Presa specializată vorbește destul de des despre automatizarea afacerilor, precum și despre ieșirea acestor afaceri într-un spațiu complet nou de independență și independență. Deși, dacă pui o întrebare specifică, ce este de fapt „automatizarea afacerilor” în sensul substanțial al acestui termen, cel mai probabil, va fi dificil să găsești un răspuns clar sau cel puțin lipsit de ambiguitate. În orice caz, nu s-a putut găsi răspunsuri similare de la diferiți specialiști din diferite companii, adică lucrează într-o zonă foarte îngustă, la această întrebare.
Ideea aici nu este deloc că sensul termenului „automatizare a afacerilor” denotă un fenomen nou sau este interpretat prea divers.
Motivul pentru o varietate atât de mare de opinii constă în faptul că, în fiecare companie, acest concept va avea un înțeles diferit și un grad complet diferit de impact real asupra afacerii.
Compania noastră furnizează din 2003 și are suficientă experiență pentru a încerca să răspundă întrebări importante Vom vorbi despre ce este automatizarea business-ului, ce sisteme automatizate de business sunt folosite astăzi de companii și ce avantaje oferă acestea în realitate, pe o piață extrem de competitivă, în acest articol.
Specificul automatizării afacerii
Orice comunitate de afaceri, orice formare în afaceri sau forum economic la scară națională, într-o măsură mai mare sau mai mică, abordează problemele de automatizare a afacerilor, alimentând în același timp interesul unui public larg față de acest concept, construind în același timp un labirint de semnificații. în jurul sensului său final. Nimeni nu face asta intenționat, doar că conceptul de automatizare a afacerilor este atât de multifațetat și de larg încât niciun eveniment nu este suficient pentru a-l considera în întregime. De aici confuzia, scepticismul și, ocazional, „îndumnezeirea” unei astfel de istorii de rutină pentru multe companii precum „automatizarea afacerilor”.
Dar tot corul cu mai multe voci este de acord cu un singur lucru: automatizarea afacerilor de astăzi este în orice caz o creștere a eficienței sale. Dar alegerea mijloacelor și modalităților din arsenalul de sisteme automatizate pentru ca eficiența afacerii să crească în continuare, depinde fundamental doar de caracteristicile individuale, prin urmare, oferă un număr mare de scenarii pentru implementarea acestui concept în practică.
Dacă totuși încercăm să dăm o definiție mai concisă a conceptului de automatizare a afacerii, atunci principalul lucru aici va fi crearea unei anumite infrastructuri în companie, a cărei utilizare continuă va crește semnificativ productivitatea afacerii și a individului acesteia. unitati. Adică, specificul automatizării afacerilor se manifestă aici prin faptul că pentru fiecare tip de afacere acest concept poate include atât componente clasice, cât și complet individuale.
De exemplu, instalarea unui scanner de plăcuțe de înmatriculare cu o cameră de fixare la intrarea într-o parcare plătită în locul unui agent de securitate cu un notebook - aceasta este automatizarea unei mici afaceri pe exemplu concret. Pe baza acestui exemplu, concluzia sugerează că individualitatea automatizării afacerii se datorează, în primul rând, specificului unei anumite afaceri, și nu tendințelor pieței.
Automatizați afacerea pentru a îmbunătăți eficiența muncii
Dacă planurile de afaceri includ dezvoltarea, extinderea geografică, posibila intrare în noi segmente sau orice altă opțiune de creștere a companiei, mai devreme sau mai târziu afacerea se confruntă cu faptul că controlul manual „devorează” timpul atât de mult încât ziua de lucru se poate întinde pt. douăzeci şi patru de ore, care, de altfel, lipsesc amarnic.
Fără îndoială, specificul dezvoltării antreprenoriatului privat este de așa natură încât orice afacere, într-o măsură sau alta, a început cu controlul manual și a continuat să-l practice până la atingerea unei anumite dimensiuni. Este clar că operațiunile manuale și „ochii” de control în toate etapele muncii oferă un anumit nivel de eficiență, permițând afacerii să-și rezolve sarcina principală: să facă bani. Dar, în același timp, este important să înțelegem că, fără automatizare, nu va exista nicio oportunitate de creștere semnificativă în viitor.
La un moment dat, pentru un manager care este cu adevărat implicat în afacere, iar în cazul automatizării afacerilor mici, rolul său este preluat cel mai adesea de proprietarul companiei însuși, devine clar că compania lucrează aproape. la valori limită performanță manuală.
Aceasta este încă, în principiu, o situație normală, iar cu o dezvoltare corectă la un anumit moment în timp, orice companie ar trebui să atingă un astfel de plafon pentru a lua decizia corectă cu privire la necesitatea unor modificări structurale care țin de automatizare.
În primul rând, o astfel de activitate a companiei nu arată ca o mișcare browniană; mai degrabă, dimpotrivă, arată ca munca unui transportor, în care fiecare participant al lanțului face aceeași acțiune de nenumărate ori și fără nicio acțiune. evaluarea propriei eficiențe. Acesta din urmă nu este surprinzător: cu o abordare mecanică a muncii operaționale, în care proporția de muncă manuală sau performanța necugetă a unor funcții este atât de mare încât personalul pur și simplu nu are timp să se gândească la cum să-și optimizeze munca.
Aici putem face o rezervă că este posibil ca personalul să nu fi fost inițial gânditor și proactiv, dar nu este responsabilitatea lor să își dea seama cum să crească eficiența prin automatizare, deoarece un specialist de linie pur și simplu nu are competențele sau puterile pentru acest lucru și , în plus, nu ar trebui să fie prin definiție. Aceasta este munca echipei de management, așa că atunci când un manager vede că „literal totul” se face manual și pierderea oricărei verigi din lanțul muncii manuale paralizează instantaneu aproape jumătate din companie, începe să se gândească la automatizarea afacerii. .
Dacă o afacere crește organic, ea, ca un copil, va indica noile nevoi ale existenței sale, spunând mai devreme sau mai târziu: „Este nevoie de automatizare”.
Întrucât fiecare afacere este în mod inerent individuală, inițial trebuie luat în considerare faptul că introducerea automatizării în practica unei anumite companii poate fi foarte diferită de abordarea obișnuită (sau mai bine zis, cea mai comună) de pe piață.
Prin urmare, nu trebuie să vă așteptați ca special pentru compania dvs. cu specificul ei să existe deja o soluție de lucru gata făcută, care este suficient de ușor de instalat pe computerele utilizatorilor și managerilor pentru a reorganiza procesele ineficiente într-un complex de management automat super-productiv. .
Acest lucru cu siguranță nu se va întâmpla, deoarece șabloanele nu funcționează niciodată bine - această regulă se aplică aproape tuturor ramurilor de afaceri. În plus, pentru a automatiza o afacere, trebuie să cunoașteți foarte bine „curenții interni”, ceea ce este posibil doar după o muncă analitică serioasă a celor mai importanți specialiști ai companiei.
Organizarea procesului de automatizare in companie
Orice proiect serios legat de schimbarea structurii interne a companiei, în special unul care va afecta direct eficiența întreprinderii, începe întotdeauna cu multă muncă pregătitoare. Indiferent de dimensiunea companiei în cauză: despre o holding cu structură ramificată sau o microfirma care are o cifră de afaceri care nu depășește pragul unui sistem simplificat de impozitare - orice proces de automatizare a întreprinderii în sens clasic va urma același scenariu.
De regulă, un grup de lucru este format din partea întreprinderii din specialiști cheie să înceapă analiza tuturor proceselor care au loc în companie pentru a le identifica pe cele mai puțin optime. În argou, astfel de domenii de lucru sunt adesea numite „cârje” - par să funcționeze, dar sunt extrem de ineficiente. Ca urmare, se formează o listă de întrebări și probleme, care reflectă de fapt imaginea reală a stării actuale a companiei și ne permite să formulăm acum o listă de sarcini care vor trebui rezolvate prin automatizare. După aceea, fiecare sarcină trebuie descrisă în detaliu și luată în considerare pentru a identifica punctele de intrare și de ieșire, precum și resursele necesare pentru a atinge eficacitatea planificată.
În continuare, este selectată o soluție pentru optimizarea și automatizarea zonei luate în considerare a activității companiei, îndeplinind în același timp cerințele infrastructurii existente. Aici se poate recurge, de exemplu, la o soluție IT, la un anumit produs de producție sau, să zicem, la modernizare tehnică.
Pe stadiu final persoanele responsabile dezvoltă un sistem de control intern pentru procesul automatizat încorporat și implementează evaluarea performanței, care este necesară și pentru controlul operațional al abaterilor de la normă, permițând îmbunătățirea procesului automatizat și creșterea productivității efective a acestuia.
Beneficiile automatizării afacerilor pentru companii de orice dimensiune
Rezultatele tangibile ale automatizării se manifestă în diferite companii în modele individuale, unice. Unele companii își măresc semnificativ viteza de lucru, măresc, de exemplu, randamentul și, în consecință, cifra de afaceri, profiturile și, în general, își extind afacerea prin automatizare.
