Los medios especializados hablan con bastante frecuencia de la automatización de los negocios, así como de la salida de estos negocios a un espacio completamente nuevo de independencia e independencia. Aunque, si hace una pregunta específica, qué es realmente "automatización comercial" en el significado sustantivo de este término, lo más probable es que sea difícil encontrar una respuesta clara o al menos inequívoca. En cualquier caso, no fue posible encontrar respuestas similares de diferentes especialistas de diferentes empresas, es decir, trabajan en un área muy estrecha, a esta pregunta.
El punto aquí no es en absoluto que el significado del término "automatización comercial" denote algún fenómeno nuevo o se interprete de manera demasiado diversa.
La razón de tan amplia variedad de opiniones radica en que en cada empresa en particular este concepto tendrá un significado diferente y un grado de impacto real en el negocio completamente diferente.
Nuestra empresa lleva prestando desde 2003 y cuenta con la experiencia suficiente para intentar dar respuesta preguntas importantes hablaremos sobre qué es la automatización empresarial, qué sistemas de negocios automatizados utilizan las empresas hoy en día y qué ventajas brindan en la realidad, en un mercado altamente competitivo, en este artículo.
Los detalles de la automatización empresarial
Cualquier comunidad empresarial, cualquier formación empresarial o foro económico a escala nacional, en mayor o menor medida, aborda los temas de la automatización empresarial, a la vez que alimenta el interés de un amplio público por este concepto, al mismo tiempo que construye un laberinto de significados. en torno a su significado final. Nadie hace esto a propósito, es solo que el concepto de automatización de negocios es tan multifacético y amplio que ningún evento es suficiente para considerarlo en su totalidad. De ahí la confusión, el escepticismo y, en ocasiones, la “deificación” de una historia tan rutinaria para muchas empresas como la “automatización empresarial”.
Pero todo el coro de múltiples voces está de acuerdo en una sola cosa: la automatización empresarial hoy en día es, en cualquier caso, un aumento de su eficiencia. Pero la elección de medios y formas del arsenal de sistemas automatizados para que la eficiencia empresarial siga aumentando, depende fundamentalmente solo de las características individuales, por lo tanto, ofrece una gran cantidad de escenarios para implementar este concepto en la práctica.
Sin embargo, si tratamos de dar una definición más concisa del concepto de automatización empresarial, lo principal aquí será la creación de cierta infraestructura en la empresa, cuyo uso continuo aumentará significativamente la productividad de la empresa y su individuo. unidades. Es decir, la especificidad de la automatización empresarial se manifiesta aquí en que para cada tipo de negocio este concepto puede incluir componentes tanto clásicos como completamente individuales.
Por ejemplo, instalar un escáner de matrículas con una cámara de fijación en la entrada de un estacionamiento pago en lugar de un guardia de seguridad con una computadora portátil: esta es la automatización de una pequeña empresa en ejemplo específico. Con base en este ejemplo, la conclusión sugiere que la individualidad de la automatización comercial se debe, en primer lugar, a las características específicas de un negocio en particular, y no a las tendencias del mercado.
Automatice el negocio para mejorar la eficiencia del trabajo
Si los planes de negocio contemplan el desarrollo, la expansión geográfica, la posible entrada en nuevos segmentos o cualquier otra opción para el crecimiento de la empresa, tarde o temprano el negocio se enfrenta a que el control manual “devora” tanto el tiempo que la jornada laboral puede alargarse veinticuatro horas, que, además, hacen mucha falta.
Sin duda, la especificidad del desarrollo del emprendimiento privado es tal que cualquier negocio, en un grado u otro, comenzó con el control manual y siguió practicándolo hasta alcanzar cierto tamaño. Está claro que las operaciones manuales y los "ojos" de control en todas las etapas del trabajo brindan un cierto nivel de eficiencia, lo que permite que la empresa resuelva su tarea principal: ganar dinero. Pero al mismo tiempo, es importante entender que sin automatización, no habrá oportunidad de crecimiento significativo en el futuro.
En un determinado momento, para un gerente que está realmente involucrado en el negocio, y en el caso de la automatización de pequeñas empresas, su papel suele ser asumido por el propio propietario de la empresa, queda claro que la empresa está trabajando de cerca. a valores límite rendimiento manual.
Esto sigue siendo, en principio, una situación normal, y con el desarrollo adecuado en un momento determinado, cualquier empresa debería alcanzar ese techo para tomar la decisión correcta sobre la necesidad de cambios estructurales relacionados con la automatización.
A primera vista, tal trabajo de la empresa no parece un movimiento browniano, sino por el contrario, parece el trabajo de un transportador, donde cada participante en la cadena hace la misma acción infinitamente muchas veces y sin ninguna evaluación de su propia eficacia. Esto último no sorprende: con un enfoque mecánico del trabajo operativo, donde la proporción de trabajo manual o el desempeño irreflexivo de algunas funciones es tan grande que el personal simplemente no tiene tiempo para pensar en cómo optimizar su trabajo.
Aquí podemos hacer una reserva de que el personal puede no haber sido inicialmente pensante y proactivo, pero no es su responsabilidad descubrir cómo aumentar la eficiencia a través de la automatización, ya que un especialista de línea simplemente no tiene las competencias o poderes para esto, y , además, no debería serlo por definición. Este es el trabajo del equipo directivo, por lo que cuando un directivo ve que “literalmente todo” se hace a mano y la pérdida de algún eslabón de la cadena de mano de obra paraliza instantáneamente a casi la mitad de la empresa, empieza a pensar en la automatización del negocio. .
Si una empresa crece orgánicamente, como un niño, señalará las nuevas necesidades de su existencia, tarde o temprano diciendo: "Se necesita automatización".
Dado que cada negocio es intrínsecamente individual, inicialmente se debe tener en cuenta que la introducción de la automatización en la práctica de una empresa en particular puede ser muy diferente del enfoque habitual (o más bien, el más común) en el mercado.
Por lo tanto, no debe esperar que específicamente para su empresa con sus detalles ya exista una solución de trabajo lista para usar que sea lo suficientemente fácil de instalar en las computadoras de los usuarios y gerentes para reorganizar procesos ineficientes en un complejo de administración automatizado superproductivo. .
Esto definitivamente no sucederá, ya que las plantillas nunca funcionan bien; esta regla se aplica a casi todas las ramas comerciales. Además, para automatizar un negocio, es necesario conocer muy bien las “corrientes internas”, lo que solo es posible después de un trabajo analítico serio por parte de los especialistas más importantes de la empresa.
Organización del proceso de automatización en la empresa.
Cualquier proyecto serio relacionado con el cambio de la estructura interna de la empresa, especialmente uno que afectará directamente la eficiencia de la empresa, siempre comienza con mucho trabajo preparatorio. No importa el tamaño de la empresa en cuestión: sobre un holding con una estructura ramificada o una microempresa que tiene una facturación que no supera el umbral de un sistema tributario simplificado: cualquier proceso de automatización empresarial en el sentido clásico seguirá el mismo escenario.
Por regla general, se forma un grupo de trabajo por parte de la empresa a partir de especialistas clave empezar a analizar todos los procesos que se desarrollan en la empresa para identificar los menos óptimos. En la jerga, estas áreas de trabajo a menudo se denominan "muletas": parecen funcionar, pero son extremadamente ineficientes. Como resultado, se forma una lista de preguntas y problemas, que en realidad refleja la imagen real del estado actual de la empresa y nos permite formular ahora una lista de tareas que deberán resolverse mediante la automatización. Luego de eso, cada tarea debe ser descrita en detalle y considerada para identificar los puntos de entrada y salida, así como los recursos necesarios para lograr la efectividad planeada.
A continuación, se selecciona una solución para optimizar y automatizar el área considerada de trabajo de la empresa, cumpliendo con los requisitos de la infraestructura existente. Aquí puede recurrir, por ejemplo, a una solución de TI, a un determinado producto de producción o, por ejemplo, a la modernización técnica.
Sobre el etapa final los responsables desarrollan un sistema de control interno para el proceso automatizado incorporado e implementan la evaluación del desempeño, que también es necesaria para el control operativo de las desviaciones de la norma, lo que permite mejorar el proceso automatizado y aumentar su productividad real.
Beneficios de la Automatización de Negocios para Empresas de Cualquier Tamaño
Los resultados tangibles de la automatización se manifiestan en diferentes empresas en patrones únicos e individuales. Algunas empresas aumentan significativamente la velocidad de su trabajo, aumentan, por ejemplo, el rendimiento y, en consecuencia, la facturación, las ganancias y, en general, expanden su negocio a través de la automatización.
