Trebuie să aranjați o călătorie de afaceri în următoarea ordine:
- Luați decizia de a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri și verificați posibilitatea procesării acestuia.
- Pregătiți documente pentru trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri și problema (lista) bani gheata pe cheltuieli de calatorie.
- Efectuați plățile finale către angajat la întoarcerea acestuia dintr-o călătorie de afaceri.
Angajatorul are dreptul de a trimite angajații în călătorii de afaceri atât în Rusia, cât și în străinătate, în timp ce călătoria de afaceri în străinătate se formalizează în conformitate cu procedura generală.
Luarea deciziei de a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri și verificarea posibilității de procesare a acestuia
Înainte de a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri, este necesar să se verifice dacă acesta aparține categoriei de salariați pe care angajatorul nu are dreptul să-i trimită într-o călătorie de afaceri sau care o poate refuza. Angajatorul are dreptul de a trimite în călătorii de afaceri numai angajații care sunt relaţiile de muncă cu angajatorul (inclusiv lucrători cu fracțiune de normă, lucrători străini), cu excepția categorii individuale cetăţenii. Dacă legea interzice trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri, angajatorul nu are dreptul să-l trimită în călătorie de afaceri nici cu acordul acestuia.Confirmare: art. 166, partea a 2-a art. 287, partea 8 art. unsprezece Codul Muncii RF, clauza 2 din Regulament, aprobat. Prin Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 749 din 13 octombrie 2008, scrisoarea Ministerului de Finanțe al Rusiei nr. 03-03-04/1/844 din 19 decembrie 2006.
Angajatorul are dreptul, în anumite cazuri, să aducă un angajat la răspundere disciplinară pentru refuzul de a pleca într-o călătorie de afaceri.
Trebuie avut în vedere faptul că călătoriile de afaceri ale angajaților a căror activitate permanentă se desfășoară pe drum sau este de natură călătorie nu sunt recunoscute drept călătorii de afaceri.
Confirmare: partea 1 art. 166 Codul Muncii al Federației Ruse, alin. 3 pct. 3 din Regulament, aprobat. Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 749 din 13 octombrie 2008
Angajații sunt trimiși într-o călătorie de afaceri pe baza unei decizii scrise a angajatorului (paragraful 2, clauza 3 din Regulament, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 749 din 13 octombrie 2008), care, de regulă, , se emite sub forma unui ordin (instrucțiune) privind trimiterea angajatului într-o călătorie de afaceri .
Pregătirea documentelor pentru trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri și emiterea (transferul) de fonduri pentru cheltuieli de călătorie
Atunci când trimiteți un angajat cu care s-a încheiat un contract de muncă într-o călătorie de afaceri, trebuie să dați un ordin (instrucțiune) de la manager pentru a trimite angajatul într-o călătorie de afaceri.Începând cu 8 ianuarie 2015, angajatorii nu sunt obligați să elibereze un certificat de muncă și de călătorie angajaților care sunt trimiși într-o călătorie de afaceri, deoarece obligația de a pregăti aceste documente a fost anulată (clauza 2 a Guvernului Federației Ruse nr. 1595 din 29 decembrie 2014). În același timp, angajatorii pot continua să elibereze sarcini de muncă și certificate de călătorie (vezi. mostre de la sfârșitul articolului) angajați (de exemplu, folosind formulare standardizate), dacă ați decis să continuați să utilizați aceste formulare, ceea ce se reflectă în politica contabila organizatii.
De la 8 august 2015, angajatorii nu sunt, de asemenea, obligați să păstreze jurnalele lucrătorilor detașați, deoarece norma conform căreia Ministerul Muncii al Rusiei era responsabil pentru aprobarea formularelor acestor registre și procedura de completare a acestora a fost desființată ( clauza 3 din Amendamente, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 771 din 29 iulie 2015). Însăși formele acestor reviste și procedura de execuție a acestora, aprobate prin Ordinul Ministerului Sănătății și Dezvoltării Sociale al Rusiei nr. 739n din 11 septembrie 2009, au fost anulate din 19 octombrie 2015 (Ordinul Ministerului Muncii al Rusiei nr 646n din 17 septembrie 2015).
