Buna ziua.
Există o lege federală cu privire la semnatura electronica. Detaliază doar ce tipuri, principii de utilizare etc.
În special despre tipuri.
Articolul 5. Tipuri de semnături electronice
1. Tipurile de semnături electronice, relațiile în domeniul de utilizare ale cărora sunt reglementate de prezenta lege federală, sunt o semnătură electronică simplă și o semnătură electronică îmbunătățită.
Se face o distincție între o semnătură electronică necalificată îmbunătățită (denumită în continuare semnătură electronică necalificată) și o semnătură electronică calificată îmbunătățită (denumită în continuare semnătură electronică calificată).
2. O semnătură electronică simplă este o semnătură electronică care, prin utilizarea de coduri, parole sau alte mijloace, confirmă faptul formării unei semnături electronice de către o anumită persoană.
Cred că o simplă semnătură electronică este potrivită și pentru tine.
Articolul 6. Condiții de recunoaștere a documentelor electronice semnate cu semnătură electronică ca documente echivalente pe pe suport de carton semnat cu o semnătură de mână
1. Informații în formular electronic, semnat cu o semnătură electronică calificată, este recunoscut ca un document electronic echivalent cu un document pe hârtie semnat cu o semnătură de mână, cu excepția cazului în care legile federale sau actele juridice de reglementare adoptate în conformitate cu acestea impun ca documentul să fie întocmit exclusiv pe hârtie.
Articolul 9. Utilizarea unei semnături electronice simple
1. Un document electronic este considerat semnat cu o semnătură electronică simplă dacă este îndeplinită una dintre următoarele condiții:
1) o semnătură electronică simplă este conținută în documentul electronic propriu-zis;
2) cheia unei semnături electronice simple se aplică în conformitate cu regulile stabilite de operatorul sistemului informatic prin care se realizează crearea și (sau) expedierea unui document electronic, iar cea creată și (sau) transmisă electronică. documentul conține informații care indică persoana în numele căreia a fost creat și (sau) trimis un document electronic.
conform Codului civil.
Articolul 434. Forma contractului
2. Un acord în scris poate fi încheiat prin întocmirea unui singur document semnat de părți, precum și prin schimbul de documente prin poștă, telegraf, teletip, telefon, electronic sau altă legătură care vă permite să stabiliți în mod fiabil că documentul provine de la o parte la contract.
Pentru a obține o astfel de semnătură, trebuie să contactați un centru de certificare, adică o organizație care are dreptul de a crea chei electronice(semnătură).
Contabilii se confruntă adesea cu următoarea situație. Contrapartea este situată în altă regiune, contractul este convenit cu el prin e-mail sau, în general, negociat la telefon, dar din anumite motive nu semnează contractul „de hârtie”. Se consideră încheiat un astfel de acord? Va accepta instanța un astfel de acord ca probă dacă există neînțelegeri între contrapărți? Un astfel de acord confirmă realitatea tranzacției din punctul de vedere al autorităților fiscale? Este necesar să se încheie un contract „pe hârtie” în scris pentru fiecare livrare sau prestare de servicii? Să ne dăm seama.
Forme de tranzacție: oral și scris
Dreptul civil cunoaște doar două forme în care poate fi încheiată o tranzacție: oral și scris (clauza 1, articolul din Codul civil al Federației Ruse). La rândul său, forma scrisă se împarte în simplă și notarială. O formă scrisă simplă, dacă vorbim despre tranzacțiile bilaterale sau multilaterale (adică despre contracte), poate lua o mare varietate de forme.
Acesta nu este doar documentul obișnuit pe hârtie, care stabilește toate condițiile, numește părțile și poartă semnăturile acestora. Contractele pot fi încheiate și prin schimbul de scrisori, telegrame, telexuri, telefaxuri și alte documente, inclusiv documente electronice transmise prin canale de comunicare (clauza 1, articolul , clauza 2, articolul Codului civil al Federației Ruse). În același timp, principalul lucru este că metoda de schimb utilizată face posibilă stabilirea în mod fiabil a faptului că cealaltă parte este autorul documentului. Cum să îndeplinim această condiție, vom vorbi mai târziu. Acum să ne continuăm considerația Opțiuni un simplu contract scris.
Pe lângă un singur document semnat de părți, precum și schimbul de documente, Codul civil cunoaște o altă versiune a formei scrise a contractului. Aceasta este indicarea unei părți a unei propuneri scrise de încheiere a unui acord și efectuarea de către cealaltă parte a acțiunilor pentru îndeplinirea termenilor acordului specificat în această propunere, de exemplu, pentru expediere sau plată (clauza 3, articolul , clauza 3, articolul din Codul civil al Federației Ruse). Simplu spus, într-o situație în care o parte pur și simplu emite o factură care conține o indicație că, după plata acesteia, bunurile, lucrările sau serviciile specificate în aceasta vor fi expediate în termenul stabilit, iar cealaltă parte plătește această factură în termenul stabilit, se incheie un acord intre parti . Mai mult, un astfel de acord se consideră a fi încheiat în scris, chiar dacă nu este încheiat un document separat semnat de ambele părți.
Să rezumam rezultatul intermediar: forma scrisă simplă a tranzacției se consideră a fi respectată în următoarele cazuri.
- Părțile au întocmit și au semnat un singur document în care au stabilit toți termenii acordului.
- Părțile au convenit asupra tuturor condițiilor contractului prin scrisori sau alte documente „unilaterale” pe care le-au schimbat.
- O parte a trimis celeilalte o propunere scrisă de a încheia un acord în anumite condiții (de exemplu, a emis o factură), iar cealaltă parte, ca răspuns la această propunere, a întreprins măsuri pentru a îndeplini condițiile acordului specificat în acesta (de exemplu de exemplu, a plătit-o în termenul specificat în factură).
Contract „electronic”.
Să trecem acum la o analiză mai detaliată a formei îndepărtate de încheiere a unui acord. După cum se precizează în paragraful 2 al art. Codul civil al Federației Ruse, o afacere poate fi încheiată folosind. Este clar că vorbim despre utilizarea unei semnături electronice (simple sau îmbunătățite) în conformitate cu Legea federală nr. 63-FZ din 6 aprilie 2011 „Cu privire la semnătura electronică”.
Cu toate acestea, pe lângă semnătura electronică de la paragraful 2 al art. Codul civil al Federației Ruse permite utilizarea altor analogi ai unei semnături de mână, fără a le numi direct. Adică, lista analogilor acceptabili este deschisă. În practică, acestea pot fi, de exemplu, coduri de dealer, diverse cifre, PIN-uri sau copii scanate ale unei semnături „în direct”. În același timp, acestea îndeplinesc același rol ca o semnătură electronică, adică. sunt un analog complet al unei semnături olografe și pot confirma semnarea contractului în formă electronică.
Dar pentru ca o astfel de egalizare să aibă loc, trebuie îndeplinită o condiție importantă: să se prevadă o astfel de posibilitate prin acordul părților (clauza 2, articolul Codului civil al Federației Ruse). Să facem imediat o rezervă că un astfel de acord este necesar doar în cazurile în care egalizarea nu este prevăzută direct de lege. Astfel, paragraful 1 al art. Legea nr. 63-FZ realizează o astfel de egalizare în legătură cu o semnătură electronică calificată (QES). Așadar, atunci când părțile folosesc QEP, contractele pe care le-au încheiat în formă electronică au forță juridică egală cu contractele pe hârtie, direct prin forță de lege.
Prin urmare, în acest caz părțile la contract nu trebuie să facă rezerve sau să încheie acorduri separate pe hârtie, în care există condiția ca părțile să recunoască aceeași forță juridică a contractelor în formă electronică și pe hârtie.
În alte cazuri, o astfel de clauză este necesară. Mai mult, este mai bine dacă este realizat într-un document obișnuit de hârtie semnat de ambele părți. Acesta poate fi fie un acord separat privind utilizarea analogilor unei semnături de mână, fie o clauză sau secțiune specială în oricare dintre acordurile încheiate anterior. Deși nici utilizarea unui acord electronic nu este interzisă.