Otros reciben beneficios organizacionales tangibles producción propia- se reduce la carga de trabajo en la unidad de producción, se incrementa el potencial de producción y el dinamismo del proceso de producción.
La automatización es necesaria en el trabajo del personal que realiza un conjunto de determinadas funciones repetitivas: vendedores, operadores, controladores y otras especialidades similares. Incluso para los empleados en los que la independencia y la variabilidad del trabajo son extremadamente importantes (puestos creativos e intelectuales), el sistema de automatización le permite establecer un cierto estándar de productividad, al menos en términos de cantidad de tiempo de trabajo dedicado, control de disciplina e implementación de unos planes especiales para cada profesión.
Naturalmente, cualquier empresa que lleve registros se verá obligada en una determinada etapa a invertir en su automatización, ya que la cantidad de operaciones contables y analíticas superará significativamente cualquier posibilidad de su procesamiento manual.
Soluciones técnicas en el campo de la automatización para pequeñas, medianas y grandes negocios aplicable en casi todos los niveles de actividad operativa, lo que le permite influir no solo en las áreas estructurales privadas, sino también en la empresa en su conjunto.* Además, la automatización empresarial no es solo un sistema para mejorar la eficiencia, en parte también es un "seguro". , si tal comparación puede ser , lo que permite que los negocios se vuelvan más seguros y sostenibles, tanto en relación con el entorno externo como en asuntos internos.
*En casi cualquier empresa, la automatización inevitablemente afectará el segmento de operaciones masivas que afectan los indicadores de ingresos de la empresa: operaciones de comercialización, cadenas de suministro, gestión de inventario y gestión de capacidad.
La automatización casi siempre toca las finanzas tarde o temprano, especialmente en cuestiones de distribución de flujo de efectivo, control de gastos Dinero y control de cuentas por cobrar. E incluso en esta área aparentemente estrecha, si lleva a cabo, puede encontrar detalles y una cantidad bastante grande de diferencias en sus capacidades. Si consideramos los programas como base para la automatización en general, entonces es más fácil agruparlos por tipos y grupos.
- Las soluciones automatizadas son herramienta eficaz contabilidad y control de métricas comerciales en dinámica. Permiten controlar el trabajo operativo, las desviaciones de los indicadores financieros y de recursos, así como establecer un trabajo consistente con socios externos. Tales soluciones incluyen todo tipo de contabilidad/finanzas y contabilidad de gestión. Para las grandes empresas, las soluciones integradas son racionales, que tienen interconexiones no solo verticales, sino también horizontales, y al automatizar pequeños negocios, es preferible elegir soluciones para áreas y operaciones específicas.
- Las soluciones automatizadas le permiten controlar y ajustar de manera flexible las capacidades comerciales a volúmenes y tareas específicos. Tomando el rendimiento como ejemplo, una solución automatizada puede señalar la necesidad de aumentar el personal o reponer el inventario, y también puede ajustar la carga en función del logro del KPI planificado por unidad estructural.
- Los sistemas de automatización en el sector del cliente también permiten gestionar de manera eficaz el proceso de relación con el cliente (Customer Relationship Management): agenda, aumento de la frecuencia de llamadas, promedio de cheques, visitas, llamadas repetidas y otras métricas de atención al cliente.
- Un nutrido grupo de soluciones tecnológicas para la automatización está asociado a un aumento de la productividad del personal en cuanto al rechazo de operaciones manuales y trabajos mecánicos. Dichas implementaciones suelen tener un impacto positivo en los niveles de nómina y dotación de personal, al eliminar procesos ineficientes y crear un sistema en el que cada unidad de personal trabaja de manera orientada a resultados. En general, este grupo no solo aumenta la productividad de un empleado en particular al eliminar las acciones rutinarias, sino que también revela simultáneamente sus competencias, lo que le permite darse cuenta de su potencial sin explotar. Una característica positiva importante de este grupo de soluciones para la automatización empresarial puede denominarse "infalible", es decir, reduce el riesgo de un impacto catastrófico en el negocio por descuido, negligencia y simplemente fatiga banal de los empleados, lo que se denomina "factor humano". .
- Complejos tecnológicos que permitan organizar el trabajo del personal con información de la forma más eficiente. Estos incluyen todo tipo de sistemas para la preparación de documentos, la formación de aplicaciones operativas, contratos. La gran ventaja de tales sistemas es la capacidad de configurar derechos de acceso a información diversa para empleados específicos y el almacenamiento seguro de dicha información, que, en primer lugar, debe protegerse contra la eliminación deliberada o accidental y, en segundo lugar, contra el robo.
- En general, varios soluciones tecnológicas le permiten simplificar en gran medida los procesos comerciales y las cadenas comerciales en la empresa. La automatización hace que los procesos sean más claros, consistentes y manejables. Se forma la lógica para la implementación de cada proceso (tanto gerencial como de producción), que sigue estrictamente el escenario planificado por la automatización, en caso de incumplimiento, la gerencia recibe inmediatamente la señal necesaria.
- Las capacidades del complejo analítico de la empresa debido a la solución automatizada aumentan significativamente en comparación con el análisis manual. Una empresa puede permitir que más usuarios accedan a los datos analíticos limitando los derechos de cada uno de ellos y otorgando la capacidad de controlar solo las métricas necesarias. Por lo tanto, aumenta la profundidad y la consistencia de los análisis, lo que significa que aumenta el control operativo de los indicadores clave de rendimiento.
Por supuesto, las soluciones automatizadas tienen un impacto positivo en los negocios no solo en los problemas enumerados anteriormente. Ya hemos señalado que la empresa A puede ver el efecto de la automatización en una cosa y la empresa B en otra completamente diferente. Por lo tanto, vale la pena prestar más atención a las especificidades de tu negocio que a analizar “cómo lo hacen los demás”. Al mismo tiempo, no debe concentrarse en la práctica generalmente aceptada, cambiando el enfoque a cuestiones clave y características comerciales, cuya automatización afectará significativamente la eficiencia general de su empresa. La automatización solo para mostrar es una pérdida de tiempo y recursos, por lo que es extremadamente importante comprender con qué propósito (específicamente formulado) dicho proyecto se desarrolla, prepara, implementa y desarrolla de manera consistente.
El precio de la automatización empresarial
Hay muchas ofertas en el mercado hoy en día que están relacionadas de alguna manera con la automatización comercial, y hasta que la propia empresa haya decidido los procesos que deben mejorarse con la ayuda de su automatización, no hay forma de predecir siquiera aproximadamente el presupuesto. . Nadie puede nombrar de manera inequívoca el precio de automatizar un solo negocio a la vez. Por lo tanto, si, como resultado de la automatización, una empresa quiere aumentar la productividad de un proceso comercial, mientras tiene un presupuesto racional para un proyecto de automatización, vale la pena comenzar, como se mencionó anteriormente, con análisis internos. Esta etapa le ahorrará esfuerzo y dinero a la empresa, ya que permitirá redactar unos términos de referencia claramente formulados, con los que podrá seguir trabajando y. según el cual, puede controlar los resultados del trabajo en automatización e integración.
Elección de un socio de automatización empresarial
Puede implementar un proyecto de automatización en cualquier negocio con la ayuda de sus propios empleados, un experto externo o una empresa contratista. Todo depende del volumen del área automatizada. Echemos un vistazo más de cerca a cada opción:
- Los empleados propios representan la opción de automatización aparentemente más barata, que puede ser algo la más reflexiva, pero definitivamente será la más larga.
Al mismo tiempo, debe entenderse que la introducción de la automatización tomará tiempo de trabajo, que los empleados "arrancan" de sus tareas de producción. Además, el sello distintivo de este tipo de automatización "doméstica" es que se convierten en trabajo y pasan a la fase operativa. Se conocen muy pocos casos de éxito de tales proyectos, en el resto terminaron en el colapso completo del programa de automatización o en la elección de otro método de implementación.
Puede notarse que esta opción parece aceptable por las garantías de preservación de la información y los secretos comerciales, así como los costos supuestamente controlables (aunque en realidad este es el principal engaño), pero en el contexto de la automatización de plazos calculados en años y confusión jerárquica garantizada, esta ventaja pierde su peso al tomar una decisión.