Alții primesc beneficii organizaționale tangibile producție proprie- se reduce volumul de munca pe unitatea de productie, se creste potentialul de productie si dinamismul procesului de productie.
Automatizarea este necesară în munca personalului care îndeplinește un set de anumite funcții repetitive: agenți de vânzări, operatori, controlori și alte specialități similare. Chiar și pentru angajații în a căror independență și variabilitate în muncă sunt extrem de importante (poziții creative și intelectuale), sistemul de automatizare vă permite să stabiliți un anumit standard de productivitate, cel puțin în ceea ce privește timpul de lucru petrecut, controlul disciplinei și implementarea niste planuri speciale pentru fiecare profesie.
Desigur, orice companie care ține evidența va fi forțată la o anumită etapă să investească în automatizarea acesteia, deoarece numărul operațiunilor contabile și analitice va depăși semnificativ orice posibilități de prelucrare manuală a acestora.
Soluții tehnice în domeniul automatizărilor pentru mici, mijlocii și Afaceri mari aplicabil la aproape toate nivelurile de activitate operațională, permițându-vă să influențați nu numai zonele structurale private, ci și compania în ansamblu.* În plus, automatizarea afacerilor nu este doar un sistem de îmbunătățire a eficienței, în parte este și „asigurare” , dacă o astfel de comparație poate fi , care permite afacerilor să devină mai sigure și mai sustenabile, atât în raport cu mediul extern, cât și în chestiuni interne.
*În aproape orice companie, automatizarea va afecta în mod inevitabil segmentul de operațiuni de masă care afectează veniturile companiei: operațiuni de comercializare, lanțuri de aprovizionare, managementul stocurilor și managementul debitului.
Automatizarea atinge aproape întotdeauna finanțele, mai devreme sau mai târziu, mai ales în chestiuni de distribuție a fluxului de numerar, controlul cheltuielilor Baniși controlul creanțelor. Și chiar și în această zonă aparent îngustă, dacă efectuați, puteți găsi specificul și un număr destul de mare de diferențe în capacitățile lor. Dacă luăm în considerare programele ca bază pentru automatizare în general, atunci este mai ușor să le grupăm pe tipuri și grupuri.
- Soluțiile automate sunt instrument eficient contabilitatea și controlul metricilor de afaceri în dinamică. Acestea fac posibilă controlul activității operaționale, abaterile indicatorilor financiari și de resurse, precum și stabilirea unei activități consistente cu partenerii externi. Astfel de soluții includ toate tipurile de contabilitate/financiare și contabilitate de gestiune. Pentru companiile mari, soluțiile integrate sunt raționale, care au relații nu doar verticale, ci și orizontale, iar la automatizarea afacerilor mici este de preferat să alegeți soluții pentru zone și operațiuni specifice.
- Soluțiile automate vă permit să controlați și să ajustați în mod flexibil capabilitățile de afaceri la volume și sarcini specifice. Luând ca exemplu debitul, o soluție automatizată poate semnala nevoia de a crește personalul sau de a reumple inventarul și poate, de asemenea, ajusta sarcina în funcție de atingerea KPI planificat per unitate structurală.
- Sistemele de automatizare din sectorul de clienți vă permit, de asemenea, gestionarea eficientă a procesului de relații cu clienții (Customer Relationship Management): programare, creșterea frecvenței apelurilor, controale medii, vizite, apeluri repetate și alte metrici ale serviciului clienți.
- Un grup mare de soluții tehnologice pentru automatizare este asociat cu o creștere a productivității personalului în ceea ce privește respingerea operațiilor manuale și a lucrărilor mecanice. Astfel de implementări au de obicei un impact pozitiv asupra nivelurilor de salarizare și personal, prin eliminarea proceselor ineficiente și crearea unui sistem în care fiecare unitatea de personal lucrează într-o manieră orientată spre rezultate. În general, acest grup nu numai că mărește productivitatea unui anumit angajat prin eliminarea acțiunilor de rutină, ci și dezvăluie simultan competențele sale, permițându-i să-și realizeze potențialul neexploatat. O trăsătură pozitivă importantă a acestui grup de soluții pentru automatizarea afacerilor poate fi numită „foolproof”, și anume, reducerea riscului unui impact catastrofal asupra afacerii de neglijență, neglijență și pur și simplu oboseală banală a angajaților, care se numește „factorul uman”. .
- Complexe tehnologice care permit organizarea muncii personalului cu informații în cel mai eficient mod. Acestea includ tot felul de sisteme pentru pregătirea documentelor, formarea aplicațiilor operaționale, contracte. Marele avantaj al unor astfel de sisteme este capacitatea de a configura drepturi de acces la diverse informații pentru anumiți angajați și stocarea securizată a acestor informații, care, în primul rând, trebuie protejate de ștergerea deliberată sau accidentală și, în al doilea rând, de furt.
- În general, diverse solutii tehnologice vă permit să simplificați foarte mult procesele de afaceri și lanțurile de afaceri din companie. Automatizarea face procesele mai clare, mai consistente și mai ușor de gestionat. Se formează logica implementării fiecărui proces (atât managerial, cât și de producție), care urmează cu strictețe scenariul planificat prin automatizare, în cazul încălcării căruia, conducerea primește imediat semnalul necesar.
- Capacitățile complexului analitic al companiei datorită soluției automate cresc semnificativ în comparație cu analiza manuală. O companie poate permite mai multor utilizatori să acceseze datele analitice prin limitarea drepturilor fiecăruia dintre ei și oferind posibilitatea de a controla doar valorile necesare. Astfel, profunzimea și consistența analizei crește, ceea ce înseamnă că crește controlul operațional al indicatorilor cheie de performanță.
Desigur, soluțiile automate au un impact pozitiv asupra afacerii nu numai în problemele enumerate mai sus. Am observat deja că compania A poate vedea efectul automatizării într-un singur lucru, iar compania B într-unul complet diferit. Prin urmare, merită să acorzi mai multă atenție specificului afacerii tale decât să analizezi „cum o fac alții”. În același timp, nu ar trebui să vă concentrați asupra practicii general acceptate, orientând atenția către problemele cheie și caracteristicile de afaceri, a căror automatizare va afecta semnificativ eficiența generală a companiei dvs. Automatizarea doar pentru spectacol este o pierdere de timp și resurse, așa că este extrem de important să înțelegeți în ce scop (formulat în mod specific) este dezvoltat, pregătit, implementat și dezvoltat în mod consecvent un astfel de proiect.
Prețul automatizării afacerii
Există o mulțime de oferte astăzi pe piață care sunt oarecum legate de automatizarea afacerilor și până când compania însăși nu a decis asupra proceselor care trebuie îmbunătățite cu ajutorul automatizării lor, nu există nicio modalitate de a prezice măcar aproximativ bugetul. . Nimeni nu poate numi fără echivoc prețul automatizării unei singure afaceri deodată. Prin urmare, dacă, ca urmare a automatizării, o afacere dorește să crească productivitatea unui proces de afaceri, având în același timp un buget rațional pentru un proiect de automatizare, merită să începem, așa cum am menționat mai devreme, cu analize interne. Această etapă va economisi efortul de afaceri și bani, deoarece va face posibilă întocmirea unui cadru de referință clar formulat, cu care puteți continua să lucrați și. pe baza căruia, puteți controla rezultatele lucrărilor de automatizare și integrare.
Alegerea unui partener de automatizare a afacerii
Puteți implementa un proiect de automatizare în orice afacere cu ajutorul propriilor angajați, a unui expert extern sau a unei firme contractante. Totul depinde de volumul zonei automatizate. Să aruncăm o privire mai atentă la fiecare opțiune:
- Angajații proprii reprezintă cea mai ieftină opțiune de automatizare aparent, care poate fi oarecum cea mai atentă, dar cu siguranță va fi cea mai lungă.
În același timp, trebuie înțeles că introducerea automatizării va dura timpul de lucru, pe care angajații le „mușcă” din sarcinile lor de producție. În plus, semnul distinctiv al unei astfel de automatizări „acasă” este că devin muncă și trec în faza operațională. Sunt cunoscute foarte puține cazuri de succes ale unor astfel de proiecte, în toate celelalte s-au încheiat fie prin prăbușirea completă a programului de automatizare, fie prin alegerea unei alte metode de implementare.
Se poate observa că această opțiune pare acceptabilă datorită garanțiilor păstrării informațiilor și secretelor comerciale, precum și a costurilor presupus controlabile (deși în realitate aceasta este principala iluzie), dar pe fondul termenelor de automatizare calculate în ani și confuzie ierarhică garantată, acest avantaj își pierde din greutate în luarea unei decizii.
