Pentru a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri, trebuie să știți:
- ceea ce este considerat o călătorie de afaceri;
- care nu poate fi trimis într-o călătorie de afaceri;
- ce garanții să ofere angajatului;
- cât durează călătoria;
- ce acte sa eliberez.
Ceea ce este considerat o călătorie de afaceri
Doar șeful instituției poate trimite un angajat într-o călătorie de afaceri. Includeți o clauză de călătorie de afaceri în Regulamentul de muncă.
O călătorie de afaceri este considerată o deplasare a unui angajat în altă localitate pentru a îndeplini o misiune oficială în afara locului de muncă permanent.
Locul de munca permanent este unitatea in care salariatul lucreaza in conditiile contractului de munca. Dacă un angajat se deplasează la sediul central, dar lucrează într-o sucursală sau într-o subdiviziune separată din altă zonă, aceasta este și o călătorie de afaceri. Si invers.
Dacă munca unui angajat este în mod constant pe drum, atunci călătoriile lui de afaceri nu sunt călătorii de afaceri. Plecare până la afaceri personale, chiar dacă angajatul a fost de acord cu managerul, nici aceasta nu este o călătorie de afaceri.
Călătoria unui angajat care lucrează în baza unui contract de drept civil (de exemplu, un contract sau o misiune) nu este considerată o călătorie de afaceri. Cu toate acestea, instituția poate rambursa cheltuielile de călătorie unui astfel de lucrător dacă cheltuielile:
- direct legat de munca pe care a efectuat-o;
- documentat.
Precizați în contract condiția de rambursare a costurilor.
Cine poate fi trimis într-o călătorie de afaceri
Într-o călătorie de afaceri, puteți trimite un angajat cu normă întreagă care lucrează în baza unui contract de muncă (clauza 2 din Regulamentul aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 nr. 749, denumit în continuare Regulamentul ). Acest lucru se aplică călătoriilor de afaceri în Rusia și în străinătate. O persoană este obligată să plece într-o călătorie de afaceri dacă angajatorul ordonă acest lucru, chiar și atunci când această condiție nu este în contractul de muncă (Articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse). Dacă un angajat refuză să călătorească fără un motiv întemeiat, el încalcă disciplina muncii(Art. 192, 193 din Codul Muncii al Federației Ruse).
Cine nu poate fi trimis într-o călătorie de afaceri
Nu puteți trimite într-o călătorie de afaceri:
- femei gravide;
- angajații care lucrează în baza unui contract de ucenicie. Excepție - o călătorie de afaceri este asociată cu o ucenicie;
- lucrătorilor care au vârsta sub 18 ani. Excepție fac sportivii minori și lucrătorii creativi.
Aceasta rezultă din partea 1 a articolului 259, partea 3 a articolului 203, articolele 348.8 și 268 din Codul Muncii al Federației Ruse.
Ce angajați pot fi trimiși într-o călătorie de afaceri doar cu acordul lor
Angajații care pot fi trimiși în călătorii de afaceri numai dacă își dau acordul scris:
- femeile care cresc copii sub trei ani;
- mame și tați care singuri cresc copii sub cinci ani;
- părinții copiilor cu dizabilități;
- lucrătorii care îngrijesc membrii familiei bolnavi în conformitate cu un raport medical.
Dacă un astfel de angajat nu și-a dat acordul scris pentru deplasare, instituția de cultură este obligată să trimită o altă persoană. Familiarizați angajații cu dreptul lor de a refuza călătoriile. Pentru a face acest lucru, întocmește un singur document în care vor apărea coloanele „refuz” și „da consimțământ”.
Cum se emite un aviz de călătorie?
Instituția a emis o notificare de trimitere a unui angajat într-o călătorie de afaceri, care are dreptul să o refuze.
O instituție care trimite angajați într-o călătorie de afaceri fără acordul scris va fi responsabilă din punct de vedere administrativ (articolul 5.27 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse). Organizația va fi amendată cu 30.000-50.000 de ruble. sau își suspendă activitățile timp de 90 de zile. Oficialii vor fi pedepsiți cu o amendă de 1000-5000 de ruble.
Instituția are dreptul de a trimite un lucrător cu handicap, dacă acest lucru nu contravine programului său individual de reabilitare.
Citiți gratuit în sistemul „Cultură”:
Din când în când, întreprinderea poate fi nevoită să trimită angajați într-o călătorie de afaceri, în afara locului lor principal de muncă, pentru a îndeplini o sarcină în scopuri de producție. Aceasta poate fi reprezentarea intereselor companiei, cumpărarea de noi echipamente, participarea la un seminar etc. În orice caz, călătoria de afaceri a unui angajat trebuie să fie documentată corespunzător.
În 2015, procesarea unei călătorii de afaceri a fost simplificată semnificativ prin reducerea fluxului de documente. De anul trecut, entitățile comerciale au dreptul să nu elibereze certificat de călătorie, să nu întocmească o misiune de muncă, iar la întoarcere, angajatul are dreptul să nu depună un raport de călătorie.
Aceasta înseamnă că organizația poate aplica aceste documente sau nu în conformitate cu politica contabilași Reglementările întreprinderii privind călătoriile de afaceri. În cazul în care certificatul nu este eliberat, diurna pentru călătorii de afaceri se stabilește pe baza confirmării documente primare care pot fi bilete de călătorie, bonuri de hotel etc.
În a doua jumătate a anului 2015, Guvernul Federației Ruse a adoptat mai multe rezoluții care au desființat utilizarea obligatorie a registrului pentru plecarea și întoarcerea călătorilor de afaceri. În prezent, principalul document care se eliberează la trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri este o comandă de călătorie de afaceri.
Cum să trimiți un angajat într-o călătorie de afaceri
Decizia de a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri este luată numai de către șef pe baza unui memoriu sau a unui memoriu de la oficialii relevanți, pe măsură ce apare nevoia de producție. În întreprinderile mari, poate fi chiar întocmit un plan anual de călătorie.