Cu toate acestea, angajatorii pot continua să păstreze jurnalele angajaților care sosesc și pleacă în călătorii de afaceri, dacă au luat decizia adecvată. Dacă angajatorul a decis să păstreze astfel de jurnalele, acestea pot fi făcute într-o formă gratuită (auto-aprobată).
Trebuie remarcat faptul că, atunci când trimiteți un angajat într-o călătorie de afaceri în Republica Crimeea într-o perioadă în care afilierea sa administrativ-teritorială s-a schimbat, nu este necesară reemiterea documentelor de călătorie, deoarece pentru călătoriile de afaceri în Rusia și CSI țări (inclusiv Ucraina) se eliberează același pachet de documente.
Concluzie: modificarea statutului administrativ-teritorial al teritoriului de detașare în în acest caz, nu reprezintă o bază pentru efectuarea vreunei modificări asupra documentelor.
Perioada în care angajatul se află într-o călătorie de afaceri trebuie să fie notă pe foaia de lucru.
Confirmare: Partea 4 a art. 91, art. 166 Codul Muncii al Federației Ruse, clauzele 3, 7, 26 Regulamente, aprobate. Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 749 din 13 octombrie 2008
Un angajat care este trimis într-o călătorie de afaceri i se asigură garanțiile prevăzute de legislația muncii și anume:
- menținerea unui loc de muncă (post);
- menținerea câștigurilor medii în timpul unei călătorii de afaceri;
- rambursarea cheltuielilor asociate unei călătorii de afaceri (cheltuieli de călătorie, închiriere de locuințe, diurnă etc.).
Aceste garanții se aplică și lucrătorilor cu fracțiune de normă (atât interni, cât și externi). În același timp, muncitorul cu fracțiune de normă castigurile medii in perioada in care se afla intr-o calatorie de afaceri trebuie tinut doar la angajatorul care l-a trimis in calatorie de afaceri. Dacă un angajat este trimis într-o călătorie de afaceri în același timp atât la locul său principal de muncă, cât și cu normă parțială, câștigul mediu trebuie să fie menținut de ambii angajatori. Rambursarea cheltuielilor de călătorie de afaceri în acest caz se repartizează între angajatori prin acord între aceștia.
Confirmare: partea 1 art. 168, partea a 2-a art. 287 Codul Muncii al Federației Ruse, clauza 9 din Regulamente, aprobată. Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 749 din 13 octombrie 2008
Durata călătoriei
Durata călătoriei de afaceri este determinată de angajator în mod independent, ținând cont de volumul, complexitatea și alte caracteristici ale misiunii oficiale (clauza 4 din Regulamente, aprobată prin Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 749 din 13 octombrie). , 2008).Perioada preliminară (estimată) pentru care angajatul este trimis într-o călătorie de afaceri trebuie să fie indicată în ordinul de trimitere a angajatului într-o călătorie de afaceri, care este semnat de șeful organizației (sau de o persoană autorizată de acesta) sau de un antreprenor individual.
Perioada maximă pentru care un angajat poate rămâne într-o călătorie de afaceri (atât în Rusia, cât și într-o călătorie de afaceri în străinătate) nu este stabilită prin lege. Excepție fac lucrătorii străini. În raport cu acestea, definiția termen maxim a fi într-o călătorie de afaceri are propriile caracteristici (clauza 6, articolul 13 Lege federala Nr. 115-FZ din 25 iulie 2002, anexa la Ordinul Ministerului Sănătății și Dezvoltării Sociale al Rusiei nr. 564n din 28 iulie 2010).
Confirmare: clauza 1, 4 din Regulament, aprobat. Prin Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 749 din 13 octombrie 2008, scrisoarea Ministerului de Finanțe al Rusiei nr. 03-03-06/1/304 din 28 aprilie 2010.