- Un expert extern (sau o echipă mică de experți independenți) plus angajați interni pentru întreprinderile mici este cu siguranță cea mai corectă variantă, care pare cea mai bună soluție în ceea ce privește raportul preț/calitate. sarcina principală- dați experților suficientă putere asupra forței de muncă fără a subestima importanța implicării interne în procesul de automatizare. Adică, viitorul utilizator al sistemului spune cum funcționează procesul și ce sarcină este inerentă automatizării acestuia, iar expertul dezvoltă o schemă de implementare și selectează o soluție. Dacă totul merge bine, atunci personalul își va formula toate dorințele, iar la final va primi cea mai apropiată funcționalitate, dar în același timp o decizie echilibrată de expert.
Riscurile acestei metode de implementare vor fi, desigur, posibile obstacole în comunicarea dintre consultanți și clienții interni, care se pot dezvolta într-o adevărată ostilitate, care poate reduce semnificativ productivitatea muncii, precum și dependența companiei la o anumită etapă de cei implicați. expert. Pentru a atenua aceste riscuri, este important să fii foarte atent în selectarea unui expert independent și să fii sigur că stadiul inițial definiți rolurile și puterile fiecărei părți.
- Antreprenorul pentru implementarea unui proiect de automatizare poate fi o companie IT mare sau mică, care fie oferă propriile dezvoltări, fie implementează o soluție în cutie modificată pentru a se potrivi nevoilor afacerii. În ceea ce privește prețul, această metodă de implementare va fi cea mai scumpă și, de asemenea, nu fără slăbiciuni evidente.
O companie mică este sever limitată în resurse și potențial, deoarece se află de fapt la nivelul intelectual al unuia sau mai multor experți care gestionează tineri specialiști. Pe de o parte, acest lucru poate da rezultate foarte bune datorită implicării, dar, pe de altă parte, dimpotrivă, poate duce la o implementare mediocră conform șablonului.
Totuși, dacă o afacere are nevoie de o soluție mică, personalizată, atunci este mai probabil ca o companie mică care se va ocupa doar de acest proiect să se poată descurca mai bine. Implicarea unui mare antreprenor va fi justificată atunci când există o cantitate mare de muncă de făcut, iar un personal limitat de specialiști dintr-o firmă mică va „nu trage” în mod obiectiv. În același timp, trebuie menționat că în termeni financiari iar din punct de vedere al eficienței, lucrul cu o companie mare va oferi o mai mare securitate afacerii clientului și va economisi timp și resurse.
Rezultatele automatizării afacerii
Era tehnologiei informației, pe de o parte, impune afacerilor noi cerințe în ceea ce privește viteza și flexibilitatea, care sunt imposibile fără automatizare, iar pe de altă parte, reduce treptat costul soluțiilor care permit afacerilor să se modernizeze și să se dezvolte în comparație. la firmele „manuale”. În cele din urmă, piețele vor ajunge la anumite standarde, iar companiile care nu intră în noua eră a lanțurilor de afaceri automatizate eficiente se vor stinge pur și simplu ca dinozaurii incapabili să se adapteze condițiilor în schimbare.
Dimpotrivă, acele companii care înțeleg deja importanța automatizării afacerii în general și a unităților de afaceri individuale în special au foarte multe șanse să devină mai competitive și mai durabile, deoarece vor putea folosi resursele eliberate pentru creștere și dezvoltare, și nu lupta frenetic pentru un loc la soare...
Dar cu toate acestea, aș dori să remarc încă o dată că o înțelegere clară și o formulare clară a sarcinilor de automatizare înainte de începerea proiectului va ajuta la alegerea modului de implementare a proiectului.
La nivelul actual de dezvoltare, automatizarea proceselor este una dintre abordările de management al proceselor bazate pe utilizarea tehnologiei informației. Această abordare permite gestionarea operațiunilor, datelor, informațiilor și resurselor prin utilizarea computerelor și software-ului care reduc sau elimină implicarea umană în proces.
Scopul principal al automatizării este îmbunătățirea calității execuției procesului. Un proces automat este mai stabil decât un proces manual. În multe cazuri, automatizarea proceselor poate crește productivitatea, reduce timpul de proces, reduce costurile, crește precizia și crește stabilitatea operațiunilor.
Până în prezent, automatizarea proceselor a acoperit multe industrii și domenii de activitate: de la procesele de producție până la cumpărături în magazine. Indiferent de dimensiunea și sfera organizației, aproape fiecare companie are procese automatizate. Abordarea proceselor prevede aceleași principii de automatizare pentru toate procesele.
În ciuda faptului că automatizarea proceselor poate fi realizată la diferite niveluri, principiile automatizării pentru toate nivelurile și toate tipurile de procese vor rămâne aceleași. Acestea sunt principii generale care stabilesc condițiile pentru executarea efectivă a proceselor în regim automat și stabilesc reguli control automat proceselor.
Principiile principale ale automatizării proceselor sunt:
- principiul consistenței. Toate acțiunile dintr-un proces automat trebuie să fie coordonate între ele și cu intrările și ieșirile procesului. În cazul nepotrivirii acțiunilor, poate apărea o încălcare a procesului.
- principiul integrării. Procesul automatizat trebuie să se poată integra în mediul general al organizației. La diferite niveluri de automatizare, integrarea se realizează diferit, dar esența principiului rămâne aceeași. Automatizarea proceselor ar trebui să asigure interacțiunea procesului automatizat cu mediul extern (în raport cu acest proces).
- principiul independenței executării. Un proces automat ar trebui să fie efectuat independent, fără intervenție umană sau cu control uman minim. O persoană nu ar trebui să intervină în proces dacă procesul este efectuat în conformitate cu cerințele stabilite.
Aceste principii generale sunt detaliate în funcție de nivelul de automatizare luat în considerare și de procesele specifice. De exemplu, automatizarea proceselor de producție include principii precum principiul specializării, principiul proporționalității, principiul continuității etc.
Niveluri de automatizare a proceselor
Automatizarea proceselor este esențială pentru a sprijini managementul la toate nivelurile ierarhiei unei companii. În acest sens, nivelurile de automatizare sunt determinate în funcție de nivelul de control la care se realizează automatizarea procesului.
Nivelurile de management sunt de obicei împărțite în operațional, tactic și strategic.
În conformitate cu aceste niveluri, se disting și nivelurile de automatizare:
- nivel inferior de automatizare sau nivelul interpreților. La acest nivel, se realizează automatizarea proceselor care rulează regulat. Automatizarea proceselor vizează îndeplinirea sarcinilor operaționale (de exemplu, executarea unui proces de producție), menținerea parametrilor stabiliți (de exemplu, funcționarea cu pilot automat), menținerea anumitor moduri de operare (de exemplu, regim de temperaturăîntr-un cazan pe gaz).
- nivelul managementului producției sau nivel tactic. Automatizarea proceselor de acest nivel asigură distribuirea sarcinilor între diferite procese de nivel inferior. Exemple de astfel de procese sunt procesele de management al producției (planificarea producției, planificarea serviciilor), procesele de management al resurselor, procesele de management al documentelor etc.
- nivelul managementului întreprinderii sau nivel strategic. Automatizarea proceselor la nivel de management al întreprinderii oferă soluția sarcinilor analitice și predictive. Acest nivel de automatizare este necesar pentru a sprijini activitatea conducerii de vârf a organizației. Acesta vizează managementul financiar, economic și strategic.
Automatizarea proceselor la fiecare dintre aceste niveluri este asigurată prin utilizarea diferitelor sisteme de automatizare (sisteme CRM, sisteme ERP, sisteme OLAP etc.). Toate sistemele de automatizare pot fi împărțite în trei tipuri de bază.
Tipurile de sisteme de automatizare includ:
- sisteme imuabile. Acestea sunt sisteme în care secvența acțiunilor este determinată de configurația echipamentului sau a condițiilor procesului și nu pot fi modificate în timpul procesului.
- sisteme programabile. Acestea sunt sisteme în care secvența acțiunilor poate varia în funcție de programul dat și configurația procesului. Alegerea secvenței necesare de acțiuni este efectuată printr-un set de instrucțiuni care pot fi citite și interpretate de sistem.
- sisteme flexibile (autoajustare).. Acestea sunt sisteme care sunt capabile să selecteze acțiunile necesare în procesul de lucru. Modificarea configurației procesului (secvența și condițiile de efectuare a operațiunilor) se realizează pe baza informațiilor despre progresul procesului.
Aceste tipuri de sisteme pot fi utilizate la toate nivelurile de automatizare a proceselor individual sau ca parte a unui sistem combinat.
Tipuri de procese automatizate
În fiecare sector al economiei, există întreprinderi și organizații care produc produse sau furnizează servicii. Toate aceste întreprinderi pot fi împărțite în trei grupuri, în funcție de „depărtarea” lor în lanțul de prelucrare a resurselor naturale.
Primul grup de întreprinderi sunt întreprinderile care extrag sau produc resurse naturale. Astfel de întreprinderi includ, de exemplu, producătorii agricoli, companiile de petrol și gaze.
Al doilea grup de întreprinderi sunt întreprinderile care prelucrează materii prime naturale. Ei realizează produse din materii prime extrase sau produse de întreprinderile din primul grup. Astfel de companii includ, de exemplu, industria auto, companii siderurgice, companii de electronice, centrale electrice și altele asemenea.