Următorii pași pot fi distinși în timpul călătoriilor de afaceri:
Important! Trebuie reținut că nu este anulat. În prezent, în scopul contabilizării fiscale pentru o călătorie de afaceri în țară, acestea se ridică la 700 de ruble, pentru călătoriile în străinătate - 2500 de ruble. Compania poate seta si alte dimensiuni, insa nu va putea lua in calcul daca aceste limite sunt depasite această diferențăîn cheltuieli, iar ea va trebui să impoziteze aceste sume cu impozitul pe venitul personal și contribuțiile.
- Când un angajat părăsește întreprinderea, acesta are dreptul să castigurile mediiși conservarea locului de muncă, așa că trebuie să luați în considerare timp oferitîn . Inspectorul de personal din acest document trebuie să noteze angajatului codul „K” sau „06” tot timpul când acesta se află într-o călătorie de afaceri.
- La întoarcere, salariatul trebuie să prezinte la departamentul de contabilitate cheltuielile efectuate în termenele stabilite. El îi atașează documente justificative și, dacă este necesar, un memoriu cu informații explicative, de exemplu, despre momentul unei călătorii de afaceri etc.
- Pe baza aprobat raport prealabil poate apărea o situație când un angajat trebuie să ramburseze o cheltuială excesivă într-o călătorie de afaceri sau să returneze fondurile neutilizate. În primul caz, depășirea cheltuielilor este rambursată pe baza unui ordin de numerar de cheltuieli (CCO), iar în al doilea caz, soldul de bani este returnat la casieria companiei pe baza de ordine de intrare în numerar (PKO).
Important! Documentele de călătorie sunt folosite pentru a confirma datele călătoriei. Dacă angajatul a condus o mașină personală sau de companie, atunci în acest caz este necesar să se întocmească un memoriu care să indice data plecării și întoarcerii. Ca confirmare, puteți folosi cecuri pentru benzinării, hoteluri etc.
Nuanțe la trimiterea angajaților într-o călătorie de afaceri
Călătorie de afaceri de o zi
Atunci când trimite un angajat într-o călătorie de afaceri de o zi, acesta nu are dreptul la diurnă. Acest lucru se datorează faptului că, conform HG nr. 749 din 13 octombrie 2008, această plată se face numai în cazul în care salariatul nu se poate întoarce acasă într-o zi. Cu toate acestea, angajatorul este obligat să ramburseze cheltuielile efectuate în timpul șederii într-o călătorie de afaceri. Dar chiar și aici există „capcane” - dacă dimensiunea lor depășește 700 de ruble, atunci o astfel de plată trebuie impozitată cu impozitul pe venitul personal.
Călătorie de afaceri într-o zi liberă
Când trimiteți un angajat la muncă, trebuie să vă ghidați de Codul Muncii al Federației Ruse și de scrisoarea Ministerului Muncii și Protecției Sociale din 25 decembrie 2013 nr. 14-2-337. Aceștia stabilesc că dacă zilele de muncă, de sosire, de plecare, de a fi pe drum în timpul unei călătorii de afaceri cad într-un weekend sau sărbători, atunci există două variante de compensare a acestora.
În primul caz, salariatul este plătit în aceste zile de cel puțin două ori, în funcție de modalitatea de calcul stabilită - salariu, lucru la bucată, tarif. În al doilea, aceste zile sunt plătite într-o singură sumă, iar în plus, angajatului i se oferă posibilitatea de a alege o zi liberă care nu este plătită.
Călătorii de afaceri în străinătate
Înregistrarea unei călătorii de afaceri în străinătate se realizează exact în același mod ca în țară. De asemenea, nu puteți elibera un certificat de călătorie - durata șederii dumneavoastră va fi confirmată prin bilete, precum și ștampile vamale din pașaport. Societatea este obligată să plătească angajatului cheltuielile efectuate în timpul călătoriei în străinătate integral, inclusiv deplasarea, închirierea locuințelor, diurna.
Acestea din urmă sunt emise în numerar sau fără numerar, în următoarea ordine:
- Pentru zilele petrecute în străinătate - în moneda țării gazdă.
- Pentru zilele de ședere în Rusia, inclusiv ziua trecerii frontierei la întoarcere - în ruble.
De asemenea, societatea este obligata sa plateasca costurile obtinerii vizei, pasaportului, taxelor consulare, asigurarii medicale obligatorii.
Valoarea indemnizației zilnice nu este limitată, cu toate acestea, numai sumele care nu depășesc 2.500 de ruble pe zi nu sunt supuse impozitului pe venitul personal.
La întocmirea unui raport în avans cu privire la o călătorie de afaceri în străinătate, toate biletele, cecurile și alte documente justificative sunt atașate acestuia. Dacă sunt completate limbă străină, atunci este necesar să atașați o traducere rând cu linie pe un formular separat - nimic nu este corectat în originale. Acest lucru poate fi făcut de un angajat al organizației atunci când i se atribuie sarcini corespunzătoare sau prin angajarea unui traducător profesionist.
Boală într-o călătorie de afaceri
În cazul în care un angajat se îmbolnăvește în timpul unei călătorii de afaceri, atunci, în conformitate cu ordinul Ministerului Sănătății și Dezvoltării Sociale, compania este obligată să-i plătească toate cheltuielile de deplasare, indiferent dacă acesta a putut îndeplini sarcina sau nu. .
Angajatorul plătește indemnizații de invaliditate temporară pe baza unui concediu medical. În același timp, dacă formularul a fost deschis în timpul unei călătorii de afaceri, acesta poate fi închis atât la locul călătoriei de afaceri, cât și deja la sosirea la locul de reședință. Cu toate acestea, în acest caz, angajatul va trebui să fie supus unei noi examinări la clinică, iar medicul îi va emite una nouă. concediu medicalîn continuarea celei emise anterior.
De asemenea, compania este obligată să ramburseze toate cheltuielile pentru închirierea unui apartament pe perioada bolii. Cu toate acestea, dacă angajatul a fost în spital în tot acest timp, atunci costurile de locuință nu sunt plătite. Și, în sfârșit, se plătesc diurne pentru toate acele zile în care angajatul a fost bolnav și nu și-a putut începe atribuțiile.