în care legislatia muncii nu prevede nicio împărțire a călătoriilor de afaceri pe termen scurt și pe termen lung (scrisoarea Ministerului Sănătății și Dezvoltării Sociale din Rusia nr. 924-12 din 16 martie 2010). Cu toate acestea, angajatorul în reglementările sale locale (de exemplu, în Regulamentul privind călătoriile de afaceri) poate determina durata călătoriilor de afaceri pe termen scurt și lung, în special, pentru a stabili perioada de depozitare a documentelor de călătorie (Partea 2). din articolul 5, articolul 8 din Codul Muncii al Federației Ruse).
Dacă este necesar, puteți modifica durata călătoriei de afaceri a angajatului (scurtați sau prelungiți perioada stabilită inițial). Legislația muncii nu reglementează problema modificării duratei unei călătorii de afaceri, cu toate acestea, nu conține nicio interdicție sau restricție privind astfel de acțiuni ale angajatorului.
Confirmare: art. 166 din Codul Muncii al Federației Ruse, Regulamentul, aprobat. Prin Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 749 din 13 octombrie 2008, scrisorile Ministerului de Finanțe al Rusiei nr. 03-04-06/4-5 din 14 ianuarie 2013, nr. 03-04-06 -01/244 din 22 septembrie 2009.
Reducerea perioadei de călătorie
Necesitatea reducerii duratei unei călătorii de afaceri poate apărea, în special, din următoarele motive:- angajatul și-a finalizat misiunea oficială înainte de termen;
- angajatorul solicită prezența imediată a angajatului la locul de muncă din cauza nevoilor de producție (rechemare dintr-o călătorie de afaceri);
- apărea circumstanțe familiale sau altul motive întemeiate pentru care este necesară întoarcerea imediată a salariatului (de exemplu, din cauza decesului unei rude apropiate).
- motivul modificării duratei călătoriei de afaceri;
- noua durata a calatoriei de afaceri (numar de zile cu care se reduce);
Datorită absenței angajatului de la locul de muncă, se ajunge la un acord oral cu acesta privind retragerea dintr-o călătorie de afaceri (de exemplu, prin telefon, e-mail). La momentul emiterii ordinului de modificare a duratei deplasării de afaceri, angajatul se află într-o călătorie de afaceri, deci citește ordinul de semnătură la întoarcerea la muncă.
Prelungirea călătoriei de afaceri
Necesitatea prelungirii unei călătorii de afaceri poate apărea, în special, din următoarele motive:- incapacitatea de a îndeplini misiuni oficiale termenele limită(din cauza unor circumstanțe de forță majoră, când este necesar un timp suplimentar pentru îndeplinirea unei sarcini etc.);
- executarea de către salariat a unei sarcini oficiale suplimentare;
- invaliditate temporară a unui angajat în timpul unei călătorii de afaceri;
- oprire forțată (întârziere) pe traseu (de exemplu, din cauza condițiilor meteorologice, din cauza unei avarii a unui vehicul, a perturbării traficului Vehiculși așa mai departe.);
- imposibilitatea de a părăsi locul călătoriei de afaceri din cauza lipsei biletelor.
Pentru a prelungi călătoria de afaceri a unui angajat, trebuie emisă o comandă corespunzătoare. Întrucât forma unificată a unui astfel de ordin nu a fost aprobată, acesta este întocmit în formă liberă. Comanda trebuie să indice:
- numele, prenumele, patronimul lucrătorului detașat;
- funcția (profesia), unitatea structurală (dacă există) în care lucrează lucrătorul detașat;
- detalii despre comanda (instrucțiunea) privind trimiterea angajatului într-o călătorie de afaceri;
- motivul prelungirii călătoriei de afaceri;
- noua durata a calatoriei de afaceri (numar de zile pentru care se prelungeste);
- un ordin către un contabil (un alt angajat autorizat) de a recalcula cheltuielile de călătorie de afaceri și câștigurile medii reținute de angajat pentru zilele în care se află într-o călătorie de afaceri (articolele 167-168 din Codul Muncii al Federației Ruse).
