui contract);
tipul de transportator al documentelor acceptate;
alte caracteristici.
Contractele trebuie să fie corect executate și semnate de persoane cu autoritatea necesară. Contractele se întocmesc în două exemplare. După ce se ia decizia de a include organizația în Lista surselor de achiziție, o copie a acordului este inclusă în dosarul de observare al organizației din arhivă (când documentele organizației sunt transferate pentru prima dată în arhivă, acordul este inclus în documentul organizației). dosarul fondului), al doilea este trimis organizației.
Înregistrarea contractelor în arhivă se face în ordine brută într-un jurnal special.
3.1.3. O opinie de expertiză, un certificat cu toate anexele se depun spre examinare: pentru arhivele federale - la EPC al arhivei corespunzătoare, apoi cu o scrisoare de intenție către CEPK la Arhivele Federale; pentru arhivele entităților constitutive ale Federației Ruse - pe EPC al organului executiv autorizat al entității constitutive a Federației Ruse în domeniul arhivării; pentru arhivele municipale - pe EIC al organului executiv autorizat al entității constitutive a Federației Ruse în domeniul arhivării.
Coordonarea, aprobarea Listelor organizațiilor-surse de recrutare sunt prezentate în Secțiunea 5.
4. Compilare și întreținere
Lista organizațiilor-surse de achiziție
arhiva de stat si municipala
4.1. Listele organizațiilor-surse de achiziție ale arhivelor de stat, municipale se păstrează în forma prescrisă (). Listele au 7 coloane:
coloana 1 - număr de serie (atribuit secvenţial pe parcursul Listei);
coloana 3 - denumirea organizației (dată denumirea completă și prescurtată a organizației conform actelor constitutive);
coloana 4 - forma de proprietate (de stat - federal, subiect al Federației Ruse; municipal; privat, inclusiv asociații publice);
coloana 5 - formularul de primire a documentelor (indicați: complet 1, selectiv pe tip 2.1, selectiv grup 2.2);
coloana 6 - acceptarea documentelor științifice și tehnice, documentelor audiovizuale (se indică dacă sunt disponibile documente relevante);
coloana 7 - notă (se indică numele și datele documentelor privind includerea sau excluderea organizației din Listă, de exemplu, decizia EPC din 22.10.2005 nr. 7 este „exclusă”; acordul din 15.05. 2007 este „inclus”, decizia CBE din 20.06.2007) .
4.2. Organizațiile-surse de achiziție ale statului, arhivele municipale sunt grupate în Lista în conformitate cu Schema Exemplar de Clasificare (), care are la bază „ Clasificator integral rusesc organele puterii și administrației de stat” OK 006-2011 (OKOGU).
Secțiunile Schemei Exemplare de Clasificare sunt: organele reprezentative și executive ale puterii de stat și ale autonomiei locale; organe și organizații din anumite domenii de activitate; organizaţii neguvernamentale multidisciplinare, asociaţii obşteşti.
Fiecărei organizații i se atribuie un număr de ordine conform Listei organizațiilor-surse de achiziție ale statului, arhivelor municipale și un index. Indexul este format din numărul secțiunii, subsecțiunii și numărul de serie al organizației din cadrul secțiunii, subsecțiunii. Organizațiile neguvernamentale sunt incluse în secțiunile sectoriale ale Listei, corespunzătoare profilului activităților lor, și sunt plasate la sfârșitul secțiunii. Asociațiile obștești pot fi clasificate în conformitate cu prevederile paragrafului 3.1.1, apoi - după obiectul de activitate (). În secțiuni, subsecțiuni, organizațiile sunt ordonate alfabetic după nume.
Dacă este necesar, pot fi aduse modificări corespunzătoare Schemei de clasificare model.
4.3. În arhivele de stat și municipale se păstrează mai multe Liste: Lista organizațiilor-surse de achiziție; Lista organizațiilor-surse de achiziție a documentelor științifice și tehnice; Lista organizațiilor-surse de achiziție a documentelor audiovizuale.
Forma Listelor ține cont de particularitățile acestei sau acelei documentații.
Este posibil să se întocmească o listă a organizațiilor existente-surse de achiziție a arhivelor relevante care stochează documente despre personal (dacă organizațiile își transferă documentele despre personal în această arhivă).
4.4. Întocmirea spre aprobare a unei noi Liste a organizațiilor-surse de achiziție ale statului, arhiva municipală se realizează pe baza celei deja disponibile în arhivă, ținând cont de modificările aduse acesteia.
Organizațiile nou incluse sunt incluse în secțiunile relevante, subsecțiunile din Lista organizațiilor-surse de achiziție ale statului, arhiva municipală. În același timp, toate coloanele sale sunt umplute.