Un caz separat este un caz de boală în timpul unei călătorii de afaceri în străinătate. Documentele emise de o instituție medicală străină nu reprezintă un document justificativ în Rusia și nu sunt plătite. Puteți deschide un concediu medical conform formularului stabilit după furnizarea unei traduceri legalizate a unui document străin cu confirmare de autenticitate la consulatul țării respective. Salariatul este obligat să efectueze toate aceste lucrări în mod independent și pe cheltuiala sa.
Codul Muncii al Federației Ruse călătorie de afaceri este interpretată ca o călătorie a unui angajat la îndrumarea angajatorului pentru o anumită perioadă, al cărei scop este îndeplinirea unei sarcini oficiale care nu la locul de muncă.
De remarcat că deplasările angajaților ale căror atribuții sunt direct legate de deplasări sau sunt efectuate pe drum nu sunt considerate călătorii de afaceri.
Caracteristicile călătoriilor de afaceri sunt definite în „Regulamentul privind caracteristicile trimiterii angajaților în călătorii de afaceri”.
Procedura pas cu pas pentru trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri
1. Determinarea scopului călătoriei și a unei persoane potrivite pentru îndeplinirea sarcinii de călătorie.
De reținut că există categorii de cetățeni cărora le este interzis să trimită în călătorii de afaceri. Unii angajați trebuie să fie informați înainte de călătorie că au drepturi de renunțare la călătorie și trebuie să li se acorde acordul scris pentru călătorie. Pentru astfel de angajați, o călătorie de afaceri ar trebui să fie procesată în felul următor: angajatorul trimite angajatului o notificare scrisă cu privire la următoarea călătorie de afaceri, care indică faptul că angajatul are dreptul să o refuze. Dacă angajatul este de acord, documentele care confirmă acest fapt sunt înregistrate la întreprindere. Acceptând călătoria de afaceri, angajatul indică că a citit cu adevărat avizul, pune data și semnătura.
Un alt punct important din acest paragraf: angajatul nu poate îndeplini sarcini care nu sunt incluse în lista directă a acestuia atributii functionale, cu excepția excepțiilor prevăzute la articolul 60 din Codul Muncii al Federației Ruse.
Scopul unei călătorii de afaceri era indicat anterior în atribuirea locului de muncă, dar astăzi acest document nu este obligatoriu. Un alt document care determină scopul călătoriei este o notă de la supervizorul direct al angajatului care este trimis. Toate documentele sunt supuse înregistrării obligatorii la întreprindere.
2. Emiterea unui ordin de detașare a unui salariat.
Comanda trebuie să indice perioada călătoriei de afaceri și locul unde va fi trimis angajatul, tipul de transport (călătorie cu transportul public, transport oficial, mașina personală a angajatului). În cazul în care angajatorul a decis să nu emită o misiune de muncă, atunci scopul și condițiile călătoriei de afaceri ar trebui să fie detaliate în comandă. Există un anumit exemplu de comandă (formular) privind trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri, care a fost aprobată printr-o rezoluție a Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 01/05/2004.
3. Înregistrarea unui ordin de călătorie în ordinea stabilită de întreprindere.
4. Dacă angajatul nu a fost informat anterior despre viitoarea călătorie de afaceri, atunci în această etapă ar trebui să fie informat despre acest lucru. Angajatul trebuie să-și pună semnătura sub ordinul de călătorie de afaceri.
5. După aceea, angajatului, pe baza cererii sale și a unei evidențe a sumei fondurilor primite, i se eliberează un avans pentru costurile unei călătorii de afaceri (cheltuieli de călătorie, închiriere de locuințe (servicii hoteliere), nevoi suplimentare).
6. Fixarea plecării unui angajat într-o călătorie de afaceri în jurnalul de contabilitate, dacă o astfel de procedură a fost adoptată la întreprindere.
Acțiuni care trebuie întreprinse după sosirea unui angajat dintr-o călătorie de afaceri:
1. Stabilirea perioadei de ședere a unui angajat într-o călătorie de afaceri. Această perioadă este confirmată de documente privind închirierea locuinței sau de un memoriu în care există o notă de la partea care primește data la data sosirii și plecării angajatului.
2. Indicarea timpului de deplasare în foaia de pontaj și calculul salariului (formular nr. T-12 și T-13).
3. Revenirea la întreprindere este momentul cel mai potrivit pentru efectuarea plăților în avans. Angajatul furnizează un raport cu privire la fondurile cheltuite, iar calculul se face pe avansul primit anterior. Dacă angajatul a fost obligat să suporte cheltuieli suplimentare din fonduri proprii, atunci societatea este obligată să le ramburseze. Dacă angajatul a cheltuit mai puțin decât suma alocată, atunci el este obligat să returneze fondurile la casieria întreprinderii în termen de 3 zile de la ziua în care s-a întors din călătoria de afaceri.
Dacă angajatul a fost obligat să suporte cheltuieli suplimentare din fonduri proprii, atunci compania este obligată să le ramburseze.
Nuanțele călătoriilor de afaceri
Adesea, la trimiterea angajaților, există nuanțe interpretate în mod ambiguu, care sunt destul de greu de înțeles. Să încercăm să răspundem la cele mai frecvente întrebări.
Cum se plătește călătoria de afaceri a unui angajat?
Un angajat care se află într-o călătorie de afaceri își păstrează câștigul mediu zilnic. La calculul salariului unui angajat se iau în considerare și zilele de întârziere forțată, o zi liberă.
Călătorie de afaceri cu normă parțială a angajatului
Un angajat cu fracțiune de normă poate fi trimis într-o călătorie de afaceri din aceleași motive ca și alți angajați. Un angajat poate fi trimis într-o călătorie de afaceri de la ambele locuri de muncă, apoi se menține salariul mediu pentru toate posturile ocupate. În situația în care salariatul este detașat de un singur angajator, este necesară efectuarea unui concediu plătit sau gratuit la un alt loc de muncă. Trebuie amintit că renunțarea la munca cu fracțiune de normă din cauza unei călătorii de afaceri la locul principal de muncă este considerată rezonabilă. Dacă angajatul a întârziat și nu a venit la principal la locul de muncă, atunci angajatorul poate depune legal acest lucru ca absenteism.