Posibilitatea întocmirii unui contract pe cale este recunoscută și de practica judiciară. De exemplu, Serviciul Federal Antimonopol din Districtul Orientului Îndepărtat a admis că un acord a fost într-adevăr încheiat între părți în situația în care acesta a fost semnat prin schimbul de copii scanate prin e-mail. Totodată, instanța a constatat că aceste copii ale documentelor sunt identice, iar posibilitatea schimbului electronic era prevăzută de termenii ofertei de a face oferte, care proveneau de la una dintre părțile la contract (hotărâre din data de 21.04.2019). .14 Nr. F03-1251 / 2014 în cazul Nr. A37-1143 / 2013) .
Arbitrajul Districtului Caucaz de Nord a recunoscut acordul încheiat, ai cărui termeni au fost expuși în e-mailuri trimise una altuia de către contrapărți. În plus, în speță, nu a fost încheiat niciun acord special între părți care să prevadă posibilitatea unui astfel de schimb electronic de documente. Instanța a atras însă atenția asupra faptului că partea care a primit prin e-mail actele de transmitere a serviciilor prestate în baza contractului încheiat în acest mod a efectuat plata serviciilor prestate în deplină conformitate cu documentele primite prin e-mail. Instanța a recunoscut aceste acțiuni ca confirmare a posibilității de a face schimb de documente prin E-mail(Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Caucaz de Nord din data de 08.08.12 în cazul nr. А53-11601/2011). O abordare similară a unui acord care permite semnarea electronică a contractului se regăsește și în rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Caucaz de Nord din 12 aprilie 2011 în cazul nr. A63-4698/2010).
Cum se determină autorul unui document
După cum sa menționat mai sus, la încheierea unui acord prin schimb de scrisori și alte documente, inclusiv cele electronice, este important faptul de a stabili autorul documentului corespunzător. Potrivit paragrafului 4 al art. Codul civil al Federației Ruse cere ca partea care primește scrisoarea sau documentul corespunzător să poată stabili în mod fiabil că provin de la cealaltă parte în temeiul contractului.
Este evident că dovada necondiționată a întocmirii de către parte în baza contractului a documentelor în formă electronică este semnătura electronică calificată (QES) sau necalificată a expeditorului documentului (clauza 2 al articolului CC RF). În acest caz, nu este necesară nicio dovadă suplimentară că documentul provine de la partea care face obiectul contractului. La urma urmei, o astfel de semnătură electronică vă permite să identificați în mod fiabil persoana care a semnat documentul electronic (Articolul Legea nr. 63-FZ). Prin urmare, prezența unui QEP într-un document în formă electronică, a cărui autenticitate este certificată de programul de verificare, ne permite să concluzionam că acesta a fost întocmit de o anumită persoană, i.e. „vine de la partea la contract”.
În cazul în care, la încheierea unui acord în formă electronică, părțile folosesc o semnătură electronică simplă sau un alt analog al unei semnături olografe, atunci partea trebuie să se asigure separat că documentul este întocmit și trimis de partea care face obiectul contractului. În special, dovada în acest sens poate fi trimiterea unui document electronic de la adresa de e-mail specificată în contractul care prevede gestionarea electronică a documentelor. De asemenea, puteți confirma autorul vizualizând metadatele din documentul corespunzător sau, de exemplu, prin mesajul telefonic al expeditorului. Oricum metode valide este mai bine să se prevadă verificarea și dovada dreptului de autor în prealabil într-un acord privind gestionarea documentelor electronice.
Cum se scrie un e-mail cu un contract
Să trecem de la teorie la practică. Cum să redactezi corect contractele în format electronic? De exemplu, dacă vorbim despre un schimb de e-mailuri, trebuie să menționăm toate condițiile direct în „corpul” scrisorii, sau poate fi un atașament? Și dacă este un atașament, în ce format?
Codul civil tace în această privință și nu stabilește obligațiile părților de a folosi vreun anume Tehnologia de informațieși (sau) dispozitive tehnice. Aceasta înseamnă că toate aceste aspecte sunt determinate de părți în mod independent. De exemplu, aspectele pot fi convenite în acordul-cadru încheiat de părți, care stabilește procedura și condițiile de încheiere a acordurilor ulterioare în formă electronică. Dacă astfel de nuanțe nu sunt de acord de către părți, atunci fiecare dintre ele poate folosi orice versiune a documentului în formă electronică.
Mai mult, dacă părțile nu au stabilit alte condiții, atunci diferite copii ale aceluiași contract, pentru care legislația prevede o formă simplă scrisă, se pot forma în diferite formate și chiar pe suporturi diferite, i.e. atât în formă electronică, cât și pe hârtie. La urma urmei, Codul civil al Federației Ruse nu stabilește o interdicție de a combina mai multe metode de încheiere a unui acord într-o formă scrisă simplă. Prin urmare, de exemplu, o copie a acordului poate exista pe hârtie și o altă copie a aceluiași acord - în formă electronică. Sau unul este sub forma unui e-mail fără atașamente (adică textul din „corpul” scrisorii), iar celălalt este sub forma unui fișier în format pdf sau doc.
Factura pentru plata prin email
În concluzie, să ne oprim pe încă un punct: este posibil să se încheie un acord în formă electronică prin emiterea unei facturi și plata acesteia? Adică, este posibilă emiterea unei astfel de facturi-ofertă nu pe hârtie, ci în formă electronică?
După cum sa menționat deja, paragraful 3 al articolului din Codul civil al Federației Ruse prevede că cerința pentru o formă scrisă a contractului este considerată îndeplinită dacă o propunere scrisă de încheiere a unui acord este acceptată în modul prevăzut de paragraful 3 al articolului din Codul civil al Federației Ruse. În conformitate cu această normă, efectuarea de către persoana care a primit oferta, în termenul stabilit pentru acceptarea acesteia, a unor acțiuni pentru îndeplinirea condițiilor contractului specificate în aceasta (livrarea mărfurilor, prestarea serviciilor, prestarea lucrărilor, plata). a sumei corespunzătoare etc.) este considerată o acceptare (acceptare prin executare). Aplicarea acestei reguli din Codul civil al Federației Ruse nu limitează în niciun fel sfera de aplicare a circulației documentelor pe hârtie. Aceasta înseamnă că poate fi aplicat și în cazul unei oferte (inclusiv facturare) în formă electronică. Rețineți că aceste concluzii sunt confirmate și de practica judiciară (a se vedea rezoluțiile deja menționate ale Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Caucaz de Nord din 12 aprilie 2011 în dosarul nr. A63-4698/2010 și din 08 august 2012 în dosarul nr. A53-11601/2011, unde instanța și a recunoscut ca convenție acțiunile de plată a facturilor emise în formă electronică).
Vă rugăm să rețineți: organizațiile și antreprenorii care au de trimis un certificat de semnătură electronică raportare fiscală, poate trimite contrapartidelor un număr nelimitat de contracte semnificative din punct de vedere juridic, facturi, borderouri și alte documente prin sistemul „” ca parte a promoției „Nelimitat timp de 2 luni” gratuit.
Astăzi, când aproape întregul flux de lucru devine fără hârtie, semnarea documentelor cu ajutorul este un lucru obișnuit.
În domeniul achizițiilor publice, cererile depuse sunt semnate cu semnătură electronică. Acest lucru oferă clienților siguranța că au de-a face cu participanți reali. De asemenea, contractele care se încheie ca urmare a achizițiilor publice intră în vigoare numai după ce sunt aprobate cu ajutorul unui EDS.
De asemenea, o semnătură digitală este necesară în astfel de situații:
- Raportare pentru autoritățile de reglementare. Îl puteți trimite electronic la servicii precum Serviciul Fiscal Federal, Rosstat, PFR și FSS. Acest lucru simplifică foarte mult transferul de informații și îmbunătățește corectitudinea: majoritatea serviciilor oferă verificarea automată a erorilor.
- Management electronic de documente (EDM). Una dintre cele mai frecvente aplicații, deoarece o scrisoare semnată în acest fel corespunde uneia de hârtie cu sigiliu și viză. Vă permite să treceți la fluxul de lucru fără hârtie atât în interiorul, cât și în afara companiei.
- servicii publice. Un cetățean al Federației Ruse poate să aprobe cererile depuse către departamente prin portalul serviciilor publice, să participe la inițiative publice, să folosească cont personal pe site-ul Serviciului Federal de Taxe, chiar și să solicitați un împrumut.