Al treilea grup este reprezentat de întreprinderile din sectorul serviciilor. Aceste organizații includ, de exemplu, bănci, institutii de invatamant, institutii medicale, restaurante etc.
Pentru toate întreprinderile, este posibil să se evidențieze grupuri generale de procese asociate cu producția de produse sau furnizarea de servicii.
Aceste procese includ:
- procesele de afaceri sunt procese care asigură interacțiunea în cadrul organizației și cu părțile interesate externe (clienți, furnizori, autorități de reglementare etc.). În această categorie de procese sunt incluse procesele de marketing și vânzări, interacțiunea cu consumatorii, procesele de planificare financiară, de personal, materiale și contabilitate etc.
- procese de proiectare și dezvoltare Toate procesele implicate în dezvoltarea unui produs sau serviciu. Astfel de procese includ procesele de planificare a dezvoltării, colectarea și pregătirea datelor inițiale, implementarea proiectelor, controlul și analiza rezultatelor proiectării etc.
- Procese de producție sunt procesele necesare pentru producerea unui produs sau furnizarea unui serviciu. Acest grup include toată producția și procese tehnologice. Acestea includ, de asemenea, procesele de planificare a cerințelor și de planificare a capacității, procesele logisticeși procesele de service.
- procese de control și analiză- acest grup de procese este asociat cu colectarea și prelucrarea informațiilor despre execuția proceselor. Astfel de procese includ procese de control al calității, management operațional, procese de control al stocurilor etc.
Majoritatea proceselor aparținând acestor grupuri pot fi automatizate. Până în prezent, există clase de sisteme care asigură automatizarea acestor procese.
TOR pentru subsistemul „Depozite” este un exemplu termeni de referinta pentru automatizarea managementului depozitelor întreprinderii.
Acest document este un exemplu de Termeni de referință reali, pe baza căruia a fost selectat și implementat un sistem de automatizare a depozitelor pentru întreprinderi industriale.
Documentul include 26 de pagini. Format document - Microsoft Word 2002. Compatibil cu toate versiunile de MS Word. Documentul permite editarea și efectuarea modificărilor.
TOR pentru subsistemul „Document Management” este un exemplu de Termeni de referință pentru automatizarea managementului procesului de management al documentelor.
Acest document este un exemplu de Termeni de referință reali, pe baza cărora a fost selectat și implementat un sistem de automatizare a fluxului de lucru pentru o întreprindere industrială.
Documentul include 17 pagini. Format document - Microsoft Word 2002. Compatibil cu toate versiunile de MS Word. Documentul permite editarea și efectuarea modificărilor.
TOR pentru subsistemul „Achiziții” este un exemplu de Termeni de referință pentru automatizarea proceselor de achiziții și management al furnizorilor.
Acest document este un exemplu de Termeni de referință reali, pe baza căruia a fost selectat și implementat un sistem de automatizare a achizițiilor și de management al furnizorilor pentru o întreprindere industrială.
Documentul include 23 de pagini. Format document - Microsoft Word 2002. Compatibil cu toate versiunile de MS Word. Documentul permite editarea și efectuarea modificărilor.
Strategia de automatizare a proceselor
Automatizarea proceselor este o sarcină complexă și consumatoare de timp. Pentru a rezolva cu succes această problemă, este necesar să adere la o anumită strategie de automatizare. Vă permite să îmbunătățiți procesele și să obțineți o serie de beneficii semnificative din automatizare.
Pe scurt, strategia poate fi formulată după cum urmează:
- înțelegerea procesului. Pentru a automatiza un proces, este necesar să înțelegeți procesul existent în toate detaliile sale. Procesul trebuie analizat pe deplin. Trebuie definite intrările și ieșirile procesului, succesiunea acțiunilor, relația cu alte procese, compoziția resurselor procesului etc.
- simplificarea procesului. Odată ce analiza procesului a fost efectuată, este necesară simplificarea procesului. Operațiunile suplimentare care nu aduc valoare ar trebui reduse. Operațiile individuale pot fi combinate sau rulate în paralel. Alte tehnologii pentru executarea lui pot fi propuse pentru a îmbunătăți procesul.
- automatizarea procesului. Automatizarea procesului poate fi realizată numai după ce procesul a fost simplificat cât mai mult posibil. Cu cât fluxul de proces este mai simplu, cu atât este mai ușor de automatizat și cu atât procesul automatizat va fi mai eficient.
Beneficiile automatizării proceselor
Automatizarea proceselor poate îmbunătăți semnificativ calitatea managementului și calitatea produsului. La implementarea unui QMS, automatizarea are un efect semnificativ și permite organizației să-și îmbunătățească semnificativ activitatea. Cu toate acestea, înainte de a lua o decizie de automatizare a proceselor, este necesar să se evalueze beneficiile rulării proceselor în modul automat.
De obicei, automatizarea proceselor oferă următoarele beneficii:
- crește viteza de realizare a sarcinilor repetitive. Datorită modului automat, aceleași sarcini pot fi finalizate mai rapid, deoarece. sistemele automatizate sunt mai precise în acțiunile lor și nu sunt supuse unei scăderi a performanței din momentul lucrului.
- imbunatatirea calitatii muncii. Eliminarea factorului uman reduce semnificativ variațiile în execuția procesului, ceea ce duce la scăderea numărului de erori și, în consecință, crește stabilitatea și calitatea procesului.
- precizie crescută de control. Prin utilizarea tehnologiei informației în sisteme automatizate devine posibil să se salveze și să înregistreze mai multe date de proces decât cu controlul manual.
- executarea paralelă a sarcinilor. Sistemele automate vă permit să efectuați mai multe acțiuni în același timp fără pierderea calității și a preciziei muncii. Acest lucru accelerează procesul și îmbunătățește calitatea rezultatelor.
- luarea rapidă a deciziilor în situații tipice. În sistemele automatizate, deciziile legate de situații tipice se iau mult mai rapid decât în cazul controlului manual. Acest lucru îmbunătățește performanța procesului și evită inconsecvențele în etapele ulterioare.
În ciuda avantajelor evidente, automatizarea proceselor nu este întotdeauna adecvată. După analiză și optimizare, se poate dovedi că automatizarea proceselor nu este necesară sau neprofitabilă din punct de vedere economic.
Într-o serie de situații, execuția manuală a proceselor poate fi preferabilă automatizării:
- operațiunile de proces sunt greu de automatizat. Din punct de vedere tehnologic sau economic, unele etape ale procesului pot fi foarte greu de automatizat.
- mic de statura ciclu de viață produse. Dacă produsul trebuie dezvoltat și implementat într-o perioadă scurtă de timp, sau durata existenței sale pe piață este scurtă, atunci automatizarea proceselor poate să nu fie adecvată. Execuția manuală a proceselor va fi mai puțin costisitoare și mai rapidă decât automatizarea.
- produse unice sau unice. Atunci când un consumator are nevoie de un produs cu caracteristici manuale unice, un astfel de produs poate fi eliberat numai dacă procesele sunt efectuate manual.
- fluctuații bruște ale cererii. O modificare a cererii pentru un produs necesită o modificare a volumului producției. Astfel de modificări se realizează mai ușor prin executarea manuală a procesului.
Automatizarea proceselor de afaceri este transferul sarcinilor tipice de afaceri și operațiunilor standard sub controlul unui complex software și hardware. Ca urmare, sunt eliberate resurse, ceea ce permite creșterea productivității și eficienței muncii. management strategic. Pentru a optimiza activitatea organizației, aceștia folosesc sisteme de modelare și optimizare a execuției proceselor de afaceri. După cum puteți vedea, relevanța automatizării proceselor de afaceri este foarte mare.
Tipuri de automatizare
Automatizarea proceselor importante de afaceri poate fi realizată în două direcții:
- Lucrați la principalele procese de afaceri (comunicarea cu clienții, managementul vânzărilor). Scopul automatizării acestei zone este de a îmbunătăți calitatea produselor, de a crește vânzările și de a crește profitabilitatea afacerii.
- Simplificarea proceselor suport. Contabilitatea, munca de birou, raportarea pot acționa ca astfel de procese. Automatizarea acestor acțiuni nu va afecta direct creșterea veniturilor, dar va contribui la reducerea timpului de efectuare a muncii de rutină.
Un sistem convenabil în care automatizarea proceselor de afaceri este adesea efectuată este Bitrix 24, precum și alte software-uri: 1C: Contabilitate, 1C: Salar, AuditExpert, Master Finance Analysis, Fingrand.
Sarcini de automatizare a afacerii
Automatizarea execuției proceselor de afaceri de rutină într-o întreprindere care utilizează Bitrix 24 sau alte sisteme este realizată pentru a rezolva următoarele sarcini:
Sprijin pentru activitățile operaționale ale organizației, simplificarea controlului și contabilității;
- Pregatirea rapida a diverselor documentatii pt parteneri de afaceri. Exemplu: facturi, borderouri, acte de reconciliere;
- Primirea promptă a rapoartelor cu informații despre starea de fapt în organizație pentru orice perioadă de timp;
- Reducerea costurilor cu personalul, creșterea eficienței fluxului de lucru prin eliberarea lucrătorilor de activitățile de rutină;
- Minimizarea impactului asupra proceselor importante de afaceri a factorului uman;
- Îmbunătățirea calității serviciilor;
- Stocarea în siguranță a informațiilor.