4.5. Dacă este necesar să se facă modificări la Listele actuale aprobate de organizații care sunt surse de achiziție ale arhivelor de stat, municipale, se completează coloana „notă” (a se vedea clauza 4.1). La completarea Listei cu noi organizații, acestea sunt introduse la sfârșitul secțiunii corespunzătoare, subsecțiunii Listei curente. La revizuirea listelor pentru o nouă aprobare, organizațiile sunt deja aranjate în conformitate cu alfabetul de nume și numerotate din nou.
4.6. Listele organizațiilor-surse de achiziție ale arhivelor de stat, municipale sunt păstrate în formă tradițională și electronică. Folosind formular electronic se poate folosi pachetul software „Instituții-surse de achiziție a arhivei”. În fiecare arhivă, pachetul software este adaptat la condițiile specifice de funcționare a acestuia.
4.7. Arhiva de stat, municipală poate menține Liste cu posibile surse de achiziție. Se recomandă următoarele coloane ale acestei Liste: coloana 1 - secțiunea, subsecțiunea Listei organizațiilor-surse de achiziție a arhivei corespunzătoare; coloana 2 - denumirea organizației; coloana 3 - o scurtă descriere a organizații (forma de proprietate, tipul de activitate); coloana 4 - adresa legală, număr de telefon; coloana 5 - etapa de lucru (stabilirea contactului; analiza funcțiilor organizației și a documentelor acesteia; negocieri; pregătirea pentru examinarea problemei la EPC (aviz de expert, certificat, dacă este necesar - contract, acord); coloana 6 - decizia de includere în Lista organizațiilor - surse de achiziție ale statului, arhive municipale.
5. Procedura de revizuire și aprobare
Liste de organizații de aprovizionare
arhivele de stat și municipale
5.1. După examinarea de către organele de experți relevante a proiectelor Listelor organizațiilor-surse de recrutare și eliminarea, dacă este cazul, a problemelor litigioase, se ia o decizie cu privire la aprobarea acestora, care se întocmește în scris. Apoi, în partea stângă a ultimei foi a Listei, este plasată rubrica „de acord”, indicând data și numărul protocolului EPC. Lista coordonată a arhivei federale în modul prescris este prezentată spre examinare de către CEPK la Arhivele Federale. După acord, în partea stângă a ultimei foi a Listei, se pune o altă ștampilă „de acord” și sunt indicate data și numărul protocolului CEPK la Arhiva Rusă.
Pe parcursul luării în considerare a proiectului Listei privind CPE (CEPC), întreaga componență a organizațiilor, atât cele incluse anterior, cât și cele propuse pentru prima dată, este supusă analizei. Totodată, pot exista propuneri: modificarea formei de acceptare a documentelor organizației; mutarea organizației într-o altă secțiune, subsecțiune a Listei; clarificarea informațiilor date în coloana „notă”; excluderea unei organizații din listă.
5.2. Aprobarea Listelor de organizații-surse de achiziție ale arhivelor de stat, municipale se efectuează în conformitate cu procedura stabilită, respectiv, de către șeful arhivei federale, șeful arhivei de stat a subiectului Federației Ruse, șeful administrației locale, șeful arhivei municipale.
Decizia de includere a unei organizații în Lista Organizațiilor-Surse de Achiziție a Statului, Arhivele Municipale se aduce la cunoștința șefului acestei organizații în scris cu un extras din protocolul CPE (CEPC).
5.3. Modificările la Lista organizațiilor-surse de achiziție ale statului, arhivele municipale se fac printr-un aviz de expert, un certificat, care indică pe baza căror legi și alte acte juridice de reglementare ale Federației Ruse, entitățile constitutive ale Federației Ruse , actele juridice municipale au intervenit anumite modificări și altele anexate, dacă este cazul documentelor (copii de pe carte, regulamente, ordine, hotărâri, hotărâri, hotărâri ale instanței de arbitraj etc.).
5.4. Noile organizații sunt incluse în Lista aprobată pe baza unui aviz de expert, certificat, decizie a EPC (CEPC), pentru organizații neguvernamentale, asociații obștești, se anexează un acord. Acordul privind includerea organizației în Lista Organizațiilor-Surse de Achiziție a Arhivelor Federale trece prin două etape - EPC-ul arhivei și CEPK la Arhivele Federale. Coordonarea includerii organizației în Listele de arhive ale entităților constitutive ale Federației Ruse, arhivele municipale - o etapă - EPC al organului executiv autorizat al entității constitutive ale Federației Ruse în domeniul arhivării, există și coordonarea cu EMC (CE) a arhivei municipale de stat.