- Un experto externo (o un pequeño equipo de expertos independientes) más empleados internos para pequeñas empresas es definitivamente la opción más correcta, que parece la mejor solución en términos de relación precio/calidad. la tarea principal- dar a los expertos suficiente poder sobre su fuerza de trabajo sin subestimar la importancia de la participación interna en el proceso de automatización. Es decir, el futuro usuario del sistema le dice cómo funciona el proceso y qué tarea es inherente a su automatización, y el experto desarrolla un esquema de implementación y selecciona una solución. Si todo va bien, el personal formulará todos sus deseos y, al final, recibirán la funcionalidad más cercana, pero al mismo tiempo una decisión experta equilibrada.
Los riesgos de este método de implementación serán, por supuesto, posibles obstáculos en la comunicación entre los consultores y los clientes internos, que pueden convertirse en una verdadera hostilidad, que puede reducir significativamente la productividad del trabajo, así como la dependencia de la empresa en una determinada etapa de los involucrados. experto. Para mitigar estos riesgos, es importante tener mucho cuidado al seleccionar un experto independiente y asegurarse de etapa inicial definir los roles y poderes de cada parte.
- El contratista para la implementación de un proyecto de automatización puede ser una empresa de TI grande o pequeña que ofrece sus propios desarrollos o implementa una solución en caja modificada para adaptarse a las necesidades del negocio. En términos de precio, este método de implementación será el más caro, y no sin obvias debilidades.
Una pequeña empresa está severamente limitada en recursos y en su potencial, ya que en realidad se encuentra al nivel intelectual de uno o varios expertos que dirigen a jóvenes especialistas. Por un lado, esto puede dar muy buenos resultados debido a la implicación, pero por otro lado, por el contrario, dar como resultado una implementación mediocre según la plantilla.
Sin embargo, si una empresa necesita una solución pequeña y personalizada, entonces es más probable que una pequeña empresa que se ocupe únicamente de este proyecto pueda manejarlo mejor. La participación de un gran contratista estará justificada cuando haya una gran cantidad de trabajo por hacer, y un personal limitado de especialistas de una empresa pequeña objetivamente "no lo sacará". Al mismo tiempo, cabe señalar que en Plan financiero y en términos de eficiencia, trabajar con una gran empresa dará mayor seguridad al negocio del cliente, y ahorrará tiempo y recursos.
Resultados de la automatización empresarial
La era de la tecnología de la información, por un lado, impone nuevos requisitos a los negocios en términos de velocidad y flexibilidad que son imposibles sin la automatización, y por otro lado, reduce gradualmente el costo de las soluciones que permiten a los negocios modernizarse y crecer en comparación con a las empresas "manuales". Eventualmente, los mercados llegarán a ciertos estándares, y las empresas que no ingresen a la nueva era de cadenas comerciales eficientes y automatizadas simplemente morirán como dinosaurios incapaces de adaptarse a las condiciones cambiantes.
Por el contrario, es muy probable que aquellas empresas que ya entienden la importancia de la automatización comercial en general y de las unidades comerciales individuales en particular se vuelvan más competitivas y sostenibles, ya que podrán utilizar los recursos liberados para el crecimiento y el desarrollo, y no lucha frenéticamente por un lugar bajo el sol. .
Pero con todo esto, me gustaría señalar una vez más que una clara comprensión y formulación de las tareas de automatización antes del inicio del proyecto ayudará a elegir la forma de implementar el proyecto.
En el nivel actual de desarrollo, la automatización de procesos es uno de los enfoques de la gestión de procesos basados en el uso de la tecnología de la información. Este enfoque permite la gestión de operaciones, datos, información y recursos mediante el uso de computadoras y software que reducen o eliminan la participación humana en el proceso.
El objetivo principal de la automatización es mejorar la calidad de la ejecución del proceso. Un proceso automatizado es más estable que un proceso manual. En muchos casos, la automatización de procesos puede aumentar la productividad, reducir el tiempo del proceso, reducir los costos, aumentar la precisión y aumentar la estabilidad de las operaciones.
Hasta la fecha, la automatización de procesos ha abarcado muchas industrias y áreas de actividad: desde los procesos productivos hasta la compra en tiendas. Independientemente del tamaño y el alcance de la organización, casi todas las empresas tienen procesos automatizados. El enfoque basado en procesos proporciona los mismos principios de automatización para todos los procesos.
A pesar de que la automatización de procesos se puede realizar en diferentes niveles, los principios de automatización para todos los niveles y todos los tipos de procesos seguirán siendo los mismos. Son principios generales que fijan las condiciones para la efectiva ejecución de los procesos en modo automático y establecen reglas Control automático procesos.
Los principios fundamentales de la automatización de procesos son:
- principio de coherencia. Todas las acciones en un proceso automatizado deben estar coordinadas entre sí y con las entradas y salidas del proceso. En caso de discrepancia de acciones, puede ocurrir una violación del proceso.
- principio de integración. El proceso automatizado debe poder integrarse en el entorno general de la organización. En diferentes niveles de automatización, la integración se realiza de manera diferente, pero la esencia del principio sigue siendo la misma. La automatización de procesos debe garantizar la interacción del proceso automatizado con el entorno externo (en relación con este proceso).
- principio de independencia de ejecución. Un proceso automatizado debe realizarse de forma independiente, sin intervención humana o con un control humano mínimo. Una persona no debe interferir en el proceso si el proceso se lleva a cabo de acuerdo con los requisitos establecidos.
Estos principios generales se detallan en función del nivel de automatización considerado y de los procesos específicos. Por ejemplo, la automatización de los procesos productivos incluye principios como el principio de especialización, el principio de proporcionalidad, el principio de continuidad, etc.
Niveles de automatización de procesos
La automatización de procesos es esencial para respaldar la gestión en todos los niveles de la jerarquía de una empresa. En este sentido, los niveles de automatización se determinan en función del nivel de control en el que se realiza la automatización del proceso.
Los niveles de gestión suelen dividirse en operativos, tácticos y estratégicos.
De acuerdo con estos niveles, también se distinguen los niveles de automatización:
- menor nivel de automatización o el nivel de los ejecutantes. En este nivel, se lleva a cabo la automatización de los procesos que se ejecutan regularmente. La automatización de procesos tiene como objetivo realizar tareas operativas (por ejemplo, ejecutar un proceso de producción), mantener parámetros establecidos (por ejemplo, operación de piloto automático), mantener ciertos modos operativos (por ejemplo, régimen de temperatura en una caldera de gas).
- nivel de gestión de la producción o nivel táctico. La automatización de procesos de este nivel asegura la distribución de tareas entre diferentes procesos del nivel inferior. Ejemplos de tales procesos son los procesos de gestión de producción (planificación de producción, planificación de servicios), procesos de gestión de recursos, procesos de gestión de documentos, etc.
- nivel de gestión empresarial o nivel estratégico. La automatización de procesos a nivel de gestión empresarial proporciona la solución de tareas analíticas y predictivas. Este nivel de automatización es necesario para apoyar el trabajo de la alta dirección de la organización. Está dirigido a la gestión financiera, económica y estratégica.
La automatización de procesos en cada uno de estos niveles se proporciona mediante el uso de varios sistemas de automatización (sistemas CRM, sistemas ERP, sistemas OLAP, etc.). Todos los sistemas de automatización se pueden dividir en tres tipos básicos.
Los tipos de sistemas de automatización incluyen:
- sistemas inmutables. Estos son sistemas en los que la secuencia de acciones está determinada por la configuración del equipo o las condiciones del proceso y no se puede cambiar durante el proceso.
- sistemas programables. Estos son sistemas en los que la secuencia de acciones puede variar dependiendo del programa dado y la configuración del proceso. La elección de la secuencia necesaria de acciones se realiza gracias a un conjunto de instrucciones que el sistema puede leer e interpretar.
- sistemas flexibles (autoajustables). Estos son sistemas que pueden seleccionar las acciones necesarias en el proceso de trabajo. El cambio de la configuración del proceso (secuencia y condiciones para realizar operaciones) se lleva a cabo sobre la base de información sobre el progreso del proceso.
Estos tipos de sistemas se pueden utilizar en todos los niveles de automatización de procesos de forma individual o como parte de un sistema combinado.
Tipos de procesos automatizados
En todos los sectores de la economía existen empresas y organizaciones que producen productos o prestan servicios. Todas estas empresas se pueden dividir en tres grupos, dependiendo de su “lejanía” en la cadena de procesamiento de recursos naturales.
El primer grupo de empresas son empresas que extraen o producen recursos naturales. Tales empresas incluyen, por ejemplo, productores agrícolas, compañías de petróleo y gas.