Beneficiile automatizării proceselor de afaceri
Automatizarea proceselor de afaceri ale întreprinderii folosind Bitrix 24 sau altul software va ajuta la îmbunătățirea calității produselor, la optimizarea managementului companiei.
Introducerea unui sistem automat pentru modelarea și executarea proceselor importante va oferi următoarele beneficii:
- Accelerarea procesării informației, simplificarea rezolvării sarcinilor repetitive;
- Automatizarea muncii manuale;
- Creșterea transparenței în afaceri;
- Creșterea coerenței muncii angajaților, îmbunătățirea calității muncii;
- Controlul unor volume mari de informații;
- Reducerea numărului de erori, creșterea preciziei controlului, posibilitatea executării în paralel a mai multor sarcini;
- Luare promptă a deciziilor în situații tipice.
Automatizarea proceselor de afaceri este o oportunitate pentru un manager de a primi rapid informații detaliate sub formă de rapoarte analitice, datorită cărora compania este gestionată cu atenție maximă a indicatorilor interni și externi ai organizației.
Cum să automatizezi procesele de afaceri?
Automatizarea proceselor de afaceri, un exemplu pe care îl puteți găsi cu ușurință în numeroase materiale, se realizează folosind tehnologii moderne. În tabel, am adunat principalele exemple de automatizare și optimizare a afacerii.
Instrument | Particularități |
Tehnologii cloud | Nu este nevoie de serviciul propriu al companiei. Ideal pentru afaceri mici datorita costurilor reduse. |
Automatizarea instrumentelor de marketing | Utilizarea sistemelor CRM, a programelor de automatizare a sistemelor BI și a publicității contextuale. |
M&M, interacțiune mașină la mașină | Oferă o participare minimă a unei persoane la modelarea și execuția proceselor în care nu poate răspunde întotdeauna adecvat și prompt la schimbări. |
Date mare | Business intelligence bazată pe cantități mari de date. Soluție pentru companii mari: pentru a procesa cantități semnificative de date, aveți nevoie de echipamente specializate. |
Analiza informațiilor în timp real | Abilitatea de a efectua operațiuni complet sincronizate datorită evoluției sistemelor de automatizare a afacerilor în sisteme de procesare a tranzacțiilor în timp real. |
Automatizarea proceselor de afaceri este o condiție importantă pentru succesul unei organizații de orice dimensiune, indiferent de domeniul de activitate sau structură. Situația economică în schimbare rapidă, necesitatea reducerii riscurilor, viteza mare de luare a deciziilor - toate acestea necesită abordări moderne. Prin utilizarea automatizării, este posibil să eliberați resurse valoroase și să concentrați eforturi maxime pe domenii cheie de activitate.
Procesele de afaceri ale întreprinderii
Procesele de afaceri includ o succesiune de etape, pași, funcții și alte acțiuni, precum și toți membrii organizației care interacționează (manageri, angajați, clienți). Munca oricărei întreprinderi este o serie de procese de afaceri conexe.
Există patru tipuri principale de procese de afaceri:
- Cheie. Creați valoarea bunurilor/serviciilor, creșteți prețul acestora în stadiul de instalare, producție sau altă etapă intermediară;
- de susținere. Reprezintă resurse care sunt importante pentru procesele cheie, sprijină infrastructura companiei;
- Procese de dezvoltare. Oferiți oportunități de îmbunătățire muncă viitoareîntreprinderilor. Procesul include pregătirea sau pregătirea avansată a personalului, precum și planificarea activităților viitoare ale companiei;
- Managerii. Aceștia rezolvă problemele companiei cu ajutorul managementului operațional, planificare, instruire, motivare a personalului.
Automatizarea proceselor de afaceri ale unei întreprinderi va avea succes numai dacă managerul știe să gestioneze eficient aceste procese. Directorul trebuie să organizeze munca companiei în așa fel încât procesele de afaceri să se desfășoare strict conform schemei întocmite și fără eșecuri. În mod ideal, procesarea documentației nu ar trebui să dureze mult.
Există multe moduri eficiente organizație de afaceri. Cea mai rațională opțiune este automatizarea proceselor complexe, bazată pe modelul propriu sau adaptat de sistem informatic. Utilizarea sistemelor de automatizare vă permite să creșteți profitabilitatea producției și să reduceți semnificativ costurile.
Relevanța automatizării proceselor de afaceri
Există o serie de simptome care indică necesitatea unei automatizări complete a proceselor de afaceri (inclusiv procesele de achiziții) ale unei companii:
- Firma lucrează intermitent, angajații nu pot coordona acțiunile și le desfășoară fără probleme;
- Compania se confruntă cu întârzieri regulate, distorsiuni și pierderi de informații;
- Atunci când efectuează munca zilnică, specialiștii companiei nu-și pot împinge propriile interese în plan secund;
- Sarcinile companiei sunt îndeplinite ineficient, concentrarea către client este foarte slab dezvoltată;
- Angajații nu au o înțelegere clară a modului în care activitățile lor afectează performanța organizației;
- Nu există o distribuție clară a angajaților care sunt responsabili pentru obiectivele și funcțiile specifice ale întreprinderii;
- Nu există intervale de timp pentru îndeplinirea sarcinilor;
- Compania nu lucrează întotdeauna în interesul clienților.
Dacă cel puțin câteva dintre semnele descrise sunt prezente în compania dumneavoastră, înseamnă că automatizarea proceselor de afaceri este necesară pentru a face întreprinderea mai productivă și de succes.
- Determinarea obiectivelor de automatizare.
Înainte de a lua măsuri pentru automatizarea proceselor de afaceri, trebuie să stabiliți obiective strategice specifice. Gândiți-vă la ceea ce doriți să realizați, la ce sarcini ar trebui să puteți rezolva prin automatizarea managementului proceselor de afaceri. De exemplu, automatizarea proceselor de afaceri din lanțul de aprovizionare este diferită de automatizarea serviciului pentru clienți. Dacă în primul caz trebuie să optimizați logistica, primirea/trimiterea mărfurilor etc. Apoi, în al doilea caz, trebuie să urmăriți alți indicatori: apeluri, eficiența pâlniei de vânzări etc.
- Formalizarea proceselor de afaceri.
Pentru a descrie procesele de afaceri, trebuie să determinați ce subprocese sunt prezente în ele, cum se mișcă informațiile, în ce secvență sunt efectuate activitățile, care sunt restricțiile și ce resurse puteți utiliza.
- Optimizarea proceselor de afaceri.
După elaborarea modelului, experții le analizează pentru a le transpune apoi din dorit în cel real. Apoi se face un plan pentru atingerea obiectivelor stabilite folosind procese. Ca urmare, se construiește un proces de afaceri, din care sunt excluse operațiunile și întârzierile inutile.
- Elaborarea specificațiilor tehnice.
Sunt determinate sarcinile exacte care nu pot fi rezolvate fără participarea proprietarului.
- Codificarea informațiilor, elaborarea fișelor de post.
O organizație care implementează soluții automate realizează codificarea informațiilor. De asemenea, se recomandă în această etapă să începeți elaborarea instrucțiunilor de birou pentru a facilita pregătirea viitoare a personalului.
- Formarea angajaților.
Acest pas este necesar numai atunci când structura fluxului de lucru este modificată sau este planificată modificarea compoziției angajaților.
- Operare cu experiență.
Există o singură modalitate de a evalua productivitatea unui sistem de automatizare: să-l pună în practică. Acest pas vă va ajuta să vă depanați fluxul de lucru și să evitați erorile.
Procese de afaceri: dificultăți de tranziție
Un sistem de automatizare a proceselor de afaceri nu este întotdeauna implementat rapid și ușor: în acest proces pot apărea anumite probleme și dificultăți. Să luăm în considerare cele mai comune dintre ele.
Termenul de implementare a proiectului este întârziat.
Adesea, acest lucru se întâmplă atunci când procesele nu sunt împărțite în blocuri gestionabile și punctele de control nu sunt alocate. Această problemă poate fi rezolvată prin evidențierea schemelor logice comune, stabilirea secvenței operațiunilor pentru implementarea unui sistem de automatizare a proceselor de afaceri.
Nu există un cadru logic pentru proiect.
Procesul nu va fi amânat dacă limitele de timp sunt specificate în mod clar în documentul aprobat. Rolul acestora din urmă poate fi soluții de proiectare sau sarcini tehnice.
Resursele nu sunt atrase în timp util, iar calitatea lor lasă de dorit.
Personalul companiei nu acceptă inovații.
Profită de diverse resurse informaționale pentru a informa angajații despre automatizarea proceselor de afaceri. Subliniați importanța implementării. Dacă conflictul nu poate fi rezolvat, concediază organizatorul protestului.