Organizațiile sunt excluse din Listele organizațiilor-surse de achiziție ale arhivelor de stat, municipale în cazul: lichidării, reorganizării (fără a transfera documente succesorului) pe baza informațiilor din registrul de înregistrare a persoanelor juridice și sub rezerva ordonării. și transferul documentelor în arhivă; pentru asociațiile obștești se pot folosi nu numai informații din registrul de înregistrare organizatii publice, dar și din Lista asociațiilor publice lichidate care nu au fost înregistrate la departamentele relevante ale Ministerului Justiției al Federației Ruse pentru entitatea constitutivă a Federației Ruse; revizuirea valorii documentelor formate în organizație prin studiu suplimentar; transferul sub actul de acceptare și transfer de documente ale organizației de stat-predecesoare, stocate de o organizație non-statală; rezilierea contractului la inițiativa organizației (nedorită să continue cooperarea cu arhiva), emisă sub formă de scrisoare sau la inițiativa arhivei, atunci când termenii contractului nu sunt îndepliniți de către organizație; transferul organizatiei-sursa de achizitie intr-o alta arhiva conform actului de acceptare si transfer. În același timp, Avizul Expertului, certificatul de excludere a organizației din Listă indică motivele excluderii (date, numerele documentelor relevante), precum și locația documentelor perioadei de depozitare permanente și personalului. .
5.5. În cazul rezilierii contractului cu o organizație neguvernamentală care este sursa de achiziție a arhivei de stat, municipale, în conformitate cu legislația Federației Ruse, toate documentele deja acceptate în arhivă nu pot fi returnate. Decizia de transfer în arhivă a documentelor dispuse care se află încă în organizație se ia cu acordul părților sau în cadrul unei proceduri judiciare.
5.6. Schimbarea formei de primire a documentelor de la organizațiile care sunt surse de achiziție ale statului, arhiva municipală este posibilă pe baza rezultatelor unui studiu special al documentelor acestora sau organizații similare (similare). Aceste modificări sunt acceptate în modul prescris, pe baza avizului expertului relevant, a certificatului. Dacă este necesar, decizia este comunicată organizației și se reflectă în acorduri adiționale la contractele cu organizații neguvernamentale, asociații obștești.
5.7. Modificări distincte în Lista organizațiilor-surse de achiziție ale statului, arhivele municipale se fac prin hotărâre a CPE (CEPC) și se înscriu în Lista în stare de funcționare.
Se efectuează modificări ale Listei organizațiilor-surse de achiziție ale statului, arhivelor municipale în legătură cu redenumirea organizației. notă explicativă arhiva de stat, municipală, trimisă la CEPK, EPC al organismului autorizat al subiectului Federației Ruse în domeniul arhivării.
În cazul reorganizării, lichidării unui număr de organizații interdependente, se pot face modificări în Listă nu separat pentru fiecare dintre ele, ci prin lista acestor organizații.
În fiecare an, înregistrarea definitivă a Listei organizațiilor-surse de achiziție ale statului, arhiva municipală este recompilată de către acesta începând cu data de 1 ianuarie a anului următor.
Pe măsură ce modificările se acumulează (după caz), se realizează procedura de reaprobare a Listelor organizațiilor-surse de achiziție ale arhivelor de stat, municipale, dar cel puțin o dată la 5 ani.
În legătură cu schimbările din viața economică, socială, publică a regiunilor, lucrările de control al organizațiilor care sunt surse de achiziție ale arhivelor de stat, municipale și clarificarea necesară a Listelor ar trebui efectuate constant și consemnate în planurile de lucru actuale. a arhivelor.
5.8. Este posibil să se întocmească o listă consolidată a organizațiilor-surse de achiziție de stat, arhivele municipale ale unui subiect al Federației Ruse, combinând Listele de arhive sub o singură pagină de titlu.
5.9. Organizațiile lichidate nu sunt incluse în Listele Organizațiilor-Surse de Achiziție ale Arhivelor Statului și Municipale.
Atunci când se găsesc documente fără proprietar, acestea sunt studiate și cele dintre ele care vor fi atribuite compoziției Fondului de arhivă al Federației Ruse sunt transferate în arhiva corespunzătoare în modul prescris (prin hotărâre judecătorească).
5.10. Arhiva de stat, municipală realizează un dosar de observație pentru fiecare organizație care este sursa achiziției. Se recomandă includerea următoarelor grupuri de documente:
documente care caracterizează organizația;
documente care caracterizează activitatea arhivei organizației, organizarea muncii de birou în organizație.
Documente ce caracterizează organizația:
copii ale documentelor de reglementare și administrative privind înființarea organizației, modificările denumirii și subordonării acesteia, reorganizarea și lichidarea;
certificate de modificare a structurii și formei de proprietate a organizației;
extrase din procesele verbale ale ședințelor EPC ale arhivei federale, EPC al organului executiv autorizat al entității constitutive a Federației Ruse în domeniul arhivării cu privire la includerea organizației în Lista organizațiilor-surse de achiziție a arhiva statului, municipală și la excluderea din aceasta; Opinii experților, referințe.