- Ca dovadă, puteți folosi facturi, contracte, scrisori oficiale semnat electronic. Potrivit APC al Federației Ruse, un astfel de document este un analog cu cel de hârtie cu o viză scrisă de mână.
Ce sunt semnăturile electronice
Un EDS este o „ștampilă” care vă permite să identificați proprietarul său, precum și să verificați integritatea documentului semnat. Au fost aprobate tipurile de EDS și procedura de executare a acestora. El a stabilit că există trei tipuri de semnături:
- Simplu. Obișnuit pentru semnarea scrisorilor sau a specificațiilor, confirmate cu parole, coduri și alte mijloace, cel mai adesea utilizate în sistemele EDI corporative.
- Armat. Se obține în procesul de prelucrare criptografică a informațiilor și utilizarea unei chei private. Vă permite să stabiliți cine a semnat documentul, precum și faptul că s-au făcut modificări după semnare.
- Armat. Este similar cu cel necalificat, dar pentru crearea și verificarea sa se folosesc dezvoltări de criptoprotecție certificate de Serviciul Federal de Securitate al Federației Ruse. Astfel de ES sunt emise numai de către acreditați
Există mai multe moduri de a aproba un document. Să luăm în considerare cele mai comune.
Semnăm folosind pachetul software CryptoPRO CSP
Cum să semnezi un document Word cu o semnătură electronică(MS Word)
1. Deschideți fișierul dorit, faceți clic pe meniul „Fișier” - „Detalii” - „Adăugați semnătură electronică (CRYPTO-PRO)”.
2. Selectați ES dorit, adăugați un comentariu, dacă este necesar, și faceți clic pe „Semnați”.
3. Dacă nu există erori, sistemul afișează o fereastră cu semnarea cu succes.
Dacă este instalat pluginul CryptoPRO Office Signature
1. Deschideți fișierul dorit, selectați „Fișier”, apoi - „Adăugați semnătură digitală”.
2. Similar cu opțiunea anterioară, selectați ES dorit, adăugați, dacă este necesar, un comentariu și faceți clic pe „Semnați”.
3. Dacă nu există erori, sistemul afișează un mesaj că documentul a fost semnat cu succes.
Cum să semnezi electronic un document PDF(Adobe Acrobat PDF)
1. Deschideți fișierul PDF necesar, faceți clic pe panoul „Instrumente” și vedeți eticheta „Certificate”. O selectăm.
2. Faceți clic pe „Semnătură digitală” și selectați zona din fișier în care va fi localizată marca de semnătură.
4. Se va deschide o fereastră cu o previzualizare a ștampilei. Dacă totul este corect, faceți clic pe „Semnați”.
5. Sistemul va emite o notificare despre semnarea cu succes. Asta e tot.
Semnarea prin pachetul software CryptoARM
Cu această metodă, este posibilă criptarea tuturor formatelor moderne, precum și a arhivelor.
Deci hai să ne dăm seama cum să semnezi un document cu semnătură digitală cu ajutorul CryptoARM.
1. Deschideți programul „CryptoARM” și selectați primul element de acțiune - „Semnați”.
2. Studiem cu atenție instrucțiunile Expertului de creație ES. Apăsăm „Următorul”.
3. Faceți clic pe „Selectați fișierul”, mergeți la fișierul dorit, faceți clic pe el și faceți clic pe „Următorul”.
4. Selectați fișierul de semnat, faceți clic pe „Next”.
5. Vedem fereastra „Format de ieșire”. Dacă nu există cerințe obligatorii, atunci codificarea este lăsată așa cum este. Puteți salva în format ZIP (pentru trimitere prin e-mail) sau puteți alege unde să salvați rezultatul final. Faceți clic pe „Următorul”.
6. În „Parametri” puteți selecta o proprietate, adăugați un comentariu și, de asemenea, selectați un ES atașat (atașat la fișier sursă) sau detașat (salvat ca fișier separat), precum și opțiuni suplimentare, după cum doriți. Când totul este gata, faceți clic pe „Următorul”.
7. Acum trebuie să selectați un certificat, pentru a face acest lucru, faceți clic pe „Selectați”, specificați certificatul necesar și faceți clic pe „Următorul”.
8. În etapa următoare, vedem fereastra finală cu descriere scurta date. Dacă data viitoare fișierele sunt semnate în aceeași ordine, atunci puteți salva profilul. Faceți clic pe „Terminare”.
9. Dacă nu există erori, sistemul va afișa un mesaj despre semnarea cu succes.
Circulația civilă a impus de multă vreme trecerea afacerilor la managementul documentelor electronice. Cu toate acestea, trecerea la documentele electronice, inclusiv trecerea la încheierea tranzacţiilor în formă electronică sunt împiedicați activ de autoritățile de reglementare (în special autoritățile fiscale), care, de regulă, nu pot și nu doresc să perceapă tendințele și nevoile cifrei de afaceri, nu înțeleg și, aparent, se tem de internet și tehnologii moderne. Autoritățile fiscale, de regulă, nu iau în considerare tranzacțiile încheiate executate prin semnarea unui acord nu cu o semnătură de mână, ci prin internet, folosind electronice. semnatura digitala(EDS) sau altele analogul semnăturii de mână(ASP), inclusiv facsimil. În general, ei percep rareori documentele electronice ca fiind documente semnificative din punct de vedere juridic și valide.
Cerințe fiscale și alte autorități de reglementare cu privire la desfășurarea gestionării documentelor pe hârtie, cu privire la aplicarea semnăturilor de mână pe contracte, acte, facturi, facturi și alte documente nu se bazează pe lege.
Legea prevede expres diverse opțiuni contracte în scris. Întocmirea unui contract pe hârtie și semnarea lui cu propria mână este departe de a fi singura opțiune pentru încheierea unei tranzacții în scris, așa cum încearcă să prezinte autoritățile fiscale. Deși, din motive de corectitudine, observăm că recent autoritățile fiscale au informat că recunosc contractele semnate cu semnătură digitală electronică ca fiind încheiate într-o formă scrisă simplă, dar din anumite motive refuză să accepte documentele semnate. alt analog al unei semnături olografe.
Ne propunem să contribuim la lupta pentru schimbarea modului de încheiere a contractelor și a gestiunii documentelor, care este urmată de organele fiscale. Mai mult, o astfel de luptă a început și, în plus, instanțele se iau de partea participanților la tranzacțiile civile, contribuabilii și recunosc pe bună dreptate forța juridică a documentelor semnate prin analogul unei semnături olografe, pe care părțile la acord le-au schimbat prin intermediul Internet (de exemplu, prin e-mail).
Mai jos, vi se oferă o justificare legală a valabilității contractelor încheiate în formă electronică și a legalității gestiunii electronice a documentelor.
Vă rugăm să rețineți că din 08.04.2011 a intrat în vigoare lege noua despre semnătura electronică. În esență, o semnătură electronică simplă se aplică și analogului unei semnături olografe prevăzute anterior de Codul civil, discutat în acest comentariu juridic, prin urmare recomandările și comentariile date aici sunt încă relevante, dar ținând cont de comentariul legal.
Temeiuri legale pentru încheierea contractelor în formă electronică
Pentru majoritatea tranzacțiilor, o formă scrisă simplă este acceptabilă, cu excepția cazului în care legea prevede altfel în mod expres pentru o anumită categorie de tranzacții.
Articolul 161. Tranzacții efectuate în formă scrisă simplă
1. Se efectuează într-o formă scrisă simplă, cu excepția tranzacțiilor care necesită legalizare:
1) tranzacții ale persoanelor juridice între ele și cu cetățenii;
2) tranzacţiile cetăţenilor între ei pentru o sumă ce depăşeşte de cel puţin zece ori salariul minim stabilit de lege, iar în cazurile prevăzute de lege, indiferent de cuantumul tranzacţiei.
2. Respectarea unei forme simple scrise nu este necesară pentru tranzacțiile care, în conformitate cu articolul 159 din prezentul Cod, pot fi efectuate verbal.
Articolul 159. Tranzacții orale
1. O tranzacție pentru care o formă scrisă (simple sau notarială) nu este stabilită prin lege sau prin acordul părților poate fi încheiată verbal.