Nu există o testare reală a funcționalității proceselor automate de afaceri.
Pentru a organiza fluxul de lucru, este necesară evidențierea rezultatelor pozitive. Pentru a face acest lucru, analizați rezultatele după o anumită perioadă de timp, dacă este necesar, rafinați indicatorii obținuți la ideal.
Nu sistem eficient management.
Un specialist invitat în conflictologie va ajuta la rezolvarea acestei probleme. Va ajuta la rezolvarea conflictelor și a disputelor dintre angajați și la rezolvarea situațiilor dificile.
Proiectul are o prioritate scăzută, iar implementarea lui are loc în mod rezidual.
Găsiți și eliminați motivele pentru atitudinea neglijentă față de proiect. Dacă situația nu se schimbă, înlocuiți interpretul.
Obiectivele proiectului nu sunt definite, nu există criterii pentru atingerea obiectivelor sau evaluarea rezultatelor.
Criteriile de evaluare trebuie intocmite individual, tinand cont de directia proiectului. Prin definirea obiectivelor specifice ale proiectului, vei simplifica implementarea obiectivelor tale și vei obține rezultate pozitive mai rapid.
Automatizarea proceselor de afaceri de management al aprovizionării sau a altor procese vă va ajuta în cele din urmă să optimizați activitatea întreprinderii, să o faceți eficientă.
Un număr destul de mare de mituri, stereotipuri și prejudecăți s-au dezvoltat în jurul termenului de „automatizare a afacerilor”. De exemplu, acea automatizare este necesară exclusiv companii mari, iar întreprinderile mici se pot descurca fără el. Sau că sistemele de automatizare sunt extrem de scumpe și este departe de a fi sigur că costurile se vor plăti vreodată. Pentru acest articol, am adunat întrebări pe care antreprenorii le pun de obicei despre automatizare și am pregătit răspunsuri ușor de înțeles.
Automatizarea afacerilor - ce esteAutomatizarea afacerilor este tranziția unei companii de la operațiuni manuale cu forță de muncă intensivă la utilizarea tehnologiilor informaționale moderne în munca operațională. Automatizarea înseamnă și introducerea de tehnologii moderne acolo unde acestea nu erau deloc folosite înainte.
În întreprinderile mici, automatizarea este de obicei utilizată în două cazuri:
- în principalele procese de afaceri - aceasta, de exemplu, poate fi automatizarea vânzărilor sau automatizarea interacțiunii cu clienții (este și implementarea CRM);
- în susținerea proceselor care nu afectează direct creșterea veniturilor, dar sunt obligatorii pentru afaceri - de exemplu, contabilitate și raportare.
Ce sunt sistemele de automatizare și cum funcționează?
Sistemele de automatizare sunt chiar programele și serviciile care sunt folosite pentru a trece de la munca manuală la tehnologia de informație. Cu alte cuvinte, atât un sistem ERP complex, cât și un serviciu cloud pentru un magazin online sunt un sistem de automatizare.
Orice sistem de automatizare constă din două elemente cheie: colectarea (introducerea) datelor și furnizarea informațiilor colectate și prelucrate în forma, volumul, formatul în care este nevoie de un manager sau de un specialist specializat.
De exemplu, dacă introduceți în sistem informații despre contactele cu potențiali clienți, apoi indicați în ce stadiu sunt negocierile cu fiecare dintre aceștia, introduceți cu atenție datele despre rezultatele negocierilor și despre tranzacțiile care au avut loc, apoi într-o bună automatizare sistem de management al vânzărilor poți obține instantaneu „pâlnia vânzărilor”, și odată cu acumularea unor statistici - și o prognoză a vânzărilor, în funcție de cât de intens au lucrat managerii tăi astăzi.
Cu cât afacerea este mai mare și mai complexă, cu atât sunt necesare mai multe informații de bază și cu atât rapoartele finale ar trebui să fie mai diverse și mai detaliate.
În mod similar, sistemele de automatizare funcționează pentru alte procese. Managerul poate obține instantaneu informații despre starea de lucruri din companie: câți bani sunt în conturi, câți datorați și cât datorați, care este structura costurilor și rentabilitatea proiectului, câte apeluri la rece au fost efectuate de angajati, care este eficienta reala a fiecarui manager etc.
De ce este nevoie de automatizare, ce oferă companiei
Pe scurt, automatizarea implementată corespunzător vă permite să faceți următoarele:
- susține eficient activitățile operaționale - organizează contabilitate și control;
- pregătiți rapid și corect documentele pentru clienți, contractori și parteneri - de la ofertă comercialăînainte de actul de împăcare;
- să primească cu promptitudine orice rapoarte privind starea reală a lucrurilor din companie;
- optimizarea costurilor cu personalul, utilizarea mai eficientă a timpului de lucru și a competențelor angajaților, scutindu-i de munca de rutină;
- îmbunătățirea proceselor de afaceri din companie;
- minimizarea impactului negativ al „factorului uman” asupra afacerii;
- stocarea în siguranță a informațiilor - fiecare angajat lucrează numai cu datele la care i se oferă acces;
- îmbunătățirea vitezei și calității serviciului clienți.
Ce procese de afaceri pot și ar trebui să fie automatizate
De obicei, automatizarea începe cu operațiuni masive de rutină care necesită forță de muncă intensivă, cu procese care au cel mai mare impact asupra veniturilor și profitului companiei, sau cu zonele cele mai problematice.
În primul rând, este posibilă automatizarea sarcinilor care sunt foarte laborioase sau imposibil de efectuat manual - luați în considerare cifra de afaceri cu amănuntul, analizați mișcarea mărfurilor, planificați fluxurile de numerar, planificați și contabilizați orele de lucru, calculați costurile etc.
În al doilea rând, puteți automatiza munca angajaților care efectuează operațiuni standard de rutină (telemarketing, logisticieni, directori de vânzări etc.) sau chiar puteți elimina anumite activități de la angajați (de exemplu, configurați sincronizarea automată a datelor privind disponibilitatea mărfurilor în depozit). iar pe vitrina Internetului).-magazin).
În al treilea rând, automatizarea poate fi folosită pentru a „curăța casa” - preluarea controlului asupra creanțelor, inventarului, angajării angajaților, respectarea standardelor pentru apeluri și întâlniri cu clienții etc.
Nu este necesar să automatizați toate procesele de afaceri simultan. Puteți extinde treptat automatizarea în compania dvs., după cum este necesar. Și creați un sistem de management unificat în mod constant.
Principalul lucru este să vă amintiți obiectivele pentru care a început automatizarea. Automatizarea de dragul automatizării este o pierdere de timp și resurse.
Cum să alegi un produs software pentru automatizare
Atunci când alegeți un sistem de automatizare, puteți merge în două moduri: 1. Folosiți un produs tipic (la cutie). 2. Dezvoltați și implementați o soluție software individuală.
Soluția standard este mai ușor de implementat și mai ieftină. Dar trebuie să rețineți că nu orice produs tipic poate fi modificat pentru a se potrivi sarcinilor dvs. - într-o serie de programe, opțiunile de personalizare sunt sever limitate sau complet excluse. Apropo, același lucru este valabil și pentru serviciile cloud.
Alegerea unui program specific este o chestiune destul de responsabilă, va fi necesar să se elaboreze o gamă destul de semnificativă de informații. Există multe produse software pe piață, fiecare cu propriile caracteristici și avantaje. Ar trebui să obțineți răspunsuri la următoarele întrebări importante:
- ce sarcini și procese specifice sunt planificate pentru a fi automatizate;
- dacă funcționalitatea sistemului corespunde sarcinilor care vor trebui rezolvate cu ajutorul acestuia;
- este posibil să personalizați sistemul pentru practica dvs. de afaceri;
- dacă va fi posibil, atunci când procesele de afaceri sau condițiile de afaceri se schimbă, să se schimbe rapid sistemul fără a opri funcționarea acestuia;
- Cât de simplu și ușor este sistemul de utilizat?
- este posibilă integrarea sistemului cu alte aplicații sau servicii;
- dacă sistemul este suportat pe tablete, smartphone-uri;
- cine și cum va oferi suport tehnic;
- Cât costă implementarea și suportul?
Cât costă un sistem de automatizare
Aceasta este o întrebare retorică și nu există un singur răspuns la ea. Cât costă o reparație? Se poate face pentru 100 de mii de ruble sau se poate face pentru un milion, totul depinde de suprafața camerei, sarcini, calitatea materialelor etc. Costul unui anume soluție software va depinde și de multe variabile: ce sarcini vor fi rezolvate cu ajutorul sistemului, este un produs tipic sau unul personalizat, ce resurse vor fi necesare pentru implementare, câte joburi vor fi conectate la sistem etc.
Costul automatizării constă din mai multe componente:
- costul sistemului în sine (costul cutiei sau plățile de închiriere - în cazul utilizării aplicațiilor „cloud”);
- costul instalării sistemului și instruirii personalului;
- costul întreținerii regulate.