Documente care caracterizează activitatea arhivei organizației, organizarea muncii de birou în organizație:
card de contabilitate pentru lucrul cu organizația (situat în dulapul dosar);
copii ale documentelor administrative ale șefului organizației privind numirea unei persoane responsabile cu munca de birou și arhiva, cu privire la crearea și componența comisiei de experți (CE) a organizației, alte documente administrative referitoare la arhivarea și munca de birou a Organizatia;
poziție în arhivă;
regulament privind CE al organizației;
planurile de lucru CE ale organizației;
corespondență despre schimbarea nomenclaturii cauzelor;
instrucțiuni pentru munca de birou (și un document administrativ la intrarea sa în vigoare);
certificate, acte, instrucțiuni bazate pe rezultatele inspecțiilor muncii de birou și arhivei organizației;
acte ale organizației privind pierderea documentelor cu o perioadă de păstrare permanentă, documente privind personalul, acte privind nedescoperirea documentelor ale căror căi de căutare au fost epuizate, documente privind motivele pierderii și măsurile de căutare a documentelor (după documentele organizației sunt acceptate pentru păstrare permanentă în arhivă, aceste documente se introduc în dosarul fondului);
corespondența cu organizația privind problemele de evidență și asigurarea securității documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse (programe adresate conducerii și organizației-mamă, procese verbale ale întâlnirilor cu conducerea etc.).
Dacă este necesar, se poate preciza componența actelor cauzei de supraveghere.
Pentru a controla calitatea inventarelor, concluziile privind secțiunile anuale ale inventarelor trimise spre examinare de către EPC al arhivei federale, EPC al organului executiv autorizat al subiectului Federației Ruse în domeniul arhivării și extrase din procesele-verbale ale ședințelor CPE cu comentarii la acestea pot fi trecute în dosarul de observație.
Cazul de observare se formează din momentul în care organizația este inclusă în Lista organizațiilor-surse de achiziție a statului, arhiva municipală și se desfășoară până la excluderea organizației din aceasta.
Componența documentelor depuse în dosarele de observație se completează periodic cu setul corespunzător de documente normative, metodologice și de altă natură existente.
Pe coperta dosarului de observare, denumirea statului, arhiva municipală, denumirea completă și prescurtată a organizației, numărul și indexul organizației conform Lista organizațiilor-surse de achiziție ale statului, arhiva municipală, se scrie numărul fondului arhivistic.
În cazul unei modificări a unor detalii cum ar fi numărul, numele organizației, coperta cazului de observare este reeditată.
La transferul organizației-sursă de achiziție a arhivei, dosarul de observație al acesteia este transferat și într-o altă arhivă.
Atunci când o organizație este exclusă din sursele de achiziție ale statului, arhiva municipală, dosarul său de observare este supus unei prelucrări complete (examinare, legare, numerotare), inclus în inventar și transferat statului, arhivă municipală (arhivă arhivă) pt. depozitare permanentă. În cazul în care volumul documentelor cuprinse în dosarul de observație este nesemnificativ, acestea sunt incluse în dosarul fondului organizației corespunzătoare.
Cererea nr. 1
Lista surselor
Puterea de stat în Federația Rusă, puterea de stat într-o entitate constitutivă a Federației Ruse, autoguvernarea locală
1.1. Organele reprezentative ale puterii de stat și ale autoguvernării locale
1.1.1. Președintele Federației Ruse
1.1.2. Adunarea Federală a Federației Ruse
1.1.3. Organele puterii reprezentative (legislative) ale entităților constitutive ale Federației Ruse
1.1.4. Organisme reprezentative municipii
1.2. Organele executive ale puterii de stat și ale autoguvernării locale
1.2.1. Guvernul Federației Ruse
1.2.2. Guvernele (administrațiile) și autoritățile entităților constitutive ale Federației Ruse similare în ceea ce privește nivelul organizațional și funcțiile