Din cauza absenței angajatului de la locul de muncă, se ajunge verbal la un acord cu acesta pentru prelungirea călătoriei de afaceri (de exemplu, prin telefon, e-mail). La momentul emiterii ordinului de prelungire a călătoriei de afaceri, angajatul se află într-o călătorie de afaceri, deci citește ordinul de semnătură la întoarcerea la muncă. De reținut că, dacă angajatul aparține unor categorii care pot fi trimise într-o călătorie de afaceri numai cu acordul scris al acestuia, dacă este necesară prelungirea călătoriei de afaceri, înainte de emiterea comenzii, consimțământul angajatului la călătoria de afaceri trebuie să fie re -solicitat. În cazul în care este imposibilă formalizarea imediată a consimțământului în scris, acesta se emite la întoarcerea angajatului dintr-o călătorie de afaceri.
Deoarece se emite un ordin separat de modificare (prelungire, scurtare) a duratei unei călătorii de afaceri, care ia în considerare toate nuanțele unei astfel de prelungiri (reduceri), nu este nevoie să se facă modificări (corecții) călătoriilor întocmite anterior. documente (ordin de trimitere a unui angajat într-o călătorie de afaceri etc.) .
Confirmare: Partea 2 a art. 5, partea 1 art. 8 din Codul Muncii al Federației Ruse.
De asemenea, dacă este necesar, angajatorul poate:
- rechemarea angajatului dintr-o călătorie de afaceri (scurtați-i durata stabilită inițial);
- anularea călătoriei de afaceri a angajatului (refuzul trimiterii angajatului într-o călătorie de afaceri) în situația în care aceasta este documentată, dar angajatul nu a plecat încă la locul călătoriei de afaceri.
Durata efectivă a șederii angajatului într-o călătorie de afaceri este determinată de documentele de călătorie pe care angajatul le prezintă după întoarcerea din călătoria de afaceri.
Dacă un angajat călătorește la locul călătoriei de afaceri și (sau) se întoarce la locul de muncă cu transport oficial sau personal (inclusiv prin împuternicire), atunci perioada reală de ședere în călătoria de afaceri este indicată în notificare. Nota de serviciu se întocmește pe baza și cu atașarea documentelor justificative care confirmă utilizarea transportului specificat pentru deplasarea la locul călătoriei de afaceri și retur (bilet de transport, fișă de traseu, facturi, chitanțe, încasări în numerarși așa mai departe.). Angajatul îl prezintă angajatorului după ce se întoarce dintr-o călătorie de afaceri. Aceste reguli se aplică și în situația în care un angajat ajunge la locul călătoriei de afaceri folosind transportul unei persoane care prestează servicii de transport cu motor pe baza unui acord corespunzător, dar nu emite documente de călătorie (bilete).
În lipsa documentelor de călătorie, angajatul confirmă durata efectivă a șederii sale într-o călătorie de afaceri cu documente pentru închirierea spațiilor rezidențiale la locul călătoriei de afaceri. De exemplu, atunci când vă cazați într-un hotel, perioada specificată de ședere este confirmată printr-un acord privind furnizarea de servicii hoteliere, întocmit în conformitate cu Regulamentul, aprobat. Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 1085 din 9 octombrie 2015
În cazul în care angajatul nu deține documente de călătorie sau documente de ședere, atunci el confirmă perioada efectivă de ședere la locul călătoriei de afaceri cu alte documente care conțin confirmarea de către partea primitoare (organizație sau funcționar) a datei de sosire (plecare) a angajat la locul călătoriei de afaceri (de la locul călătoriei de afaceri). De exemplu, acesta ar putea fi o notă și (sau) o scrisoare de la partea care o primește. În memoriul despre perioada de ședere la locul călătoriei de afaceri, oficialul organizației la care a fost trimis angajatul trebuie să pună un semn și semnătura acestuia, care va confirma datele sosirii angajatului la locul călătoriei de afaceri și a plecării. din ea.
Confirmare: clauza 7 din Regulament, aprobată. Prin Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 749 din 13 octombrie 2008, scrisorile Serviciului Fiscal Federal al Rusiei nr. SD-4-3/20427 din 24 noiembrie 2015, Rostrud nr. 2450-6-1 din 19 octombrie 2015.