2. Cu excepția cazului în care se stabilește altfel prin acordul părților, toate tranzacțiile care se execută chiar la momentul încheierii lor pot fi încheiate verbal, cu excepția tranzacțiilor pentru care este înființată formă notarială și a tranzacțiilor pentru care nerespectarea unui forma scrisă simplă atrage nulitatea acestora.
3. Tranzacțiile în temeiul unui acord încheiat în scris pot fi efectuate, cu acordul părților, verbal, cu excepția cazului în care aceasta contravine legii, altor acte juridiceși contract.
Există două lucruri de care trebuie să țineți cont atunci când semnați un contract:
- modalitatea de semnare a contractului de către părți ȘI
- procedura (modul) de încheiere a unui acord în scris.
În consecință, la încheierea unui acord în formă electronică, este necesar să se răspundă la două întrebări - cum vor semna părțile documentele și cum vor fi schimbate.
Modalitatea de semnare a contractelor in format electronic
Părțile pot conveni să recunoască forță juridică înscrisurilor semnate cu un analog al semnăturii olografe (clauza 2, art. 160 Cod civil). Codul civil clasifică în mod direct reproducerea prin facsimil a unei semnături (facsimil) și a unei semnături digitale electronice drept analogi ale unei semnături scrise de mână, lăsând în același timp deschisă lista ASA acceptabile. Cu alte cuvinte, părțile contractante au însele dreptul să determine analogul semnăturii olografe utilizate de acestea și procedura de semnare a contractului cu un astfel de HSA.
Cod Civil
Articolul 160. Forma scrisă a tranzacției
1. O tranzacție în scris trebuie să se efectueze prin întocmirea unui document care să-și exprime conținutul și semnat de persoana sau persoanele care efectuează tranzacția sau de persoanele autorizate în mod corespunzător de acestea.
Tranzacțiile bilaterale (multilaterale) pot fi efectuate prin metodele stabilite la alin. 2 și 3 din articolul 434 din prezentul cod.
Legea, alte acte juridice și acordul părților pot stabili cerințe suplimentare pe care trebuie să le respecte forma tranzacției (executarea pe antet de o anumită formă, aplicarea cu sigiliu etc.) și să prevadă consecințele nerespectării tranzacției. -respectarea acestor cerințe. În cazul în care nu sunt prevăzute astfel de consecințe, se aplică consecințele nerespectării formei scrise simple a tranzacției (paragraful 1 al articolului 162).
2. Utilizarea în tranzacții de reproducere prin fax a semnăturii prin copiere mecanică sau de altă natură, semnatura digitala sau un alt analog al semnăturii olografe este permis în cazurile și în modul prevăzute de lege, alte acte juridice sau prin acordul părților.
3. Daca un cetatean, din cauza unui handicap fizic, boala sau analfabetism, nu poate semna cu mana sa, atunci la cererea acestuia poate semna tranzactia un alt cetatean. Semnătura acestuia din urmă trebuie să fie certificată de un notar sau alt funcționar care are dreptul de a efectua un astfel de act notarial, indicând motivele pentru care persoana care efectuează tranzacția nu l-a putut semna cu propria sa mână.
Cu toate acestea, la efectuarea tranzacțiilor specificate la paragraful 4 al articolului 185 din prezentul Cod, precum și împuternicirile pentru finalizarea acestora, semnătura celui care semnează tranzacția poate fi certificată și de organizația la care cetățeanul care nu poate semna cu propria sa mână. lucreaza, sau de catre administratia institutiei medicale internate in care se afla in recuperare.
3. Documentele primite prin fax, comunicare electronică sau altă comunicare, precum și documente semnate semnătură digitală electronică sau altele analogul unei semnături de mână sunt permise ca probă scrisăîn cazurile și în modul stabilit de legea federală, alt act juridic de reglementare sau tratat.
Modalitatea de încheiere a contractului în scris
De interes practic în legătură cu încheierea de contracte în formă electronică sunt următoarele două metode:
- Un acord în scris poate fi încheiat prin întocmirea unui document semnat de părți, precum și comunicare electronică sau de altă natură, permițând să se stabilească în mod credibil că înscrisul provine de la partea contractuală (clauza 2 a art. 434 C. civ.).
- Încheierea unui acord în formă electronică prin trimiterea unei oferte de către una dintre părți la acord (inclusiv, de exemplu, textul acordului în sine), iar cealaltă parte acceptând-o prin realizarea așa-numitului. actiuni implicite, adică întreprinderea de acțiuni pentru îndeplinirea condițiilor contractului specificate în ofertă (clauza 3 din art. 434 și clauza 3 din articolul 438 din Codul civil).
Cod Civil
Articolul 434. Forma contractului
(1) Un acord poate fi încheiat sub orice formă prevăzută pentru tranzacții, cu excepția cazului în care este stabilită prin lege o formă specifică pentru acordurile de acest tip.
În cazul în care părțile au convenit să încheie un contract într-o anumită formă, acesta se consideră încheiat după ce i-a dat forma convenită, chiar dacă o asemenea formă nu este impusă de lege pentru contractele de acest tip.
2. Tratatîn scris se poate încheia prin întocmirea unui singur document semnat de părți, precum și prin schimbul de documente prin poștal, telegraf, teletip, telefon, comunicare electronică sau de altă natură, care vă permite să stabiliți în mod fiabil că documentul provine de la partea care face obiectul contractului.
3. Forma scrisă a contractului se consideră a fi respectată dacă propunerea scrisă de încheiere a contractului este acceptată în modul prevăzut de paragraful 3 al articolului 438 din prezentul Cod.
Articolul 435. Oferta
1. O ofertă este recunoscută ca o ofertă adresată uneia sau mai multor persoane anume, care este suficient de specifică și exprimă intenția celui care a făcut oferta de a considera că a încheiat un acord cu destinatarul care va accepta oferta.
Oferta trebuie să conţină termenii esenţiali ai contractului.
2. Oferta leagă persoana care a trimis-o din momentul în care este primită de către destinatar.
Dacă notificarea de retragere a ofertei a fost primită mai devreme sau concomitent cu oferta în sine, oferta va fi considerată neprimită.
Articolul 438. Acceptarea
1. Acceptarea este răspunsul persoanei căreia i se adresează oferta cu privire la acceptarea acesteia.
Acceptarea trebuie să fie completă și necondiționată.
2. Tăcerea nu este o acceptare, cu excepția cazului în care rezultă altfel din lege, practicile comerciale obișnuite sau din relațiile de afaceri anterioare ale părților.
3. Angajamentul de către persoana care a primit oferta, în termenul stabilit pentru acceptarea acesteia, actiuni pentru indeplinirea termenilor contractului specificati in acesta(transportul de mărfuri, prestarea de servicii, efectuarea lucrărilor, plata sumei corespunzătoare etc.) considerată o acceptare cu excepția cazului în care prin lege, alte acte juridice sau specificate în ofertă nu se prevede altfel.
Codul de procedură de arbitraj
Articolul 75. Proba scrisă
3. Documente primite prin fax, comunicare electronică sau altă comunicare, precum și documentele semnate cu o semnătură digitală electronică sau alt analog al unei semnături de mână, permis ca dovadă scrisă în cazurile și în modul stabilit de legea federală, alt act juridic de reglementare sau tratat.
Cod de procedură civilă
Articolul 71. Proba scrisă
1. Dovezile scrise conțin informații despre circumstanțele relevante pentru examinarea și soluționarea cazului, acte, contracte, certificate, corespondență comercială, alte documente și materiale realizate sub forma unei înregistrări digitale, grafice, inclusiv cele primite prin fax, comunicare electronică sau de altă natură sau în orice alt mod care să permită stabilirea autenticității documentului.
Rezoluția Plenului Curții Supreme a Federației Ruse nr. 6, Plenul Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse nr. 8 din 07/01/1996 „Cu privire la unele aspecte legate de aplicarea părții întâi a Codului civil Federația Rusă"
58. La soluționarea litigiilor precontractuale, precum și a litigiilor legate de îndeplinirea obligațiilor, trebuie avut în vedere faptul că acceptarea, împreună cu un răspuns privind acceptarea integrală și necondiționată a condițiilor ofertei, este recunoscută ca săvârșirea de către persoana care a primit oferta, în termenul stabilit pentru acceptarea acesteia, a unor acțiuni pentru îndeplinirea condițiilor contractului specificate în aceasta, cu excepția cazului în care prin lege, prin alte acte juridice sau prin contract nu se prevede altfel (alin. 3 al art. 438).