1.2.3. Organele executive și administrative ale municipalităților
1.2.4. Organisme de control Federația Rusă, subiecții Federației Ruse
1.2.5. Organele de supraveghere ale municipiilor
1.2.6. Organisme internaționale de conducere
Puterea judiciară a Federației Ruse (Tribunalul. Parchetul. Protecția drepturilor omului)
2.1. minister federal
2.2. Comisarul pentru Drepturile Omului și Copilului al Federației Ruse
2.3. Curtea Constituțională a Federației Ruse, Curțile Constituționale ale Subiecților Federației Ruse
2.4. Sistemul instanțelor federale de jurisdicție generală
2.5. Sistemul instanțelor de arbitraj din Federația Rusă
2.6. Sistemul de organe al parchetului din Federația Rusă
2.7. Sistemul organelor și instituțiilor de anchetă
2.8. Sistemul de organe al Departamentului Judiciar de la Curtea Supremă a Federației Ruse
2.9. Judecătorii de pace
2.10. Organizații neguvernamentale în domeniul advocacy
Justiţie
3.1. Ministere federale, servicii federale, agenții federale
3.2. Organele de conducere ale entităților constitutive ale Federației Ruse
Aplicarea legii. Apărare. Curăță urgente. Serviciul Vamal
4.1. Ministere federale, servicii federale, agenții federale
4.2. Organele de conducere ale entităților constitutive ale Federației Ruse
4.3. Instituţiile municipale(management)
Finanțare. Împrumut. Impozitarea
5.1. Ministerul federal, serviciile federale, agențiile federale
5.2. Organele de conducere ale entităților constitutive ale Federației Ruse
5.3. Organele de conducere ale municipiilor (raion, oraș)
5.4. Bănci, fonduri (de stat)
5.5. Organizații non-guvernamentale
Economie. Proprietate. Dezvoltare Regionala. Statistici. Standardizare [și metrologie]
6.1. Ministere federale, servicii federale, agenții federale
6.2. Organele de conducere ale entităților constitutive ale Federației Ruse
6.3. Organele de conducere ale municipiilor (sector, oraș, raion)
6.4. Organizatii si intreprinderi
Industrie. Combustibil. Energie
7.1. Ministerele federale, agențiile federale
7.2. Organele de conducere ale entităților constitutive ale Federației Ruse
7.3. Întreprinderi (de stat, municipale)
7.4. Organizații și întreprinderi neguvernamentale
Resurse naturale. Agricultura, silvicultură, apă, pescuit. Administrarea terenului și utilizarea terenului. Securitate mediu inconjuratorși managementul naturii
8.1. Ministere federale, servicii federale, agenții federale
8.2. Organele de conducere ale entităților constitutive ale Federației Ruse
8.3. Organele de conducere ale districtelor municipale
8.4. Organizații și întreprinderi (municipale)
8.5. Instituții (de stat, municipale)
8.6. Organizații și întreprinderi neguvernamentale
Constructie. Arhitectură. Planificare urbană. Departamentul Locuințelor și Utilităților
9.1. minister federal
9.2. Organele de conducere ale entităților constitutive ale Federației Ruse
9.3. Organele de conducere ale districtelor municipale
9.4. Instituții, întreprinderi și organizații (de stat, municipale)
9.5. Organizații și întreprinderi neguvernamentale
Transport. Dotări rutiere
10.1. Ministerul federal, serviciul federal, agențiile federale
10.2. Organele de conducere ale entităților constitutive ale Federației Ruse
10.3. Organele de conducere ale municipiilor (oraș, raion)
10.4. Întreprinderi și organizații (municipale)
10.5. Organizații și întreprinderi neguvernamentale
Conexiune. Difuzare. O televiziune. Sigiliu
11.1. Ministerele federale, serviciul federal, agențiile federale
11.2. Organele de conducere ale entităților constitutive ale Federației Ruse
11.3. Organele de conducere ale municipiilor (oraș, raion)
11.4. Întreprinderi și organizații (de stat, municipale)
11.5. Organizații și întreprinderi neguvernamentale
Comerț. Reglementarea prețului. cooperarea consumatorilor. Logistică. Vânzări. Protectia Consumatorului
12.1. minister federal, serviciu federal
12.2. Organele de conducere ale entităților constitutive ale Federației Ruse
12.3. Organele de conducere ale municipiilor (oraș, raion)
12.4. Întreprinderi și organizații (municipale)