El segundo grupo de empresas son empresas que procesan materias primas naturales. Elaboran productos a partir de materias primas extraídas o producidas por las empresas del primer grupo. Tales empresas incluyen, por ejemplo, empresas en la industria automotriz, empresas siderúrgicas, empresas en la industria electrónica, centrales eléctricas y similares.
El tercer grupo son las empresas del sector servicios. Estas organizaciones incluyen, por ejemplo, bancos, Instituciones educacionales, instituciones médicas, restaurantes, etc.
Para todas las empresas, es posible distinguir grupos generales de procesos asociados con la producción de productos o la prestación de servicios.
Estos procesos incluyen:
- Los procesos de negocio son procesos que aseguran la interacción dentro de la organización y con las partes interesadas externas (clientes, proveedores, autoridades reguladoras, etc.). Esta categoría de procesos incluye los procesos de marketing y ventas, la interacción con los consumidores, los procesos de planificación financiera, personal, material y contabilidad, etc.
- procesos de diseño y desarrollo Todos los procesos involucrados en el desarrollo de un producto o servicio. Estos procesos incluyen los procesos de planificación del desarrollo, recopilación y preparación de datos iniciales, implementación del proyecto, control y análisis de los resultados del diseño, etc.
- procesos de producción Son los procesos necesarios para producir un producto o prestar un servicio. Este grupo incluye toda la producción y procesos tecnológicos. También incluyen procesos de planificación de requisitos y planificación de capacidad, procesos logísticos y procesos de servicio.
- procesos de control y análisis- este grupo de procesos está asociado con la recolección y procesamiento de información sobre la ejecución de procesos. Dichos procesos incluyen procesos de control de calidad, gestión operativa, procesos de control de inventario, etc.
La mayoría de los procesos pertenecientes a estos grupos pueden ser automatizados. Hasta la fecha, existen clases de sistemas que brindan automatización de estos procesos.
TOR para el subsistema "Almacenes" es un ejemplo términos de referencia para la automatización de la gestión de almacenes empresariales.
Este documento es un ejemplo de Términos de referencia reales, en base a los cuales se seleccionó e implementó un sistema de automatización de almacenes de una empresa industrial.
El documento incluye 26 páginas. Formato del documento - Microsoft Word 2002. Compatible con todas las versiones de MS Word. El documento permite editar y hacer cambios.
Los términos de referencia para el subsistema "Gestión de documentos" son un ejemplo de términos de referencia para automatizar la gestión del proceso de gestión de documentos.
Este documento es un ejemplo de Términos de referencia reales, en base a los cuales se seleccionó e implementó un sistema de automatización de flujo de trabajo para una empresa industrial.
El documento incluye 17 páginas. Formato del documento - Microsoft Word 2002. Compatible con todas las versiones de MS Word. El documento permite editar y hacer cambios.
Los términos de referencia para el subsistema "Compras" son un ejemplo de términos de referencia para automatizar los procesos de gestión de compras y proveedores.
Este documento es un ejemplo de Términos de referencia reales, en base a los cuales se seleccionó e implementó un sistema de automatización de adquisiciones y gestión de proveedores para una empresa industrial.
El documento incluye 23 páginas. Formato del documento - Microsoft Word 2002. Compatible con todas las versiones de MS Word. El documento permite editar y hacer cambios.
Estrategia de Automatización de Procesos
La automatización de procesos es una tarea compleja y que requiere mucho tiempo. Para resolver con éxito este problema, es necesario adherirse a una determinada estrategia de automatización. Le permite mejorar los procesos y obtener una serie de beneficios significativos de la automatización.
Brevemente, la estrategia se puede formular de la siguiente manera:
- comprensión del proceso. Para automatizar un proceso, es necesario comprender el proceso existente en todos sus detalles. El proceso debe ser completamente analizado. Se deben determinar las entradas y salidas del proceso, la secuencia de acciones, la relación con otros procesos, la composición de los recursos del proceso, etc.
- simplificación de procesos. Una vez realizado el análisis del proceso, es necesario simplificar el proceso. Deben reducirse las operaciones extra que no aportan valor. Las operaciones individuales se pueden combinar o ejecutar en paralelo. Se pueden proponer otras tecnologías para su ejecución para mejorar el proceso.
- automatización de procesos. La automatización de procesos solo se puede realizar después de que el proceso se haya simplificado tanto como sea posible. Cuanto más simple sea el flujo del proceso, más fácil será de automatizar y más eficiente será el proceso automatizado.
Beneficios de la automatización de procesos
La automatización de procesos puede mejorar significativamente la calidad de la gestión y la calidad del producto. Al implementar un QMS, la automatización tiene un efecto significativo y permite que la organización mejore significativamente su trabajo. Sin embargo, antes de tomar la decisión de automatizar procesos, es necesario evaluar los beneficios de ejecutar procesos en modo automático.
Por lo general, la automatización de procesos proporciona los siguientes beneficios:
- aumenta la velocidad de realizar tareas repetitivas. Debido al modo automático, las mismas tareas se pueden completar más rápido, porque. Los sistemas automatizados son más precisos en sus acciones y no están sujetos a una disminución en el rendimiento desde el momento del trabajo.
- mejorar la calidad del trabajo. La eliminación del factor humano reduce significativamente las variaciones en la ejecución del proceso, lo que se traduce en una disminución del número de errores y, en consecuencia, aumenta la estabilidad y calidad del proceso.
- mayor precisión de control. A través del uso de la tecnología de la información en sistemas automatizados se hace posible guardar y registrar más datos de proceso que con el control manual.
- ejecución paralela de tareas. Los sistemas automatizados le permiten realizar varias acciones al mismo tiempo sin pérdida de calidad y precisión del trabajo. Esto acelera el proceso y mejora la calidad de los resultados.
- toma de decisiones rápida en situaciones típicas. En los sistemas automatizados, las decisiones relacionadas con situaciones típicas se toman mucho más rápido que con el control manual. Esto mejora el rendimiento del proceso y evita inconsistencias en los pasos posteriores.
A pesar de las ventajas obvias, la automatización de procesos no siempre es adecuada. Después del análisis y la optimización, puede resultar que la automatización de procesos no sea necesaria o no sea económicamente rentable.
En varias situaciones, la ejecución manual de procesos puede ser preferible a la automatización:
- Las operaciones de proceso son difíciles de automatizar.. Desde un punto de vista tecnológico o económico, algunos pasos del proceso pueden ser muy difíciles de automatizar.
- corto ciclo vital productos. Si el producto debe desarrollarse e implementarse en un corto período de tiempo, o la duración de su existencia en el mercado es corta, entonces la automatización de procesos puede no ser adecuada. La ejecución manual de procesos será menos costosa y más rápida que la automatización.
- productos únicos o exclusivos. Cuando un consumidor necesita un producto con características manuales únicas, dicho producto solo puede liberarse si los procesos se llevan a cabo manualmente.
- fuertes fluctuaciones en la demanda. Un cambio en la demanda de un producto requiere un cambio en el volumen de producción. Dichos cambios se realizan más fácilmente ejecutando manualmente el proceso.
La automatización de procesos comerciales es la transferencia de tareas comerciales típicas y operaciones estándar bajo el control de un complejo de software y hardware. Como resultado, se liberan recursos, lo que permite aumentar la productividad y la eficiencia del trabajo. gestión estratégica. Para optimizar el trabajo de la organización, utilizan sistemas de modelado y optimización de la ejecución de los procesos de negocio. Como puede ver, la relevancia de la automatización de procesos comerciales es muy alta.
Tipos de automatización
La automatización de procesos comerciales importantes se puede llevar a cabo en dos direcciones:
- Trabajar en los principales procesos de negocio (comunicación con clientes, gestión de ventas). El propósito de automatizar esta área es mejorar la calidad de los productos, aumentar las ventas y aumentar la rentabilidad del negocio.
- Simplificación de los procesos de soporte. La contabilidad, el trabajo de oficina y los informes pueden actuar como tales procesos. Automatizar estas acciones no afectará directamente el aumento de los ingresos, pero ayudará a reducir el tiempo para realizar el trabajo rutinario.
Un sistema conveniente en el que a menudo se realiza la automatización de procesos comerciales es Bitrix 24, así como otro software: 1C: Contabilidad, 1C: Salario, AuditExpert, Master Finance Analysis, Fingrand.