Ar trebui luat în considerare faptul că să recunoască acțiunile relevante ale beneficiarului ca acceptare Codul nu impune îndeplinirea integrală a condițiilor ofertei. În aceste scopuri, pentru a califica aceste acțiuni drept acceptare, este suficient ca persoana care a primit oferta (inclusiv proiectul de contract) să înceapă executarea acesteia în condițiile specificate în ofertă și în termenul stabilit pentru acceptarea acesteia.
Așadar, în cazul în care părțile decid să încheie o înțelegere de la distanță, fără a face schimb de contracte „pe hârtie” semnate cu propriile mâini, pot recurge la forma electronică a contractului și îl pot semna cu „semnătură electronică”, ceea ce este permis expres de către legislatia actuala.
Pentru a face acest lucru, conform cerinței alin. 2 al art. 160 din Codul civil în textul acordului trebuie să se prevadă în mod expres că părțile recunosc forța juridică din spatele documentelor semnate prin analogul unei semnături olografe.
Decizia Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse nr. 653/08 din 02.07.2008
Totodată, instanțele de judecată au procedat de la dispozițiile articolului 160 din Codul civil, potrivit cărora utilizarea unei reproduceri facsimil a unei semnături folosind mijloace mecanice sau alte mijloace de copiere, a unei semnături digitale electronice sau a unui alt analog al unei semnături olografe în tranzactiile sunt permise in cazurile si in modul prevazute de lege, alte acte juridice sau acordul partilor.
Instanțele nu au stabilit că părțile au încheiat vreo înțelegere scrisă privind utilizarea reproducerii prin fax a semnăturii în tranzacții, inclusiv pentru executarea scrisorilor de însoțire. Totodată, instanțele au indicat că contractul de furnizare de bunuri din data de 01.12.2005, fiind prin natura sa juridică o tranzacție și semnat și prin fax, nu poate constitui dovada încheierii unui asemenea acord de către părți, având în vedere absenţa în textul său a unei condiţii special stipulate.
În același timp, părțile la acord este necesar să se convină cu privire la ceea ce va fi exact un analog al unei semnături de mână. Aceasta poate fi o autentificare și o parolă pentru un cont de pe site, o adresă de e-mail etc. Ca una dintre cele mai de succes opțiuni universale, puteți recomanda exact adresa de e-mail, deoarece. doar anumite persoane au acces la cutia poștală electronică, iar mesajele sunt înregistrate (stocate) pe serverele de e-mail (astfel de documente sunt mai fiabile din punct de vedere al dovezilor). Adresa de e-mail poate fi de fapt (dar nu și legal, deoarece legal legea prevede în mod direct cerințe pentru EDS) să fie considerată ca un fel de semnătură digitală electronică și de fapt și din punct de vedere juridic, va fi un analog al unei semnături olografe.
Recomandăm cu tărie ca toată corespondența (intrat și ieșit), inclusiv contractul în sine și corespondența aferentă, să fie stocată pe serverele de e-mail (stocarea ei doar pe un computer în cazul unei dispute poate să nu fie suficientă).
În acest scop, o adresă de e-mail pe gmail.com este cea mai potrivită (apropo, Serviciul de e-mail Google poate fi folosit și pentru cutiile poștale corporative#oi#dex> cu propriul nume de domeniu). Google (Gmail) asigură păstrarea atât a mesajelor primite, cât și a celor trimise, inclusiv a celor trimise prin clientul dvs. de e-mail (Outlook, TheBat etc.) și este, de asemenea, deținut de un mare, firma respectata, în legătură cu care credibilitatea dovezilor stocate pe serverele de e-mail Google poate fi mai mare decât pe alte servere de e-mail deținute, de exemplu, de un furnizor de găzduire sau aflate în general pe propriile servere.
Pentru o mai mare fiabilitate a unei tranzacții electronice, vă recomandăm să luați în considerare și paragraful 3 al art. 434 și alin. 3 al art. 438 din Codul civil (prevăzând încheierea unei tranzacții prin efectuarea de acțiuni concludente) efectuați o plată (sau un avans) pentru tranzacția dvs. electronică plata bancara, la programare care indică numărul contractului dumneavoastră electronic, data încheierii acestuia, precum și adresele de e-mail ale părților (sau numai ale plătitorului), care sunt utilizate de părți pentru schimbul de documente electronice și sunt recunoscute de acestea. ca analog al unei semnături olografe.
O astfel de nota la plata si pastrarea intregii corespondenta pe serverele de mail va servi drept dovada ca contractul (oferta) trimis de antreprenor (vanzator) si acceptarea contractului primit de acesta de la client (cumparator) a venit cu adevarat din părțile la tranzacția electronică. Iar părțile vor îndeplini astfel cerința alin.2 al art. 434 C. civ. că la schimbul de documente prin intermediul comunicării să se poată stabili că documentul provine de la partea contractuală.
Se mai pot adauga la contracte, acte, facturi intocmite in format electronic facsimil(prevăzând direct o astfel de oportunitate în contractul electronic – cât de obligatoriu sau posibil, la cererea părții). Astfel, la tipărirea acestor documente, vor afișa o copie a semnăturii olografe: în unele cazuri, autoritățile fiscale, băncile etc. este suficientă o copie obișnuită a documentului, adică și nu este necesar să le atragă atenția asupra faptului că contractul este încheiat în formă electronică și semnat printr-un analog al unei semnături olografe.
Pentru părțile la contract care utilizează în activitățile lor sistem de plata WebMoney și, mai mult, cei care plătesc conform contractului prin WebMoney, le putem recomanda la încheierea unui contract în formă electronică, utilizați sistemul WebMoney, și anume serviciul „Contracte” al WebMoney Arbitration, care permite utilizatorilor înregistrați WebMoney să își încarce contractul pe server și să-l semneze cu un analog al unei semnături olografe. Această metodă de încheiere și semnare a unui acord în formă electronică va fi mai fiabilă dacă părțile la acord au certificate personale WebMoney.
Este destul de acceptabil să se încheie o tranzacție electronică prin publicare de către contractant oferta publica pe siteși acceptarea lui de către clienți prin acțiuni implicite, totuși, recomandările din această parte ar necesita o creștere semnificativă a volumului acestui comentariu juridic și, prin urmare, nu vom aprofunda în această metodă de concluzie. contracte electronice.
Legislația fiscală și contabilă privind tranzacțiile electronice
De ce oficialii fiscali și contabilii consideră că contractele în formă electronică sunt neîncheiate și de ce gestionarea electronică a documentelor este ilegală?
Primii, probabil pentru că sunt departe de a înțelege gestionarea electronică a documentelor și văd multe riscuri în el. Deși, de fapt, riscurile nu sunt mai mari decât, de exemplu, la schimbul de contracte semnate personal prin poștă sau curier - unde este garanția că contractul a fost semnat cu adevărat CEO? Da, nici măcar o tranzacție legalizată nu oferă garanții 100%.
Contabilii nu au de ales decât să se conformeze cerințelor fiscale nerezonabile. Un contabil nu este un avocat, sarcina lui este să țină conturile fără întrebări inutile din partea autorităților fiscale și, prin urmare, un contabil, de regulă, va respecta orice cerințe fiscale (inclusiv cele ilegale), chiar dacă doar pentru a proteja întreprinderea de elemente inutile. întrebări de la organele fiscale, din controale fiscale si amenzi.
Șeful întreprinderii trebuie să decidă cât de profitabil este pentru el să piardă, de exemplu, clienți la distanță sau chiar să efectueze gestionarea documentelor pe hârtie, dacă merită să folosească serviciile unui avocat o dată în cazul pretențiilor fiscale și apoi să efectueze activitatile sale fara probleme, incheind cu calm tranzactii prin internet. Fiecare întreprindere, afacere trebuie să-și evalueze schema de activitate, să cântărească riscurile și, dacă este necesar, să dezvolte o procedură clară de încheiere a contractelor în formă electronică și chiar forma unui contract electronic pentru a putea apăra legalitatea electronică. gestionarea documentelor în cazul creanțelor fiscale.
De altfel, nu există obstacole legale în calea încheierii de contracte în formă electronică, precum și în calea întocmirii facturilor, actelor și chiar facturilor electronice.