Călătoria de afaceri a lucrătorului în schimburi
„Dispozițiile de bază privind metoda rotativă de organizare a muncii” precizează clar că această metodă de lucru nu se aplică călătoriilor de afaceri, deoarece nu are caracteristicile acestei instituții și procedura corespunzătoare descrisă mai sus.
În același timp, munca în schimburi și călătoriile de afaceri nu sunt fenomene care se exclud reciproc. Secvența de înregistrare a călătoriilor de afaceri pentru lucrătorii în schimburi este identică cu procedura generală.
Călătoria de afaceri a unui muncitor străin
Cetăţeni străini (cu excepţia cetăţenilor Uniune vamală), lucrătorii sub brevet, au dreptul de a lucra exclusiv pe teritoriul subiectului Federației Ruse, unde li s-a eliberat un brevet. Prin urmare, există o restricție privind călătoriile de afaceri ale cetățenilor străini către alte subiecte ale Federației Ruse - 40 zile calendaristice in an. Nu există astfel de restricții pentru călătoriile de afaceri în străinătate.
Concedierea unui angajat într-o călătorie de afaceri
Dacă un angajat fără motiv bun nu a început călătoria de afaceri în termenul prevăzut, a întrerupt călătoria de afaceri, și-a încălcat planul, atunci angajatorul poate considera acest lucru ca absenteism, iar inițiativa de a rezilia contractul de muncă este complet legală. Pentru a concedia un angajat într-o călătorie lungă de afaceri, este necesară rechemarea acestuia. Decizia de retragere dintr-o călătorie de afaceri trebuie transmisă angajatului e-mail sau fax. De asemenea, angajatorul trebuie să primească explicații și fondurile de călătorie rămase de la angajat.
Boala unui angajat într-o călătorie de afaceri
Dacă un lucrător detașat se îmbolnăvește, este posibilă prelungirea călătoriei de afaceri pentru perioada necesară. Angajatorul trebuie să acopere costurile suportate de angajat și să plătească primele 3 zile de concediu medical. Toate cheltuielile companiei sunt luate în considerare la calcularea impozitelor. Dacă angajatul a fost trimis în străinătate, atunci trebuie să primească un certificat de la o organizație medicală rusă.
Moartea unui angajat într-o călătorie de afaceri
Nimeni nu este imun la asta. Trebuie amintit că organizația are dreptul de a lua în considerare costurile unei călătorii de afaceri pentru un grup de experți, care trebuie să stabilească cauzele decesului, ca cheltuieli care reduc baza de impozitare. Potrivit părții 2 a art. 184 din Codul Muncii al Federației Ruse, tipurile, sumele și condițiile pentru a oferi angajaților garanțiile și plățile specificate în caz de deces sunt determinate de legile federale. Prin urmare, costul transportului corpului poate fi interpretat ca fiind orientat social. Contabilitatea acestora poate cauza probleme cu autoritățile fiscale.
În concluzie, trebuie spus că odată cu introducerea de noi reguli de emitere a călătoriilor de afaceri, această procedură a devenit mult mai simplă și mai clară. Respectând procedura de mai sus pentru procesarea călătoriilor de afaceri, veți putea evita întocmirea de documente inutile și probleme cu autoritățile fiscale.
Dar înainte de a trece la documente, trebuie să răspundeți la o serie de întrebări:
- ceea ce este considerat o călătorie de afaceri;
- cine poate fi trimis într-o călătorie de afaceri;
- care este durata maximă a unei călătorii de afaceri etc.
Să începem în ordine.
Ceea ce este considerat o călătorie de afaceri
Concept de călătorie de afaceri
O călătorie de afaceri este o călătorie a unui angajat într-o altă localitate pentru a îndeplini o misiune oficială în afara locului de muncă permanentă din ordinul șefului. Totodată, locul de muncă permanent este considerat a fi unitatea în care lucrează salariatul în conformitate cu un contract de muncă sau un ordin de muncă. Dacă un angajat subdiviziune separată(filiala), care se află în altă zonă, merge la sediul central, aceasta va fi și o călătorie de afaceri. Si invers.
Munca unor angajați se desfășoară în mod constant pe drum sau călătorește în natură. Aceștia sunt, de exemplu, curierii, șoferii, expeditorii de marfă și alți lucrători. Acești angajați trebuie, de asemenea, să fie rambursați pentru cheltuielile legate de călătorie pentru închirierea de locuințe, călătorii și altele (articolul 168.1 din Codul Muncii al Federației Ruse). Lista lucrărilor, profesiilor și funcțiilor angajaților a căror activitate este de călătorie în natură este stabilită în acord comun sau în ordinul conducătorului societății.
Cine va pleca într-o călătorie de afaceri
Puteți trimite doar într-o călătorie de afaceri angajat cu norma intreaga cu care contract de munca. Cu toate acestea, această condiție în sine nu este suficientă.
Conform Codului Muncii, nu puteți trimite în călătorii de afaceri:
- femei gravide;
- angajații cu vârsta sub 18 ani (cu excepția lucrătorilor creativi din mass-media, organizațiile cinematografice, teatrele, organizațiile de teatru și concerte, circuri, precum și sportivii profesioniști);
- angajații care lucrează în baza unui contract de student (dacă călătoria de afaceri nu are legătură cu pregătirea lor profesională).
Dacă o femeie are doi copii sub vârsta de trei ani, atunci poate fi trimisă într-o călătorie de afaceri numai cu acordul scris și cu condiția ca acest lucru să nu fie interzis de recomandările medicale. În același timp, acești angajați trebuie să fie notificați în scris cu privire la dreptul lor de a refuza o călătorie de afaceri (articolul 259 din Codul Muncii al Federației Ruse).
Drepturi similare se acordă angajaților cu copii minori_disabled sau handicapați încă din copilărie, precum și angajaților care îngrijesc membrii de familie bolnavi în conformitate cu un raport medical.