Decontare finală cu angajatul la întoarcerea acestuia dintr-o călătorie de afaceri
La întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, trebuie să faceți o decontare finală cu angajatul conform celor formalizate raport prealabil.Nu este necesar să completați certificatul de călătorie și raportul privind munca efectuată în călătoria de afaceri (versul misiunii oficiale), deoarece cerința de a pregăti aceste documente a fost anulată (clauza 2 a Guvernului Federației Ruse nr 1595 din 29 decembrie 2014).
Raportul de avans al angajatului va trebui să fie însoțit de documente care confirmă cheltuielile de călătorie menționate în raportul de avans (de exemplu, documente care confirmă cheltuielile de călătorie, închirierea locuințelor etc.).
Dacă documentele care confirmă cheltuielile sunt întocmite pe limbă străină, organizația trebuie să furnizeze traducerea lor rând cu linie în limba rusă (clauza 9 din Regulamentul de întreținere contabilitateȘi situațiile financiare). Acest lucru poate fi făcut fie de un traducător profesionist terț, fie de un specialist dintr-o organizație căruia i se încredințează responsabilitatea pentru traducere (chiar dacă nu are o educație specială (diplomă)) (scrisoare a Ministerului de Finanțe al Rusiei Nr. 03-03-06/1/202 din 20 aprilie 2012., Nr. 03-03-06/1/725 din 3 noiembrie 2009).
În acest caz, este permis să nu se traducă cuvintele care sunt înregistrate marcă. De exemplu, acesta ar putea fi numele companiei aeriene (articolul 6 din Convenția pentru protecția proprietății industriale din 20 martie 1883). În plus, puteți lăsa fără traducere cuvinte care nu au o semnificație semnificativă (de exemplu, regulile de transport aerian) (scrisori ale Ministerului Finanțelor al Rusiei nr. 03-03-07/6 din 24 martie 2010, nr. 03). -03-05/57 din 22 martie 2010).
Când traduceți detaliile biletelor electronice în rusă, există și unele particularități.
Angajatul trebuie să prezinte un raport prealabil, împreună cu toate documentele justificative, către angajator în termen de trei zile lucrătoare de la întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri. Această perioadă se aplică atât la nivel intern, cât și extern călătorii de afaceri în străinătate. Mai mult, dacă un angajat se întoarce dintr-o călătorie de afaceri într-un weekend (sărbătoare), atunci perioada de trei zile trebuie socotită din prima zi lucrătoare următoare zilei de întoarcere.
Confirmare: clauza 6.3 Instrucțiuni privind procedura tranzactii cu numerar, clauza 26 din Regulament, aprobat. Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 749 din 13 octombrie 2008, Instrucțiuni pentru utilizarea și completarea formularului nr. AO-1, aprobat. Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei nr. 55 din 1 august 2001, Instrucțiuni pentru aplicarea și completarea formularelor pentru înregistrarea muncii și plata acesteia (nr. T-10, nr. T-10a), aprobată. Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei nr. 1 din 5 ianuarie 2004
Misiunea oficială pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri și un raport privind implementarea acestuia (formular model T-10a)
Certificat de călătorie (model de formular T-10)
Procedura de înregistrare a călătoriilor de afaceri a fost simplificată semnificativ. Vă spunem cum să faceți totul corect conform noilor cerințe.
Din articol vei afla:
Călătorii de afaceri în 2017
În primul rând, să ne amintim încă o dată modificările care au fost aduse în 2015 la regulile de procesare a călătoriilor de afaceri. Astfel, prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 29 decembrie 2014 nr. 1595, a fost anulată cerința obligatorie de înregistrare:
misiune oficială;
certificat de călătorie.
În prezent, angajatorul întocmește aceste documente numai dacă acest lucru este prevăzut în Regulamentul privind calatorii de afaceri . Respectiv, documentarea călătoria simplificată. De fapt, singurul document care trebuie eliberat la trimiterea unui angajat într-o călătorie va fi comanda corespunzătoare.