Codul civil permite în mod expres semnarea contractelor (și, în consecință, a tuturor documentelor aferente) nu numai cu o semnătură olografă, ci și cu un analog al unei semnături de mână, inclusiv un facsimil, o semnătură digitală electronică și orice alt analog al unei semnături de mână. semnătura asupra căreia părțile la tranzacție sunt de acord.
Nici Codul Fiscal și nici Legea Contabilității nu conțin cerințe pentru documente care să fie semnate cu semnătură olografă.
Legea federală nr. 129-FZ din 21 noiembrie 1996 „Cu privire la contabilitate”
Articolul 9. Documente contabile primare
1. Toate tranzacțiile comerciale efectuate de organizație trebuie să fie documentate cu documente justificative. Aceste documente servesc ca documente contabile primare pe baza cărora se ține contabilitatea.
2. Documentele contabile primare sunt acceptate în contabilitate dacă sunt întocmite în forma cuprinsă în albume. forme unificate documentația contabilă primară și documentele, a căror formă nu este prevăzută în aceste albume, trebuie să conțină următoarele: detaliile cerute:
a) denumirea documentului;
b) data întocmirii documentului;
c) denumirea organizației în numele căreia a fost întocmit documentul;
e) instrumente de măsurare a tranzacţiilor economice în termeni fizici şi monetari;
f) denumirile funcţiilor persoanelor responsabile cu tranzacţia comercială şi corectitudinea executării acesteia;
și) semnături personale persoanele indicate.
3. Lista persoanelor îndreptățite să semneze documente contabile primare se aprobă de către conducătorul organizației de comun acord cu contabilul-șef.
Documente utilizate pentru procesarea tranzacțiilor comerciale cu în numerar, sunt semnate de conducătorul organizației și contabilul-șef sau persoane împuternicite de aceștia.
4. Documentul contabil primar trebuie întocmit în momentul tranzacției, iar dacă acest lucru nu este posibil - imediat după finalizarea acestuia.
Executarea la timp și de înaltă calitate a documentelor contabile primare, transferul acestora în termenele stabilite pentru reflectarea în contabilitate, precum și fiabilitatea datelor conținute în acestea, este asigurată de persoanele care au întocmit și semnat aceste documente.
7. Primarși conturi consolidate documentele pot fi întocmite pe hârtie și medii de mașină informație. În acest ultim caz, organizația este obligată să producă, pe cheltuiala proprie, copii ale acestor documente pe hârtie pentru alți participanți la tranzacții comerciale, precum și la cererea organismelor care exercită controlul în conformitate cu legislația Federației Ruse, instanta si parchetul.
Codul fiscal
6. Factură semneșeful și contabilul șef al organizației sau alte persoane autorizate să facă acest lucru printr-un ordin (alt document administrativ) pentru organizație sau o împuternicire în numele organizației. La emiterea unei facturi antreprenor individual factura este semnată de un antreprenor individual, indicând detaliile certificatului de înregistrare de stat al acestui întreprinzător individual.
Legea contabilității impune documentele sursă să conțină "semnătura personală„, care nu trebuie să fie scris de mână. „Personal” indică faptul că semnătura aparține unei anumite persoane, „personal” nu înseamnă „scris de mână”. Cu alte cuvinte o semnătură personală poate fi, de asemenea, sub forma unui analog al unei semnături de mână, inclusiv semnătura electronică digitală, fax etc. Codul Fiscal impune și semnătura în documente, dar nu limitează aspectul acesteia la o semnătură olografă.
Abordarea propusă a terminologiei este împărtășită și de instanțele de judecată (a se vedea, de exemplu, Decretul FAS MO în dosarul nr. КА-А40 / 2727-03 - textul deciziei este dat în extrase din practica judiciară la final din acest comentariu juridic).
Astfel, se poate afirma că practica anterioară (atunci când facsimilul nu a fost luat în considerare semnătura personală, iar în ceea ce privește facturile, de exemplu, s-a spus că legislația nu prevede o astfel de metodă de semnare) s-a schimbat și s-a schimbat în bine, în direcția bună.
O deducere de TVA poate fi obținută și pe o factură întocmită în formă electronică și semnată cu un analog al unei semnături de mână (de exemplu, un facsimil).
Vă rugăm să rețineți că acest comentariu legal nu vă garantează absența problemelor fiscale în cazul tranzacțiilor în formă electronică și gestionării documentelor electronice. Scopul său este de a arăta că încheierea tranzacțiilor în formă electronică nu este doar legală, ci și practic posibilă și permisă, precum și gestionarea documentelor electronice. Totuși, în practică, pot apărea probleme de diferite feluri și trebuie să fii pregătit să le depășești (dar asta nu înseamnă că sunt insurmontabile). Da, chiar
Ministerul de Finanțe al Federației Ruse
Scrisoarea nr.03-02-08/85 din 26.11.2009
Întrebare: 1. Este posibil, în prezența unui acord scris, care prevede recunoașterea unei semnături digitale electronice, în continuarea lucrărilor de semnare a documentelor primare în temeiul prezentului acord cu o semnătură digitală electronică, și anume acorduri noi, acorduri suplimentare, facturi, acte?
2. Documentația primară emisă sub formă de documente electronice semnate cu semnătură electronică digitală va fi acceptată de organele fiscale? O astfel de înregistrare a documentelor primare nu este o încălcare a procedurii de ținere a contabilității și contabilitate fiscală la o întreprindere înființată de legislația Federației Ruse?
3. Documentația întocmită sub formă de documente electronice semnate cu semnătură electronică digitală va fi acceptată ca probă în instanțele din Federația Rusă?
Răspuns: Departamentul de Politică Fiscală și Tarifară Vamală a luat în considerare cererea privind utilizarea documentelor primare, a documentelor contabile și contabile fiscale în formă electronică și raportează următoarele.
Potrivit paragrafului 1 al articolului 1 din Legea federală din 10 ianuarie 2002 nr. 1-FZ „Cu privire la semnătura digitală electronică” (în continuare - Legea nr. 1-FZ), scopul legii federale menționate este asigurarea legalității condițiile de utilizare a semnăturii digitale electronice în documente electronice, sub rezerva cărora o semnătură digitală electronică într-un document electronic este recunoscută ca echivalentă cu o semnătură de mână într-un document pe hârtie.
Legea nr. 1-FZ se aplică raporturilor izvorâte în cursul tranzacțiilor de drept civil și în altele prevazute de lege Cazurile Federației Ruse (paragraful 2 al articolului 1 din Legea nr. 1-FZ).
Condițiile de recunoaștere a echivalenței unei semnături digitale electronice și a unei semnături olografe sunt stabilite de articolul 4 din Legea nr. 1-FZ.
În conformitate cu paragraful 1 al articolului 252 Codul fiscal Federația Rusă (denumită în continuare Cod), în sensul capitolului 25 „Impozitul pe profit”, cheltuielile sunt recunoscute drept costuri rezonabile și documentate (și în cazurile prevăzute de articolul 265 din Cod, pierderi) suportate (suportate). ) de către contribuabil.
Cheltuielile documentate sunt înțelese ca cheltuieli confirmate prin documente întocmite în conformitate cu legislația Federației Ruse sau documente întocmite în conformitate cu practicile comerciale aplicabile într-un stat străin pe teritoriul căruia s-au efectuat cheltuielile corespunzătoare și (sau) documente în mod indirect confirmarea cheltuielilor suportate (inclusiv declaratie vamala, comandă de călătorie de afaceri, documente de călătorie, raport asupra lucrărilor efectuate conform contractului). Cheltuielile sunt recunoscute ca orice costuri, cu condiția ca acestea să fie efectuate pentru implementarea activităților care vizează generarea de venituri.
Articolul 9 din Legea federală din 21 noiembrie 1996 nr. 129-FZ „Cu privire la contabilitate” (în continuare - Legea nr. 129-FZ) stabilește că toate tranzacțiile comerciale efectuate de o organizație trebuie să fie formalizate cu documente justificative. Aceste documente servesc ca documente contabile primare pe baza cărora se ține contabilitatea.