Plecarea unui freelancer
Deplasarea muncitorului cu care contract civil(de exemplu, un contract sau o misiune), o călătorie de afaceri nu este luată în considerare. Cu toate acestea, firma poate rambursa unui astfel de angajat cheltuielile de călătorie. Pentru a face acest lucru, costurile suportate trebuie să fie:
- legate direct de serviciile prestate (munca efectuată);
- documentat.
În plus, condiția de rambursare a costurilor trebuie specificată în contract. Atunci angajatul nu va trebui să plătească impozit pe venitul personal pentru ei, iar compania - prime de asigurare la fonduri și contribuții extrabugetare „în caz de prejudiciu”.
Se întâmplă ca o persoană să fie trimisă într-o călătorie de afaceri care nu este în relații oficiale cu compania. Pot exista o varietate de motive pentru aceasta: un angajat poate face parte din personalul unei companii „prietenoase” sau chiar poate primi un salariu neoficial.
Notă: inspectorii pot considera plățile către acest angajat nu ca compensație pentru o călătorie de afaceri, ci ca venitul său. În acest caz, într-o dispută cu recenzenții, utilizați următoarele argumente.
Faptul că un angajat îndeplinește sarcina companiei este deja o dovadă a îndeplinirii îndatoririlor sale de muncă. Iar odată ce o persoană a început să lucreze, contractul de muncă se consideră automat încheiat (art. 67 TKRF), chiar dacă nu este întocmit pe hârtie. Prin urmare, nu există consecințe fiscale pentru companie și angajat. Aceeași opinie este și de instanțele de arbitraj(Rezoluții Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Moscova din 5 decembrie 2003 Nr. KA_A40 / 9726_03 și Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Volga-Vyatka din 29 iulie 2003 Nr. A31_541 / 1).
Totuși, pentru a evita reclamațiile în timpul verificării, este mai bine să întocmești contracte de muncă pe durată determinată pe perioada călătoriilor de afaceri cu liber profesioniști.
Cât durează o călătorie de afaceri
Durata călătoriei de afaceri în fiecare caz este determinată de angajator, ținând cont de volumul, complexitatea și alte caracteristici ale misiunii. Acest lucru este precizat în paragraful 4 din Hotărârea Guvernului din 13 octombrie 2008 nr. 749 „Cu privire la particularitățile trimiterii angajaților în călătorii de afaceri”.
Totodată, nu este stabilită perioada minimă a unei călătorii de afaceri. Deci poate dura chiar și o zi.
Ziua plecării într-o călătorie de afaceri este data plecării trenului, avionului, autobuzului etc. de la locul de muncă permanent al angajatului, iar ziua sosirii este data sosirii vehiculînapoi. Când vehiculul pleacă înainte de ora 24.00 inclusiv, ziua plecării este considerată ziua curentă, iar de la ora 0.00 și mai târziu - a doua zi. Dacă stația, debarcaderul, aeroportul se află în afara localității, trebuie să țineți cont de timpul necesar pentru a ajunge la ele.
Documente de călătorie
Înainte de a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri, trebuie să emiteți:
- repartizarea postului (formular nr. T_10a);
- un ordin de trimitere a unui angajat într-o călătorie de afaceri în formularul nr. T_9 sau T_9a;
- certificat de călătorie (formular nr. T_10).
Atribuire serviciu (formular nr. T410a)
O misiune de muncă pentru trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri este emisă de supervizorul său imediat.
Pentru a face acest lucru, el trebuie să folosească un formular standard. Forma sa a fost aprobată prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1.
Ce trebuie specificat
Atribuirea postului specifică:
- prenumele, numele, patronimul salariatului, funcția acestuia;
- subdiviziune structurală (atelier, compartiment) în care este înregistrat salariatul;
- locul călătoriei de afaceri (țara, orașul, numele companiei);
- data de începere și data de încheiere a călătoriei;
- durata calatoriei;
- numele companiei care plătește cheltuielile de călătorie;
- motive pentru trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri.
Documentul este semnat de șeful departamentului în care lucrează angajatul detașat și aprobat de șeful societății. Apoi, misiunea este transferată departamentului de personal, unde, pe baza acesteia, ofițerul de personal pregătește un ordin de trimitere a angajatului într-o călătorie de afaceri.
După întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, angajatul trebuie să completeze secțiunea 11 „Raport sumar asupra misiunii” pe același formular de atribuire a postului. Raportul se aprobă de șeful unității structurale care a trimis salariatul într-o călătorie de afaceri.
Misiunea de muncă trebuie păstrată în arhiva firmei timp de cinci ani.
În iulie, Ivanov, managerul departamentului de vânzări al CJSC Vympel (Moscova), a fost trimis într-o călătorie de afaceri la Sankt Petersburg. Scopul călătoriei de afaceri este încheierea unui acord privind vânzarea unui lot produse terminate cu Neva LLC. Durata călătoriei este de 7 zile.
În timpul unei călătorii de afaceri, Ivanov a semnat acordul nr. P-32/871 privind vânzarea produselor finite către Neva LLC. ( Descărcați sarcina pentru trimitere într-o călătorie de afaceri)
După aceea, documentul, împreună cu un certificat de călătorie și un raport prealabil, este transferat departamentului de contabilitate.
Ordin (instrucțiune) privind trimiterea unui angajat (angajați) într-o călătorie de afaceri (formulare nr. T49, T49a)
Pe baza unei atribuiri de muncă, departamentul de personal întocmește un ordin (instrucțiune) pentru a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri.
Pentru astfel de comenzi sunt furnizate formulare standard. Formularele lor sunt aprobate prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1.
Când să folosiți formularele
Formularul nr. T_9 este utilizat la trimiterea unuia, iar formularul nr. T-9a - la trimiterea mai multor angajați ai organizației.
Comanda trebuie să indice:
- numele, numele, patronimul salariatului detașat;
- profesia (funcția);
- unitatea structurală în care lucrează;
- scopul, timpul și locul călătoriei.
În plus, aici este sursa plății cheltuieli de calatorie(pe cheltuiala companiei care a trimis angajatul într-o călătorie de afaceri, sau pe cheltuiala gazdei).
Ordinul de călătorie de afaceri este semnat de șeful companiei. Angajații detașați trebuie să se familiarizeze cu comanda și să o semneze.