Descărcați documente pe această temă:
Pentru a aranja o călătorie de afaceri, trebuie emisă o comandă. Misiunea de călătorie de afaceri – 2017, precum și certificatul de călătorie, ca regulă generală, nu este necesară eliberarea certificatului de călătorie. Între timp, dacă organizația nu intenționează să refuze utilizarea acestor documente, poate continua să le folosească prin stabilirea condiției corespunzătoare din Regulamentul privind călătoriile de afaceri.
Plata călătoriilor de afaceri 2017 se face conform regulilor stabilite de:
- Articolul 168 din Codul Muncii al Federației Ruse;
- Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 nr. 749 „Cu privire la particularitățile trimiterii angajaților în călătorii de afaceri”.
Prin urmare, pentru a calcula o călătorie de afaceri, trebuie luate în considerare aceste norme legale.
Vă rugăm să rețineți că pentru angajați organizatii bugetare iar organele guvernamentale au stabilit o procedură specială de rambursare a cheltuielilor de călătorie. Deci, pentru anumite categorii de guvernare instituţiile bugetare Procedura aprobată prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 12 octombrie 2013 N 916 se aplică pentru instituțiile bugetare regionale, normele care sunt stabilite reguli subiect al Federației Ruse.
Aranjamente de călătorie de afaceri
Deci, documentul principal pentru înregistrare călătorie de afaceri va fi o comandă de la organizație. Acest document definește:
perioada de călătorie;
locul călătoriei de afaceri.
În cazul în care organizația continuă să folosească certificatul oficial de misiune și călătorie, aceste documente pot fi întocmite folosind formularele standardizate nr. T-10a.
Rețineți că, în practică, multe organizații nu au abandonat pregătirea unor astfel de sarcini. Acest document formulează sarcinile care sunt stabilite pentru angajat în timpul călătoriei. Acest formular conține și o coloană în care angajatul scrie un scurt raport cu privire la sarcina finalizată. Această procedură de proiectare este foarte convenabilă în munca practica. În plus, tocmai această sarcină poate fi referită în pentru a pleca într-o călătorie de afaceri în coloana „Bază”. Să reamintim că formularul de comandă unificat nr. T-9 conține un rând care trebuie completat la emiterea comenzii.
De asemenea, puteți continua să utilizați forma unificată de certificat de călătorie, acesta este formularul nr. T-10. Utilizarea acestui document este, de asemenea, convenabilă pentru monitorizarea șederii unui angajat la locul călătoriei de afaceri. Angajatorul a confirmat informații despre perioada în care angajatul a fost în fiecare organizație detașată.
Remarcăm aici că din moment ce certificatul de călătorie din 2017 nu este document obligatoriu, organizația la care este detașat salariatul nu are obligația de a face înregistrări corespunzătoare în ea. Între timp, observăm că în practică nu apar probleme în acest sens.
Comandă de călătorie de afaceri în 2017
Acum să aruncăm o privire mai atentă asupra modului de emitere a unei comenzi de călătorie de afaceri. În prezent, organizațiile pot continua să utilizeze formularul de comandă unificat nr. T-9. Rețineți că utilizarea formelor unificate în practică este destul de convenabilă și familiară. Acest formular conține toate detaliile necesare ale documentului contabil primar, iar angajatorul trebuie doar să completeze câmpurile corespunzătoare ale formularului.
Deci, în comanda călătoriei de afaceri din 2017 trebuie să indicați:
- numele, prenumele și patronimul lucrătorului detașat;
- pozitia sa;
- locul călătoriei de afaceri. Aici trebuie să introduceți orașul (sau țara) în care are loc călătoria, precum și numele organizației;
- timpul de călătorie către zile calendaristice;
- perioada călătoriei de afaceri. Trebuie să indicați data de începere și de sfârșit a călătoriei;
- Ce organizație plătește cheltuielile? Vă rugăm să rețineți că, de regulă, costurile sunt suportate de organizația angajatoare. Între timp, situațiile nu sunt atât de rare când organizația de primire este cea care rambursează costurile;
- baza. Această coloană indică sarcina dacă este întocmită în organizație. Daca nu este practicata de catre angajator, trebuie sa indicati detaliile documentului in baza caruia are loc calatoria. Aceasta, de exemplu, ar putea fi o invitație de a participa la o expoziție, o aplicație a unui client etc.