Cum este implementarea sistemului de automatizare și săcum să alegi un antreprenor
Implementarea este procesul de adaptare a software-ului la afacere și, parțial, de la business la software.
Pentru sarcini sau procese simple, „implementarea” va consta doar în instalarea de software pe computer (sau înregistrarea într-un serviciu „cloud”) și introducerea informațiilor inițiale. Imediat după aceea, puteți începe eliberarea documentelor, completarea bazei de clienți sau eliberarea sarcinilor.
Pentru sarcini mai complexe (de exemplu, calcularea profitabilității planificate a comenzilor în momentul încheierii tranzacției - pentru a nu funcționa în pierdere), poate fi necesară modificarea sistemului pentru a se potrivi condițiilor și practicilor care au dezvoltate în companie. Un sistem bine ales va suporta de obicei un anumit tip de proces pentru o astfel de sarcină. Dar, în practică, fiecare companie are propria metodologie. Această specificitate va trebui reflectată în procesul de implementare.
Implementarea se poate face pe cont propriu sau se poate invita specialiști. Dar nu trebuie să sperați că antreprenorul va face totul la cel mai bun mod fără participarea dumneavoastră; angajații cheie și conducerea companiei vor trebui să participe activ în aproape toate etapele, cu cât vă scufundați mai adânc în procesul de implementare, succesul proiectului va depinde în mare măsură.
Trebuie să alegeți un partener de implementare în același mod ca o echipă pentru renovarea apartamentului. Monitorizați piața și identificați companii ale căror competențe sunt suficiente pentru a vă rezolva problemele, și ale căror condiții sunt optime în ceea ce privește raportul preț/calitate. Este foarte de dorit ca partenerul dumneavoastră potențial să aibă un certificat de conformitate a sistemului de management al calității standard international ISO 9001:2008. Țineți întâlniri cu specialiști din companiile din această listă scurtă (inclusiv, asigurați-vă că discutați cu angajatul care vă va însoți proiectul). Examinați portofoliul, acordând o atenție deosebită dacă antreprenorul are experiență implementare cu succes sisteme de automatizare in firme a caror specializare si domeniu de activitate coincid cu al dumneavoastra. De asemenea, este recomandabil să comunicați cu oficialii de top ai acestor companii și să aflați părerea lor despre potențialul dvs. partener - dacă implementarea a avut succes, dacă sunt mulțumiți de rezultatele lucrării, dacă serviciul de garanție este bine organizat, ce dificultăți s-au întâlnit etc.
De asemenea, atunci când alegeți un antreprenor, este logic să folosiți principiul proporționalității: dacă aveți o companie mică, atunci este recomandabil să faceți afaceri și cu o companie mică - toate aprobările vor fi mai rapide, va fi mai ușor să fiți de acord. pe probleme controversate cu un partener egal etc.
Care sunt riscurile la implementarea unui sistem de automatizare
Desigur, la implementarea unui sistem de automatizare, există anumite riscuri - de la nerespectarea termenelor limită și depășirea bugetului, până la rezistența personalului și nevoia de a schimba procesele individuale de afaceri pentru a îndeplini cerințele sistemului. Dar majoritatea problemelor pot fi evitate dacă identificați corect sarcinile care necesită automatizare, monitorizați-le pe cele existente într-o manieră de calitate. produse softwareși abordați atent alegerea unui partener de implementare. De asemenea, o condiție importantă implementare cu succes proiectul este participarea personală a primei persoane a companiei / proprietarului afacerii, în acest caz riscurile de „greșire” sunt reduse semnificativ.
În ceea ce privește rezistența personalului, este foarte important, pe de o parte, să se desfășoare lucrări de înaltă calitate pentru a explica beneficiile și beneficiile automatizării pentru companie și toți angajații și, pe de altă parte, pentru a crea un puternic sentimentul de inevitabilitate pentru toți angajații, inclusiv managementul de vârf. Dacă există cazuri de întrerupere a unor procese, este necesar să se rezolve și să înlăture obstacolele în urmărire. un instrument bun implementarea este de a recompensa angajații pentru implicarea lor în proiect și pentru unele realizări de reper, acest lucru va ajuta la obținerea loialității celorlalți membri ai echipei.
Un număr destul de mare de mituri, stereotipuri și prejudecăți s-au dezvoltat în jurul termenului de „automatizare a afacerilor”. De exemplu, acea automatizare este necesară doar pentru contabilitateși, de exemplu, procesele de management de afaceri nu pot fi automatizate. Sau că automatizarea este necesară doar pentru companiile mari, iar întreprinderile mici se pot descurca fără ea. Sau că sistemele de automatizare sunt extrem de scumpe și este departe de a fi sigur că costurile se vor plăti vreodată. Pentru acest articol, am adunat întrebări pe care antreprenorii le pun adesea despre automatizare, am pregătit răspunsuri ușor de înțeles la acestea și le-am ilustrat cu cazuri reale.
Automatizare reală - ce este
Automatizarea afacerilor este tranziția unei companii de la operațiuni manuale cu forță de muncă intensivă la utilizarea tehnologiilor informaționale moderne în munca operațională. Automatizarea înseamnă și introducerea de tehnologii moderne acolo unde acestea nu erau deloc folosite înainte.
În întreprinderile mici, automatizarea este de obicei utilizată în două cazuri:
în susținerea proceselor care nu afectează direct creșterea veniturilor, dar sunt obligatorii pentru afaceri - de exemplu, contabilitate și raportare;
în principalele procese de afaceri - aceasta, de exemplu, poate fi automatizarea vânzărilor sau automatizarea interacțiunii cu clienții (este și implementarea CRM).
În consecință, motivele și obiectivele automatizării pot fi diferite - în primul caz, este necesar să se asigure stabilitatea afacerii și să se reducă timpul și resursele, în al doilea - pentru a crește profitabilitatea afacerii, a obține avantaje competitive, îmbunătățirea serviciului, atragerea și păstrarea clienților, creșterea eficienței etc.
„Distribuirea” dintre aceste două grupuri de procese de afaceri arată doar diferența dintre „automatizarea contabilă” și automatizarea reală: primul ajută la cost minimîndeplinește obligațiile companiei față de stat și autoritățile sale fiscale, al doilea ajută compania să cheltuiască mai puțin, să câștige mai mult și să se dezvolte mai eficient. Așadar, automatizarea nu se limitează doar la contabilitate, gama de aplicații a acesteia este mult mai largă.
Ce sunt sistemele de automatizare
Sistemele de automatizare sunt chiar programele și serviciile care sunt folosite pentru a trece de la munca manuală la tehnologia informației. Cu alte cuvinte, atât un sistem ERP cuprinzător pentru managementul resurselor întreprinderii, cât și un serviciu „cloud” pentru un magazin online sunt un sistem de automatizare.
Orice sistem de automatizare a afacerii prevede mai multe procese cheie: colectarea (introducerea) datelor, prelucrarea datelor și furnizarea informațiilor colectate și prelucrate în forma, volumul, formatul în care este nevoie de un manager sau de un specialist specializat.
De exemplu, dacă introduceți în sistem informații despre contactele cu potențiali clienți, apoi indicați în ce stadiu sunt negocierile cu fiecare dintre aceștia, introduceți cu atenție datele despre rezultatele negocierilor și despre tranzacțiile care au avut loc, apoi într-o bună vânzare. sistem de management puteți obține instantaneu o „pâlnie de vânzări”, și cu acumularea unor statistici - și o prognoză de vânzări, în funcție de cât de intens au lucrat managerii dvs. astăzi.
În mod similar, sistemele de automatizare funcționează pentru alte procese. Managerul poate obține instantaneu informații despre starea de lucruri din companie: câți bani sunt în conturi, câți datorați și cât datorați, care este structura costurilor și rentabilitatea proiectului, câte apeluri la rece au fost efectuate de angajati, care este eficienta reala a fiecarui manager etc.
De ce avem nevoie de automatizare reală,
ce ofera companiei
Pe scurt, automatizarea implementată corespunzător vă permite să faceți următoarele:
îmbunătățirea calității serviciului clienți;
optimizarea costurilor logistice, imbunatatirea calitatii logisticii in toate etapele - de la primirea produsului la depozit pana la livrarea acestuia catre client;
planificați calitativ primirea fondurilor, preveniți lipsurile de numerar;
calculați profitabilitatea comenzilor;
intocmeste rapid si corect documente pentru clienti, contractori si parteneri - de la o oferta comerciala la un raport de reconciliere;
descarca liderul si manageri cheie din munca de rutină, să-și folosească mai eficient timpul de lucru pentru dezvoltarea companiei;
să primească cu promptitudine orice rapoarte privind starea reală a lucrurilor din companie;
optimizarea costurilor cu personalul, utilizarea mai eficientă a timpului de lucru și a competențelor angajaților;
minimizarea impactului negativ al „factorului uman” asupra afacerii;
stocarea în siguranță a informațiilor - fiecare angajat lucrează numai cu datele la care i se oferă acces;
îmbunătățirea și accelerarea proceselor de afaceri din companie;
susține eficient activitățile operaționale - organizează contabilitatea și controlul.