12.5. Organizații și întreprinderi neguvernamentale
Învățământ superior, secundar general și special
13.1. minister federal, serviciu federal
13.2. Organele de conducere ale entităților constitutive ale Federației Ruse
13.3. Organele de conducere ale municipiilor (sector, oraș, raion)
13.4. Instituții de învățământ superior (federale, subiecte ale Federației Ruse)
13.5. Instituții de învățământ secundar general și special (federale, subiecte ale Federației Ruse)
13.6. Instituţii municipale de învăţământ secundar general şi special
13.7. Orfelinate, internate
13.8. Instituții extrașcolare (centre, palate, gări etc.)
13.9. Instituții nestatale de învățământ superior, secundar general și special
Cultură. Artă. Afaceri de arhivă
14.1. Ministerul federal, agenția federală
14.2. Organele de conducere ale entităților constitutive ale Federației Ruse
14.3. Organele de conducere ale municipiilor (raion, oraș)
14.4. Instituții și organizații (de stat, municipale)
14.5. Organizații non-guvernamentale
Știință și serviciu științific. Resurse informaționaleși tehnologie
15.1. agentie federala
15.2. Organele de conducere ale entităților constitutive ale Federației Ruse
15.3. Organele de conducere ale municipiilor (oraș, raion)
15.4. Instituții, organizații, întreprinderi (de stat, municipale)
15.5. Organizații și întreprinderi neguvernamentale
Sănătate și dezvoltare socială. Forța de muncă și ocuparea forței de muncă a populației
16.1. Ministere federale, servicii federale, agenție federală
16.2. Organele de conducere ale entităților constitutive ale Federației Ruse
16.3. Organele de conducere ale municipiilor (raion, oraș)
16.4. Instituții, organizații, întreprinderi (de stat, municipale)
16.5. Organizații și întreprinderi neguvernamentale
Sport, turism și politica de tineret
17.1. Ministerul federal, agenția federală
17.2. Organele de conducere ale entităților constitutive ale Federației Ruse
17.3. Organele de conducere ale municipiilor (oraș, raion)
17.4. Instituții, organizații, întreprinderi (de stat, municipale)
17.5. Organizații și întreprinderi neguvernamentale
Politica nationala
18.1. serviciu federal
18.2. Organele de conducere ale entităților constitutive ale Federației Ruse
18.3. Autoritățile municipale
18.4. Organizații (municipale)
Protectie sociala. Asigurare
19.1. Fond de pensie Federația Rusă
19.2. fond federal asigurări sociale Federația Rusă
19.3. Fondul Federal de Asigurări de Sănătate al Federației Ruse
19.4. Organele de conducere ale entităților constitutive ale Federației Ruse (protecție socială, asigurări)
19.5. Organele de conducere ale municipiilor (oraș, raion)
19.6. Organizații și întreprinderi (de stat, municipale)
19.7. Organizații non-guvernamentale
Comisiile electorale
20.1. Comisia Electorală Centrală a Federației Ruse
20.2. Comisiile electorale ale subiecților Federației Ruse
20.3. Comisiile electorale raionale
20.4. Comisiile electorale teritoriale ale orașelor, raioanelor
20.5. Comisiile electorale ale municipiilor
Asociații obștești
21.1. Partidele și mișcările socio-politice
21.2. Organizatii sindicale
21.3. Organizații de tineret și copii
21.4. Organizații ale Veteranilor, Persoanelor cu handicap, Protecție juridică și socială
21.5. Organizații creative, profesionale
21.6. Organizații național-culturale, de clasă
21.7. Organizații și fundații de caritate
21.8. Organizații de femei
21.9. Organizații de voluntariat, de apărare și sportive
Constituția Federației Ruse. - M., 1993.
Codul civil al Federației Ruse. - M., 2009.
Codul Muncii al Federației Ruse. - M., 2009.
Legea federală din 19 mai 1995 nr. 82-FZ „Cu privire la asociațiile publice” // Culegere de legislație a Federației Ruse. - 1995. - Nr. 21. - Art. 1930 (cu modificări).
Legea federală din 11 august 1995 nr. 135-FZ „Cu privire la activitățile caritabile și organizațiile de caritate” // Legislația colectată a Federației Ruse. - 1995. - Nr. 33. - Art. 3340 (cu modificări).
Legea federală din 26 decembrie 1995 nr. 208-FZ „On societățile pe acțiuni» // Culegere de legislație a Federației Ruse. - 1996. - Nr. 1. - Art. 1 (cu modificări).
Legea federală din 12 ianuarie 1996 nr. 7-FZ „Cu privire la organizațiile necomerciale” // Culegere de legislație a Federației Ruse. - 1996. - Nr. 3. - Art. 145 (cu modificări).
Legea federală din 12 ianuarie 1996 nr. 10-FZ „Cu privire la sindicatele, drepturile și garanțiile lor de activitate” // Legislația colectată a Federației Ruse. - 1996. - Nr. 3. - Art. 148 (cu modificări).
Legea federală din 8 februarie 1998 nr. 14-FZ „Cu privire la societățile cu răspundere limitată” // Legislația colectată a Federației Ruse. - 1998. - Nr. 7. - Art. 785 (cu modificări).
Legea federală din 21 decembrie 2001 nr. 178-FZ „Cu privire la privatizarea proprietății de stat și municipale” // Legislația colectată a Federației Ruse. - 2002. - Nr. 4. - art. 251 (cu modificări).
Legea federală din 26 octombrie 2002 nr. 127-FZ „Cu privire la insolvență (faliment)” // Legislația colectată a Federației Ruse. - 2002. - Nr. 43. - Art. 4190 (cu modificări).
Legea federală din 14 noiembrie 2002 nr. 161-FZ „Cu privire la întreprinderile unitare de stat și municipale” // Legislația colectată a Federației Ruse. - 2002. - Nr. 48. - Art. 4746 (cu modificări).