Tareas de automatización empresarial
La automatización de la ejecución de procesos comerciales de rutina en una empresa que utiliza Bitrix 24 u otros sistemas se realiza para resolver las siguientes tareas:
Apoyo a las actividades operativas de la organización, simplificación de control y contabilidad;
- Preparación rápida de documentación diversa para Compañeros de negocio. Ejemplo: facturas, cartas de porte, actas de reconciliación;
- Recepción oportuna de informes con información sobre el estado de cosas en la organización por cualquier período de tiempo;
- Reducir los costos de personal, aumentando la eficiencia del flujo de trabajo al liberar a los trabajadores de las actividades rutinarias;
- Minimizar el impacto en procesos de negocio importantes del factor humano;
- Mejorar la calidad del servicio;
- Almacenamiento seguro de la información.
Beneficios de la Automatización de Procesos de Negocios
Automatización de procesos comerciales empresariales utilizando Bitrix 24 u otro software ayudará a mejorar la calidad de los productos, optimizar la gestión de la empresa.
La introducción de un sistema automático para modelar y ejecutar procesos importantes proporcionará los siguientes beneficios:
- Aceleración del procesamiento de la información, simplificación de la resolución de tareas repetitivas;
- Automatización del trabajo manual;
- Aumentar la transparencia comercial;
- Aumentar la coherencia del trabajo de los empleados, mejorando la calidad del trabajo;
- Control de grandes volúmenes de información;
- Reduciendo el número de errores, aumentando la precisión del control, la posibilidad de ejecución paralela de varias tareas;
- Rápida toma de decisiones en situaciones típicas.
La automatización de los procesos comerciales es una oportunidad para que un gerente reciba rápidamente información detallada en forma de informes analíticos, gracias a los cuales la empresa se administra con la máxima consideración de los indicadores internos y externos de la organización.
¿Cómo automatizar los procesos de negocio?
La automatización de procesos de negocio, un ejemplo del cual puede encontrar fácilmente en numerosos materiales, se realiza utilizando tecnologías modernas. En la tabla hemos recopilado los principales ejemplos de automatización y optimización empresarial.
Herramienta | Peculiaridades |
Tecnologías en la nube | No es necesario el servicio de su propia empresa. Ideal para pequeñas empresas por su bajo costo. |
Automatización de herramientas de marketing. | Uso de sistemas CRM, programas para automatizar sistemas BI y publicidad contextual. |
M&M, interacción máquina a máquina | Proporciona una participación mínima de una persona en el modelado y ejecución de procesos en los que no siempre puede responder de manera adecuada y rápida a los cambios. |
grandes datos | Inteligencia de negocios basada en grandes cantidades de datos. Solución para grandes empresas: para procesar cantidades importantes de datos, se necesita equipo especializado. |
Análisis de información en tiempo real | La capacidad de realizar operaciones totalmente sincronizadas debido a la evolución de los sistemas de automatización empresarial hacia sistemas de procesamiento de transacciones en tiempo real. |
La automatización de los procesos de negocio es una condición importante para el éxito de una organización de cualquier tamaño, independientemente del campo de actividad o estructura. La situación económica que cambia rápidamente, la necesidad de reducir los riesgos, la alta velocidad de toma de decisiones: todo esto requiere enfoques modernos. Mediante el uso de la automatización, es posible liberar recursos valiosos y concentrar los máximos esfuerzos en áreas clave de actividad.
Procesos de negocio de la empresa
Los procesos de negocio incluyen una secuencia de etapas, pasos, funciones y otras acciones, así como todos los miembros de la organización que interactúan (gerentes, empleados, clientes). El trabajo de cualquier empresa es una serie de procesos comerciales relacionados.
Hay cuatro tipos principales de procesos de negocio:
- Llave. Crear el valor de los bienes/servicios, aumentar su precio en la etapa de instalación, producción u otra etapa intermedia;
- Apoyo. Representar recursos que son importantes para los procesos clave, apoyar la infraestructura de la empresa;
- Procesos de desarrollo. Proporcionar oportunidades de mejora. trabajo futuro empresas El proceso incluye la formación o perfeccionamiento del personal, así como la planificación de las actividades futuras de la empresa;
- gerentes Resuelven los problemas de la empresa con la ayuda de la gestión operativa, la planificación, la formación, la motivación del personal.
La automatización de los procesos comerciales de una empresa solo tendrá éxito si el gerente sabe cómo administrar estos procesos de manera efectiva. El director debe organizar el trabajo de la empresa de tal manera que los procesos comerciales se lleven a cabo estrictamente de acuerdo con el esquema elaborado y sin fallas. Idealmente, no debería llevar mucho tiempo procesar la documentación.
Hay muchos formas efectivas organización del negocio. La opción más racional es la automatización de procesos complejos basados en un modelo de sistema de información propio o adaptado. El uso de sistemas de automatización le permite aumentar la rentabilidad de la producción y reducir significativamente los costos.
La relevancia de la automatización de procesos de negocio
Hay una serie de síntomas que indican la necesidad de una automatización integral de los procesos comerciales (incluidos los procesos de compras) de una empresa:
- La empresa trabaja de manera intermitente, los empleados no pueden coordinar acciones y llevarlas a cabo sin problemas;
- La empresa experimenta retrasos regulares, distorsiones y pérdida de información;
- Al realizar el trabajo diario, los especialistas de la empresa no pueden relegar sus propios intereses a un segundo plano;
- Las tareas de la empresa se realizan de manera ineficiente, la orientación al cliente está muy poco desarrollada;
- Los empleados no tienen una comprensión clara de cómo sus actividades afectan el desempeño de la organización;
- No existe una distribución clara de qué empleados son responsables de las metas y funciones específicas de la empresa;
- No hay marcos de tiempo para completar las tareas;
- La empresa no siempre trabaja en interés de los clientes.
Si al menos algunos de los signos descritos están presentes en su empresa, significa que se requiere la automatización de procesos comerciales para que la empresa sea más productiva y exitosa.
- Determinación de objetivos de automatización.
Antes de tomar medidas para automatizar los procesos comerciales, debe establecer objetivos estratégicos específicos. Piense en lo que quiere lograr, qué tareas debería poder resolver mediante la automatización de la gestión de procesos comerciales. Por ejemplo, la automatización de los procesos comerciales de la cadena de suministro es diferente de la automatización del servicio al cliente. Si en el primer caso necesitas optimizar la logística, recepción/envío de carga, etc. Luego, en el segundo caso, debe realizar un seguimiento de otros indicadores: llamadas, eficiencia del embudo de ventas, etc.
- Formalización de procesos de negocio.
Para describir los procesos comerciales, debe determinar qué subprocesos están presentes en ellos, cómo se mueve la información, en qué secuencia se realizan las actividades, cuáles son las restricciones y qué recursos puede utilizar.
- Optimización de procesos de negocio.
Después de desarrollar el modelo, los expertos los analizan para luego traducirlos de lo deseado a lo real. Luego se hace un plan para lograr las metas establecidas usando procesos. Como resultado, se construye un proceso comercial, del cual se excluyen operaciones y demoras innecesarias.
- Desarrollo de especificaciones técnicas.
Se determinan las tareas exactas que no se pueden resolver sin la participación del propietario.
- Codificación de información, desarrollo de descripciones de puestos.
Una organización que implementa soluciones automáticas realiza la codificación de la información. También se recomienda en esta etapa comenzar a desarrollar instrucciones de oficina para facilitar la capacitación futura del personal.
- Formación de los empleados.
Este paso es necesario solo cuando se cambia la estructura del flujo de trabajo o se planea cambiar la composición de los empleados.
- Operación experimentada.
Solo hay una forma de evaluar la productividad de un sistema de automatización: ponerlo en práctica. Este paso lo ayudará a depurar su flujo de trabajo y evitar errores.
Procesos de negocio: dificultades de transición
Un sistema de automatización de procesos de negocio no siempre se implementa rápida y fácilmente: pueden surgir ciertos problemas y dificultades en el proceso. Consideremos el más común de ellos.
El cronograma de implementación del proyecto se está retrasando.
A menudo, esto sucede cuando los procesos no se dividen en bloques manejables y no se asignan puntos de control. Este problema se puede resolver destacando esquemas lógicos comunes, estableciendo la secuencia de operaciones para implementar un sistema de automatización de procesos comerciales.
No existe un marco lógico para el proyecto.
El proceso no se retrasará si los plazos están claramente establecidos en el documento aprobado. El papel de este último puede ser soluciones de diseño o problemas técnicos.