Documentele contabile primare și consolidate pot fi compilate pe suport de hârtie și mașină. În acest ultim caz, organizația este obligată să producă, pe cheltuiala proprie, copii ale acestor documente pe hârtie pentru alți participanți la tranzacții comerciale, precum și la cererea organismelor care exercită controlul în conformitate cu legislația Federației Ruse, instanta si parchetul.
Documentele contabile primare sunt acceptate în contabilitate dacă sunt întocmite în forma cuprinsă în albumele formelor unificate de documentație contabilă primară, iar documentele a căror formă nu este prevăzută în aceste albume trebuie să conțină detaliile obligatorii prevăzute la alin.2 al art. 9 din Legea nr.129-FZ.
Articolul 313 din Cod definește contabilitatea fiscală ca fiind un sistem de sintetizare a informațiilor pentru determinarea bazei de impozitare a unui impozit pe baza datelor documentelor primare grupate în conformitate cu procedura prevăzută de Cod.
Având în vedere cele de mai sus, considerăm că, cu excepția cazului în care se prevede altfel prin actele juridice de reglementare ale Federației Ruse, documentele primare, documentele contabile și contabile fiscale pot fi compilate în formă electronică și certificate printr-o semnătură digitală electronică a persoanelor responsabile cu desfășurarea activității. tranzacțiilor și corectitudinea executării acestora, în condițiile stabilite prin Legea nr.1-FZ.
Director adjunct al Departamentului
S.V. Razgulin
Amintiți-vă că un EDS este unul dintre tipurile de analog al unei semnături de mână, prin urmare, această poziție a Ministerului Finanțelor poate fi extinsă în propriile interese și altor ASP, inclusiv fax, e-mail etc.
Deși literalmente la începutul lui 2009, Ministerul de Finanțe și-a exprimat o poziție diferită, probabil fără a lua în considerare contradicțiile. Următoarea scrisoare a Ministerului de Finanțe indică doar că lupta pentru gestionarea electronică a documentelor rămâne de continuat, deși în practica judiciara tranzacțiile electronice și gestionarea documentelor electronice sunt recunoscute cu încredere prin executarea lor legală corectă.
Întrebare: Despre absența motivelor de utilizare a facturilor întocmite cu semnătura fax ca condiție de acceptare a TVA-ului la deducere, întrucât astfel de facturi sunt întocmite cu încălcarea procedurii stabilite.
MINISTERUL DE FINANȚE AL FEDERATIEI RUSE
Departamentul de Politică Fiscală și Tarifară Vamală a luat în considerare scrisoarea privind legalitatea utilizării semnăturii fax la completarea facturilor și informează.
Potrivit paragrafului 1 al art. 169 din Codul Fiscal al Federației Ruse (denumit în continuare Cod), o factură este un document care servește drept bază pentru ca cumpărătorul să accepte bunurile (lucrări, servicii, drepturi de proprietate) prezentate de vânzător pentru deducere. a sumelor taxei pe valoarea adăugată.
În conformitate cu paragraful 6 al art. 169 din Cod, factura este semnată de șeful și contabilul șef al organizației sau de alte persoane autorizate în acest sens printr-un ordin (alt document administrativ) pentru organizație sau o împuternicire în numele organizației.
Alineatul 2 al art. 160 din Codul civil al Federației Ruse prevede că utilizarea reproducerii prin fax a unei semnături prin copiere mecanică sau de altă natură, semnătură digitală electronică sau alt analog al unei semnături de mână în tranzacții este permisă în cazurile și în modul prevăzut de lege. , alte acte juridice sau acordul părților.
Utilizarea facturilor semnate cu o semnătură fax nu este prevăzută de legislația Federației Ruse.
Astfel, facturile intocmite cu semnatura facsimil sunt intocmite cu incalcarea procedurii stabilite si nu pot sta la baza acceptarii sumelor de impozit prezentate cumparatorului de catre vanzator spre deducere.
Director adjunct
Departamentul Fiscal
și politica tarifară vamală
Link către pagină: Încheierea unui acord în formă electronică (prin Internet, prin fax etc.) și gestionarea documentelor electronice. Semnătură electronică și formă scrisă (autor Vadim Kolosov)
Încheierea contractului în formă electronică permite reducerea la minimum a timpului petrecut de ambele părți la acord, optimizarea fluxului de documente și facilitarea contabilității și raportării ulterioare. În acest articol veți găsi informații despre natura și caracteristicile unui contract electronic și cerințele pe care legiuitorul le impune procedurii de încheiere a acestuia.
Contractul în dreptul civil (concept și esență)
Un acord este un acord încheiat de 2 sau mai multe persoane, care stabilește, modifică sau revocă drepturile și obligațiile acestora (clauza 1, articolul 420 din Codul civil al Federației Ruse). Părțile la acord pot fi atât persoane juridice, cât și persoane fizice.
Forma contractului, în conformitate cu prevederile art. 158 din Codul civil al Federației Ruse, poate:
- oral;
- scriere simplă;
- scris, legalizat.
Ca regulă generală, definită de paragraful 1 al art. 161 din Codul civil al Federației Ruse, o tranzacție între persoane juridice, persoane fizice și entitati legale sau între cetățeni, a cărui sumă depășește 10 mii de ruble, se încheie într-o formă scrisă simplă, cu excepția cazurilor în care astfel de tranzacții sunt supuse legalizării notariale.
Încheierea unui acord în formă electronică
Utilizarea documentelor pe hârtie la încheierea tranzacției, certificate de semnăturile (și sigiliile, dacă este cazul) ale părților sale, nu este singura modalitate posibilă de a-i conferi forță juridică. În special, legiuitorul prevede dreptul părților de a încheia contracte în formă electronică. Această abordare permite părților la tranzacție să economisească resurse materiale și de timp, precum și să minimizeze riscul de erori și inexactități în documentul finit. Cu toate acestea, mulți subiecți ai relațiilor juridice consideră că utilizarea documentației electronice este nesigură în ceea ce privește asigurarea securității informațiilor. În plus, au îndoieli cu privire la legalitatea tranzacțiilor încheiate în această formă.
De fapt, totul nu este atât de înfricoșător. Mai mult, beneficiile managementul documentelor electronice au fost deja evaluate de multe persoane juridice și persoane fizice care lucrează în diverse domenii și interacționează cu autoritățile de reglementare, contrapărți, furnizori de bunuri, contractori de lucrări și servicii. Urmând regulile stabilite de legislația civilă în vigoare, puteți utiliza tehnologiile moderne de internet în cursul activităților dumneavoastră zilnice fără riscul de a pierde informații confidențiale sau de a face o afacere, a căror legalitate poate fi contestată.
Caracteristici ale încheierii contractului în formă electronică
Potrivit paragrafului 2 al art. 434 din Codul civil al Federației Ruse, încheierea unui acord în scris este permisă prin trimiterea de documente electronice prin canale de telecomunicații, cu condiția ca partea care a trimis documentul să poată fi identificată de a doua parte. Pentru a asigura identificarea expeditorului, precum și pentru a preveni efectuarea de ajustări la document după ce acesta a fost certificat de către emitent, este necesară utilizarea unei semnături digitale electronice (EDS).
Utilizarea unui EDS, care este un garant al validității informațiilor conținute în document, la efectuarea tranzacțiilor, în conformitate cu alin. 2 al art. 160 din Codul civil al Federației Ruse, este permisă. Conceptul de semnătură electronică este stabilit de paragraful 1 al art. 2 din Legea federală „Cu privire la semnătura electronică” din 6 aprilie 2011 nr. 63, conform căreia se înțelege ca informații atașate unui document electronic și care permit identificarea persoanei care l-a semnat.
Utilizarea unei semnături digitale electronice calificate ca o condiție prealabilă pentru asigurarea legalității contractului
Potrivit paragrafului 1 al art. 6 din Legea federală nr. 63, un document electronic poate fi recunoscut ca fiind similar în vigoare cu un document creat pe hârtie numai dacă este semnat printr-o semnătură digitală calificată.
Nu-ți cunoști drepturile?
Semnătura calificată, în conformitate cu alin. 4 al art. 5 FZ Nr. 63, are următoarele caracteristici:
- Creat prin conversia informațiilor folosind o cheie EDS specială.
- Vă permite să identificați persoana care a semnat documentul.
- Vă permite să identificați ajustările făcute documentului după ce a fost semnat.