Separat, observăm că nu este întotdeauna posibil să se determine fără ambiguitate organizația în care angajatul pleacă într-o călătorie de afaceri. De exemplu, un angajat poate fi trimis să participe la o expoziție, forum, conferință, iar organizatorul evenimentului poate să nu fie cunoscut de angajator în prealabil. Într-o astfel de situație, când este imposibil să se determine organizația la care este trimis angajatul, ar trebui să indicați numai țara și orașul, precum și evenimentul la care angajatul este trimis să participe (scop).
Ordin de trimitere a unui angajat într-o călătorie de afaceri
În acest caz, întreprinderea are dreptul de a stabili orice sumă de diurnă. Legislația muncii nu limitează dimensiunea acestora. Este necesar doar ca valoarea diurnei stabilită la întreprindere să fie stabilită prin reglementări locale - regulamentul privind calatorii de afaceri sau despre salarii, într-un colectiv contract de muncă etc. Ca parte a cheltuielilor, sumele plătite pentru călătoriile de afaceri trebuie luate în considerare numai la data la care angajatul depune un raport în avans pentru această călătorie de afaceri.
Trebuie avut în vedere faptul că plata diurnei este prevăzută doar pentru acele cazuri în care salariatul care a plecat într-o astfel de călătorie nu se poate întoarce la locul său de reședință în fiecare zi. Prin urmare, pentru deplasările de afaceri de o zi la un loc de muncă situat în apropierea celui principal, sumele plătite salariatului nu pot fi clasificate drept cheltuieli de deplasare la calculul impozitului pe venit.
Reglementări privind călătoriile de afaceri: eșantion – 2017
Să observăm imediat că Regulamentul nu este un act local obligatoriu al organizației. Între timp, dacă compania practică trimiterea angajaților în călătorii, atunci explică toate problemele fundamentale legate de călătoriile de afaceri.
Menționăm că o soluționare detaliată a tuturor acestor și altor probleme legate de călătoriile de afaceri va permite organizației să simplifice cât mai mult posibil aranjamentele de călătorie, precum și să evite dezacordurile cu angajații. Regulamentul ar trebui să fie familiarizat cu toți angajații cărora li se va aplica, la semnare.
Fiecare organizație dezvoltă o astfel de prevedere în mod independent, ținând cont de propriile interese și nevoi. Formă unificată nu există un astfel de document. Când vă dezvoltați propriul dvs act local Puteți folosi Provizia de probă pregătită de noi.
Descărcați în.doc
Descărcați în.doc
Se știe că un exemplu al scopului călătoriilor de afaceri poate fi găsit cu ușurință în revistele de specialitate pentru contabili. S-ar părea că nu este deloc greu să profiti de experiența gata făcută. Cu toate acestea, dacă sunt formulate incorect, costurile pentru aceasta nu pot fi luate în considerare în cheltuielile de reducere a profitului impozabil al întreprinderii. Prin urmare, trebuie să justificați cu atenție și cu atenție „călătoria” de afaceri a angajatului dvs.
Ce documente trebuie pregătite
Este foarte convenabil atunci când o organizație angajează un specialist care știe să organizeze o călătorie de afaceri. Dar în vremuri de disponibilizări masive, mulți proprietari de întreprinderi mici trebuie să-și facă propria contabilitate și majoritatea documentelor oficiale.
Antreprenorii privați și angajații care nu au absolvit cursuri de contabilitate, dacă este necesar, sunt interesați de modul în care sunt procesate indemnizațiile de călătorie.
Nu este un secret pentru nimeni că această procedură include mai multe etape.
1. Șeful companiei emite un ordin de călătorie de afaceri în formularul T9. El contine:
- NUMELE COMPLET. angajat;
- numărul său de personal;
- denumirea funcției;
- diviziunea firmei (departament, sector, departament) în care lucrează angajatul;
- călătoriile, calendarul acesteia, sursele de finanțare (de obicei, fondurile angajatorului);
- destinaţie.
La comandă este atașat un document - baza pentru călătoria de afaceri sau o invitație).