Ordinul se emite într-un singur exemplar și se păstrează în arhivă timp de cinci ani. ( Descărcați exemple de comenzi pentru trimiterea angajaților într-o călătorie de afaceri)
Certificat de călătorie (formular nr. T410)
Odată cu ordinul de trimitere într-o călătorie de afaceri, departamentul de personal emite un certificat de călătorie. Pe baza acesteia, departamentul de contabilitate plătește salariatului diurnă.
Este furnizat un formular standard pentru un certificat de călătorie. Forma sa a fost aprobată prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1.
Există o secțiune specială sub forma certificatului în care angajatul trebuie să facă notițe la fiecare destinație despre ora sosirii și plecării sale. Aceste mărci trebuie să fie certificate de sigiliul organizației la care este detașat acest angajat.
Când un certificat nu poate fi eliberat
Certificatele de călătorie nu pot fi eliberate:
- sucursale și reprezentanțe ale companiilor străine;
- firme care trimit angajați în călătorii de afaceri în străinătate (data intrării în țară și data plecării din aceasta se regăsesc în pașaportul călător).
De asemenea, un certificat de călătorie nu poate fi eliberat dacă angajatul trebuie să se întoarcă dintr-o călătorie de afaceri la locul de muncă permanent în ziua plecării.
Certificatul se eliberează într-un singur exemplar și se păstrează în arhivele companiei timp de cinci ani.
Un exemplu de certificat de călătorie este afișat pe pagina următoare.
Toate certificatele de călătorie sunt înregistrate într-un jurnal special. Este creat un jurnal separat pentru a înregistra certificatele angajaților care au sosit într-o călătorie de afaceri din alte organizații. (
În prezent, aproape nicio companie nu se poate descurca fără călătorii de afaceri - uneori este necesară încheierea unui acord cu furnizorii, apoi soluționarea problemelor cu clienții (de exemplu, configurarea echipamentului furnizat), etc. Astăzi, vom analiza pas cu pas procedura. pentru trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri și subliniază greșeli tipice angajatorii in acelasi timp.
Conform Artă. 166 Codul Muncii al Federației Ruse O călătorie de afaceri este o călătorie a unui angajat la ordinul angajatorului pentru o anumită perioadă de timp pentru a îndeplini o misiune oficială în afara locului de muncă permanent. Călătoriile de afaceri ale persoanelor a căror activitate permanentă se desfășoară pe drum sau are caracter de călătorie nu sunt recunoscute drept călătorii de afaceri.
Sunt stabilite caracteristicile de trimitere a angajaților în călătorii de afaceri Regulament aprobat Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 nr.749 .
1. Alegeți pe cine să trimiteți. Primul pas este să vă amintiți restricțiile care sunt stabilite de legile muncii. Așadar, unor angajați le este complet interzis să fie trimiși în călătorii de afaceri, iar unora pot fi, dar numai cu acordul lor scris.
În virtutea Artă. 259 din Codul Muncii al Federației Ruse trimiterea femeilor însărcinate în călătorii de afaceri este interzisă. De asemenea, este interzisă trimiterea minorilor în călătorii de afaceri (cu excepția lucrătorilor de creație în mass-media, a organizațiilor cinematografice, a grupurilor de filmare de televiziune și video, a teatrelor, a organizațiilor de teatru și concerte, a circurilor și a altor persoane implicate în creație și (sau) spectacol. (expoziție) lucrări, în conformitate cu listele de locuri de muncă, profesii, funcții ale acestor angajați, aprobate Decretul Guvernului Federației Ruse din 28 aprilie 2007 nr.252 ).
Notă!
Pe perioada de valabilitate a contractului de ucenicie, salariații nu pot fi trimiși în călătorii de afaceri care nu au legătură cu ucenicia ( Artă. 203 din Codul Muncii al Federației Ruse).
În plus, acordați atenție programului de reabilitare pentru o persoană cu dizabilități dacă este planificat să o trimiteți într-o călătorie de afaceri. Dacă acest document conține o interdicție a călătoriilor oficiale, trimiterea unei persoane cu dizabilități într-o călătorie de afaceri va fi ilegală și poate duce la responsabilitatea administrativă pentru angajator. Aceasta rezultă din Artă. 23 lege federala din data de 24.11.1995 Nr. 181-FZ „Pornit protectie sociala persoane cu handicap în Federația Rusă» : sunt create persoane cu dizabilități angajate în organizații, indiferent de formele organizatorice și juridice și formele de proprietate. conditiile necesare munca in conformitate cu program individual reabilitarea unei persoane cu handicap.
Trimiterea femeilor cu copii sub vârsta de trei ani în călătorii de afaceri este permisă numai cu acordul lor scris și cu condiția ca acest lucru să nu le fie interzis în conformitate cu un raport medical. Amintiți-vă că eliberarea organizatii medicale astfel de concluzii aprobate Ordinul Ministerului Sănătății și Dezvoltării Sociale al Federației Ruse din 02.05.2012 nr. 441n.
Este important să înțelegeți aici că raportul medical este cel care contează pentru angajator - un certificat nu va funcționa. Concluziile sunt emise cetățenilor pe baza rezultatelor examinărilor medicale, examinărilor medicale, examinărilor medicale, deciziilor luate. comisie medicala, precum și în alte cazuri. Dar certificatele sunt eliberate de medici (în unele cazuri, paramedici și obstetricieni) pe baza înregistrărilor din fișele medicale ale cetățeanului sau pe baza rezultatelor unui examen medical.
Rețineți că este necesar să obțineți un consimțământ scris pentru o călătorie de afaceri și să verificați dacă există contraindicații medicale dacă este planificat să plecați într-o călătorie de afaceri ( Artă. 259, 264 din Codul Muncii al Federației Ruse):
- tatăl care crește copiii fără mamă;
- tutorele (custodele) minorilor;
- mamă (tată) care crește (e) fără soț (soție) copii sub vârsta de cinci ani;
- un angajat cu un copil cu handicap;
- un angajat care îngrijește un membru de familie bolnav în conformitate cu un raport medical.