Legea federală din 6 octombrie 2003 nr. 131-FZ „Cu privire la principiile generale de organizare a autonomiei locale în Federația Rusă” // Legislația colectată a Federației Ruse. - 2003. - Nr. 40. - Art. 3822 (cu modificări).
Legea federală din 29 iulie 2004 nr. 98-FZ „Cu privire la secretele comerciale” // Legislația colectată a Federației Ruse. - 2004. - Nr. 32. - Art. 3283 (cu modificări).
Legea federală din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ „Cu privire la arhivarea în Federația Rusă” // Culegere de legislație a Federației Ruse. - 2004. - Nr. 43. - Art. 4169 (cu modificări).
Legea federală din 27 iulie 2006 nr. 152-FZ „Cu privire la datele cu caracter personal” // Culegere de legislație a Federației Ruse. - 2006. - Nr. 31. - Partea 1. - Art. 3451 (cu modificări).
Decretul președintelui Federației Ruse din 24 decembrie 1993 nr. 2284 „Cu privire la programul de stat pentru privatizarea statului și întreprinderile municipaleîn Federația Rusă” // Culegere de acte ale Președintelui și Guvernului Federației Ruse. - 1994. - Nr. 1. - Art. 2 (cu modificări).
Decretul președintelui Federației Ruse din 9 martie 2004 nr. 314 „Cu privire la sistemul și structura organelor executive federale” // Culegere de legislație a Federației Ruse. - 2004. - Nr. 11. - Art. 945 (cu modificări).
Decretul președintelui Federației Ruse din 12 mai 2008 nr. 724 „Aspecte ale sistemului și structurii organelor executive federale” // Culegere de legislație a Federației Ruse. - 2008. - Nr. 20. - Art. 2290 (cu modificări).
Decretul Guvernului Federației Ruse din 19 iunie 2002 nr. 438 „Cu privire la Registrul de stat unificat al persoanelor juridice” // Culegere de legislație a Federației Ruse. - 2002. - Nr. 26. - Art. 2585 (cu modificări).
Decretul Guvernului Federației Ruse din 17 iunie 2004 nr. 290 „Cu privire la Agenția Federală de Arhivă” // Culegere de legislație a Federației Ruse. - 2004. - Nr. 25. - Art. 2572 (cu modificări).
Decretul Guvernului Federației Ruse din 27 decembrie 2006 nr. 808 „Cu privire la aprobarea listei organismelor executive federale și organizațiilor care efectuează depozitarea documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse care sunt în proprietate federală” / / Culegere de legislație a Federației Ruse. - 2007. - Nr. 1. - Partea 2. - Art. 266.
Decretul Guvernului Federației Ruse din 15 iunie 2009 nr. 477 „Cu privire la aprobarea Regulilor pentru munca de birou în organele executive federale” // Culegere de legislație a Federației Ruse. - 2009. - Nr. 25. - Art. 3060.
GOST R 51141-98. Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții.
Clasificatorul integral rusesc al autorităților publice și al administrației OK 006-93 (OKOGU).
Clasificator integral rusesc al tipurilor de activitate economică OK 029-2001 (OKVED).
Reguli pentru organizarea depozitării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă în arhivele de stat și municipale, muzee și biblioteci, organizații ale Academiei Ruse de Științe. - M., 2007.
O listă a documentelor tipice de arhivă generate în activitățile științifice, tehnice și de producție ale organizațiilor, indicând perioadele de depozitare. - M., 2007.
O listă de documente tipice de arhivă managerială generate în cursul activităților organelor de stat, guvernelor și organizațiilor locale, indicând perioadele de depozitare. - M., 2010.
Ordinul Arhivelor Federale din 2 mai 2007 nr. 22 „Cu privire la aprobarea Regulamentului Comisiei Centrale de Experti si Verificare din cadrul Agentiei Federale de Arhivesc”.
Ordinul Arhivelor Federale din 2 mai 2007 nr. 23 „Cu privire la aprobarea Regulamentului de activitate al Comisiei Centrale de Experti si Verificare din cadrul Agentiei Federale de Arhivesc”.
Scrisoarea Arhivei Federale din 21 iunie 2005 nr. 4 / 1232-K „Cu privire la procedura de interacțiune între autoritățile arhivistice și instituțiile cu structuri federale situate pe teritoriul entităților constitutive ale Federației Ruse”.
Selecția pentru stocarea de stat a documentelor de gestiune generate în activitățile organizațiilor neguvernamentale (noi structuri economice economice): Recomandări metodologice. - M., 1997.
Clasificarea organizaţiilor şi întreprinderilor de tip nou între sursele de achiziţie a arhivelor statului: Recomandări metodologice. - M., 1993.