Los recursos no se captan en el momento oportuno y su calidad deja mucho que desear.
El personal de la empresa no acepta innovaciones.
Aprovecha varios recursos de información para informar a los empleados sobre la automatización de procesos de negocio. Enfatice la importancia de la implementación. Si el conflicto no se puede resolver, despide al organizador de la protesta.
No hay una prueba real de la funcionalidad de los procesos comerciales automatizados.
Para organizar el flujo de trabajo, es necesario resaltar los resultados positivos. Para hacer esto, analice los resultados después de un cierto período de tiempo, si es necesario, refine los indicadores obtenidos al ideal.
No sistema eficaz administración.
Un especialista invitado en conflictología ayudará a resolver este problema. Ayudará a resolver conflictos y disputas entre empleados y resolverá situaciones difíciles.
El proyecto tiene una prioridad baja y su implementación ocurre de manera residual.
Encuentre y elimine las razones de la actitud negligente hacia el proyecto. Si la situación no cambia, reemplace al ejecutante.
Los objetivos del proyecto no están definidos, no hay criterios para alcanzar los objetivos o evaluar los resultados.
Los criterios de evaluación deben elaborarse individualmente, teniendo en cuenta la dirección del proyecto. Al definir objetivos específicos del proyecto, simplificará la implementación de sus objetivos y logrará resultados positivos más rápido.
La automatización de los procesos comerciales de gestión de suministros u otros procesos lo ayudará en última instancia a optimizar el trabajo de la empresa, hacerlo eficiente.
Se ha desarrollado una cantidad bastante grande de mitos, estereotipos y prejuicios en torno al término "automatización empresarial". Por ejemplo, que la automatización sea necesaria exclusivamente grandes compañias y las pequeñas empresas pueden prescindir de él. O que los sistemas de automatización son extremadamente costosos y no es seguro que los costos alguna vez valgan la pena. Para este artículo, recopilamos preguntas que los empresarios suelen hacer sobre la automatización y preparamos respuestas fáciles de entender.
Automatización empresarial: ¿qué es?La automatización empresarial es la transición de una empresa de operaciones manuales intensivas en mano de obra al uso de tecnologías de la información modernas en trabajo operativo. La automatización también significa la introducción de tecnologías modernas donde antes no se usaban.
En las pequeñas empresas, la automatización se suele utilizar en dos casos:
- en los principales procesos comerciales: esto, por ejemplo, puede ser la automatización de ventas o la automatización de la interacción con los clientes (también es la implementación de CRM);
- en procesos de apoyo que no afectan directamente el aumento de los ingresos, pero que son obligatorios para el negocio, por ejemplo, contabilidad e informes.
¿Qué son los sistemas de automatización y cómo funcionan?
Los sistemas de automatización son los mismos programas y servicios que se utilizan para pasar del trabajo manual al tecnologías de la información. En otras palabras, tanto un sistema ERP complejo como un servicio en la nube para una tienda online son un sistema de automatización.
Cualquier sistema de automatización consta de dos elementos clave: la recolección (ingreso) de datos y la provisión de la información recolectada y procesada en la forma, volumen y formato en que la necesita un gerente o un especialista especializado.
Por ejemplo, si ingresa información sobre contactos con clientes potenciales en el sistema, luego indique en qué etapa se encuentran las negociaciones con cada uno de ellos, ingrese cuidadosamente los datos sobre los resultados de las negociaciones y las transacciones que han tenido lugar, luego en una buena automatización sistema para la gestión de ventas, puede obtener instantáneamente "embudo de ventas", y con la acumulación de algunas estadísticas, y un pronóstico de ventas, dependiendo de la intensidad con la que trabajaron sus gerentes hoy.
Cuanto más grande y complejo sea el negocio, más antecedentes se necesitarán y más diversos y detallados deberán ser los informes finales.
Del mismo modo, los sistemas de automatización funcionan para otros procesos. El gerente puede obtener información instantánea sobre el estado de cosas en la empresa: cuánto dinero hay en las cuentas, cuánto debe y cuánto debe, cuál es la estructura de costos y la rentabilidad del proyecto, cuántas llamadas en frío se realizaron por los empleados, cuál es la eficiencia real de cada gerente, etc.
Por qué se necesita la automatización, qué le da a la empresa
En resumen, la automatización implementada correctamente le permite hacer lo siguiente:
- apoyar eficazmente las actividades operativas: organizar la contabilidad y el control;
- preparar rápida y correctamente documentos para clientes, contratistas y socios - desde oferta comercial antes del acto de reconciliación;
- recibir puntualmente cualquier informe sobre la situación real de la empresa;
- optimizar los costos de personal, utilizar el tiempo de trabajo y las competencias de los empleados de manera más eficiente, relevándolos del trabajo rutinario;
- mejorar los procesos de negocio en la empresa;
- minimizar el impacto negativo en el negocio del “factor humano”;
- almacenar información de forma segura: cada empleado trabaja solo con los datos a los que tiene acceso;
- mejorar la rapidez y calidad del servicio al cliente.
Qué procesos de negocio pueden y deben ser automatizados
Por lo general, la automatización comienza con operaciones rutinarias masivas que requieren mucha mano de obra, con procesos que tienen el mayor impacto en los ingresos y ganancias de la empresa, o con las áreas más problemáticas.
En primer lugar, es posible automatizar tareas que son muy laboriosas o imposibles de realizar manualmente: tener en cuenta la rotación minorista, analizar el movimiento de mercancías, planificar los flujos de caja, planificar y contabilizar las horas de trabajo, calcular los costos, etc.
En segundo lugar, puede automatizar el trabajo de los empleados que realizan operaciones de rutina estándar (operadores de telemercadeo, logísticos, gerentes de ventas, etc.) o incluso eliminar cierto trabajo de los empleados (por ejemplo, configurar la sincronización automática de datos sobre la disponibilidad de bienes en el almacén y en el escaparate de Internet).-tienda).
En tercer lugar, la automatización se puede utilizar para "limpiar la casa": para controlar las cuentas por cobrar, el inventario, el empleo de los empleados, el cumplimiento de las normas para llamadas y reuniones con clientes, etc.
No es necesario automatizar todos los procesos comerciales a la vez. Puede escalar gradualmente la automatización en su empresa según sea necesario. Y crear un sistema de gestión unificado de manera consistente.
Lo principal es recordar los objetivos por los cuales se inició la automatización. La automatización por el bien de la automatización es una pérdida de tiempo y recursos.
Cómo elegir un producto de software para la automatización
Al elegir un sistema de automatización, puede hacerlo de dos maneras: 1. Utilice un producto típico (en caja). 2. Desarrollar e implementar una solución de software individual.
La solución estándar es más fácil de implementar y más económica. Pero debe tener en cuenta que no todos los productos típicos pueden modificarse para adaptarse a sus tareas: en varios programas, las opciones de personalización están severamente limitadas o completamente excluidas. Por cierto, lo mismo se aplica a los servicios en la nube.
La elección de un programa específico es un asunto bastante responsable, será necesario elaborar una serie de información bastante significativa. Hay muchos productos de software en el mercado, cada uno con sus propias características y ventajas. Debe obtener respuestas a las siguientes preguntas importantes:
- qué tareas y procesos específicos se planea automatizar;
- si la funcionalidad del sistema corresponde a las tareas que deberán resolverse con su ayuda;
- ¿Es posible personalizar el sistema para su práctica empresarial?
- si será posible, cuando cambien los procesos comerciales o las condiciones comerciales, cambiar rápidamente el sistema sin detener su operación;
- ¿Qué tan simple y fácil es el sistema de usar?
- ¿Es posible integrar el sistema con otras aplicaciones o servicios?
- si el sistema es compatible con tabletas, teléfonos inteligentes;
- quién y cómo brindará soporte técnico;
- ¿Cuánto cuesta la implementación y el soporte?
¿Cuánto cuesta un sistema de automatización?
Esta es una pregunta retórica, y no hay una respuesta única. ¿Cuánto cuesta una reparación? Se puede hacer por 100 mil rublos, o se puede hacer por un millón, todo depende del área de la habitación, las tareas, la calidad de los materiales, etc. El costo de un determinado solución de software también dependerá de muchas variables: qué tareas se resolverán con la ayuda del sistema, si es un producto típico o personalizado, qué recursos se requerirán para la implementación, cuántos trabajos se conectarán al sistema, etc.