Societatea cu răspundere limitată"Aprilie" (LLC „aprilie”) Ref. Nu. 12/4 Manager Relații Publice din 15.04.2015 A. I. Ponomareva Dragă Anna Ivanovna! Vă rugăm să vă dați acordul pentru a fi trimis într-o călătorie de afaceri din 20.04.2015 până în 25.04.2015 la Târgul Nizhny Novgorod, situat în Nijni Novgorod, pentru a participa la expoziția SadExpo 2015. În plus, vă informăm că dumneavoastră, în baza art. 259 din Codul Muncii al Federației Ruse, aveți dreptul de a refuza să fiți trimis într-o călătorie de afaceri, deoarece aveți un copil sub vârsta de trei ani. Director Ivanov V. P. Ivanov De acord să călătorești. Sunt conștient de dreptul de a refuza o călătorie de afaceri. Director Relații Publice, Ponomareva, 15.04.2015 |
3. Emitem o comandă. Înainte de a vorbi despre comandă, să reamintim că mai devreme, pentru a fi trimis într-o călătorie de afaceri, era necesar să se elibereze o misiune oficială și un certificat de călătorie de afaceri unui angajat. Cu toate acestea, din cauza modificărilor efectuate Decretul Guvernului Federației Ruse din 29 decembrie 2014 nr. 1595 în Poziţie, se anulează înregistrarea acestor documente. Acestea au fost folosite pentru a confirma prezența unui angajat la un anumit moment într-un anumit loc pentru rambursarea cheltuielilor în legătură cu o călătorie de afaceri. Dar diferite departamente au scris că, în unele cazuri, mărcile din certificatul de călătorie nu pot fi aplicate fizic (de exemplu, atunci când se negociază cu indivizii), prin urmare, faptul de a fi la locul călătoriei de afaceri la ora stabilită poate fi confirmat prin alte documente - un ordin (instrucțiune) de a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri, documente de călătorie, o factură de hotel ( scrisorile Ministerului de Finanțe al Federației Ruse din 16.08.2011 Nr.03-03-06/3/7, Ministerul Muncii al Federației Ruse din 14 februarie 2013 Nr.14-2-291 ).
Notă
Deoarece necesitatea eliberării unei misiuni de muncă și a unui certificat de călătorie a dispărut, pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri trebuie să fie scrisă misiunea oficială cât mai detaliat posibil, adică scopul călătoriei, ca precum și momentul acestei sarcini.
Până la 01.08.2015, însărcinarea oficială era de obicei indicată ca bază pentru emiterea unui ordin, întrucât, conform ediției anterioare Reguli scopul călătoriei de afaceri a salariatului a fost determinat de șeful organizației de trimitere și indicat în repartizarea postului, care a fost aprobată de angajator.
După data menționată, ca bază pentru emiterea unei comenzi, puteți specifica detaliile documentelor (dacă există), în conformitate cu care angajatul trebuia să fie trimis într-o călătorie de afaceri (un acord cu o contraparte, o comandă pentru a efectua o inspecție, o invitație la o expoziție etc.).
Deoarece organizația are dreptul de a continua să emită misiuni de afaceri pentru călătorii de afaceri și să solicite angajaților să raporteze despre implementarea acestora (dacă este prevăzut de reguli), ca bază a comenzii, puteți indica și atribuirea postului.
Notă
Pentru a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri, puteți emite o comandă în formularul unificat T-9 (T-9a pentru trimiterea unui grup de angajați) sau într-un formular elaborat și aprobat de organizația însăși.
Ordinul este semnat de șeful organizației (sau altă persoană autorizată) iar angajatul este familiarizat cu acest document împotriva semnării.
Separat, să vorbim despre termenul de valabilitate. Conform Listei documentelor tipice de arhivă managerială generate în cursul activităților organelor, organelor de stat administrația localăși organizații, indicând termenii de depozitare, aprobate Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 nr. 558 , comenzile de trimis într-o călătorie de afaceri trebuie să fie stocate ( 19):
- în termen de 75 de ani - dacă comenzile sunt emise pe termen lung intern sau călătorii de afaceri în străinătate, precum și în deplasările de afaceri ale angajaților cu condiții de muncă grele, vătămătoare și periculoase;
- în termen de cinci ani - dacă comenzi pentru călătorii de afaceri interne și străine pe termen scurt.
Societate cu răspundere limitată „Primăvara” (LLC „Primăvara”) Ordinul nr. 31 despre trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri Trimiteți într-o călătorie de afaceri pe Ivanov Ivan Ivanovici, un specialist de top al departamentului tehnologia Informatiei, către Leto LLC, cu sediul în Arzamas, Regiunea Nijni Novgorod, pentru o perioadă de 3 (trei) zile în perioada 21 aprilie - 23 aprilie 2015 în vederea prestării de servicii de instalare software, destinat controlului mișcărilor unităților mobile ale mașinilor furnizate. Motive: contract de furnizare nr.24 din data de 13 ianuarie 2015, încheiat între SRL Vesna și SRL Leto, memoriu de la șeful departamentului de tehnologie a informației P.P. Petrov privind necesitatea instalării software-ului din data de 13 aprilie 2015. Director Sidorov S. S. Sidorov Familiarizat cu comanda. Ivanov, 14.04.2015 |
Pentru eliberarea de numerar unui angajat în baza unui raport privind cheltuielile legate de activitățile unei persoane juridice, antreprenor individual, cheltuieli mandat de numerar forme 0310002 se întocmește pe baza unei cereri scrise a persoanei responsabile, întocmită sub orice formă și care conține o evidență a sumei în numerar și perioada pentru care sunt emise, semnătura șefului și data ( Clauza 6.3 Instrucțiunile Băncii Rusiei din 11 martie 2014 Nr. 3210‑U „Cu privire la procedura de menținere tranzactii cu numerar entitati legaleși procedura simplificată pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar antreprenori individualiși întreprinderile mici).
Pe baza ordinului de trimitere într-o călătorie de afaceri, contabilul calculează suma preliminară a cheltuielilor asociate călătoriei, o coordonează cu șeful călătoriei de afaceri și contabilul-șef.