Examinarea valorii documentelor de gestiune și achiziționarea acestora de arhive de stat (teorie și metodologie). - M., 2006.
Total de la 01.01.00
Total organizații din listă _________________________________________
DE ACORD**
Protocolul EPC ______________________________
(numele autorității arhivistice, arhivă)
De la ___________________ Nr. ______________
* Constă din numărul de serie al secțiunii, subsecțiunii și numărul de serie al organizației din cadrul secțiunii, subsecțiunii.
** Pentru Lista Arhivelor Federale se acordă și ștampila de aprobare a CEPK sub Arhivele Federale.
Cererea nr. 3
EXEMPLU DE SCHEMA DE CLASIFICARE
construirea unei liste de organizaţii-surse de recrutare
arhiva de stat, municipală
Legea federală din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ „Cu privire la arhivarea în Federația Rusă” art. 20, paragraful 1.
GOST R 51141-98. Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții – conține următoarea definiție: „Surse de achiziție – juridice și indivizii ale căror documente sunt primite sau pot fi stocate în arhivă.
In conformitate cu lege federala din 19 mai 1998 (modificată în 2012) Nr.82-FZ „Despre asociațiile obștești”, Cap. 2, alin.18, numărul minim de membri (fondatori) este de 3 persoane, dacă nu se prevede altfel în alte legi și reglementări.
Formularul model de acord a fost pregătit de Arhivele Federale în 2005.
Organele teritoriale ale autorităților executive federale (dacă există) sunt incluse în secțiunile relevante.
Dacă încerci să formulezi ceea ce se înțelege de obicei ca organizație, atunci, în primul rând, apare gândul: conceptul de „organizație” este asociat cu activitățile comune ale unui grup de oameni care se străduiesc să atingă niște obiective comune. Prin urmare, în cea mai simplă formulare, o organizație este un grup de oameni care acționează împreună pentru a atinge obiective comune. Pentru a atinge cu succes aceste obiective, activitățile oamenilor din grup trebuie să fie coordonate. Prin urmare, o organizație poate fi privită ca un grup de oameni ale căror activități sunt coordonate în mod conștient pentru a atinge un scop sau scopuri comune.
În orice știință, clasificarea ocupă un loc special; ajută la determinarea dacă o organizație aparține unuia sau altuia în funcție de caracteristici similare. Luați în considerare clasificarea organizației după scop funcțional și destinat.
Scopurile organizațiilor:
producția de produse (aceasta este de obicei o activitate comercială care vizează crearea unui produs. De exemplu, producția de ciocolată, producția de mașini etc.);
efectuarea de lucrări (aceasta este o activitate care vizează efectuarea oricărei lucrări. De exemplu, efectuarea de lucrări la construcția unei clădiri administrative, efectuarea de lucrări la repararea spațiilor de birouri etc.);
prestarea de servicii (aceasta este o activitate care vizează furnizarea oricăror servicii. De exemplu, furnizarea de servicii juridice etc.).
După scopul funcțional al organizației sunt:
Factoring (factoring-ul este achiziționarea de creanțe de plată de la un furnizor de bunuri (servicii). Scopul factoring-ului este eliminarea riscului care face parte integrantă din orice operațiune de credit. Activitatea companiilor de factoring și a departamentelor de factoring bancar este menită să rezolve problemele riscurilor și condițiilor de plată în relațiile dintre furnizori și cumpărători pentru a le oferi În legislația rusă, factoringul este înțeles ca un acord de finanțare pentru cesiunea unei creanțe bănești. Un contract în baza căruia o parte (agent financiar) transferă sau se angajează să transfere fonduri către cealaltă parte (client) pe seama creanței bănești a clientului (creditorului) față de un terț (debitor) care rezultă din furnizarea de către client a bunurilor, prestarea unei lucrări sau prestarea de servicii către un terț și clientul cedează sau se obligă să cedeze această creanță bănească agentului financiar);
Inginerie (ca tip independent de operațiuni comerciale, ingineria implică furnizarea unui complex sau anumite tipuri servicii de inginerie și tehnică legate de proiectarea, construcția și punerea în funcțiune a unității, dezvoltarea de noi procese tehnologice la întreprinderea clientului; îmbunătățirea proceselor de producție existente până la introducerea produsului în producție și chiar comercializarea produselor.
Leasing (leasingul este o formă a unui contract de leasing pe termen lung. Un contract de leasing este caracterizat de anumite condiții de utilizare a proprietății închiriate. În esență, aceasta este o încrucișare între un contract de leasing și un contract de împrumut; în general, este are ambele caracteristici.Leasingul este considerat ca metoda eficienta finanțare, care este de obicei benefică întreprinderii atunci când aceasta nu dispune de fondurile necesare pentru investiții în producția de echipamente).