El costo de la automatización consta de varios componentes:
- el costo del sistema en sí (el costo de la caja o los pagos de alquiler, en el caso de usar aplicaciones "en la nube");
- el costo de establecer el sistema y capacitar al personal;
- el costo del mantenimiento regular.
¿Cómo es la implementación del sistema de automatización y paracomo elegir un contratista
La implementación es el proceso de adaptar el software al negocio y, en parte, el negocio al software.
Para tareas o procesos simples, la “implementación” consistirá simplemente en instalar un software en su computadora (o registrarse en un servicio “en la nube”) e ingresar la información inicial. Inmediatamente después de eso, puede comenzar a emitir documentos, completar la base de clientes o emitir tareas.
Para tareas más complejas (por ejemplo, calcular la rentabilidad planificada de los pedidos en el momento de la conclusión de la transacción, para no trabajar con pérdidas), puede ser necesario modificar el sistema para adaptarlo a las condiciones y prácticas que tienen desarrollado en la empresa. Un sistema bien elegido normalmente admitirá algún tipo de proceso para tal tarea. Pero en la práctica, cada empresa tiene su propia metodología. Es esta especificidad la que deberá reflejarse en el proceso de implementación.
La implementación se puede hacer por su cuenta o invitar a especialistas. Pero no debe esperar que el contratista haga todo en en su mejor momento sin su participación; Los empleados clave y la gerencia de la empresa tendrán que participar activamente en casi todas las etapas, cuanto más profundice en el proceso de implementación, el éxito del proyecto dependerá en gran medida.
Debe elegir un socio de implementación de la misma manera que un equipo para la renovación de un apartamento. Monitoree el mercado e identifique empresas cuyas competencias sean suficientes para resolver sus problemas, y cuyas condiciones sean óptimas en términos de relación precio/calidad. Es muy deseable que su socio potencial tenga un certificado de conformidad del sistema de gestión de calidad. estándar internacional YO ASI 9001:2008. Realiza reuniones con especialistas de las empresas de esta terna (incluso, asegúrate de hablar con el empleado que acompañará tu proyecto). Examinar la cartera, prestando especial atención a si el contratista tiene experiencia implementación exitosa sistemas de automatización en empresas cuya especialización y campo de actividad coincida con el suyo. También es recomendable comunicarse con los altos funcionarios de estas empresas y conocer su opinión sobre su socio potencial: si la implementación fue exitosa, si están satisfechos con los resultados del trabajo, si el servicio de garantía está bien organizado, qué dificultades se encontraron, etc
Además, al elegir un contratista, tiene sentido utilizar el principio de proporcionalidad: si tiene una empresa pequeña, también es recomendable hacer negocios con una empresa pequeña: todas las aprobaciones serán más rápidas, será más fácil ponerse de acuerdo. en temas controvertidos con un socio igualitario, etc.
¿Cuáles son los riesgos al implementar un sistema de automatización?
Por supuesto, cuando se implementa un sistema de automatización, existen ciertos riesgos, desde el incumplimiento de los plazos y el exceso del presupuesto hasta la resistencia del personal y la necesidad de cambiar los procesos comerciales individuales para cumplir con los requisitos del sistema. Pero la mayoría de los problemas se pueden evitar si identifica correctamente las tareas que requieren automatización, monitorea las existentes de manera cualitativa. productos de software y abordar cuidadosamente la elección de un socio de implementación. También una condición importante implementación exitosa el proyecto es la participación personal de la primera persona de la empresa/propietario del negocio, en este caso los riesgos de “equivocarse” se reducen significativamente.
En cuanto a la resistencia del personal, es muy importante, por un lado, realizar un trabajo de alta calidad para explicar los beneficios y ventajas de la automatización para la empresa y todos los empleados, y por otro lado, crear un fuerte sensación de inevitabilidad para todos los empleados, incluida la alta dirección. Si hay casos de interrupción de algunos procesos, es necesario clasificar y eliminar los obstáculos en la persecución. buena herramienta La implementación es premiar a los empleados por su implicación en el proyecto y por la consecución de algunos hitos, esto ayudará a conseguir la fidelización del resto de miembros del equipo.
Se ha desarrollado una cantidad bastante grande de mitos, estereotipos y prejuicios en torno al término "automatización empresarial". Por ejemplo, que la automatización es necesaria sólo para contabilidad y, digamos, los procesos comerciales de gestión no se pueden automatizar. O que la automatización es necesaria solo para las grandes empresas, y las pequeñas empresas pueden prescindir de ella. O que los sistemas de automatización son extremadamente costosos y no es seguro que los costos alguna vez valgan la pena. Para este artículo, hemos recopilado preguntas que los empresarios suelen hacer sobre la automatización, hemos preparado respuestas claras para ellas y las hemos ilustrado con casos reales.
Automatización real: ¿qué es?
La automatización empresarial es la transición de una empresa de operaciones manuales intensivas en mano de obra al uso de tecnologías de la información modernas en el trabajo operativo. La automatización también significa la introducción de tecnologías modernas donde antes no se usaban.
En las pequeñas empresas, la automatización se suele utilizar en dos casos:
en procesos de apoyo que no afectan directamente el aumento de los ingresos, pero que son obligatorios para el negocio, por ejemplo, contabilidad e informes;
en los principales procesos comerciales: esto, por ejemplo, puede ser la automatización de ventas o la automatización de la interacción con los clientes (también es la implementación de CRM).
En consecuencia, los motivos y objetivos de la automatización pueden ser diferentes: en el primer caso, es necesario garantizar la estabilidad del negocio y reducir el tiempo y los recursos, en el segundo, para aumentar la rentabilidad del negocio, obtener ventajas competitivas, mejorar el servicio, atraer y retener clientes, aumentar la eficiencia, etc.
La "línea divisoria" entre estos dos grupos de procesos de negocios simplemente muestra la diferencia entre la "automatización contable" y la automatización real: la primera ayuda con costo mínimo cumplir con las obligaciones de la empresa con el estado y sus autoridades fiscales, el segundo ayuda a la empresa a gastar menos, ganar más y desarrollarse de manera más eficiente. Entonces, la automatización no se limita solo a la contabilidad, el rango de su aplicación es mucho más amplio.
¿Qué son los sistemas de automatización?
Los sistemas de automatización son los mismos programas y servicios que se utilizan para pasar del trabajo manual a la tecnología de la información. En otras palabras, tanto un sistema ERP integral para la gestión de recursos empresariales como un servicio "en la nube" para una tienda en línea son un sistema de automatización.
Cualquier sistema de automatización empresarial proporciona varios procesos clave: recopilar (ingresar) datos, procesar datos y proporcionar la información recopilada y procesada en la forma, el volumen y el formato en que la necesita un gerente o un especialista especializado.
Por ejemplo, si ingresa información sobre contactos con clientes potenciales en el sistema, luego indique en qué etapa se encuentran las negociaciones con cada uno de ellos, ingrese cuidadosamente los datos sobre los resultados de las negociaciones y las transacciones que han tenido lugar, luego en una buena venta sistema de gestión puede obtener instantáneamente un "embudo de ventas", y con la acumulación de algunas estadísticas, y un pronóstico de ventas, dependiendo de la intensidad con la que trabajaron sus gerentes hoy.
Del mismo modo, los sistemas de automatización funcionan para otros procesos. El gerente puede obtener información instantánea sobre el estado de cosas en la empresa: cuánto dinero hay en las cuentas, cuánto debe y cuánto debe, cuál es la estructura de costos y la rentabilidad del proyecto, cuántas llamadas en frío se realizaron por los empleados, cuál es la eficiencia real de cada gerente, etc.
¿Por qué necesitamos una automatización real?
que le da a la empresa
En resumen, la automatización implementada correctamente le permite hacer lo siguiente:
mejorar la calidad del servicio al cliente;
optimice los costos de logística, mejore la calidad de la logística en todas las etapas, desde la recepción del producto en el almacén hasta su entrega al cliente;
planificar cualitativamente la recepción de fondos, prevenir brechas de efectivo;
calcular la rentabilidad de los pedidos;
preparar rápida y correctamente documentos para clientes, contratistas y socios, desde una oferta comercial hasta un informe de conciliación;
descargar el líder y gerentes clave del trabajo rutinario, utilizar más eficazmente su tiempo de trabajo para el desarrollo de la empresa;
recibir puntualmente cualquier informe sobre la situación real de la empresa;
optimizar los costes de personal, utilizar el tiempo de trabajo y las competencias de los empleados de forma más eficiente;
minimizar el impacto negativo en el negocio del “factor humano”;
almacenar información de forma segura: cada empleado trabaja solo con los datos a los que tiene acceso;
mejorar y acelerar los procesos de negocio en la empresa;
apoyar eficazmente las actividades operativas - organizar la contabilidad y el control.