Suma care trebuie plătită angajatului se stabilește în funcție de durata călătoriei de afaceri specificată în comanda de trimitere, costul călătoriei, costul aproximativ al achitării locuinței, suma diurnă stabilită în organizația de afaceri. călătorii în Rusia și în străinătate. Dacă un angajat este trimis într-o călătorie de afaceri în afara Federației Ruse, plata și rambursarea cheltuielilor în valută străină (inclusiv plata unui avans sau rambursarea avansului necheltuit în valută străină) se efectuează ținând cont Legea federală nr.10.12.2003 173-FZ „Cu privire la reglementarea valutară și controlul valutar” (clauza 16 din Regulament).
5. Fixăm plecarea salariatului. Bazat clauza 8 din Regulament angajatorul este obligat să țină evidența angajaților care pleacă în călătorii de afaceri din organizația de trimitere și ajung la organizația la care sunt detașați. Acest lucru se face în jurnalele relevante. Conform Ordinul Ministerului Sănătății și Dezvoltării Sociale al Federației Ruse din 11 septembrie 2009 nr. 739n angajatorul sau o persoană autorizată de acesta prin ordin (instrucțiune) trebuie să numească un angajat al organizației responsabil cu menținerea unui jurnal de plecare și a unui jurnal de sosire.
Forma registrului de evidență a salariaților care pleacă în călătorii de afaceri din organizația de trimitere este redată în Anexa 2 la prezentul ordin. Reflectă informații despre numele, prenumele și patronimul lucrătorului detașat, numele organizației la care este detașat, destinația.
Rețineți că formularul prevede coloana „Data și numărul certificatului de călătorie”. Deci, de la schimbarea în Poziţie, adică din 01/08/2015, această coloană va rămâne goală.
Notă!
Angajatorul (sau persoana autorizata de acesta) este obligat sa asigure pastrarea jurnalului de plecare si a jurnalului de sosire timp de cinci ani de la data inregistrarii acestora.
6. Punem note în foaia de pontaj. Pentru că în virtutea Artă. 91 Codul Muncii al Federației Ruse angajatorul este obligat să țină evidența timpului efectiv lucrat de fiecare salariat, timpul petrecut într-o călătorie de afaceri trebuie să fie consemnat în fișa de pontaj. Reamintim că contabilizarea timpului de lucru se efectuează în foaia de pontaj, iar angajatorul are dreptul de a aplica ca formular unificat T-13 din Decretele Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 01/05/2014 Nr. 1 „La aprobare forme unificate primar documentatia contabila privind contabilitatea muncii și plata acesteia”, și forma buletinului de calificare, dezvoltată independent.
Bazat clauza 8 din Regulament perioada efectivă de ședere la locul călătoriei de afaceri este determinată de documentele de călătorie prezentate de angajat la întoarcerea acestuia dintr-o călătorie de afaceri. În cazul călătoriei sale la locul călătoriei de afaceri și (sau) înapoi la locul de muncă cu transportul personal (mașină, motocicletă), perioada efectivă de ședere la locul călătoriei de afaceri este indicată în notificare, care este prezentat de angajat la întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri la angajator concomitent cu documentele justificative care confirmă utilizarea transportului specificat pentru deplasarea la locul călătoriei de afaceri și retur ( borderoul de parcurs, facturi, chitanțe, încasări în numerar si etc.).
Zilele de absență a unui angajat de la locul de muncă din cauza unei călătorii de afaceri sunt indicate prin codul „K” (sau „06” - „călătorie de afaceri”), în timp ce numărul de ore lucrate nu este indicat.
7. Acceptăm raportul. La întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, angajatul trebuie să depună la angajator în termen de trei zile lucrătoare raport prealabil asupra sumelor cheltuite în legătură cu călătoria de afaceri și să efectueze decontarea definitivă a avansului de numerar care i-a fost eliberat înainte de plecare pentru cheltuieli de călătorie.
Pentru cheltuielile de călătorie, locuință și alte cheltuieli efectuate cu cunoștințele angajatorului, angajatul trebuie să raporteze. Dar nu trebuie să se raporteze pentru diurnă - baza plății lor va fi numărul de zile ale călătoriei de afaceri, înregistrate în comanda la trimiterea lui într-o călătorie de afaceri.
La raportul de avans sunt atașate documente privind închirierea spațiilor de locuit, cheltuieli efective pentru călătorii (inclusiv plata serviciilor pentru eliberarea documentelor de călătorie și furnizarea de lenjerie de pat în trenuri) și alte cheltuieli asociate unei călătorii de afaceri.
Reamintim că organizațiile folosesc formularul de raport în avans AO-1, aprobat Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 01.08.2001 nr. 55 .
Notă
Pentru organizațiile din sectorul public, a fost stabilită o formă diferită de raport prealabil, precum și foi de pontaj. În prezent, Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 30 martie 2015 nr. 52n „Cu privire la aprobarea formularelor de documente și registre contabile primare” este în prezent înregistrat la Ministerul Justiției. contabilitate aplicate de autoritățile de stat (organismele de stat), autoritățile locale, autoritățile de stat fonduri extrabugetare, instituțiile de stat (municipale) și Instrucțiuni pentru aplicarea lor”. De la intrarea în vigoare a prezentului ordin, instituțiile denumite vor trebui să utilizeze formularele aprobate de acesta.
Încălcări tipice
Atunci când trimit angajați în călătorii de afaceri, angajatorii comit o gamă destul de largă de greșeli, de la înregistrarea incorectă până la rambursarea incorectă a cheltuielilor.Unii angajatori:
- trimiteți angajați cărora le este interzis să fie trimiși acolo în călătorii de afaceri;
- nu-i cunosc pe angajat dreptul de a refuza o călătorie de afaceri, atunci când, în temeiul Codului Muncii al Federației Ruse, erau obligați să facă acest lucru;
- solicita angajatului să îndeplinească sarcini neprevăzute de contractul de muncă în timpul unei călătorii de afaceri;
- nu reflectă călătoria de afaceri în foaia de pontaj;
- nu emiteți o comandă pentru a trimite într-o călătorie de afaceri.