Până în 2013 a fost necesară și pregătirea unui certificat de călătorie. Aceste formulare nu mai trebuie să fie completate. Costurile cu forța de muncă ale contabililor au fost reduse, dar au apărut noi întrebări: cum se confirmă faptul unei călătorii din motive oficiale și cum se dovedește că scopul călătoriei a fost atins?
În acest sens, multe organizații continuă să elibereze angajaților certificate de călătorie. Acesta este un document mic și în același timp foarte informativ. Scopul pe certificatul de călătorie este același ca și pe comandă.
2. Angajatorul cumpără și rezervă o cameră de hotel.
3. Salariatul detașat semnează că a citit comanda, primește bilete de călătorie și informații despre locul său de reședință.
4. Se calculează indemnizațiile zilnice. Potrivit legii, acestea sunt:
700 de ruble. pe zi - atunci când călătoriți pe teritoriul Federației Ruse.
2500 de ruble. pe zi - pentru călătorii de afaceri în străinătate.
Angajatorul poate, din proprie inițiativă, să majoreze plățile, dar în acest caz va fi obligat să contribuie la buget impozitul pe venitul persoanelor fizice acumulat la sumele care depășesc valorile specificate.
5. Calculat salariu angajat în timpul șederii sale departe de locul său de serviciu principal. Este câștigul mediu zilnic înmulțit cu numărul de zile ale unei călătorii de afaceri. Dacă timpul petrecut într-o călătorie de afaceri scade parțial în weekend sau sărbători, salariile pentru această zi sunt calculate în mărime dublă.
6. La întoarcerea dintr-o călătorie, angajatul completează un raport în avans privind cheltuielile efectuate în Formularul nr. AO-1 și anexează documente justificative: bilete de călătorie, un voucher pentru cazare la hotel, borderoul de parcurs, verificări pentru plata combustibilului și lubrifianților dacă este necesar.
7. Rezumat: scopul călătoriei a fost atins? Angajatul întocmește un raport scris sau depune documente care confirmă faptul că sarcina oficială a fost îndeplinită.
Ce se întâmplă dacă scopul declarat al călătoriei nu este atins?
În acest caz, pot fi luate în considerare cheltuielile călătoriei de afaceri pentru a reduce baza de impozitare? Această problemă provoacă încă controverse între contabili și reprezentanții Serviciului Fiscal Federal. Aceștia din urmă susțin că cheltuielile pentru o călătorie nereușită nu sunt luate în considerare în scopuri fiscale.
Contabilii și proprietarii de companii, la rândul lor, aduc pretenții pentru a recunoaște că călătoria de afaceri a unui angajat este de natură de producție, indiferent de rezultatul acesteia. Ei reușesc adesea să-și apere punctul de vedere în instanță.
În special, una foarte comună este „Semnați un contract cu clientul”. Există posibilitatea ca afacerea să nu se încheie. În acest caz, oficialii fiscali consideră că este nerezonabil să clasifice cheltuielile călătoriilor de afaceri drept cheltuieli pentru reducerea profiturilor. Cu toate acestea, managerii companiilor au reușit să demonstreze în mod repetat că în timpul negocierilor s-au stabilit legături de afaceri puternice cu potențiali clienți, ceea ce ar putea duce la încheierea unui contract în viitor. Instanța a recunoscut dreptul contribuabilului de a accepta cheltuieli de deplasare pentru contabilitate fiscală.
Formulare „universală” pentru sarcinile de muncă
În prezent, auditorii cu experiență recomandă: dacă există îndoieli că scopul călătoriei va fi atins, este mai bine să îl indicați în ordinea în fraze generale. La stabilirea obiectivelor este permisă utilizarea formulărilor gratuite. Iată exemple de scopuri de călătorie de afaceri care nu obligă angajatul să documenteze faptul că a îndeplinit sarcina:
„Ivanov I. Și este trimis în orașul Nsk pentru:
- rezolvarea problemelor de productie,
- negocieri privind o posibilă cooperare,
- stabilirea de contacte de afaceri,
- cercetare de piata pentru posibilitatea de a cumpara bunuri.”