En una pequeña empresa, estos efectos suelen notarse después de unas pocas semanas.
Qué procesos de negocio pueden y deben ser automatizados
Por lo general, la automatización comercial comienza con operaciones rutinarias masivas que requieren mucha mano de obra, con procesos que tienen el mayor impacto en los ingresos y ganancias de la empresa, o con las áreas más problemáticas.
En primer lugar, puede automatizar tareas que son muy laboriosas o imposibles de realizar manualmente: tenga en cuenta la rotación minorista, analice el movimiento de mercancías, planifique los flujos de caja, planifique y contabilice las horas de trabajo, calcule los costos, etc.
En segundo lugar, puede automatizar el trabajo de los empleados que realizan operaciones rutinarias estándar (teleoperadores, encargados de logística, gerentes de ventas, etc.) o incluso eliminar cierto trabajo de los empleados (por ejemplo, configurar la sincronización automática de datos sobre la disponibilidad de mercancías en el almacén y en el escaparate en línea).
En tercer lugar, puede usar la automatización para "limpiar la casa": controle las cuentas por cobrar, el inventario, el empleo de los empleados, el cumplimiento de los estándares para llamadas y reuniones con clientes, etc.
No es necesario automatizar todos los procesos comerciales a la vez. Puede escalar gradualmente la automatización en su empresa según sea necesario. Y crear un sistema de gestión unificado de manera consistente.
Lo principal es recordar los objetivos por los cuales se inició la automatización. La automatización por el bien de la automatización es una pérdida de tiempo y recursos.
Cómo elegir un producto de software para la automatización
Al elegir un sistema de automatización empresarial, puede elegir dos formas:
Utilice un producto típico ("en caja") o un servicio en la nube.
Desarrollar e implementar una solución de software individual.
La solución estándar es más fácil de implementar y más económica. Pero debe tener en cuenta que no todos los productos típicos pueden modificarse para adaptarse a sus tareas: en varios programas, las opciones de personalización están severamente limitadas o completamente excluidas. Por cierto, lo mismo se aplica a los servicios en la nube.
La mejor opción para muchas pequeñas empresas es comprar solución llave en mano con la capacidad de personalizar, iniciarlo rápidamente para no ralentizar los procesos comerciales vitales y, si es necesario, comenzar a personalizar el producto, es decir. su personalización para las tareas específicas de su empresa.
Elegir un programa es un asunto bastante responsable, es necesario elaborar una variedad de información bastante significativa. Hay muchos productos de software en el mercado, cada uno con sus propias características y ventajas. Debe obtener respuestas a las siguientes preguntas importantes:
qué tareas y procesos específicos se planea automatizar;
si la funcionalidad del sistema corresponde a las tareas que deberán resolverse con su ayuda;
¿Es posible personalizar el sistema para su práctica empresarial?
si será posible, cuando cambien los procesos comerciales o las condiciones comerciales, cambiar rápidamente el sistema sin detener su operación;
¿Qué tan simple y fácil es el sistema de usar?
¿Es posible integrar el sistema con otras aplicaciones o servicios?
si el sistema es compatible con tabletas, teléfonos inteligentes;
quién y cómo brindará soporte técnico;
¿Cuánto cuesta la implementación y el soporte?
Para responder a estas preguntas, es recomendable consultar con los representantes de los proveedores (es decir, empresas de desarrollo de software). Si es posible, comuníquese también con otros empresarios que solucionen problemas similares; su experiencia le brindará información valiosa que lo ayudará a elegir un producto de software en particular.
¿Cuánto cuesta un sistema de automatización?
Esta es una pregunta retórica, y no hay una respuesta única. ¿Cuánto cuesta una reparación? Se puede hacer por 100 mil rublos, o se puede hacer por un millón, todo depende del área de la habitación, las tareas, la calidad de los materiales, etc. El costo de una solución de software específica también dependerá de muchas variables: qué tareas se resolverán con la ayuda del sistema, si es un producto típico o personalizado, qué recursos se requerirán para la implementación, cuántos trabajos se conectarán al sistema, etc
El costo de la automatización consta de varios componentes:
el costo del sistema en sí (el costo de la caja o los pagos de alquiler, en el caso de usar aplicaciones "en la nube");
el costo de establecer el sistema y capacitar al personal;
el costo del mantenimiento regular.
A esto se suman los costos indirectos, por ejemplo, el tiempo que el director y los usuarios clave dedican a participar en el proyecto.
¿Cómo es la implementación del sistema de automatización?
y cómo elegir un contratista
La implementación es el proceso de adaptar el software al negocio y, en parte, el negocio al software.
Para tareas o procesos simples, la “implementación” consistirá simplemente en instalar un software en su computadora (o registrarse en un servicio “en la nube”) e ingresar la información inicial. Inmediatamente después de eso, puede comenzar a emitir documentos, completar la base de clientes o emitir tareas.
Para tareas más complejas (por ejemplo, calcular la rentabilidad planificada de los pedidos en el momento de la conclusión de la transacción, para no trabajar con pérdidas), puede ser necesario modificar el sistema para adaptarlo a las condiciones y prácticas que tienen desarrollado en la empresa. Un sistema bien elegido normalmente admitirá algún tipo de proceso para tal tarea. Pero en la práctica, cada empresa tiene su propia metodología. Es esta especificidad la que deberá reflejarse en el proceso de implementación.
La implementación se puede hacer por su cuenta o puede invitar a especialistas. Pero no espere que el contratista haga todo de la mejor manera posible sin su participación; Los empleados clave y la gerencia de la empresa tendrán que participar activamente en casi todas las etapas, cuanto más profundice en el proceso de implementación, el éxito del proyecto dependerá en gran medida.
Debe elegir un socio de implementación de la misma manera que un equipo para la renovación de un apartamento. Monitoree el mercado e identifique empresas cuyas competencias sean suficientes para resolver sus problemas, y cuyas condiciones sean óptimas en términos de relación precio/calidad. Es muy deseable que su potencial socio cuente con un certificado de cumplimiento del sistema de gestión de calidad con la norma internacional ISO 9001:2008. Realiza reuniones con especialistas de las empresas de esta terna (incluso, asegúrate de hablar con el empleado que acompañará tu proyecto). Examine la cartera, prestando especial atención a si el contratista tiene experiencia en la implementación exitosa de un sistema de automatización en empresas cuya especialización y ámbito de actividad coincida con el suyo. También es recomendable comunicarse con los altos funcionarios de estas empresas y conocer su opinión sobre su socio potencial: si la implementación fue exitosa, si están satisfechos con los resultados del trabajo, si el servicio de garantía está bien organizado, qué dificultades se encontraron, etc
Además, al elegir un contratista, tiene sentido utilizar el principio de proporcionalidad: si tiene una empresa pequeña, también es recomendable hacer negocios con una empresa pequeña: todas las aprobaciones serán más rápidas, será más fácil ponerse de acuerdo. en temas controvertidos con un socio igualitario, etc.
¿Cuáles son los riesgos al implementar un sistema de automatización?
Por supuesto, cuando se implementa un sistema de automatización, existen ciertos riesgos, desde el incumplimiento de los plazos y el exceso del presupuesto hasta la resistencia del personal y la necesidad de cambiar los procesos comerciales individuales para cumplir con los requisitos del sistema. Pero la mayoría de los problemas se pueden evitar si identifica correctamente las tareas que requieren automatización, realiza un control de calidad de los productos de software existentes y aborda cuidadosamente la elección de un socio de implementación. Además, una condición importante para la implementación exitosa del proyecto es la participación personal de la primera persona de la empresa / propietario del negocio, en este caso, los riesgos de "equivocarse" se reducen significativamente.
En cuanto a la resistencia del personal, es muy importante, por un lado, realizar un trabajo de alta calidad para explicar los beneficios y ventajas de la automatización para la empresa y todos los empleados, y por otro lado, crear un fuerte sensación de inevitabilidad para todos los empleados, incluida la alta dirección. Si hay casos de interrupción de algunos procesos, es necesario clasificar y eliminar los obstáculos en la persecución. Una buena herramienta de implementación es premiar a los empleados por su implicación en el proyecto y por la consecución de algunos hitos, esto ayudará a conseguir la fidelización del resto de miembros del equipo.