- Creat folosind instrumente EDS care respectă legea cerințele stabilite. De aceea, semnăturile aparținând acestei categorii sunt emise exclusiv de centrele de certificare acreditate în modul stabilit prin ordinul Ministerului Comunicațiilor al Federației Ruse „Cu privire la acreditare...” din 23 noiembrie 2011 Nr. 320.
Am selectat servicii excelente de raportare electronică pentru dvs.!
- Aveți cheia de verificare a semnăturii specificată în certificatul calificat.
Un certificat calificat aparținând semnăturii utilizate de partea contractantă trebuie să fie valabil la momentul încheierii contractului - în caz contrar tranzacția încheiată cu ajutorul acestuia va fi invalidată. Acest fapt este confirmat de practica judiciară existentă (în special, decizia Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Central în cazul 04/07/2014 Nr. A62-2893 / 2011).
Condiții de utilizare a unei semnături simple sau necalificate
O semnătură simplă (adică creată de utilizator prin generarea de coduri sau parole) poate fi utilizată numai dacă o astfel de posibilitate este stabilită de participanții la tranzacție și nu contravine legislației în vigoare (de exemplu, la încheierea de contracte în baza rezultatele licitațiilor desfășurate pe platformele electronice de tranzacționare, trebuie să utilizeze o semnătură calificată).
În aceleași condiții, poate fi utilizat un EDS necalificat care îndeplinește aceleași cerințe ca și o semnătură calificată, cu excepția necesității de a avea certificat calificat, care conține cheia verificării sale. În plus, pentru a obține o semnătură necalificată, nu este necesară aplicarea la un centru de certificare acreditat, deoarece orice organizație care are capacitatea tehnică de a o crea are dreptul să o emită.
Contracte online încheiate de organizații cu persoane fizice
Odată cu dezvoltarea industriei internetului, o parte semnificativă a vieții oamenilor s-a mutat în spațiul electronic: din ce în ce mai mulți consumatori cumpără bunuri din magazinele online, plătesc servicii cu bani electronici și plasează comenzi pentru anumite lucrări care urmează să fie efectuate de artiști la distanță. Totodată, părțile încheie și un acord prin semnarea în copiile sale electronice.
În unele cazuri, consumatorul produsului (destinatarul serviciului) nu participă la dezvoltarea acestuia și nu efectuează ajustări la documentul finit - poate fi de acord doar cu prevederile acordului propus de a doua parte. O situație similară este tipică, de exemplu, pentru contractele de vânzare încheiate cu magazine online, ai căror clienți pot fi un număr nelimitat indivizii. Procedura de încheiere a contractelor de acest tip este supusă regulii generale stabilite de alin. 1 al art. 6 din Legea federală nr. 63: consumatorul trebuie să semneze un document electronic folosind un instrument care permite înlocuirea semnăturii sale de mână, adică EDS.
Specificul încheierii de contracte electronice între organizații și persoane fizice este că acestea din urmă, de regulă, nu au o semnătură digitală calificată și nu intenționează să o achiziționeze, întrucât serviciul de creare a acesteia, furnizat de centre de certificare specializate, este plătit. În acest caz, potrivit paragrafului 2 al art. 6 din Legea federală nr. 63, consumatorul poate folosi o semnătură electronică simplă.
Asigurarea legalității utilizării unei semnături electronice simple
Pentru a asigura legitimitatea tranzacțiilor efectuate cu ajutorul unui EDS simplu, consumatorul și furnizorul trebuie să încheie un acord privind condițiile de utilizare a acestuia și să includă în acesta condiții care să determine:
- recunoașterea semnăturii simple utilizată ca echivalent cu semnătura olografă a consumatorului;
- procedura de generare a unei chei de semnătură (de regulă, o astfel de cheie este o pereche de identificare „login - parolă”, informații despre care sunt disponibile numai utilizatorului);
- procedura de identificare a proprietarului EDS la încheierea unui contract în formă electronică;
- obligația persoanei care utilizează un EDS simplu de a-i păstra confidențialitatea.
Un acord privind utilizarea unei semnături electronice simple poate fi încheiat în unul dintre următoarele moduri:
- Includerea unei condiții privind lucrul cu un EDS simplu în textul contractului care se încheie. Este recomandabil să folosiți o astfel de abordare pentru o interacțiune unică a părților, atunci când nu se așteaptă o cooperare ulterioară (de exemplu, la îndeplinirea unei comenzi de fotografiere a unui anumit obiect sau eveniment).
- Prin introducerea informațiilor despre procedura de aplicare a unei semnături electronice simple la un acord suplimentar prezentat pe site-ul furnizorului sub forma unei oferte. Utilizarea unei astfel de tehnici este optimă atunci când consumatorul este de așteptat să folosească serviciul furnizat în mod repetat (de exemplu, atunci când folosește o bancă online pentru a efectua tranzacții financiare fără numerar).
Procedura de încheiere a unui acord în formă electronică
Pentru a da forță juridică unui document electronic, trebuie să efectuați următorii pași:
- Întocmește un proiect de acord. Pentru a stabili prevederile documentului și a clarifica nuanțele acestuia în această etapă, părțile pot face schimb de mesaje electronice semnate cu EDS. Schimbul de astfel de mesaje, în conformitate cu paragraful 4 al art. 11 din legea federală „Cu privire la informațiile...” din 27 iulie 2006 nr. 149, este echivalată cu schimbul de documente pe hârtie prezentate de părți.
- Încheiați un acord suplimentar, indicând în acesta metoda aleasă de schimb de date, precum și tipul de semnătură electronică care va fi folosită de părți la aprobarea documentului. În cazul în care părțile vor lucra cu o semnătură calificată, nu este necesară introducerea informațiilor despre aceasta în contractul suplimentar.
- Determinați metoda de implementare a managementului documentelor electronice. Cea mai bună opțiune este de a implica în schimb un intermediar cu statut de operator de gestionare a documentelor electronice. Nu numai că va oferi posibilitatea de a transfera informații prin canale de comunicații securizate, ci va înregistra și momentul exact al transferului documentelor dintr-o parte în alta. În cazul în care este necesară transferul documentului înainte de o anumită oră, dar din motive tehnice independente de voința expeditorului, acesta nu va fi predat destinatarului (sau livrat cu întârziere), momentul expedierii containerului de transport consemnat de către serverul operatorului va deveni o dovadă a bunei credințe a expeditorului în cursul procedurilor ulterioare.
- Semnează contractul cu semnătură electronică și trimite-l destinatarului prin canale de telecomunicații.
Restricții legislative privind încheierea de contracte în formă electronică
Potrivit paragrafului 1 al art. 6 din Legea federală nr. 63, un document electronic semnat cu semnătură electronică calificată nu este recunoscut ca echivalent cu un document similar întocmit pe hârtie, dacă legiuitorul stabilește o cerință ca astfel de contracte să fie întocmite exclusiv pe hârtie.
În special, contractele supuse:
- legalizare obligatorie (de exemplu, un acord de donație, vânzare și cumpărare de bunuri imobiliare, gaj de acțiuni sau închiriere);
- înregistrarea de stat obligatorie (contract de închiriere sau închiriere de bunuri imobiliare, construcție comună etc.).
Totodată, există situații în care contractul poate fi încheiat doar în formă electronică. Deci, în conformitate cu paragrafele. 6 și 7 st. 70 din legea federală „Cu privire la sistemul contractual...” din 5 aprilie 2013 nr. 44, un contract între client și antreprenor, un acord asupra căruia s-a ajuns în urma rezultatelor licitației pe o cale electronică. platforma de tranzactionare, trebuie semnat de semnăturile electronice ale ofertantului câștigător și ale clientului. Un astfel de contract se consideră încheiat din momentul publicării lui într-un sistem informatic unic, cu condiția ca acesta să fie semnat de EDS-ul ambelor părți.
Deci, o condiție prealabilă pentru asigurarea legitimității unui acord încheiat în formă electronică este utilizarea de către părțile sale a unei semnături digitale electronice, care face posibilă identificarea identității fiecărei persoane care a semnat documentul. EDS-ul utilizat poate fi atât calificat, cât și simplu. Aceasta din urmă este posibilă numai dacă nu contravine prevederilor legislatia actuala, și se fixează și prin prevederi acord suplimentarîncheiat de părţi.