Într-o afacere mică, aceste efecte sunt de obicei vizibile după câteva săptămâni.
Ce procese de afaceri pot și ar trebui să fie automatizate
În mod obișnuit, automatizarea afacerii începe cu operațiuni de rutină masive care necesită forță de muncă, cu procese care au cel mai mare impact asupra veniturilor și profitului companiei sau cu zonele cele mai problematice.
in primul rand, puteți automatiza sarcini care sunt foarte laborioase sau imposibil de efectuat manual - luați în considerare cifra de afaceri cu amănuntul, analizați mișcarea mărfurilor, planificați fluxurile de numerar, planificați și contabilizați orele de lucru, calculați costurile etc.
În al doilea rând, puteți automatiza munca angajaților care efectuează operațiuni standard de rutină (telemarketing, logisticieni, directori de vânzări etc.) sau chiar puteți elimina anumite lucrări de la angajați (de exemplu, configurați sincronizarea automată a datelor privind disponibilitatea mărfurilor în depozit și pe vitrina online).
În al treilea rând, puteți folosi automatizarea pentru a „curăța casa” - preluați controlul asupra creanțelor, inventarului, angajării angajaților, respectarea standardelor pentru apeluri și întâlniri cu clienții etc.
Nu este necesar să automatizați toate procesele de afaceri simultan. Puteți extinde treptat automatizarea în compania dvs., după cum este necesar. Și creați un sistem de management unificat în mod constant.
Principalul lucru este să vă amintiți obiectivele pentru care a început automatizarea. Automatizarea de dragul automatizării este o pierdere de timp și resurse.
Cum să alegi un produs software pentru automatizare
Atunci când alegeți un sistem de automatizare a afacerii, puteți merge în două moduri:
Utilizați un produs tipic („cutie”) sau un serviciu cloud.
Dezvoltați și implementați o soluție software individuală.
Soluția standard este mai ușor de implementat și mai ieftină. Dar trebuie să rețineți că nu orice produs tipic poate fi modificat pentru a se potrivi sarcinilor dvs. - într-o serie de programe, opțiunile de personalizare sunt sever limitate sau complet excluse. Apropo, același lucru este valabil și pentru serviciile cloud.
Cea mai bună opțiune pentru multe întreprinderi mici este achiziționarea solutie la cheie cu capacitatea de a personaliza, lansați-l rapid pentru a nu încetini procesele vitale de afaceri și, dacă este necesar, începeți lucrul la personalizarea produsului, de ex. personalizarea acestuia pentru sarcinile specifice ale companiei dumneavoastră.
Alegerea unui program este o chestiune destul de responsabilă, este necesar să se elaboreze o gamă destul de semnificativă de informații. Există multe produse software pe piață, fiecare cu propriile caracteristici și avantaje. Ar trebui să obțineți răspunsuri la următoarele întrebări importante:
ce sarcini și procese specifice sunt planificate pentru a fi automatizate;
dacă funcționalitatea sistemului corespunde sarcinilor care vor trebui rezolvate cu ajutorul acestuia;
este posibil să personalizați sistemul pentru practica dvs. de afaceri;
dacă va fi posibil, atunci când procesele de afaceri sau condițiile de afaceri se schimbă, să se schimbe rapid sistemul fără a opri funcționarea acestuia;
Cât de simplu și ușor este sistemul de utilizat?
este posibilă integrarea sistemului cu alte aplicații sau servicii;
dacă sistemul este suportat pe tablete, smartphone-uri;
cine și cum va oferi suport tehnic;
Cât costă implementarea și suportul?
Pentru a răspunde la aceste întrebări, este recomandabil să vă consultați cu reprezentanții furnizorilor (adică companiile de dezvoltare de software). Dacă este posibil, comunicați și cu colegii antreprenori care rezolvă probleme similare; experiența lor vă va oferi informații valoroase care vă vor ajuta să faceți o alegere în favoarea unui anumit produs software.
Cât costă un sistem de automatizare
Aceasta este o întrebare retorică și nu există un singur răspuns la ea. Cât costă o reparație? Se poate face pentru 100 de mii de ruble sau se poate face pentru un milion, totul depinde de suprafața camerei, sarcini, calitatea materialelor etc. Costul unei soluții software specifice va depinde și de multe variabile: ce sarcini vor fi rezolvate cu ajutorul sistemului, este un produs tipic sau unul personalizat, ce resurse vor fi necesare pentru implementare, câte joburi vor fi conectate la sistem etc.
Costul automatizării constă din mai multe componente:
costul sistemului în sine (costul cutiei sau plățile de închiriere - în cazul utilizării aplicațiilor „cloud”);
costul instalării sistemului și instruirii personalului;
costul întreținerii regulate.
La acestea se adaugă costurile indirecte - de exemplu, timpul petrecut de director și de utilizatorii cheie pentru a participa la proiect.
Cum este implementarea sistemului de automatizare
și cum să alegi un antreprenor
Implementarea este procesul de adaptare a software-ului la afacere și, parțial, de la business la software.
Pentru sarcini sau procese simple, „implementarea” va consta doar în instalarea de software pe computer (sau înregistrarea într-un serviciu „cloud”) și introducerea informațiilor inițiale. Imediat după aceea, puteți începe eliberarea documentelor, completarea bazei de clienți sau eliberarea sarcinilor.
Pentru sarcini mai complexe (de exemplu, calcularea profitabilității planificate a comenzilor în momentul încheierii tranzacției - pentru a nu funcționa în pierdere), poate fi necesară modificarea sistemului pentru a se potrivi condițiilor și practicilor care au dezvoltate în companie. Un sistem bine ales va suporta de obicei un anumit tip de proces pentru o astfel de sarcină. Dar, în practică, fiecare companie are propria metodologie. Această specificitate va trebui reflectată în procesul de implementare.
Implementarea se poate face pe cont propriu sau puteți invita specialiști. Dar nu sperați că antreprenorul va face totul în cel mai bun mod posibil fără participarea dumneavoastră; angajații cheie și conducerea companiei vor trebui să participe activ în aproape toate etapele, cu cât vă scufundați mai adânc în procesul de implementare, succesul proiectului va depinde în mare măsură.
Trebuie să alegeți un partener de implementare în același mod ca o echipă pentru renovarea apartamentului. Monitorizați piața și identificați companii ale căror competențe sunt suficiente pentru a vă rezolva problemele, și ale căror condiții sunt optime în ceea ce privește raportul preț/calitate. Este foarte de dorit ca partenerul dumneavoastră potențial să dețină un certificat de conformitate a sistemului de management al calității cu standardul internațional ISO 9001:2008. Țineți întâlniri cu specialiști din companiile din această listă scurtă (inclusiv, asigurați-vă că discutați cu angajatul care vă va însoți proiectul). Examinați portofoliul, acordând o atenție deosebită dacă antreprenorul are experiență în implementarea cu succes a unui sistem de automatizare în companii a căror specializare și sfera de activitate coincid cu ale dumneavoastră. De asemenea, este recomandabil să comunicați cu oficialii de top ai acestor companii și să aflați părerea lor despre potențialul dvs. partener - dacă implementarea a avut succes, dacă sunt mulțumiți de rezultatele lucrării, dacă serviciul de garanție este bine organizat, ce dificultăți s-au întâlnit etc.
De asemenea, atunci când alegeți un antreprenor, este logic să folosiți principiul proporționalității: dacă aveți o companie mică, atunci este recomandabil să faceți afaceri și cu o companie mică - toate aprobările vor fi mai rapide, va fi mai ușor să fiți de acord. pe probleme controversate cu un partener egal etc.
Care sunt riscurile la implementarea unui sistem de automatizare
Desigur, la implementarea unui sistem de automatizare, există anumite riscuri - de la nerespectarea termenelor limită și depășirea bugetului, până la rezistența personalului și nevoia de a schimba procesele individuale de afaceri pentru a îndeplini cerințele sistemului. Dar majoritatea problemelor pot fi evitate dacă identificați corect sarcinile care necesită automatizare, efectuați o monitorizare a calității produselor software existente și abordați cu atenție alegerea unui partener de implementare. De asemenea, o condiție importantă pentru implementarea cu succes a proiectului este participarea personală a primei persoane a companiei / proprietarului afacerii, în acest caz, riscurile de a „greși” sunt reduse semnificativ.
În ceea ce privește rezistența personalului, este foarte important, pe de o parte, să se desfășoare lucrări de înaltă calitate pentru a explica beneficiile și beneficiile automatizării pentru companie și toți angajații și, pe de altă parte, pentru a crea un puternic sentimentul de inevitabilitate pentru toți angajații, inclusiv managementul de vârf. Dacă există cazuri de întrerupere a unor procese, este necesar să se rezolve și să înlăture obstacolele în urmărire. Un instrument bun de implementare este acela de a recompensa angajații pentru implicarea în proiect și pentru unele realizări de reper, acest lucru va ajuta la obținerea loialității celorlalți membri ai echipei.